Повышение эффективности кадрового делопроизводства

 2.4. Формирование дел в организации

После завершения работы с  документами часто возникает  необходимость повторного обращения  к ним. Поэтому исполненные документы  помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. в дела.

Дело - это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.  
Правильное распределение документов в дела - главная задача отдела кадров ООО «Строитель». Это позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них. Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы внутри дел, т.е. как сформированы дела.  
Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.  
В начале календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Далее работа по формированию дел складывается из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.  
При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются и хранятся в службе кадров. Это характерно для небольших организаций, таких как ООО «Строитель», в которых за делопроизводство отвечает один работник – менеджер по персоналу.  

При формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архива организации:

- в дело помещаются  документы, которые по своему  содержанию соответствуют заголовку  дела;

- документы постоянного  и временного хранения группируются  в отдельные дела;

- в дело включается  по одному экземпляру каждого  документа. При этом запрещается  группировать в дела черновики  и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие  возврату;

 

- приложения и дополнительные  материалы, независимо от даты  их утверждения или составления,  присоединяются к документам, к  которым они относятся. Однако  приложения, имеющие большой объем,  группируются в самостоятельное  дело, о чем в документе делается  отметка;

- в дело группируются  документы одного календарного  года.

Исключение  составляют:

- переходящие дела (содержат  документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);

- дела с документами  выборных органов и их постоянных  комиссий (формируются за период  их созыва);

- в дела должны помещаться  только исполненные документы,  неисполненные подшивать запрещается;

- дела, по которым распределяются  документы, должны точно соответствовать  номенклатуре дел. 

Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные  номенклатурой дел, из них формируют  самостоятельное дело. Заголовок  нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером. Быстрота поиска необходимой документной  информации зависит и от правильной систематизации документов внутри дела.  
Документы дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.  
Расположение в хронологическом порядке предполагает группировку документов за определенный период времени в хронологической последовательности (например, входящие документы - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).  
С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок (признаки). Вопросный предполагает размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный - группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию.

По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, приказы, акты и т.д.

При алфавитном порядке документы систематизируют по фамилиям авторов, названиям организаций-корреспондентов и т.д.

Нужно иметь в виду, что  в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.  
Различные группы документов имеют свою специфику систематизации.  
Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

 

Группируют отдельно приказы  по основной деятельности и по личному  составу.

Приказы по личному составу  группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием  на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), рекомендуется  группировать в отдельные дела. Протоколы  подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.  

Лицевые счета рабочих  и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются  по алфавиту фамилий.

В личных делах документы  располагаются в хронологическом  порядке по мере их поступления.

Независимо от того, какой  основной признак лежит в основе формирования дела, документы в пределах всех групп документов располагают  по хронологии.  
При заведении дела в отделе кадров, обязательно оформляют его обложку. Это оформление носит частичный характер. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.  
При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые дают возможность быстро определить состав документации, находящейся в папке, и найти нужный документ:

полное название организации, если оно официально признано, т.е. зарегистрировано государственными органами;

название структурного подразделения;

индекс структурного подразделения, порядковый номер дела в номенклатуре;

заголовок дела, т.е. краткие  сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, так  же переносится на обложку из номенклатуры без изменений.

срок хранения дела, например, 3 года, 5 лет, хранить постоянно и  др. (в соответствии с номенклатурой  дел).

Соблюдение правил формирования и оформления дел в отделе ккдров позволяет осуществлять оперативный  поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

 

 

2.5. Хранение документов  кадровой службы

Дела кадровой службы ООО  «Строитель» подлежат оформлению при  их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической  обработке и проводится менеджером по персоналу организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного  
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:  

подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление  заверительной надписи дела;

составление в необходимых  случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить  их в скоросшивателях, не проводить  пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные  надписи не составлять.  
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.  
Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.  
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.  
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.  
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером). Порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью), графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния.

Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.  
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.  
Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.  
Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.  
Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.  
В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям.

Дела временного (до 10 лет  включительно) хранения передаче в  центральный архив не подлежат, они  хранятся в структурном подразделении  и по истечении сроков хранения и  подлежат уничтожению в установленном  порядке.

Организация ООО «Строитель»  может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное  хранение в случаях:

– прекращения деятельности;

– нестабильности деятельности;

– отсутствия условий для  хранения документов;

– желания самого предприятия.

Соблюдение правил ведения  и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача  этой документации в архив - профессиональный долг работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков  – одна из важнейших задач организации.  
Архив ООО «Строитель» находится в отдельном, изолированном помещение. Документы размещаются на стеллажах в коробках или связках. Помещение архива содержится в чистоте, систематически там проводится влажная уборка. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов в организации установлен сейф.  
В соответствии со ст.15 Федерального закона от 22.10.04 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.  
Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют социально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период.

Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой  утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.  
Кроме того, помещения, выделенные доля хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.  
В соответствии со ст.17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством.  
Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.