Совершенствования процесса управления дебиторской задолженностью

Особое внимание бухгалтерам  следует обратить на случаи, когда  срок исковой давности прерывается. В соответствии с нормами ст. 203 ГК РФ предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга, прерывается течение срока исковой давности. После перерыва он начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок. То есть, если до момента истечения срока исковой давности кредитор обратился в суд, суд вынес решение о взыскании долга, однако данное решение не было исполнено, течение срока исковой давности начинается со дня вступления решения в законную силу. И только по истечении 3 лет со дня вступления решения в законную силу долг можно признать безнадежным. Как показывает практика проверок, руководитель бюджетной организации зачастую не учитывает данный момент, и дебиторская задолженность списывается с баланса учреждения до истечения указанного срока, что является нарушением, которое впоследствии отражается в акте проверки.

Если срок исковой давности истек, то учреждение вправе списать  дебиторскую (кредиторскую) задолженность. Списание производится по каждому обязательству  на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа  руководителя учреждения.

В Письме Минфина РФ от 21.09.2007 № ВЕ-6-16/728@ «О списании дебиторской задолженности», в частности, разъяснено, что учреждение может списать дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности и нереальную к взысканию на основании решения суда. Поэтому во избежание конфликтной ситуации с проверяющими органами по вопросу списания дебиторской задолженности, возникшей по бюджетным средствам, рекомендуем заручиться решением арбитражного суда о нереальности взыскания данной задолженности.

В течение 5 лет списанная  с баланса задолженность дебиторов  учитывается на забалансовом счете 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» (п. 236 Инструкции № 25н). Такой учет необходим для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников.

Данные случаи единичны, но они встречаются на практике, когда бывшие должники погашают возникшую  ранее задолженность путем перечисления денежных средств на лицевой счет учреждения.

В соответствии с п. 49 Инструкции № 142н суммы возвращенной дебиторской задолженности прошлых лет поступают на лицевой счет получателя средств и затем не позднее 5 дней со дня их отражения на лицевом счете получателя средств направляются его платежными поручениями в доход федерального бюджета. Таким образом, в бюджетном учете поступившая дебиторская задолженность отражается на балансовом счете 205 00 000 «Расчеты с дебиторами по доходам» и одновременно списывается с забалансового счета 04 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов».

Суммы возвращенной дебиторской  задолженности прошлых лет, возникшей  по бюджетной деятельности, отражаются, минуя счет 1 304 05 000 «Расчеты по платежам из бюджета с органами, организующими  исполнение бюджетов», несмотря на то, что они зачисляются на бюджетный лицевой счет организации.

С учетом порядка и особенностей списания дебиторская задолженность  может трактоваться как двойная  потеря для бюджетного учреждения:

1) бюджетное учреждение не имеет возможности поставить на учет приобретенные материальные средства;

2) бюджетное учреждение вынужден платить неоправданно завышенную сумму налогов, то есть ухудшать свое финансовое положение.

Для решения проблем дебиторской  задолженности в бюджетном учреждении должна быть создана система управления этой задолженностью, которая бы учитывала особенности финансово-хозяйственной деятельности вуза и способствовала оптимизации процесса образования дебиторской задолженности. Оптимизация в данном случае рассматривается как определение и поддержание допустимой суммы дебиторской задолженности, не ухудшающей финансового состояния бюджетной организации, так как отсутствие ее в принципе невозможно [24, С.17].

Для создания такой системы  управления необходимо:

- постоянно следить за  соотношением дебиторской задолженности  с общим объемом выделяемых  средств;

- своевременно выявлять  виды дебиторской задолженности  по бюджетному и целевому источнику,  образование которой приводит  не только к финансовым потерям,  но и к штрафным санкциям  со стороны проверяющих органов;

- определить количество  счетов, предназначенных для оплаты  подразделений, не погасивших  дебиторскую задолженность, для  того чтобы определить в первую  очередь подразделения, которые  систематически нарушают финансовую  дисциплину, и принять соответствующие  меры;

- анализировать финансовые  показатели устойчивости поставщиков,  самостоятельно учитывая такие  факторы, как время работы на  конкретном рынке, время совместной  работы, стабильность компании и  размеры фирмы, или обращаться  в специализированные компании, предоставляющие справки о платежеспособности  фирмы в случае возникновения  спорных вопросов о финансовом  состоянии того или иного контрагента;

- определить и четко  зафиксировать все процедуры  договорных отношений;

- определить и четко  зафиксировать все процедуры  согласования ассортимента поставляемой  продукции;

- установить срок оформления  документов и представления их  на склад или в бухгалтерию  для погашения дебиторской задолженности;

- определить срок текущей  отчетности ответственных лиц  за получение материальных ценностей;

- разработать систему  штрафов и стимулирования персонала,  вовлеченного в процесс управления  дебиторской задолженностью;

- регулярно проводить  консультации и обучение сотрудников  отдела снабжения.

Высокий процент дебиторской  задолженности в общей структуре активов снижает «ликвидность» и финансовую устойчивость бюджетной организации. Соответственно те бюджетные организации, которые более внимательно относятся к проблеме дебиторской задолженности, имеют возможность сэкономленные деньги направлять на развитие учебного процесса и материально-технической базы. Необходимо определить максимально допустимый размер дебиторской задолженности как в целом для бюджетной организации, так и по каждому контрагенту. Для этого следует установить определенный возможный процент суммы дебиторской задолженности от общей суммы приобретенных товаров или услуг по каждому источнику финансирования отдельно за отчетный год.

Пример. Допустим, в течение  отчетного периода было приобретено  товаров на сумму 100 000 руб., из них 50 000 руб. составила дебиторская задолженность, то есть 50% или 0,5 - недопустимый процент, такую задолженность необходимо до конца отчетного года снизить  и таким образом установить процент  по каждому источнику финансирования (1 - бюджетный источник, 2 - внебюджетный, 3 - целевой).

Возможный объем денежных средств, содержащихся в дебиторской  задолженности (ОДЗ), можно определить по следующей формуле:

ОДЗ_1 = ПОР_1 х 0,1, для 1-ого (бюджетного) источника

ОДЗ_2 = ПОР_2 х 0,2, для 2-ого (внебюджетного) источника

ОДЗ_3 = ПОР_1 х 0,1, для 3-его (целевого) источника,

где ПОР - планируемый объем  приобретения товаров, услуг по определенному  источнику.

Если предполагаемая сумма  дебиторской задолженности превышает  расчетные показатели, то необходимо предпринять меры для ее сокращения. 
В целях минимизации риска возникновения просроченной дебиторской задолженности, которая может обернуться для вуза убытками, при формировании политики управления дебиторской задолженностью нужно руководствоваться следующими правилами:

- оценивать финансовое  состояние контрагентов, которым  предоставляется отсрочка платежа;

- предусматривать такие  условия договора, чтобы они побуждали  контрагентов избегать нарушения  сроков оплаты;

- прогнозировать объем  дебиторской задолженности;

- мотивировать на сокращение  объема дебиторской задолженности  сотрудников учебного заведения,  вовлеченных в процесс управления  дебиторской задолженностью.

Для реализации перечисленных  правил на практике необходимо создание регламента, описывающего весь процесс  управления и содержащего информацию о правах и обязанностях сотрудников, вовлеченных в процесс управления дебиторской задолженностью.

Анализ дебиторской задолженности  в бюджетной сфере показывает, что образование дебиторской задолженности происходит, как правило, в результате отсутствия налаженной системы документооборота, отсутствия стимулирования персонала, вовлеченного в процесс управления дебиторской и кредиторской задолженностью. В результате образования дебиторской и кредиторской задолженности бюджетные организации ежегодно теряют миллионы рублей, и без того не очень большой объем финансирования образования неоправданно сокращается. Поэтому необходимо выработать систему мотивации персонала, вовлеченного в процесс управления дебиторской и кредиторской задолженностью.

 Как правило, наиболее  допустимый и эффективный в  бюджетной организации вариант  - это назначение материально-ответственных  лиц из числа штатных сотрудников,  их детальный инструктаж о  мерах, необходимых для сохранности  вверенных им материальных ценностей,  и ежемесячный контроль их  деятельности на основании сравнения  данных бухгалтерии и данных  материально-ответственных лиц.  Налаженная система взаимодействия  с материально-ответственными лицами (в большинстве случаев если  вуз обладает несколькими зданиями  или территориями, то эффективным  способом взаимодействия является  электронная почта), как показывает  практика, - один из наиболее эффективных  способов борьбы с образованием  дебиторской задолженностью, а также  один из способов контроля  сохранности материальных ценностей.  При управлении дебиторской задолженностью  в организациях бюджетной сферы необходимы доскональный контроль за соблюдением правил внутреннего документооборота и эффективная система стимулирования персонала, вовлеченного в управление дебиторской и кредиторской задолженностью (материально-ответственных лиц, сотрудников отдела снабжения, бухгалтерии). Соблюдение этих норм и правил позволит сократить объем дебиторской и кредиторской задолженности и направить деньги, выделяемые на образование, по назначению.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Основные направления совершенствования управления дебиторской задолженностью в организациях бюджетной сферы 

 

3.1 Зарубежный  опыт управления дебиторской  задолженностью 

в сфере образования

 

Трактовка дебиторской задолженности  на Западе в целом соответствует  принятой в России. Наиболее распространенный вид дебиторской задолженности - счета к получению. Счета к получению представляют собой краткосрочные ликвидные активы, которые возникают при продаже товаров в кредит в оптовой и розничной торговле. Такой кредит называют коммерческим. При нормальных условиях деньги по счету должны быть получены в течение 30-60 дней [26, С.153].

Большинство фирм, продающих  товары в кредит, разрабатывают контрольные  меры с целью сбыта товара тем  клиентам, которые могут оплатить счета, но все равно всегда существуют клиенты, не заплатившие за кредит. Счета, не оплаченные покупателями, называются сомнительным долгом или безнадежным  и относятся либо к убыткам, либо к расходам по продаже товаров  в кредит. При учете сомнительных долгов руководствуются основным правилом бухгалтерского учета - правилом соответствия: издержки должны соответствовать тому объему продаж, которому они способствуют.

Существуют два метода подсчета величины безнадежной задолженности: по процентам от нетто-реализации; метод учета счетов по срокам оплаты.

При использовании первого  метода задается вопрос: «Какая часть  нетто-реализации данного года не будет  оплачена?». Ответ на него позволяет  определить сумму расходов по сомнительным долгам за год. При использовании  данного метода эта проблема рассматривается  через призму отчета о прибылях и  убытках. Считается, что определенная часть каждого вырученного доллара  не будет получена, эта часть и  станет расходами за год.

При использовании второго  метода задается вопрос: «Какая часть  сальдо на конец года счетов к получению  не будет оплачена?». Ответ на данный вопрос позволяет определить предполагаемое сальдо счета «Поправка на сомнительные долги». Разница между этой суммой и фактическим сальдо счета «Поправка  на сомнительные долги» составляет расходы  за год.

Оба метода согласуются с  правилом соответствия: издержки должны соответствовать тому объему продаж, которому они способствуют.

Управление дебиторской  задолженностью на Западе включает следующие  шаги:

- определение условий  предоставления кредита при продаже  товаров, его срока и системы  скидок;