Документирование в муниципальных органах 45 и учреждениях вопросов управления земельными ресурсами

Пожалуй, основным документом, регулирующим документооборот  и вопросы создания документов в Управлении по земельным ресурсам АГО г.Уфы является Регламент Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, который утвержден распоряжением главы Администрации № 113р от 29 июня 2006 г.

Также, одним  из важных документов, является должностная инструкция работника в Управлении по земельным ресурсам Администрации ГО г.Уфа РБ. Она разрабатывается руководителем или его заместителями для своих подчиненных и согласовываются с юристами (юридическим отделом). Должностная инструкция составляется в трех экземплярах на каждого работника: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй - у руководителя отдела (подразделения), третий - у работника. Там прописано, что сотрудники обязаны руководствоваться действующим законодательством Российской Федерации и Республики Башкортостан, нормативно-правовыми актами и трудовым договором, устанавливается порядок работы с документами в соответствии с требованиями государственной системы документационного обеспечения управления, ГОСТа 6.30-2003 «Унифицированной системы организационно-распорядительной документации», а также обязанность обеспечить сохранность служебных документов. (см. приложение 3)

Документооборот представляет собой движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Различают следующие  основные потоки документации:

-документы,  поступающие из других организаций  (входящие);

-документы,  отправляемые в другие организации (исходящие);

-документы,  создаваемые и используемые работниками  организации в управленческом  процессе (внутренние).

Организация работы с обращениями граждан в Управлении возлагается на сектор писем и  приема граждан отдела делопроизводства.

В отделе документооборота  есть окно по приему граждан, сотрудник  принимает заявления от физических и юридических лиц, выдает ответы заявителям, справки об отсутствии земельных участков на территории городского округа г.Уфы РБ. Там же хранятся папки с подшитыми ответами за 2012 год.

С 2013 года введена  программа «Электронная очередь» - это программно-аппаратный комплекс, позволяющий формализовать и  оптимизировать управление потоком  посетителей. Главная цель системы  электронной очереди – целенаправленное направление посетителей внутри организации  и получение информации о наиболее востребованных услугах, время их оказания и др⁴⁷.

 В Регламенте раздел VI «Подготовка, принятие и рассылка распорядительных документов АГО г.Уфа РБ» определены распорядительные документы администрации ГО г.Уфа:

-постановления  главы АГО г.Уфа РБ (см.приложение 3);

-распоряжения  главы АГО г.Уфа РБ(см. приложение 4)⁴⁸;

-приказы начальников (см. приложение 5).

Постановления и распоряжения главы АГО г.Уфа  РБ являются правовыми актами органов местного самоуправления, реализующими функции управления на территории городского округа город Уфа Республики Башкортостан, в пределах компетенции, установленной законодательством.

Постановления главы АГО принимаются в исполнении Законов, Указов и Распоряжений Президента Республики Башкортостан, иных нормативно-правовых актов по наиболее важным вопросам хозяйственного, социально-культурного, экономического развития и управления.

Постановления и распоряжения главы АГО г.Уфа  РБ обязательны для исполнения структурными подразделениями АГО, Администрациями районов городско округа город Уфа РБ, предприятиями, учреждениями и организациями, подведомственными территориями, должностными лицами и жителями городского округа г.Уфа РБ. В случае принятия нового постановления в связи с изменениями обстоятельств или по другим  обоснованным причинам, ранее принятый документ признается утратившим силу и не подлежит применению. Постановление признается утратившим силу и в тех случаях, когда истекает срок их действия и своевременно не внесено предложение о продлении срока их действия.

Канцелярия - это  отдел учреждения, который занимается делопроизводством, а также помещение  этого отдела⁴⁹.

В соответствии с Конституцией РФ все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решение и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Все сведения о  поступивших обращениях заносятся в компьютерную базу данных. В программе «Рабочее место сотрудника ОКО» регистрируются заявления от физических, юридических лиц, судебные повестки, определения и решения, касающиеся земельных участков. Вносится заявитель, адрес, установленная дата и дата закрытия, резолюция руководства, номер ВСО (Администрации городского округа город Уфа Республики Башкортостан, Прокуратура г.Уфы РБ). Хочется отметить статистику приема обращений от физических и юридических лиц за 2011 и 2012 гг. (см. таблицу 1)

Сектором писем  и приема граждан письма с поручениями  руководителей направляются непосредственно  исполнителям. Если в резолюции содержаться  поручения нескольким исполнителям, то оригинал письма направляется работнику, указанному первым, который является ответственным за исполнение. Он же готовит на основе информации соисполнителей обобщенные ответы заявителю или органу, где письмо находиться на контроле, или готовит служебную записку о снятии письма с контроля⁵⁰.

В каждом отделе есть своя канцелярия, которые отписывают исполнителям обращения по районам. Также в их обязанности входит забирать почту из общего отдела, где они расписываются за каждое обращение. (см. приложение 6)

Работа исполнителей с документами включает следующее:

-сбор и обработку  информации;

-подготовку  проекта документа;

-оформление  документа, его согласование;

-представление  ответа на подписание руководством;

-подготовка  к пересылке адресату⁵¹.

О решении вопроса, поставленном в обращении, заявитель  извещается, как правило, письменно. В отдельных случаях ответ может быть дан и в устной форме, о чем исполнитель письменно сообщает руководителю, давшему поручение, и только после этого с подписью руководителя поручение снимается с контроля, и все переписка сдается в сектор писем.

Письменное обращение, поступившее в Управление, рассматривается в течении 30 дней со дня его регистрации.

Бывают случаи, когда необходимо направления запроса  для рассмотрения обращения документов и материалов, тогда руководитель имеет право продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Специалисты сектора  писем и приема граждан имеют  право возвращать исполнителям недоработанные или неправильно оформленные  проекты ответов гражданам.

Официальные письма Администрации ГО г.Уфа пишутся на специальных бланках, соответствующему стандарту. Бланк документа, согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа⁵². Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного документа информацию. Для таких бланков установлен комплекс обязательных реквизитов, которые должны располагаться в определенном порядке. Отдел делопроизводства осуществляет хранение и учет,  а также контролирует  точность и правильность  использования бланков.

Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям и лицам. Руководитель отдела является ответственным за получение и правильное использование бланков.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи  – объем переписки в организации велик.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные  подразделения, должностные и физические лица. Наименование организации и  ее структурного подразделения указывают  в именительном падеже, должность  и фамилию адресата – в дательном. В состав реквизита «Адресат», при необходимости, может входить и почтовый адрес. Все исходящие датируются и регистрируются. Дата в документах оформляется цифровым способом, арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. В документах, содержащих сведения финансового характера, допускается применение словесно-цифрового способа оформления (26 апреля 2013г.)

На всех исходящих  документах ставится отметка об исполнителе: фамилия, номер телефона проставляется  на лицевой или, при отсутствии места  на оборотной стороне последнего листа документа: Исполнитель Демьянович Е.А. 233-55-66

В случае подготовки ответа на какой-либо документ организации, предприятия обязательно делается ссылка на их исходящий номер. Если отправляемый документ имеет приложение, то в конце текста делается запись: приложение на _____  листах. Если приложение сброшуровано, то количество листов не указывается.

В организации  утверждено Положение об архиве Управления по земельным ресурсам Администрации  ГО г.Уфа РБ начальником Управления 15 февраля 2013г. Согласовано начальником архивного отдела Администрации ГО г.Уфа РБ 26 февраля 2013г.(см. приложение 7).

Также есть Положение  о постоянно действующей экспертной  комиссии (ЭК) Управления по земельным  ресурсам Администрации ГО г.Уфа  РБ, утверждено начальником Управления 19 марта 2013г., согласовано  начальником архивного отдела Администрации ГО г.Уфа РБ 26 марта 2013г.(см. приложение 8).

Дела формируются и хранятся в архиве. Один раз в 5 лет отделом делопроизводства по согласованию с архивным отделом составляется сводная номенклатура дел АГО г.Уфы РБ, которая включается по характеру содержания всю документацию, образующуюся в деятельности АГО г.Уфа и согласуется заново в случае коренных изменений функций и структуры организации до истечения срока 5 лет. (см. приложение 9)

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документальные участки работы организации. Номенклатура дел состоит  из заголовков дел, в краткой форме  отражающий вид и содержание документов, помещенных в дело. Каждое дело имеет индекс, состоящий из индекса отдела и порядкового номера.

Дела подразделяются на документы постоянного, долговременного  и временного хранения.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы не номеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях.

Реквизиты необходимые в обложке дела:

-название Администрации;

-название комитета, управления, отдела, сектора;

-индекс дела;

-заголовок;

-дату дела (арабскими  цифрами);

-количество листов.

До передачи в архивный отдел дела долговременного и постоянного хранения в течение 5 лет хранятся по месту их формирования – в подразделениях. В каждом шкафу должен находиться перечень хранящихся в нем дел, на корешках обложек которых  в соответствии с номенклатурой указываются условные обозначения дел (индекс и порядковый  номер). руководители подразделений несут персональную ответственность за правильное формирование дел, сохранность и передачу их в архивный отдел по акту.

Лишние экземпляры, копии, черновики документов изымаются и уничтожаются. Дело не должно превышать 250 листов⁵³.

Надо сказать, что в Управлении существует и электронный документооборот, используется программа «ИМУЩЕСТВО», «DIRECTUM».

Автоматизированная  система «ИМУЩЕСТВО» предназначена  для автоматизации деятельности организаций, осуществляющих учет и управление различным имуществом — зданиями и помещениями, земельными участками, движимым имуществом, имущественными комплексами и т. д.

Система «ИМУЩЕСТВО»  обеспечивает автоматизацию процессов  ввода, контроля, обработки, хранения и выдачи реестровой информации по имущественным объектам, правам и субъектам прав, с которыми работают специалисты комитетов муниципального имущества и имущественных управлений крупных предприятий. Структурирование предметной области и её информационное представление ведется в привязке к территории (цифровая карта и геоинформационная система — ГИС).

Смешанный централизованно/децентрализованный принцип организации системы  «ИМУЩЕСТВО» и ее наиболее крупных  подсистем, что означает реализацию распределенного доступа к информационным ресурсам, обеспечение централизованного хранения в электронном виде важнейшей информации общегородского статуса (в частности, реестровой), а также в значительной степени централизованная обработка информации, связанной с технологическими макропроцессами, в которых участвуют несколько организаций (например, в рамках отношений собственности в городе — это КУМС, Управление по земельным ресурсам, Главархитектура, БТИ, Жилищные организации, администрации районов и др.). ⁵⁴

 Система электронного документооборота (СЭД) DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.

Размещение  всех документов в едином информационном пространстве системы DIRECTUM избавляет каждого пользователя от проблемы поиска документов, созданных другими пользователями в локальных каталогах на своих компьютерах, и от проблемы доступа к таким документам. При этом каждый пользователь системы DIRECTUM может организовать удобную лично ему иерархию папок, куда помещается не сам электронный документ, а ссылка на него.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет значительно сократить объем бумажных документов. Тем не менее, полностью исключить бумагу и перейти на электронную документацию невозможно, т.к. правовые нормы до сих пор требуют наличия бумажной документации, а значительная часть информации поступает в компанию не в электронном виде.