Повышение эффективности кадрового делопроизводства

 

Министерство науки и образования 
Байкальский государственный университет экономики и прав 
  Кафедра экономики труда и управления персоналом 
Факультет Управления человеческими ресурсами

 

 

 

 

 

                                       Курсовая работа по дисциплине:  
                                          Делопроизводство в кадровой службе 
           Тема: Повышение эффективности кадрового делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                               Выполнила: Маловская Е.В. (ЗУП-09) 
                                                                                     Проверила: Кузнецова Н.В.

 

                                             Иркутск 2013

Содержание: 
Введение………………………………………………………………………………………….3 
1. Теоретические основы кадрового делопроизводства 
1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства…………………………..4 
1.2 Указания по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты.  
1.2.1 По учету кадров приказ (распоряжение) о приеме работника на работу…………..5-11 
1.2.2 По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда…………...12-16 
2.Анализ кадрового делопроизводства на примере ООО «Строитель» 
2.1. Основные виды документов, использующиеся в деятельности кадровой службы ООО «Строитель»……………………………………………………………………………..…..17-21 
2.2. Оформление кадровых документов………………………………………………...…22-33 
2.3. Работа с исходящими и входящими документами…………………………………...34-36 
2.4. Формирование дел в организации………………………………………………….....36-38 
2.5. Хранение документов кадровой службы……………………………………………..39-41 
3. Направления и методы усовершенствования работы службы кадров……………….42-44 
Заключение………………………………………………………………………………….45-46 
Список использованной литературы……………………………………………………........47

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Кадровое   делопроизводство   –   это   совокупность  процедур  по  составлению,

оформлению, обработке, хранению и поиску кадровых документов.

Кадровое  делопроизводство  определяется  как  деятельность,  которая охватывает

вопрос  документирования и организации работы с документами  относительно личного

состава  предприятия (или  системы) по вопросам принятия, перевода, освобождения,

учета работников и тому подобное.

Кадровые   документы,  являясь  неотъемлемой  частью  практической  деятельности

организации,  фиксируют  сведения, необходимые для осуществления  гражданами права

на  труд,  образование,  пенсионное  обеспечение  и  т.  д.,  так как закрепляют

трудовые   отношения  работников  и  работодателя,  подтверждают  трудовой  стаж

граждан,   являются   доказательством  при  разрешении  индивидуальных  трудовых

споров.

Отдел   кадров   традиционно   представляет  собой  самостоятельное  структурное

подразделение  предприятия,  подчиненное либо руководителю предприятия, либо его

заместителю по кадровой работе.

Актуальность  выбранной  темы  заключается  в  том,  что данная курсовая работа

посвящена  особенностям  кадрового  делопроизводства  в  обществе с ограниченной

ответственностью.

Объектом исследования курсовой работы является кадровое делопроизводство.

Предметом  исследования  –  организация  кадрового делопроизводства в обществе с

ограниченной ответственностью.

Цель   написания  курсовой  работы  – проанализировать  особенности кадрового

делопроизводства в обществе с ограниченной ответственностью.

Исходя из этого, выстраивается  ряд задач, а именно:

- рассмотреть нормативно-методическое  обеспечение кадровой службы;

- описать виды кадровой  документации в ООО;

- рассмотреть нормативно  правовое обеспечение кадровой работы ООО «Строитель»;

- выявить особенности  кадрового делопроизводства в ООО «Строитель».

В первую  очередь  была  изучена  и  проанализирована законодательная база. Особое

внимание   уделялось   Трудовому  кодексу  Российской  Федерации,  регулирующему

трудовые отношения между  работником и работодателем.

В  структурном отношении  данная курсовая работа состоит из введения, двух глав,

заключения  и  приложений. Курсовая в организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические основы  кадрового делопроизводства

1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства. 
 
Понятие кадрового делопроизводства. Регламентация создания кадровых документов в Кодексах, Федеральных законах, Указах и распоряжениях Президента РФ, Постановлениях Правительства РФ. Использование ГОСТов, унифицированных систем документации, классификаторов технико-экономической и социальной информации, альбома унифицированных форм первичных документов по учету труда и его оплаты. Современная регламентация документирования кадровой деятельности в отраслевых, ведомственных правовых актах по кадровому делопроизводству и архивному хранению документов. Организационно- правовые, инструктивные и методические материалы по кадровому делопроизводству предприятий и организаций.  
Документоведение кадровой деятельности 
Назначение кадровых документов. Общие требования к составлению и оформлению. Форматы бумаги, поля, правила оформления реквизитов, требования к тексту кадрового документа. Структура кадровой информационно-документационной системы: законодательные акты, нормативная и нормативно- методическая и справочная документация, организационно-правовая кадровая документация, плановая , договорная, распорядительная, справочно-информационная и учетно-отчетная кадровая документация, документация по учету использованного рабочего времени и расчетов с персоналом организации по оплате труда и другая кадровая документация.  
Порядок оформления документов кадровой информационно-документационной системы.  
Организация работы с кадровыми документами.  
Организация кадрового документооборота. Систематизация и оперативное хранение документов по персоналу. Документационное обеспечение организации деятельности службы управления персоналом. Порядок прохождения, исполнения, регистрации и индексации кадровых документов.  
Систематизация и хранение документов кадровой службы. 
Организация оперативного хранения документов кадровой службы.  
Номенклатура дел, формирование дел, подготовка дел к архивному хранению, составление и оформление описей дел. Кадровые справочно-информационные картотеки и работа по ним.  
Организация деятельности службы управления персоналом. 
Задачи службы. Функции службы: поиск и отбор персонала, оценка персонала, мотивация, адаптация, аттестация персонала. Должностной и численный состав службы. Нормативная регламентация деятельности.  
Архивы документов по личному составу. 
Процедуры архивации документов по личному составу. Порядок передачи кадровых документов на хранение в архив организации. Организационные основы деятельности архива. Подготовка и передача дел на хранение в архив. Составление описей дел постоянного хранения и по личному составу. Основные требования к обеспечению сохранности документов постоянного хранения и по личному составу. Учетные документы в архиве. Использование документов архива кадровой службы, в ведомственном архиве: порядок выдачи архивных справок, архивных копий, архивных выписок; выдача дел во временное пользование.

1.2 Указания по применению и заполнению форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты.

1.2.1 По учету кадров приказ (распоряжение) о приеме работника на работу

(форма № Т-1)

 Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу

(форма № Т-1а)

 Применяются для оформления и учета принимаемых на работу работников по трудовому договору и заполняются: форма № Т-1 - на одного работника, форма № Т-1а - на группу работников. Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора. 
При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника(ов) на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с работником(ами) трудового договора на неопределенный срок в реквизитах "Дата" (форма № Т-1) или "Период работы" (форма № Т-1а) строка (графа) "по" не заполняется. 
Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляется работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

 Личная карточка работника

(форма № Т-2)

 Личная карточка государственного (муниципального) служащего

(форма № Т-2ГС(МС))

 Заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы. 
При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" раздела 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем". 
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы. 
Основными документами, на основании которых заполняется раздел II "Сведения о воинском учете", являются: 
военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе; 
удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу. 
На граждан, пребывающих в запасе: 
п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется; 
п. 3 "Состав (профиль)" - заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.); 
п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" - записывается полное обозначение (шесть цифр, например, "021101" или шесть цифр и буквенный знак, например, "113194А"); 
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А"; 
в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом): 
строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; 
строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время. 
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

 пункты: п. 1 "Категория  запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение  ВУС" и п. 7 "Состоит на  воинском учете" не заполняются; 
п. 2 "Воинское звание" - делается запись "подлежит призыву"; 
п. 5 "Категория годности к военной службе" - записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу; 
Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

 

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного  возраста пребывания в запасе, или  гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию  здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета  по возрасту" или "снят с воинского  учета по состоянию здоровья". 
В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм. 
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. 
Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

 Штатное расписание

(форма № Т-3)

 Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. 
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр. 
В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации. 
В графах 6 - 8 "Надбавки" показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). 
При невозможности заполнения организацией граф 5 - 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.). 
Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. 
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.

 

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника

(форма № Т-4)

 Применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников. 
Заполняется работником кадровой службы на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником. 
В п. 4 "Послевузовское профессиональное образование" указывается наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения. 
П. 5 "Ученая степень" заполняется на основании представленных документов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников. 
В п. 6 "Ученое звание" сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата. 
На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка работника (форма № T-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу

(форма № Т-5)

 Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу

(форма № Т-5а) 
Применяются для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в той же организации или в другую местность вместе с организацией. 
Заполняются работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику(ам) под расписку. В случае, если трудовой договор с работником не заключался (работник принят на работу до 06.10.92) и его прием на работу оформлен приказом, при заполнении унифицированной формы № Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу" по строке "Основание" указываются конкретные документы, на основании которых работник будет переведен на другую работу (заявление, медицинское заключение, служебная записка и др.), а реквизит "Изменение к трудовому договору" не заполняется. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке работника (форма № Т-2 или № Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма № T-54 или № Т-54а), вносится соответствующая запись в трудовую книжку.

 

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику

(форма № Т-6)