Повышение эффективности кадрового делопроизводства

 

 

 

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие  документы работника:

- паспорт;

- трудовая книжка;

- военный билет;

- документ об образовании; 

-страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

- идентификационный налоговый  номер;

- приказ о приеме на  работу.

Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться  рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

1. Если в поле кодирования  будут внесены неправильные записи  или не относящиеся к данному  заполнению сведения, форма Т-2 считается  испорченной и подлежит переписыванию.  Поэтому рекомендуется либо вносить  точные коды, либо не вносить  их вообще до момента сдачи  личной карточки Т-2 в архив. 

2. При отсутствии записей  или при отрицательных ответах  («не имеют», «не состою») кодируемая  часть данного реквизита остается  пустой.

3. При указании дат  название месяца пишется полностью,  год записывается четырьмя цифрами:  например, 14 сентября 2008 г. 

4. Кодируются даты арабскими  цифрами в следующем порядке:  число/месяц/год; например 23.04. 2008.

При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться  Инструкцией, утвержденной постановлением от 06.04.01 №26.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу  лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации  и др.) рассчитывается на основании  записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий  стаж документов.  
Личная карточка Т-2 является основным учетным документом. Заполняется в обязательном порядке на всех работников организации ООО «Строитель». Срок хранения каточки – 75 лет. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью менеджера по персоналу.

Трудовой договор, заключенный  в письменной форме – это акт  индивидуально-договорного характера, который должен отражать условия  труда работника и обязательства  сторон, предусмотренные законодательством, коллективным договором, соглашениями.  
Согласно Трудового кодекса Российской Федерации трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязан предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, а также соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

В трудовом договоре указываются:

– фамилия, имя, отчество работника;

– наименование работодателя, наименование организации;

– место работы;

– дата начала работы;

– наименование профессии  в соответствии со штатным расписанием  или конкретная трудовая функция;

– права и обязанности  работника;

– характеристика условий  труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и  опасных условиях;

– режим труда и отдыха;

– условия оплаты труда;

– виды и условия социального  страхования.

Трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых  оформляется как подлинник: содержит подписи работодателя и работника, заверяется печатью организации. Один экземпляр хранится в ООО «Строитель», а второй – у работника.  
Трудовой договор вступает в законную силу с момента подписания его сторонами. Трудовой договор аннулируется, если работник не приступил к работе в установленный договором срок без уважительной причины в течение недели.  
После составления отчета о приеме, работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, знакомится со своими должностными обязанностями.  
При приеме на работу и в процессе трудовой деятельности работника у работодателя накапливается на него определенное «досье», соответствующие данные о нем, которые вместе с документами, необходимыми при приеме на работу, трудовым договором, приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника. В то же время правовая регламентация сбора этих данных, их обработки, а также доступ к ним соответствующего работника отсутствует.

Содержащиеся в личном деле данные нередко носят конфиденциальный характер. Такая информация о работнике (персональные данные) представляет собой  сведения о фактах, событиях и иных обстоятельствах жизни и деятельности работника, посредством которых  возможно идентифицировать его личность.  
Сегодня, когда широко используются автоматизированные информационные системы и их технологии, информация о любом работнике, состоящем с работодателем в трудовых отношениях, может стать в той или иной мере открытой и при определенных обстоятельствах привести к ущемлению (или умалению) его прав и законных интересов, причинить работнику материальный ущерб и моральный вред. Это и другие возможные обстоятельства предопределили необходимость правового закрепления принципов, касающихся, в частности, обработки персональных данных работников, положений о порядке их хранения и использования в организации, о передаче персональных данных и правах работников по их защите, а также об ответственности лиц за невыполнение требований правовых норм, регулирующих указанные вопросы.

Оформление  документов при переводе работника

Условия и порядок перевода на другую работу определяется трудовым кодексом Российской Федерации.

Согласно законодательству допускается три вида перевода:

перевод на работу на том  же предприятии;

перевод на другое предприятие;

перевод в другую местность (возможно вместе с предприятием).

Все изменения трудового  договора допускаются только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа (распоряжения) о переводе, после  ознакомления со всеми условиями  той работы, на которую конкретно  предполагается перевод работника.  
Перевод в другое структурное подразделение оформляется приказом о переводе работника на другую работу. На основании приказа менеджером по персоналу делается пометка в личной карточке, запись в трудовой книжке и других документах.

Оформление перевода работника  на другое предприятие (п.5 ст.77 ТК РФ) производится в следующем порядке.

Работник, давший согласие на перевод или возбудивший ходатайство о переводе, подает письменное заявление на имя своего непосредственного руководителя с изложением мотивов перевода и указанием предприятия, в котором он желает работать;  
его непосредственный руководитель рассматривает заявление, и при согласии на перевод отдел кадров оформляет соответствующие документы – представление на перевод в 2 экземплярах, заявление работника, характеристику;

руководитель принимающего предприятия после получения  документов решает вопрос о приеме работника на работу и дает ответ  руководителю предприятия, от которого получены документы на перевод;  
при получении согласия на перевод прежний руководитель издает приказ об освобождении работника от занимаемой должности.

Оформление  отпусков

Оформление  ежегодного основного оплачиваемого  отпуска

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику  в соответствии с утвержденным руководителем  ООО «Строитель» графиком отпусков. Его соблюдение обязательно как  для работодателя, так и для  работника (ст.123 ТК РФ). Для оформления и учета отпусков применяется  форма Т-6 «Приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работнику».

Текст унифицированной формы  Т-6 начинается с фразы: «Предоставить  отпуск», затем указываются в  дательном падеже фамилия, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, где он трудится, его  должность или специальность, профессия, обозначенные в трудовом договоре, в приказе о приеме работника, а если он был переведен, то в изменении  к трудовому договору и приказе  о переводе. Указывая эти данные, менеджеру по персоналу следует  использовать личную карточку работника.  
Затем проставляется начальная и последняя дата рабочего года, за который работник имеет право на отпуск.  
Далее нужно заполнить в соответствии с видами отпусков, установленных ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в унифицированной форме Т-6. Поскольку ст.15 ТК РФ установлено, что продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней, заполнение пункта А не вызывает у менеджер по персоналу вопросов.  
Ежегодный оплачиваемый отпуск может делиться на части. При этом одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ).  
Статьей 120 ТК РФ предусмотрено, что нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.  
Несмотря на то, что при составлении графика отпусков учитываются не только действующее законодательство и специфика деятельности организации, но и положения работников, в реальной жизни график соблюдается не всегда и работники нередко обращаются к руководителю с просьбой о перенесении отпускного периода на другое время. Следует отметить, что возможность перенесения отпуска предусмотрена самой унифицированной формой графика отпусков.  
Информация о перенесении отпуска вносится в графу 8, где указывается наименование документа – основания для изменения отпускного периода. Как правило, таким документом является заявление работника с указанием причины перенесения отпуска и приложением при необходимости медицинских справок или других документов, подтверждающих наличие у работника особых обстоятельств (состояния здоровья, положение в семье).  
Принятое работодателем решение отражается в резолюции, проставляемой на заявлении работника. При этом оговаривается дата предполагаемого отпуска, которая вносится в графу 9 графика отпусков.  
Таким образом, график, составляемый не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, заполняется при необходимости в течение всего текущего календарного года (графы 8 и 9). Кроме того, в течение года постепенно заполняется графа 7, в которую вносится информация о фактически использованном очередном ежегодном оплачиваемом отпуске.  
Необходимо отметить, что перенесение отпуска может быть вызвано не только личными обстоятельствами работника. Как указано в ст.124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала.  
В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

Оформление  отпуска без сохранения заработной платы 

Предоставление отпуска  без сохранения заработной платы  определено ст.128 ТК РФ. В ООО «Строитель»  административный отпуск предоставляется  работнику по его письменному  заявлению по семейным обстоятельствам  и другим уважительным причинам. Его  продолжительность определяется соглашением  между работником и работодателем.  
Есть ряд случаев, когда работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Он обязан предоставить отпуск при наличии письменного заявления работника:

- работающим пенсионера  по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;

- родителям и женам  (мужьям) военнослужащих, погибших или  умерших вследствие ранения, контузии  или увечья, полученных при исполнении  обязанностей военной службы, либо  вследствие заболевания, связанного  с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

- работающим инвалидам  – до 6 календарных дней в году;

- работникам в случаях:

- рождения ребенка –  до 5 календарных дней;

- при регистрации брака  – до 5 календарных дней;

- смерти близких родственников  – до 5 календарных дней.

Оформление документов по воинскому учету и бронированию граждан

Как только организация сформировалась, для военкомата заполняется карточка учета. В ней содержатся следующие  пункты:

- полное наименование  организации;

- Ф.И.О. и телефон (факс) руководителя;

-Ф.И.О. и телефон (факс) ответственного за воинский учет  и бронирование;

- номер, дата, место регистрации  (перерегистрации);

- юридический адрес;

- фактический адрес;

- почтовый адрес;

- вышестоящая организация;

- код ОКПО;

- организационно-правовая  форма;

- форма собственности;

- основные виды экономической  деятельности, продукции и услуг;

- ИНН;

- сведения о работающих;

- перечень должностей  и профессий, по которым бронируются  граждане, пребывающие в запасе;

- дополнительная информация.

Задачи отдела кадров при  оформлении документов по воинскому  учету и бронированию граждан:

1. Внесение в личные  карточки граждан, пребывающих  в запасе, и граждан, подлежащих  призыву на военную службу  данных об изменении семейного  положения, состава семьи, адреса  места жительства, образования, специальности  и должности. Контроль за сообщением  гражданами этих изменений в  учетный орган по месту состояния  на воинском учете. 

2. Представление сведений  в военный комиссариат о гражданах,  пребывающих в запасе, и гражданах,  подлежащих призыву на военную  службу, заявивших об изменении  состояния здоровья.

3. Сверка данных учета  личных карточек с данными  военных билетов (удостоверений  граждан, подлежащих призыву на  военную службу и отметка об  этом на лицевой стороне карточки.

4. Представление в военный  комиссариат личных карточек  на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву  на военную службу для сверки  их с учетными данными военного  комиссариата.

6. Представление в военные  комиссариаты именных списков  на юношей, подлежащих приписке  к призывным участкам. Производить  соответствующие отметки в личных  карточках (раздел 2, воинский учет) лиц, достигших предельного возраста  пребывания в запасе.

7. Представлять в военные  комиссариаты сведения о принятых  и уволенных гражданах, пребывающих  в запасе, и гражданах подлежащих  призыву на военную службу  и происшедших изменениях в  учетных данных.

8. Оформление удостоверений  и извещений об отсрочках от  призыва по мобилизации и в  военное время на граждан, пребывающих  в запасе и подлежащих бронированию.

9. Высылка извещений о  зачислении граждан на специальный  воинский учет в военные комиссариаты, где эти граждане состоят на  воинском учете. 

10. Сообщение в военный  комиссариаты по месту состояния  на воинском учете граждан,  о всех внесенных изменениях  и исправления в удостоверениях  об отсрочке от призыва по  мобилизации и в военное время. 

11. Сообщения в военкоматы  по месту состояния на воинском  учете граждан, в случае аннулирования  отсрочек от призыва по мобилизации  и в военное время. 

12. Представление в военкомат  по месту нахождения предприятия  удостоверений об отсрочках от  призыва по мобилизации и в  военное время для внесения  исправлений при перемещении  граждан внутри предприятия на  другие должности при изменении  раздела и пункта перечня (изменения  производственной квалификации, военно-учетных  признаков, дающих право на  бронирование)

13. Представление в военный  комиссариат для уничтожения  и списания с лицевого счета  испорченных бланков специального  учета и удостоверений об отсрочке  от призыва на граждан, утративших  право на отсрочку.