Повышение эффективности кадрового делопроизводства

 Локальные нормативные акты

 Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд или в Гострудинспекцию, работники без труда могут оспорить неправовую норму внутреннего документа. Следует отметить, что большинство локальных актов обязательны для всех сотрудников организации. Остальные предназначены только для тех работников, чьи интересы они непосредственно затрагивают. В качестве примера локального акта, который обязателен для всех, можно назвать правила внутреннего трудового распорядка. Это один из самых главных внутренних документов организации (ст. 189, 190 ТК РФ). В качестве локального акта, действие которого распространяется только на отдельных сотрудников, можно назвать, например, должностную инструкцию специалиста, перечень должностных лиц с ненормированным рабочим днем или же положение о проведении медосмотров для работников, занятых на вредных работах.

 

 

 

 

Распорядительные документы. 
К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью директор (генеральный директор) осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.                       Первая группа - приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации), вторая - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно. Во вторую группу, напротив, входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Многие из этих документов ведутся по строго определенной форме, утвержденной Госкомстатом России.

 Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника 
Речь идет о трудовой книжке, трудовом договоре, справках о трудовой деятельности, копиях приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников. Назначение этих документов заключается в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой, страховой или непрерывный) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника, так и для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности в период работы. Так, одним из оснований для назначения трудовой пенсии по старости является пятилетний страховой стаж, наличие которого подтверждается трудовой книжкой сотрудника, а при ее отсутствии - трудовым договором или справкой о трудовой деятельности.  На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о совместительстве, а также оформляется дубликат трудовой книжки.

 Информационно-расчетные документы 
Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью. Здесь мы должны прежде всего отметить личную карточку работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела. Форма большинства этих документов также унифицирована. 
В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лесенке» сверху вниз (от руководителя, издающего, например, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляется на основании этого приказа), информационно-расчетные бумаги двигаются в обратном направлении. От работника к руководителю отдела, от руководителя отдела к руководителю организации. Например, при составлении графика отпусков начальник структурного подразделения спрашивает вначале у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель организации.

 

Внутренняя служебная  переписка 
Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о поощрении работника. 
При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

 Журналы учета и  контроля 
Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

 Документы кадровой службы

 Обязательные документы:

 Правила внутреннего трудового распорядка

Инструкция по охране труда

 Положение о защите персональных данных работников

 Штатное расписание

 Личная карточка

 Табель учёта рабочего времени

 График отпусков

 Приказы по основной деятельности

 Приказы по личному составу

 Трудовая книжка

 Трудовой договор

 Заявления работников

 Книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них

 Журнал учёта мероприятий  по контролю

Журнал учёта прохождения  инструктажа по охране труда

 

Документы имеющие рекомендательный характер:

 Коллективный договор

 Должностные инструкции

 Положение об оплате труда и премировании

Личные дела

 Справки о трудовой деятельности

 Копии приказов о приёме на работу и увольнении

 Докладные записки

 Журналы учёта военнообязанных

 Документы, зависящие от специфики организации:

 Положение об охране коммерческой тайны

 Журнал прохождения медицинских осмотров

 График сменности

 Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности

 Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению. Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

 

 

В состав кадровой документации входят следующие документы:

 •трудовой договор  (контракт);

 •приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

 •личная карточка (форма  № Т-2);

 •приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма  № Т-6);

 •приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8);

 •табель учета рабочего  времени (форма № Т-13);

 •личные заявление  работников предприятия;

 •графики отпусков;

 

Организационная структура и система управления ООО «Строитель» и место в ней отдела кадров

 

Предприятие ООО «Строитель» по организационно-правовой структуре является обществом с ограниченной ответственностью. (Общество с ограниченной ответственностью – это хозяйственной общество, учрежденной одним или несколькими лицами, которое отвечает перед кредиторами только своим объявленным капиталом, размер которого определяется законом; типичная форма компании одного лица.)Главными документами предприятия являются Устав и Учредительный договор, анализ которых позволяет выделить основные положения ООО. Устав предприятия – это зарегистрированный и утвержденный в установленном порядке документ, свод положений, правил деятельности юридического лица, определяющий его структуру, устройство, виды деятельности, отношения с другими лицами и государственными органами, права и обязанности.

Все виды деятельности, предусмотренные  действующим законодательством  как лицензионные, осуществляются на основании полученной лицензии.

 Виды деятельности ООО «Строитель» являются:

 - общестроительные работы

 - ремонтно-строительные работы (штукатурные, малярные, обойные и облицовочные работы)

 - строительно-монтажные и реставрационные работы

 - электромонтажные работы

 - сантехнические работы

 

Для достижения поставленных целей и перечисленных видов  деятельности, предприятия ООО «Строитель» имеет свою организационную структуру и систему управления. 
Высшим органом Общества является Совет Учредителей, который руководит его деятельностью. В совет учредителей входят: генеральный директор, главный инженер и главный бухгалтер. Текущая работа ООО «Строитель» осуществляется генеральным директором, который был избран общим собранием участников. В основной управленческий аппарат входят: главный бухгалтер, технический директор и главный инженер. 
За финансово-хозяйственную деятельность отвечает бухгалтерия, руководителем которой является главный бухгалтер. 
Бюрократические структуры управления показали свою эффективность, в которых необходимо обеспечивать слаженную четкую работу коллективов людей, работающих на единую цель. 
Бюрократический тип структур управления имеет много разновидностей, но наиболее распространенной является линейно-функциональная организация, до сих пор широко используемая компаниями всего мира, построенная по принципу функционального разделения управленческого труда.

В отдел кадров входят: начальник  отдела, менеджер по рекламе и инженер  по технике безопасности. Начальник  отдела кадров координирует работу отдела. В его обязанности входит:

•Подбор сотрудников с  предварительным анализом их деловых, профессиональных и личных качеств, их последующий учёт с отражением подробной информации о каждом работнике  в соответствии с действующим  законодательством.

•Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых  качеств, контролирует правильность использования  работников в подразделениях предприятия.

 •Обеспечивает прием,  размещение и расстановку молодых  специалистов и молодых рабочих  в соответствии с полученной  в учебном заведении профессией  и специальностью, совместно с  руководителями подразделений организует  проведение их стажировки и  работы по адаптации к производственной  деятельности.

 •Оформление трудовых  договоров с работниками, а  также дополнительных соглашений  к трудовым договорам, регистрация  трудовых договоров и дополнительных  соглашений.

•Оформление и ведение  личных дел, трудовых книжек сотрудников, личных карточек работников по форме  №Т-2

 •Оформление иных  видов установленной кадровой  документации в соответствии  с Инструкцией по ведению кадровой  документации в организациях.

 •Оформление и выдача  справок с места работы, заверенных  копий трудовых книжек, иных документов  для предоставления по месту  требования.

 •Принимает участие  в разработке кадровой политики  и кадровой стратегии предприятия.

 •Проводит работу  по обновлению научно-методического  обеспечения кадровой работы, ее  материально-технической и информационной  базы, внедрению современных методов  управления кадрами с использованием  автоматизированных подсистем "АСУ-кадры"  автоматизированных рабочих мест  работников кадровых служб, созданию  банка данных о персонале предприятия,  его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой  информации пользователям.

 •Осуществляет методическое  руководство и координацию деятельности  специалистов по кадрам подразделений  предприятия, контролирует исполнение  руководителями подразделений законодательных  актов и постановлений правительства,  постановлений, приказов и распоряжений  руководителя предприятия по  вопросам кадровой политики и  работы с персоналом.

 •Проводит систематический  анализ кадровой работы на  предприятии, разрабатывает предложения  по ее улучшению.

 •Организует табельный  учет, составление и выполнение  графиков отпусков, контроль за  состоянием трудовой дисциплины  в подразделениях предприятия  и соблюдением работниками правил  внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести, разрабатывает  мероприятия по укреплению трудовой  дисциплины, снижению текучести  кадров, потерь рабочего времени,  контролирует их выполнение.

 •Обеспечивает составление  установленной отчетности по  учету личного состава и работе  с кадрами.

 •Руководит работниками  отдела.

 

Инженер по технической безопасности подчиняется начальнику отдела кадров. В его обязанности входит:

 

осуществление организационно-методического  руководства деятельностью предприятий  и организаций в области охраны труда, обеспечивая при этом единый порядок организации и проведения работ по охране труда и организация  надзора за состоянием охраны труда  в организации 

•-организация обучения и проверки знаний требований охран  труда руководителей, и других должностных  лиц, ответственных за охрану труда