Повышение эффективности кадрового делопроизводства

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Направления и методы  усовершенствования работы службы  кадров

Службе кадров ООО «Строитель»  необходимо разработать критерии оценки ее эффективности:

- формирование корпоративной  культуры организации;

- улучшение психологического  климата в организации;

- увеличение числа сотрудников,  удовлетворенных работой в организации и не планирующих переход в другие организации;

- своевременность и качество  замещения вакантных должностей  в организацию. 

К дополнительным критериям  можно отнести:

- положительные отзывы  руководителя и сотрудников о  деятельности службы кадров;

- снижение числа увольнений  по собственному желанию и изменение формулировок оснований для ухода сотрудников.

Деятельность кадровой службы ООО «Строитель» станет эффективной, если будет построена с учетом четко разработанных критериев  оценки.  
Решение задач по совершенствованию управления кадрами в ООО «Строитель» невозможно без формирования системы управления персоналом (СУП), позволяющей обеспечивать организацию кадровым составом с требуемым для эффективной производственной деятельности качественным и количественным уровнем. При этом само понятие «управление персоналом» подразумевает широкий спектр функциональных обязанностей, накладываемых на кадровую службу.  

Основной задачей кадровой службы ООО «Строитель» является создание системы управления персоналом, ориентированной на выполнение всех основных функций, присущих управлению кадрами. К ним относятся:

формирование СУП, учитывающей  кадровые особенности предприятия;

планирование кадровой деятельности;

оценка кадрового потенциала;

определение потребности  в кадрах;

содействие адаптации  работников;

профессиональное обучение, переподготовка и повышение квалификации работников;

набор и отбор кадров и  т.д.

 

 

Ведь отсутствие системы  управления персоналом на предприятии является причиной ряда проблем:

 

- низкая производительность  труда (т. к. не выполняются  в полном объеме функции обучения, переподготовки, повышения квалификации) и соответственно неэффективное  использование рабочего времени  (т. к. плохо поставлена функция  планирования и оптимизации использования  рабочего времени);

- большая текучесть кадров (вследствие отсутствия должного  материального стимулирования);

- низкая инициативность  персонала (т. к. не ведется  моральное стимулирование сотрудников).

Руководитель ООО «Строитель»  должен оценить сложность решения  проблемы совершенствования кадровой службы с учетом существующих материальных и организационных возможностей. Выполнение данной задачи осуществляется в следующих направлениях:

- разработка рекомендаций  по подбору и оценке менеджеров  для работы в кадровой службе;

- разработка проектов  организационно-распорядительных документов  по вводу в действие системы  управления персоналом;

- анализ функциональной  структуры СУП и внесение в  нее изменений и дополнений.

В отличие от ручного оформления документов, для большей мобильности  и точности весь документооборот  в организации и в отделе кадров ООО «Строитель» нужно производить  на автоматизированном рабочем месте. Системы обработки данных на базе концепции АРМ получили широкое  развитие в последние годы. Автоматизированное рабочее место – это система  обработки данных, оборудованное  средствами, обеспечивающими участие  человека в реализации автоматического  заполнения и обработки документов. Время заполнения документов на АРМ  в отличие от ручного заполнения, уменьшается в несколько раз. Ошибки при работе на АРМ так же сокращаются в несколько раз, а производительность увеличивается.

В ООО «Строитель» автоматизированное рабочее место оснащено программами  с набором различных инструментов. Так, к примеру, это 1С: Бухгалтерия  и AvtoCad. 2007. С этого года организация  приобрела два новых персональных компьютера, что позволило ускорить работу кадровой службы, а также  выделили для интернета отдельную  линию.

 

 

 

 

Для усовершенствования работы службы кадров ООО «Строитель», автор  предложил:

1. Установить программное  обеспечение «Консультант плюс»; 

2. Выписывать за счет  предприятия журнал «Справочник  кадровика», чтобы быть в курсе  последних изменений в законодательстве.

В настоящее время в  организацию часто поступает  документация в электронном виде. Хранить такие документы в  компьютере очень рискованно, ведь можно ее потерять.

Кадровая документация, всегда играет существенную роль в жизни  каждого трудоспособного человека, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение  по старости и инвалидности, предоставляется  в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении  граждан в архивные учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

От обеспеченности ООО  «Строитель» трудовыми ресурсами  и эффективности их использования  зависят объем и своевременность  выполнения всех работ.

Правовым актом, определяющим структуру, функции и права учреждения является Устав ООО «Строитель», который принят собранием учредителей  и утвержден 20.03. 2002 года. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы  документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

В ООО «Строитель» документом, регламентирующим работу организации  является «Правила внутреннего трудового  распорядка». Эти правила устанавливают  взаимные права и обязанности  работодателя и работников, ответственность  за их исполнение.

В ООО «Строитель» должностные  инструкции разработаны на всех работников кроме: кассира, инженера по проектно-сметной  работе, инженера по охране труда. Также  в ООО «Строитель» не разработаны  и инструкции по делопроизводству. Проведенный анализ управленческих документов организации показал, что  все документы по наименованию, форме  и составу реквизитов соответствуют  ГОСТ Р 6.30-2003. УСД.

Организационно-правовые документы  ООО «Строитель» содержат положения  строго обязательные для исполнения, они являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в  обязательном порядке проходят процедуру  утверждения руководителем организации.

Цель разработки организационных  документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между  организацией и работниками.

Порядок внесения изменений  и дополнений и их пересмотра зависит  от вида организационно-правовых документов. Например, изменения в штатное  расписание вносятся по мере необходимости  приказами руководителя.

Одна из важнейших функций  организации работы с документами  – функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией – записью учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация  позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов работников ООО «Строитель».

Проблема работы с электронной  информацией становится актуальной. Поэтому первым шагом в целях  совершенствования службы кадров ООО  «Строитель» является внедрение  информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов.

Руководитель организации  должен учитывать, что документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни  человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также  ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового  кодекса Российской Федерации.

Необходимо учитывать, что  сведения о численности, составе  работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных  мест не являются сведениями конфиденциального  характера. Вместе с другими документами  организации, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу  подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения.

Залог успеха организации  – эффективный персонал, поэтому  востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником  новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом.

Для менеджера по персоналу  важно правильно оформить документы: при приеме на работу, переводе и  особенно при увольнении. Потому, что  увольнение работника, к примеру, может  быть признано незаконным и организации  придется ему оплачивать время вынужденного прогула. В результате лишения работника  возможности трудиться у него возникает вынужденный прогул, который  в одних случаях приводит к  тому, что работник не получит заработка, в других – может привести к  этому.

На сегодняшний день отделу кадров ООО «Строитель» важно  не только правильно заполнять кадровую документацию, но и добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы  постоянно добиваться увеличения в  составе рабочей силы предприятия  тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы таких работников становилось  все больше.

Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в  жизни каждого трудоспособного  человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как  служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение  по старости и инвалидности, предоставляется  в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении  граждан в архивные учреждения.

Отделу кадров ООО «Строитель»  постоянно приходится что-то изучать, осваивать новое, отслеживать изменения  в Трудовом кодексе РФ. И пока человек зависим от документации, пока без документа как бы нет  человека, надо понимать роль документа. Люди, которые работают в ООО «Строитель»  очень зависят от того, что напишет  отдел кадров. Менеджер по персоналу  понимает, что документация во многом касается судьбы человека.

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы:

 

1. http://ru.wikipedia.org/wiki/%CA%E0%E4%F0%EE%E2%EE%E5_%E4%E5%EB%EE%EF%F0%EE%E8%E7%E2%EE%E4%F1%F2%E2%EE (Википедия-Кадровое делопроизводство)
2. http://www.staffexpert.ru/info/hrdept/unifiedform/ ( Кадрово-правовое агентство Эксперт)
3. http://rudocs.exdat.com/docs2/index-574226.html#20635 (Рабочая программа дисциплины кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу направление ооп)
4. http://www.moedelo.org/osnovnye-kadrovye-dokumenty?gclid=CPORtorW_LkCFcR4cAodLEMAuw (МоёДело-Основные кадровые документы)
5. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12. 2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ.
6. Федеральный закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства РФ. – 2006. - №31 (1ч).
7. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
8. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
9. Государственная система ДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и служба ДОУ. – М.: ВНИДАД 1991. – 74 с.
10. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
11. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536 // Справочник кадровика. - №10. - 2005.
12. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. - 2003. - №5. - С.73
13. Анисимов Л.Н. Персональные данные работника // Справочник кадровика. – 2004. - №3. - С.16. 
    

 

 

 

 

 

Приложения  к курсовой работе

 Состав  и информационная характеристика кадровой документации в ООО «Строитель»

 Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота. Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп). Это локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы (книги) учета и регистрации документов. Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. В своей работе дадим общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации.