Повышение эффективности кадрового делопроизводства

Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе  бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07. 2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003. Требования стандарта  являются рекомендуемыми, однако их следует  придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации».

К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ООО «Строитель», относятся:

Организационные документы:

Положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков;

Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения  с другими подразделениями предприятия, права, ответственность.  
Должностная инструкция - это организационно–правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности

Основой для разработки должностных  инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством  труда и социального развития РФ.

Целями разработки должностной инструкции являются:

- создание организационно-правовой  основы служебной деятельности  сотрудников;

- повышение ответственности  сотрудника за результаты его  деятельности, осуществляемой на  основании трудового договора;

- обеспечение объективности  при аттестации сотрудника, его  поощрении и при наложении  на него дисциплинарного взыскания. 

Должностная инструкция состоит  из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.  
Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.  
Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник ООО «Строитель» знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Общее количество должностей по штатному расписанию составляет 30 человек.

Наименование структурных  подразделений и должностей в  них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными  Министерством труда и социального  развития Российской Федерации.  
В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75). В ООО «Строитель» к таким должностям относятся менеджер по персоналу и главный бухгалтер. По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы.  
Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.  
График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.  
Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников ООО «Строитель». Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.  
В связи с тем, что в графике отпусков указывается точная дата начала отпуска, в дальнейшем не требуется написания заявления об отпуске, так как отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа.

распорядительные  документы:  
приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;

Распорядительная деятельность организации документируется в  основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному  составу.  
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.  
Проекты приказов подготавливаются менеджером по персоналу, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем ООО «Строитель». Подписанный руководителем приказ регистрируется менеджером по персоналу. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

 

По текущим оперативным  вопросам повседневной производственно - хозяйственной и административной деятельности руководитель организации  может издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях  и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю  необходимым», «Рекомендую».

Приказы по личному  составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.  
Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа. При этом следует иметь в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом.  
Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу.  
Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет.

информационно-справочные документы:  
протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.

Для подтверждения установленных  фактов и событий несколькими  лицами ООО «Строитель» составляется акт. Акты составляются по результатам  ревизий деятельности предприятия  и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию. Мастером ООО «Строитель»  по окончанию строительных работ  составляется акт выполненных работ.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила).  
Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.  
Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

- от первого лица единственного  числа (прошу);

- от первого лица множественного  числа (просим);

- от третьего лица единственного  числа (предприятие просит);

- от третьего лица множественного  числа (руководство предприятия  и трудовой коллектив просят).

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия – на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами. Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.  
Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. ООО «Строитель» докладные записки в основном пишет мастер на работников организации в связи с нарушением трудовой дисциплины.  
Объяснительная записка – это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

Справка представляет собой  документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий  и т.п.).

Справка, подтверждающая некий  факт (событие), должна содержать:

- фамилию указанного лица;

- должность указанного  лица;

- указание о том, для  каких целей выдана данная  справка. 

Подобные справки наиболее широко применяются при работе с  персоналом предприятия.

Справка подписывается руководителем  предприятия и менеджером по персоналу. Подписи указанных лиц скрепляются  печатью предприятия.

 

 

 

 

 

 

2.2. Оформление кадровых  документов

Оформление документов при  приеме на работу

При приеме на работу в ООО  «Строитель», работник должен предоставить следующие документы:

- заявление о приеме  на работу с подписью директора;

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовую книжку, за исключением  случая, когда трудовой договор  заключается впервые или работник  поступает на работу на условиях  совместительства;

- страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

- документы воинского  учета – для военнообязанных  и лиц, подлежащих воинскому  учету;

- документ об образовании,  о квалификации или наличии  специальных знаний – при поступлении  на работу, требующую специальных  знаний или специальной подготовки;

- справку формы 2-НДФЛ  с предыдущего места работы;

- медицинскую справку;

- СЗВК (сведения о стаже  застрахованного лица).

На основании этих документов оформляется приказ о приеме работника  в ООО «Строитель», с которым  он знакомится под роспись (Приложение №6). В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором  предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда. Далее заполняется личная карточка работника.

Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26 «Об утверждении унифицированных  форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы  Т-2, за исключением Инструкции по применению и заполнению форм первичной и  учетной документации по учету труда  и его оплаты, утвержденная постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно  рассматривать как рекомендации, а не как обязательное требование к точному исполнению.