Автор работы: Пользователь скрыл имя, 29 Апреля 2013 в 23:25, лекция
Неотъемлемой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если в организации не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно- информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Современная наука считает, что бюрократия является наиболее эффективной формой социальной организации, которую выработало человечество. Впервые научный анализ бюрократии осуществил немецкий социолог М. Вебер. Согласно Веберу, распространение бюрократии в современном обществе неизбежно. Развитие бюрократической власти — это единственный способ справиться с административными требованиями крупномасштабных социальных систем. Однако Вебер считает, что бюрократии присущи некоторые крупные недостатки, оказывающие серьезное влияние на природу нынешней общественной жизни.
Организационные документы — это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции организации, принципы организации ее работы, права, обязанности, сферу ответственности ее руководства и специалистов. К организационным документам относятся устав, учредительные документы, структура и
44
штатная численность, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции, положение о персонале или правила внутреннего трудового распорядка организации.
Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения, не зависимо от формы собственности, действуют на основе устава.
Устав — это свод правил, регулирующих деятельность организации, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами, уставы государственных предприятий и учреждений утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы муниципальных предприятий утверждаются районными (городскими) администрациями, уставы частных компаний — их владельцами и регистрируются в областных, краевых, городских и районных администрациях (см. Приложение 1).
Устав должен содержать следующие реквизиты: наименование организации;
-место составления или издания документа;
-гриф утверждения документа (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано); - текст устава;
- подпись лица, утверждающего документ.
В реквизите «Текст устава» необходимо предусмотреть такие разделы, как: общие положения; основные функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; производственно-хозяйственная деятельность; коммерческая деятельность; имущество и средства; контроль за деятельностью организации; проверка и ревизия; реорганизация или ликвидация организации.
В зависимости от формы собственности (товарищество с ограниченной ответственностью, акционерное общество закрытого либо открытого типа и т.д.) разделы в структуре устава могут изменяться и добавляться. Включаются, например, такие разделы, как уставный капитал, акции и ценные бумаги, распределение прибыли, формирование фондов и т.д. В конце текста устава ставится подпись руководителя организации.
Учредительный договор- это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.
Положение — нормативно-правовой акт, регламентирующий порядок образования структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов управления государства (например, Положение о министерствах РФ), одного органа управления (например, Положение об автомобильной инспекции) или структурного подразделения организации. Положение разрабатывается по указанию руководителя организации или по инициативе руководителя структурного подразделения.
Положения бывают индивидуальными (положения обо всех отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления организацией) и типовыми (положения о цехах основного производства, структурных подразделениях организации).
Проект положения составляется исполнителем по указанию руководителя организации. Затем проект согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения, замечания, они излагаются на втором экземпляре или на отдельном листе, прилагаемом ко второму экземпляру проекта.
Проект положения представляется на утверждение руководителю организации. Положение подписывается руководителем структурного подразделения, деятельность которого регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение, и разработчиком.
45
Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. В этом случае Положение об организации обычно является приложением к распорядительному документу.
Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, гриф утверждения документа, если в тексте не указана другая дата (см. Приложение 2).
Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком.
Текст Положения включает следующие разделы:
разрабатывается положение о структурном подразделении, которым определяются его правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения.
Положение о персонале или правила внутреннего трудового распорядка — это документ, в котором отражаются вопросы организации работы предприятия; оплаты труда работников; порядок предоставления отпусков; командирования сотрудников; права и обязанности работников и администрации.
Документ обсуждается и согласовывается на собрании трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.
Штатное расписание — это документ, в котором закрепляется должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы (см. Приложение 3).
Штатное расписание оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.
Штатное расписание подписывается заместителем руководителя организации, визируется главным бухгалтером и утверждается руководителем организации.
В грифе утверждения указываются общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Все изменения в штатное расписание вносятся приказом. Структура и штатная численность организации определяются в соответствии с ее уставом и закрепляются специальным документом, в котором перечисляются все структурные подразделения предприятия, наименование должностей и количество штатных единиц по каждой из должностей.
Документ имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись.
Документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. Гриф утверждения заверяется печатью организации. Все изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом.
Инструкция — это правовой документ, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности предприятий, организаций, учреждений, должностных лиц и граждан.
46
Инструкция — действующий длительное время документ, определяющий организацию, порядок и правила выполнения работ, а также права, обязанности и ответственность отдельных работников в определенной сфере деятельности.
Инструкция обычно является довольно сложным документом, состоящим из десятков заключений. Иногда и инструкцию вводятся и доказательства, чтобы данные заключения выполнялись сознательно.
Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).
Инструкции бывают типовыми и индивидуальными. Типовые инструкции действуют продолжительное время и являются нормативным документом в практической работе. К ним можно отнести инструкцию по делопроизводству, которая является руководящим документом для организации делопроизводства в учреждениях; должностную инструкцию, в которой определены общие положения, основные обязанности, права и ответственность должностных лиц в рамках их должностных полномочий. Индивидуальные должностные инструкции разрабатывают на основе типовых инструкций на отдельную категорию работников.
Некоторые виды инструкций носят распорядительный характер.
Изложение положений инструкции должно быть кратким, точным и понятым для работников.
Если позволяет содержание, лучше излагать текст инструкции от второго лица.
Инструкция должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись.
Заголовок инструкции должен четко определять круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области», «Должностная Инструкция инспектору по контролю...»).
Текст инструкции разделяется по определенной схеме на разделы, пункты, подпункты. Как правило, инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели ее издания, область распространении, порядок применения и другие сведения общего характера. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой). Поскольку текст инструкции носит характер указания, в ней рекомендуются четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д.
Текст инструкции может излагаться от третьего лица (например: «Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов, предприятий, учреждений и организаций должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан...») или в безличной форме (например, «Повторным предложениям, заявлением, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер...»).
Инструкции оформляются на общем бланке и утверждаются специальным распорядительным документом или непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения. Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции в действие, таковым считается день ее подписания и регистрации.
Являясь постоянным руководством в практической деятельности, инструкции редко отменяются или заменяются новыми, чаще изменяются, отменяются или добавляются отдельные разделы, пункты или подпункты в уже действующих инструкциях.
Вопросы для самоконтроля:
1.Какие виды документов входят с систему ОРД?
2.Приведите примеры реквизитов документов.
47
3.Дайте характеристику организационным документам: уставу, положению.
4.Что такое бланк?
5.Что такое «штатное расписание»? Его назначение?
Тема 2.2. Распорядительные документы
План занятия: 1.Характер распорядительных документов. 2.Приказы, распоряжения, указания, постановления на основе коллегиальности.
3.Должностные инструкции.
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении любых форм собственности.
Все распорядительные документы носят административный характер.
Для руководящих работников они являются средством исполнения распорядительных функций по отношению к подчиненным учреждениям, предприятиям, организациям и отдельным лицам.
Отличительной особенностью распорядительных документов является то, что они исходят только от вышестоящих организаций и от вышестоящих должностных лиц и обращены к нижестоящим, подчиненным организациям, отдельным лицам или группам лиц.
Органы государственной власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации и предприятия отражают свою административно-управленческую деятельность в распорядительных документах.
Важной особенностью распорядительных документов является то, что они должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
К распорядительным документам относятся постановления, решения, указания, распоряжения, приказы, инструкции, циркуляры.
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа:
-изучение существа вопроса;
-подготовка проекта документа;
-согласование проекта документа;
-подписание документа.
Для постановлений и решений к перечисленным выше стадиям добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким должностным лицам или структурным подразделениям. При разработке сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. При этом должно соблюдаться главное условие, обеспечивающее качество документа, — достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования к его составителям.