Повышение эффективности кадрового делопроизводства

14. Представление отчет  о наличии работающих и забронированных  граждан. 

15. Представлять сведения  в военкомат о ходе реализации  нужд и запросов воинов-интернационалистов. Чернобыльцев, работающих на данном  предприятии. 

Менеджер по персоналу  ООО «Строитель» является ответственным  за ведение военного учета и бронирования работников организации, и поэтому  на него составляется должностная инструкция .

Под воинским учетом понимается государственная система учета  и анализа имеющихся в стране призывных и мобилизационных  ресурсов. Функционирование системы  воинского учета обеспечивается Министерством обороны РФ, Министерством  внутренних дел РФ и органами местного самоуправления.  
Воинский учет должен осуществляться постоянно и охватывать все категории граждан, подлежащих воинскому учету.  
Основными требованиями, предъявляемыми к воинскому учету, являются полнота и достоверность данных, характеризующих количественное и качественное состояние призывных и мобилизационных ресурсов.

 

 

 

 

 

Оформление  пенсии

Условия, необходимые для  назначения трудовой пенсии по старости, установлены ст.7 Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях  в Российской Федерации». Данная статья предусматривает два условия, при  выполнении которых возникает право  на трудовую пенсию по старости. Первое условия – достижение определенного  возраста – 60 лет для мужчин и 55 лет  для женщин. Второе условие –  наличие определенной продолжительности  страхового стажа – не менее 5 лет. Указанный страховой стаж исчисляется  по нормам ст.10-13 Закона о трудовых пенсиях.

Следует отметить, что названные  условия должны выполняться одновременно. Если у лица, достигшего установленного возраста, отсутствует необходимая  продолжительность страхового стажа (менее 5 лет), право на трудовую пенсию по старости не возникает.  
 
Для лиц, которые не имеют требуемой ст.7 Закона о трудовых пенсиях продолжительности страхового стажа, а также для лиц, которые вообще не имеют страхового стажа, действующим пенсионным законодательством предусмотрено назначение социальной пенсии в соответствии с Федеральным законом от 15.12.01 №166 – ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации».

Однако социальная пенсия таким лицам назначается только по достижении возраста 65 лет мужчинами  и 60 лет женщинами.  
Условия назначения трудовой пенсии по старости, установленные Законом о трудовых пенсиях, несколько отличаются от условий, которые были необходимы для назначения пенсии по старости в соответствии с Законом РФ от 20.11.90 №340-1 «О государственных пенсиях в Российской Федерации», действовавшим до 1 января 2002 г.

В начале каждого года на всех рабочих ООО «Строитель», которые  в следующем году достигают пенсионного  возраста, составляется специальный  список по форме. Список составляется менеджером по персоналу. В список должны быть включены все работники организации, приобретающие право на пенсию на общих основаниях.

Государственные пенсии назначаются:

по старости;

по инвалидности;

по случаю потери кормильца;

за выслугу лет;

за работу в районах  Крайнего Севера.

 

 

 

 

Для оформления трудовой пенсии по старости, отделу кадров нужны следующие  документы работника:

- заявление об установлении  пенсии;.

- копия трудовой книжки;

- паспорт; 

-страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

- копия свидетельства  о рождении ребенка;

- свидетельство о заключении  брака;

- справка о з/п

- копия военного билета;

- пенсионное удостоверение;

- фото 3х4.

В отдел назначения пенсии вышеперечисленные документы можно  предоставить не раньше, чем за месяц  до дня рождения, т.е. исполнения 55 лет  – женщинам, 60 лет – мужчинам. После того, как все документы  собраны, менеджер по персоналу ООО  «Строитель» передает их в отдел  назначения пенсии.  
Если работник выведен на группу инвалидности, он обязательно должен явиться в отдел кадров со справкой ВТЭК для оформления пенсии.  
Родственники умершего кормильца должны явиться в отдел кадров со свидетельством о смерти умершего, для оформления пенсии по случаю потери кормильца. Работник отдела кадров обязан в течение 10 дней со дня поступления заявления о назначении пенсии подготовить необходимые документы:

предоставление к назначению пенсии, где указывается трудовой стаж (копия трудовой книжки);

справка о заработной плате.

К заявлению о назначении пенсии по случаю потери кормильца  должны быть приложены документы:

свидетельство о смерти или  документ, удостоверяющий безвестное отсутствие кормильца;

свидетельство о рождении лица, которому назначается пенсия;

справка из домоуправления, подтверждающая родственные отношения  члена семьи с умершим или  пропавшим без вести кормильцем;

документы, подтверждающие трудовой стаж кормильца;

справка о заработной плате  кормильца.

Основным документом, подтверждающим трудовой саж работника, является трудовая книжка. Помимо трудовой книжки подтверждение  о стаже принимаются справки  о стаже работы. Справка подписывается  директором ООО «Строитель», который  несет ответственность за правильностью  ее выдачи, а также главным бухгалтером.

Оформление  документов при увольнении

Заявление об увольнение работник пишет за две недели до предполагаемого  срока увольнения с работы. В заявлении  указывается причина и дата увольнения. Заявление подписывается руководителем  ООО «Строитель». На основании заявления  об увольнении и личной карточки работника  заполняется бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора. В соответствии с резолюцией директора в проекте приказа об увольнении указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника.  
На основании оформляемого приказа делается запись в личной карточки работника, дата, причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении.  
На основании этого же приказа делается запись в трудовой книжке, дата и причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении, согласно инструкции по заполнению трудовых книжек.

В соответствии с п.5.1 Инструкции запись об увольнении (прекращении  трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем  порядке:

в графе 1 раздела «Сведения  о работе» ставится порядковый номер  записи;

в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового  договора);

в графе 3 делается запись о  причине увольнения (прекращения  трудового договора) со ссылкой на пункт и статью закона (Трудового  кодекса РФ);

в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена  запись, его дата и номер.

Датой увольнения работника  считается последний день его  работы (ст.77 ТК РФ). Например, последним  днем работы работника является 10 января 2004 г. В этом случае в графе 2 раздела  «Сведения о работе» необходимо указать дату «10 01 2004».

При прекращении трудового  договора по основаниям, предусмотренным  ст.77 ТК РФ (за исключением случаев  расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. п.4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении  трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например, при увольнении работника  по собственному желанию в качестве основания увольнения в трудовую книжку вносится п.3 ст.77 ТК РФ, а не ст.80 ТК РФ.  
При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст.81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.

При прекращении трудового  договора по обстоятельствам, не зависящим  от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового  договора со ссылкой на соответствующий  пункт ст.83 ТК РФ.  
Следует помнить, что при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (п.5.6 Инструкции).  
Сведения об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность).  
При увольнении работника в связи с его переводом на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки необходимо указать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.  
Затем делается запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек.  
Трудовой договор, заключенный между работником и работодателем ООО «Строитель» может быть расторгнут по разным причинам. Основание для прекращения трудового договора устанавливает Трудовой кодекс Российской Федерации.  
Документы комплектуются для передачи в архив, затем личная карточка перемещается в картотеку уволенных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3. Работа с исходящими  и входящими документами

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу  или предложение адресатами инициативные письма самой широкой тематики, требующие  ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа  в ООО «Строитель» включает несколько  этапов:

составление проекта документа, его распечатка;

согласование проекта, его  визирование в необходимых случаях;

подписание (утверждение) документа;

регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования  можно ускорить, направив копии проекта  заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.  
Подготовленный проект документа представляется менеджеру по персоналу для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами предоставляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.  
Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку менеджеру по персоналу. Отправляемые документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.  
Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов. Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.  
Докладные записки на имя руководителя организации, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются подшиваются в соответствующие дела.

Документопоток входящих документов составляют:

документы вышестоящих организаций, органов власти;

документы, подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную  документацию и различного рода запросы;

документы организаций-смежников  и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

жалобы и заявления  граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие  операции:

1. прием входящих документов;

2. первоначальная обработка; 

3. предварительное рассмотрение  и распределение; 

4. регистрация; 

5. рассмотрение документов  руководством;

6. исполнение резолюций; 

7. отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции  осуществляется в организации менеджером по персоналу.  
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в отделе кадров.  
Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов - все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес, вскрываются, документы извлекаются из конвертов, и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.  
На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа. Отметка при поступлении документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.  
Все документы, регистрируемые и нерегистрируемые, поступают в отдел кадров т. к. в ООО «Строитель» всю первоначальную обработку входящей документации производит менеджер по персоналу.  
В настоящее время организация получает документы не только по почте, но и принятые по факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.  
Предварительное рассмотрение поступивших документов также производится менеджером по персоналу, с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.  
Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. 
Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.  
Руководитель организации, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.  
Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.  
Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.  
При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т.п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет менеджер по персоналу.