Совершенствования процесса управления дебиторской задолженностью

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Современный этап экономического развития страны характеризуется значительным замедлением платежного оборота, вызывающим рост дебиторской задолженности  на предприятиях. Поэтому важной задачей  финансового менеджмента является эффективное управление дебиторской  задолженностью, направленное на оптимизацию  общего ее размера и обеспечение  своевременной инкассации долга.

В отличие от производственных запасов и незавершенного производства, которые не могут быть резко изменены, дебиторская задолженность представляет собой весьма вариабельный и динамичный элемент оборотных средств, существенно зависящий от принятых в организации принципов продажи товаров (выполнения работ, оказания услуг) с последующей оплатой, т.е. в кредит. С учетом этого обстоятельства, решение проблемы управления дебиторской задолженностью на первый взгляд, кажется, лежит на поверхности ведь что бы не было «дебиторки» надо работать только по предоплате. Безусловно, отказ от кредитования своих клиентов весьма эффективен, но, к сожалению, подобное решение редко когда модно воплотить на практике. Иногда в силу внешних факторов, например, специфики рыночной конъюнктуры и конкурентной среды, иногда в силу внутренних факторов, например, недостаточной компетентности сотрудников курирующих продажи. В связи с этим наиболее рациональным будет не отказ от работы на условиях отсрочки платежа, а построение эффективной системы управления дебиторской задолженностью. 

Для эффективного управления дебиторской задолженностью необходимо применять комплексный и системный  подходы, а не решать отдельно взятые проблемы. В противном случае, позитивный эффект от предпринятых действий будет  минимален. Предположим, что есть некая торговая организация, занимающаяся продажей товаров с последующей оплатой. В случае возникновения проблем с оплатой отгруженных товаров, менеджмент компании может принять решение о включение в штат предприятия юриста, которому будет поручено заниматься судебными делами и исполнительным производством. Хотя указанное решение позволит решить проблемы с представлением интересов организации в суде и с судебными приставами-исполнителями, принятые менеджментом меры не решат основную проблему, которая, скорее всего, кроется в неадекватной оценке кредитоспособности клиентов, не использовании способов обеспечения исполнения обязательств и допущении документальных ошибок на стадии отгрузки продукции.

Таким образом, эффективное  решение проблем с дебиторской задолженностью и взысканием долгов возможно только при построении специальной системы управления, основанной на принципах системности и комплексности, а также процессном подходе. При этом целями создания системы управления являются уменьшение рисков организации, а также стандартизация действий и экономия времени при принятии различных управленческих решений. 

Исходя из того, что создаваемая  система управления дебиторской задолженностью и работы с долгами должна урегулировать все процессы, связанные с образованием, документальным оформлением, анализом дебиторской задолженности и взысканием долгов, перечисленные выше типичные проблемы необходимо переформулировать в задачи, получив тем следующий набор стандартных задач: 

- провести анализ дебиторской задолженности организации в предшествующем периоде; 

- создать четкие и понятные  для сотрудников компании и  контрагентов правила работы  с дебиторской задолженностью; 

- определить возможную  сумму оборотного капитала, направляемого в дебиторскую задолженность по товарному (коммерческому) кредиту; 

- сформировать систему  кредитных условий для клиентов, в том числе систему скидок и штрафов; 

- сформировать стандарты  оценки покупателей и дифференциации  условий предоставления кредита;

- разработать схемы мотивации  персонала, занятого возвращением дебиторской задолженности; 

- сформировать процедуры  инкассации дебиторской задолженности,  в том числе связанные с  взысканием просроченной задолженности  самостоятельно, а также в судебном  порядке; 

- построить эффективную  систему контроля за движением и своевременной инкассацией дебиторской задолженности. 

Решение указанных задач, естественно осуществляется персоналом организации, но в каждом конкретном случае имеет свою специфику, зависящую от численности штата. На крупных предприятиях имеется возможность привлечения широкого круга различных специалистов от менеджеров до юридического департамента, а также служб экономического анализа и безопасности. На малых предприятиях решением описанных задач, как правило, занимаются сотрудники коммерческой службы, бухгалтерия и руководитель. Впрочем, вне зависимости от численности сотрудников, важно поставить перед имеющимися подразделениями соответствующие задачи и контролировать их исполнение. Распределяя полномочия и обязанности между несколькими службами, следует ориентироваться на здравый смысл, функциональные особенности каждой службы, а также профессионализм сотрудников. 

Вышесказанное определяет актуальность выбранной темы.

Цель дипломной работы - выявить проблемы управления дебиторской задолженностью в организации бюджетной сферы и выработать направления совершенствования процесса управления дебиторской задолженностью.

Задачи дипломной работы:

- изучить экономическая сущность дебиторской задолженности;

- рассмотреть методы управления дебиторской задолженностью;

- проанализировать основные нормативные документы по управлению дебиторской задолженностью;

- провести анализ управления дебиторской задолженности в МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №10 с углубленным изучением отдельных предметов» НМР РТ;

- выявить проблемы управления дебиторской задолженностью в организациях бюджетной сферы;

- изучить зарубежный опыт управления дебиторской задолженностью в сфере образования;

- предложить пути улучшения управления дебиторской задолженностью на примере МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №10 с углубленным изучением отдельных предметов» НМР РТ.

Объектом исследования является МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №10 с углубленным изучением отдельных предметов» НМР РТ.

Предметом исследования является система управления дебиторской  задолженностью в МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №10 с углубленным изучением отдельных предметов» НМР РТ.

В работе используются следующие  методы анализа: горизонтальный анализ, вертикальный анализ, метод финансовых коэффициентов, факторный анализ, метод технико-экономических расчетов и др.

Для проведения анализа применяются  такие инструменты как сравнение  и группировка.

Теоретической основой работы послужили: исследования отечественных  и зарубежных специалистов в области  финансового менеджмента и экономики  предприятия; учебные и методические пособия; законодательные акты и  нормативные документы РФ, действующие  в течение исследуемого периода; практические рекомендации специалистов по управлению дебиторской задолженностью; материалы периодической печати.

Источниками информации для  проведения исследования являются: годовая  бухгалтерская отчетность МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №10 с углубленным изучением отдельных предметов» НМР РТ  за 2010-2012 гг.

1. Теоретические основы управления дебиторской задолженностью в современных условия

 

1.1. Экономическая сущность дебиторской задолженности

 

Все фирмы стараются производить  продажу товара с немедленной  оплатой, но требования конкуренции  вынуждают соглашаться на отсрочку платежей, в результате чего появляется дебиторская задолженность.

Дебиторская задолженность - это денежные суммы, которые должны фирме покупатели [16, С.7].

Дебиторская задолженность - это важная часть оборотных активов, называемая также счетами дебиторов, и имеет прямое влияние на позицию наличных денежных средств и платежей [20, С.5].

Дебиторская задолженность - важный компонент оборотного капитала. Когда одно предприятие продает товары другому предприятию или организации, совсем не значит, что товары будут оплачены немедленно. Неоплаченные счета за поставленную продукцию (или счета к получению) и составляют большую часть дебиторской задолженности. Специфический элемент дебиторской задолженности - векселя к получению, являющиеся по существу ценными бумагами (коммерческие ценные бумаги). Одной из задач финансового менеджера по управлению дебиторской задолженностью являются определение степени риска неплатежеспособности покупателей, расчет прогнозного значения резерва по сомнительным долгам, а также предоставление рекомендаций по работе с фактически или потенциально неплатежеспособными покупателями [37, С.85].

Дебиторская задолженность  является одной из разновидностей активов  организации, который может быть реализован, передан, обменен на имущество, продукцию, результат выполнения работ  или оказания услуг.

По своей экономической  сущности дебиторская задолженность  представляет собой средства, временно отвлеченные из оборота предприятия. Это просто деньги. Деньги, которые  у предприятия, по идее, есть, но не «живьем», а в виде обязательств, выраженные в той или иной форме. Деньги, каковы бы они не были, это тоже товар. А  товар, как известно можно продать. Вопрос в том, можно ли осуществить  такую сделку, имеется ли покупатель на этот товар и насколько целесообразна  такая продажа, в частности, по сравнению  с другими вариантами взыскания  долгов. В зависимости от размера  дебиторской задолженности, наиболее вероятных сроков ее погашения, а также от того, какова вероятность непогашения задолженности, можно сделать вывод о состоянии оборотных средств организации и тенденциях ее развития.

Главным фактором, определяющим финансовое положение предприятия, является состояние его оборотных средств и одного из элементов - дебиторской задолженности [42, С.301].

Дебиторская задолженность  относится ко второй группе оборотных  средств «Фонды обращения».

Обязанность осуществлять контроль за полнотой и своевременностью расчетов, состоянием дебиторской задолженности  лежит в первую очередь на самом  предприятии. Для этих целей в  структуре управленческого персонала  предусматривается специальное  подразделение финансовой службы.

По характеру образования  дебиторская задолженность делится  на нормальную и неоправданную. К  нормальной задолженности предприятия  относится задолженность, которая  обусловлена ходом выполнения производственной задачи предприятия, а также действующими формами расчетов (задолженность  по предъявленным претензиям, задолженность  за подотчетными лицами, товары отгруженные, срок оплаты которых не наступил). Неоправданной  дебиторской задолженностью считается  задолженность, которая возникла в  результате нарушения расчетной  и финансовой дисциплины, ослабление контроля над отпуском материальных ценностей, возникновения недостач и хищений (товары отгруженные, но не оплаченные в срок, задолженность  по недостачам и хищениям) [40, С.46].

Дебиторская задолженность - это будущая экономическая выгода, воплощенная и связанная с юридическими правами, включая право на владение. Согласно статье 128 ГК РФ, дебиторская задолженность признается имуществом [1].

Актив «дебиторская задолженность» имеет три существенных характеристики:

1) он воплощает будущую  выгоду, обеспечивающую прирост  денежных средств;

2) представляет собой  ресурсы, которыми управляет хозяйствующий субъект;

3) права на выгоду или  потенциальные услуги должны  быть законные или иметь юридическое  доказательство возможности их  получения. Например, при отражении  факта продажи актива, у продавца  образуется дебиторская задолженность.  Договор продажи позволяет определить вероятную будущую выгоду [3, С.183].

Неплатежи, экономический  кризис, являются первоначальной причиной проблемы ликвидности дебиторской  задолженности. Но и это далеко не все предпосылки, создающие проблему роста дебиторской задолженности.

Показатель качества дебиторской  задолженности определяет вероятность  получения задолженности в полной сумме, которая зависит от срока  образования задолженности. Практика показывает, что чем больше срок дебиторской задолженности, тем  ниже вероятность ее получения. Согласно статье 96 ГК РФ установлен общий срок исковой давности в три года. Следует  иметь в виду, что законодательство предусматривает и специальные  сроки исковой давности, как сокращенные, так и длительные по сравнению  с общим сроком (например, статья 797 и статья 966 ГК РФ) [1].

По структуре дебиторской  задолженности, срокам возникновения  и погашения, причинам возникновения  и деловым партнерам можно  судить об эффективности использования  организацией имеющихся денежных средств, о рациональности условий заключенных  договоров и ряде других показателей. Увеличение дебиторской задолженности инициирует дополнительные издержки предприятия на:

- увеличение объема работы  с дебиторами (связь, командировки  и пр.);

- увеличение периода оборота  дебиторской задолженности (увеличение  периода инкассации);

- увеличение потерь от  безнадежной дебиторской задолженности.

Уровень дебиторской задолженности  определяется многими факторами: вид  продукции, емкость рынка, степень  насыщенности рынка данной продукцией, принятая на предприятии система  расчетов и др. Последний фактор особенно важен для финансового  менеджера [4, С.37].

Анализ и управление дебиторской  задолженностью имеет особое значение в периоды инфляции, когда подобная иммобилизация собственных оборотных  средств становится особенно невыгодной. Некоторые методы управления задолженностью в инфляционной среде будут рассмотрены  ниже.