Совершенствования процесса управления дебиторской задолженностью

Этой цели служат следующие  методы рефинансирования дебиторской  задолженности:

1) спонтанное финансирование - назначение скидок покупателям за сокращение сроков расчета;

2) учет векселей - продажа имеющихся у предприятия векселей банку по дисконтной цене;

3) факторинг - уступка предприятием – продавцом банку права получения денежных средств по платежным документам за поставленную продукцию, при этом банк возмещает  предприятию-продавцу основную часть долга по таким платежным документам, взимая определенный процент комиссионных в зависимости фактора риска, от платежеспособности покупателя продукции и предусмотренных сроков ее оплаты. 

Но, к сожалению, данные методы не подходят для бюджетных организаций. Что весьма затрудняет работу по управлению дебиторской задолженностью. 

В МБОУ «СОШ №10» НМР РТ необходимо применять политику и методику инкассации.

Общая инкассационная политика  - это комбинация методов инкассации, которые она применяет. Это в частности, письма, телефонные разговоры, личные визиты и юридические действия. Одна из главных переменных политики - это количество задействованных методов, тем меньше доля потерь по безнадежным долгам и короче средний период инкассации притом, что все прочие величины неизменны.

Так как дебиторская задолженность  желательна лишь  постольку поскольку, что существует вероятность того, что она будет выплачена, фирма не может себе позволить ждать слишком долго, прежде чем начать инкассационные мероприятия. Вместе с тем, если начать рано применять меры, это может отпугнуть добросовестных клиентов, которые по каким-либо причинам не смогли погасить задолженность к определенной дате. Любые меры должны быть хорошо обоснованы. Сначала, как правило, посылается письмо, за которым следуют другие письма, все более серьезные по тону. Следующим шагом может стать телефонный звонок от уполномоченного лица фирмы.

Чтобы этого избежать образования у бюджетного учреждения дебиторской задолженности, необходимо тщательно выбирать поставщиков при заключении хозяйственных договоров. 

Внедрение информационной системы  по управлению дебиторской задолженностью поможет обеспечить постоянную (ежедневную) работу с контрагентами организации, как исполняющими свои обязательства, так и недобросовестными неплательщиками.

Политика управления дебиторской  задолженностью является частью общей  политики бюджетного учреждения в области управления оборотными средствами, и заключается она в оптимизации общего размера данного вида задолженности и обеспечении своевременного ее взыскания. Поэтому управление дебиторской задолженностью требуется осуществлять на всех этапах взаимодействия с контрагентами, как на стадии проведения преддоговорных процедур, так и до фактического исполнения определенных в договоре обязательств.

Следует отметить, что для  эффективного управления дебиторской  задолженностью на практике необходимо разработать и внедрить целую  методику по рассматриваемому вопросу, в которой должен быть подробно описан весь процесс управления, должна содержаться  информация о правах и обязанностях каждого сотрудника организации, вовлеченного в процесс управления, должны быть разработаны формы документов, в  том числе процессуальных, направленных на востребование задолженности, должны быть созданы для сотрудников  такие условия, при которых они  могли бы эффективно использовать свое рабочее время и ресурсы организации.

Вместе с тем, для МБОУ «СОШ №10» НМР РТ по нашему мнению было бы интересным рассмотреть возможность внедрения информационной системы по управлению дебиторской задолженностью, которая бы обеспечила постоянную (ежедневную) работу с контрагентами организации, как исполняющими свои обязательства в установленные договором сроки, так и недобросовестными неплательщиками.

Возможности информационной системы.

Этапы востребования дебиторской задолженностью может содержать информационная система, которая бы представляла собой автоматизированный регламент действий сотрудника учреждения (не обязательно обладающего юридическим образованием, это может быть практикант, стажер, помощник специалиста, помощник бухгалтера и т.д.) по управлению дебиторской задолженностью.

В соответствии с заданными  этапами действий, а также сроками  для их исполнения, автоматически  настроенными в программе по управлению дебиторской задолженностью организации-должники могли бы для наглядности ранжироваться  в зависимости от даты погашения  задолженности на:

- «срочные» дебиторы, работа по которым запланирована на текущую дату (сегодняшнее число);

- дебиторы «средней срочности», которые могут стать срочными на следующий день;

- «несрочные дебиторы», работа по которым запланирована на другой, более поздний день, либо закончена.

Информационная система  самостоятельно бы определяла состояние  дебиторской задолженности и  подсказывала пользователю, когда и  какие действия необходимо осуществить, автоматически демонстрируя именно те сведения, которые требуются для  реализации этих действий. К числу  таких сведений относятся:

- наименование контрагента;

- основания возникновения задолженности: номер и дата договора, номер и дата счета на оплату;

- сумма долга;

- срок платежа;

- сумма, уплаченная контрагентом добровольно или после определенных действий пользователя (список произведенных должником платежей);

- количество дней просрочки;

- сумма штрафных санкций (рассчитывается автоматически);

- необходимые действия по востребованию задолженности;

- рекомендации по осуществлению пошаговых действий, по сценарию проведения телефонных переговоров, по оформлению письменных документов и т.д.

Кроме того, информационная система по управлению дебиторской  задолженностью может содержать  историю работы с каждым из дебиторов, где бы указывалось какой этап деятельности с дебитором уже  осуществлен, какие результаты получены от этой деятельности, какие мероприятия  планируется осуществить в ближайшее  время и т.д. [25, С.69].

Таким образом, посредством  информационной системы работа с  организациями-дебиторами и образовавшейся дебиторской задолженностью сводится к переводу ее из одного состояния  в другое в соответствии с циклом ее управления, предложенным в описании к данной системе. Для продолжения  деятельности по востребованию задолженности  с должника требуется всего лишь перейти на следующий этап, описание которого подробно представлялось бы в этой системе. Здесь могли быть указаны все необходимые действия, направленные на взыскание дебиторской  задолженности, изложены требования действующего законодательства и материалы судебно-арбитражной  практики, а также представлены формы  различных документов и рекомендации по их заполнению.

Использование информационной системы значительно облегчает  работу по взысканию задолженности  с наиболее недобросовестных дебиторов  в судебном порядке, так как она  обеспечивает подготовку процессуальных документов, в том числе автоматически  заполняет тексты прилагаемых документов (претензии, исковые заявления, ходатайства  и т.д.), содержит консультации профессиональных юристов по каждому необходимому действию, соответствующие ссылки на требования российского законодательства и судебно-арбитражной практики.

Ее использование позволило  бы в МБОУ «СОШ №10» НМР РТ получить детальное представление о процессе востребования задолженности, а значит снизить риски возможных ошибок, неосторожных исключений каких-либо этапов в работе с должниками, ведь это профессиональный советник, который автоматически планирует, учитывает и контролирует соответствующую деятельность.

Преимущества информационной системы по управлению дебиторской  задолженностью.

Информационная система  по управлению дебиторской задолженностью - это полноценная система управления отношениями с контрагентами, которая  не допускает потери средств компании, оптимизирует работу первого руководителя, замещает дорогостоящие консультации профессиональных юристов. Тем более, разработчики системы могли бы предусмотреть  возможность импорта данных из распространенных информационных систем, в том числе, бухгалтерских программ, путем копирования  и последующего применения в работе счетов, счетов-фактур, перечня контрагентов, договоров, заявок, сумм долга - то есть самой важной информации, необходимой  в процессе управления дебиторской  задолженностью. Один бухгалтер, параллельно  работая с бухгалтерской программой, не обладая специальными юридическими познаниями, смог бы осуществлять основные действия по взысканию дебиторской  задолженности с большого количества контрагентов.

Информационная система  в первую очередь выявляет неоплаченную дебиторскую задолженность. Общеизвестно, что в потоке информации мы сосредотачиваем  внимание на наиболее крупных должниках  и отодвигаем на задний план «мелких» дебиторов. В свою очередь, большое  количество «мелких» задолженностей зачастую составляют в общей сумме долгов значительную часть. Многие дебиторы заинтересованы отсрочить оплату на неопределенное время. Причины такого поведения  могут быть абсолютно разные:

- должник может иметь намерение обеспечить себе более комфортные условия для осуществления своей деятельности, т.е. получить, по сути, беспроцентный кредит на неопределенный срок;

- должник действительно может испытывать финансовые трудности;

- политика должника, которой он придерживается при ведении бизнеса, может подразумевать то, что оплата производится только после многократного напоминания со стороны кредитора;

- должник может просто безответственно вести свои дела, постоянно терять финансовые документы, адреса и телефоны кредитора;

- должник никогда не платит добровольно.

Все вышеуказанные особенности  могли бы быть учтены рассматриваемой  информационной системой, ведь формализованный  подход к работе с каждым контрагентом позволяет своевременно обрабатывать историю взаимоотношений с ним, устанавливать и контролировать абсолютно всех дебиторов, вне зависимости  от суммы долга и от сроков платежа, контролировать сроки взыскания  задолженности посредством автоматических напоминай и подготовки соответствующих  документов, а значит исключить риски  истечения сроков исковой давности по задолженности.

Кроме того, информационная система должна предусматривать  возможность автоматического формирования необходимых для пользователя отчетов  в целях принятия управленческих решений.

Например, при формировании отчета о степени надежности дебиторов, система самостоятельно могла бы «разбивать» их на несколько групп:

- проблемные дебиторы, которые не погасили задолженность в добровольном порядке, в связи, с чем пользователю пришлось обратиться в арбитражный суд;

- дебиторы повышенного риска, которые погасили задолженность в добровольном порядке, но по истечению срока платежа, предусмотренного обязательством;

- надежные дебиторы, которые исполняют свои обязательства в соответствии с требованиями договора.

Подводя итоги вышесказанному можно сделать выводы относительного, того какие положительные результаты для МБОУ «СОШ №10» НМР РТ предоставляет возможность использования информационной системы. Так, по нашему мнению, внедрение такой системы в организации:

- не позволило бы втянуть ее в длительные судебные разбирательства;

- полностью автоматизировало бы процесс работы с дебиторами;

- существенно сократило бы «бумажные потоки» в организации;

- снизило бы риски утраты данных, содержащихся на бумажных носителях;

- обеспечило бы осуществление контроля со стороны одного сотрудника организации и за своевременностью выставления счета, и за подготовку претензии, и за оплату по ним;

- обеспечило бы своевременное принятие управленческих решений;

- создало бы условия для реализации стратегических планов компании.

Внедрение такой информационной системы в любой организации  это очень простой и эффективный  вариант решения проблемы по комплексному подходу к управлению дебиторской  задолженностью. Утверждая подобным образом, можно исходить из того, что  наверняка мы не предусмотрели всех возможностей предлагаемой информационной системы, а уровень современных  технологий, профессиональных знаний и навыков предоставляет возможности  для любой организации максимально  усовершенствовать информационную систему по управлению дебиторской  задолженностью в соответствии со спецификой хозяйственной деятельности именно этой компании.

При определении экономической  эффективности от внедрения  компьютерной программы «Управление дебиторской задолженностью. Сетевая версия» в МБОУ «СОШ №10» НМР РТ можно воспользоваться общепринятой методикой расчета, состоящей из следующих этапов:

1 этап. Общие капитальные  затраты, связанные с автоматизацией  задач управления рассчитываются  по формуле:

КЗа = Цпо +  Ктех + Крм + Кпр + Кн ,                       (3.2.1)

где   Цпо - капитальные затраты на покупку программного обеспечения (8000 руб.);

Ктех - капитальные затраты  на покупку технического обеспечения;

Крм - капитальные затраты  на создание рабочего места пользователя;

Кпр - капитальные затраты, связанные с приобретением и  установкой программы (3000  руб.);

Кн - капитальные затраты, связанные с настройкой программы (2000).

Расчет капитальных затрат на создание рабочего места пользователя осуществляется по формуле:

Крм = (Sпл* Цпл + Змеб)*Тм / Тобщ ,                         (3.2.2)                                                  

где   Sпл - площадь, необходимая для создания рабочего места (3 кв.м.);