Документационное обеспечение управления

-Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ;

-Федеральный закон «Об электронной и цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1-ФЗ.

Кроме того, существует и действует Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденная Росархивом и состоящая из следующих разделов:

1. Общие положения
2. Документация министерства
3. Правила подготовки и оформления документов.
4. Поисковые системы по документам.
5. Контроль исполнения документов.
6. Работа исполнителей с документами.
7. Составление номенклатуры дел.
8. Формирование дел.
9. Экспертиза ценности документов. 10.Оформление дел. 11.Составление описей дел. 12.Оперативное хранение документов и дел. На основе данной Инструкции каждое предприятие или организация составляет

собственную инструкцию, учитывающую специфические особенности ведения делопроизводства в конкретных условиях.

Термины и определения в предметной области «Делопроизводство» законодательно оформлены в документе «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (дата введения 01.01.1999), утвержденном постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарта РФ) от 27.02.1998 № 28.

Для оформления документов используется государственный стандарт Российской Федерации — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст и веденный в действие с 01.07.2003 взамен одноименного стандарта ГОСТ Р 6.30-97 (с изм. № 1 от 2001 г.), отмененного постановлением Госстандарта РФ от 26.08.2001 № 352-ст в связи с отсутствием достаточного обоснования включения в него некоторых положений и правил.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Федерации.

Состав реквизитов документов

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1   — Государственный герб Российской Федерации;

28

 

2. — герб субъекта Российской Федерации;

3. — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4. — код организации;
5. — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06— идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на

учет (ИНН/КПП);

7. — код формы документа;
8. — наименование организации;
9. — справочные данные об организации (индекс предприятия связи, почтовый адрес и т.н.);
10. — наименование вида документа;
11. — дата документа;
12. — регистрационный номер документа;
13. — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. — место составления или издания документа;
15. — адресат;
16. — гриф утверждения документа;
17. — резолюция;
18. — заголовок к тексту;
19. — отметка о контроле;
20. — текст документа;
21. — отметка о наличии приложения;
22. — подпись;
23. — гриф согласования документа;
24. — визы согласования документа;
25. — печать;
26. — отметка о заверении копии;
27. — отметка об исполнителе и номер его телефона;
28. — отметка об исполнении документа и направлении его в Дело;
29. — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа. 
31

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в

соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Государственный герб РФ представляет собой изображение двуглавого орла, размешенного на красном геральдическом щите, с тремя коронами над головами, держащего в лапах скипетр и державу. На груди орла на красном щите изображен всадник, поражающий дракона копьем. Допускается воспроизведение герба в одноцветном варианте и без изображения щита.

Положением о Государственном гербе Российской Федерации предусматривается перечень органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках своих документов. В соответствии с Положением воспроизведение Государственного герба Российской Федерации должны применять органы власти, включая Президента РФ, Правительство РФ, Палаты Федерального Собрания и т.д. вплоть до местных органов власти.

Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки, где указано наименование организации.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

29

 

Порядок использования на бланках документов изображения герба субъекта Российской Федерации определяется нормативными актами органов государственной власти республик, автономных областей, Москвы и Санкт-Петербурга, автономных округов.

Герб субъекта РФ — главный символ субъекта РФ, выполненный в соответствии с правилами геральдики и выражающий ею историческое и административное значение.

Гербы городов, автономных округов, районов Российской Федерации размешаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов, автономных округов, районов в соответствии с порядком использования гербов, установленным нормативными актами соответствующих территориальных единиц Российской Федерации.

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки — эмблемы, утвержденные указами Президента Российской Федерации.

Например, эмблема Вооруженных Сил Российской Федерации помещается на бланках приказов и директив министра обороны Российской Федерации и его заместителей, угловых штампах или бланках с угловыми штампами органов военного управления, объединений, соединений, воинских частей, предприятий, учреждений, организаций, военных академий, институтов и училищ Министерства обороны Российской Федерации.

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации, Товарный знак, или знак обслуживания (далее — товарный знак), изображается на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23.09.1992 №3520-1.

Товарный знак — это обозначение, помогающее отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные и другие обозначения.

Реквизит 04. Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код по ОКПО включает 8 знаков.

В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа справа, в письмах — в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов — вверху справа, в кодовой зоне.

Код организации используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.

Например: 107011, Москва, Плетежковский пер., 2, тел. (495) 261 6990, факс (495) 265 2999 ОКПО 03324511

Реквизит    05.    Основной    государственный    регистрационный    номер    (ОГРН) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например: ОКПО 02842733, ОГРН 1027733380795 Реквизит  06.  Идентификационный  номер  налогоплательщика  /  код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

30

 

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например: ОКПО 02842733, ОГРН 1027733380795, ИНН/КПП 7708099149/7710010009

Реквизит 07. Код формы документа

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), который принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299.

В документах, оформленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код формы документа проставляется, как и код организации, под наименованием вида документа справа, в письмах — в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов — вверху справа, в кодовой зоне .

Код формы документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи в целях сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа.

Реквизит 08. Наименование организации

Под наименованием организации следует понимать автора документа, в роли которого, как правило, выступает организация, предприятие или их структурное подразделение, а также отдельное должностное лицо, имеющее право подписи документов. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Hад наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном. Наименование организации на государственном языке субъектов Российской Федерации располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации (русском).

Аналогичным образом оформляются бланки для переписки с иностранными корреспондентами: наименование организации, ее адрес и другие постоянные реквизиты при водятся дважды — на русском и иностранном языках Аналогичным образом оформляются бланки для переписки с иностранными корреспондентами: наименование организации, ее адрес и другие постоянные реквизиты приводятся дважды — на русском и иностранном языках.

Реквизит 09. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации включают почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

ГОСТ Р 6.30-2003 не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации. В их числе могут быть сведения об отгрузочных реквизитах, о государственной регистрации, лицензиях, адрес электронной почты и др. Номер счета в банке указывается в соответствии с правилами, установленными Центральным банком России. При этом указываются наименование кредитной организации; номер расчетного счета; банковский идентификационный кол (БИК); корреспондентский счет (кор. счет); номер участника расчетов по межфилиальным оборотам (МФО).

Реквизит 10. Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000).

Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия   и   компетенцию   его   автора.   Реквизит   употребляется   только   на   бланках

31

 

конкретного документа, его наименование регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД, — приказ, устав, положение, инструкция и др., т.е. должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают. В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации — автора документа.

Реквизиты 11. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является одна наиболее поздняя дата подписания.