Документационное обеспечение управления

По видам деятельности различают следующие документы:

1.организационно-распорядительные;

2.финансово-расчетные;

3.снабженческо-сбытовые;

4.кадровые        или документы по личному        составу        предприятия.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие виды документов: контракты,

16

 

коммерческие письма, коммерческие акты, претензии (рекламации), исковые заявления, кассационные жалобы.

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.д.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы вышестоящих органов.

Среди документов особую группу занимают заявления, предложения, жалобы, письма граждан.

По происхождению документы бывают служебными и личными.

Служебные документы отражают деятельность учреждения; личные документы — это письма, заявления, составленные отдельными лицами.

По месту возникновения документы делят на внутренние и внешние.

К внутренним документам относятся такие, которые создаются внутри данного учреждения; к внешним — документы, поступающие из других организаций.

По содержанию документы бывают простыми и сложными.

Простыми считаются документы, содержащие один вопрос, сложными — содержащие два вопроса или более. Например, письмо, направленное в Министерство строительства РФ по вопросу строительства стадиона, — это простой документ, а протокол отчетно-выборного собрания профкома учреждения — сложный документ.

По срочности различают весьма срочные, срочные и несрочные документы.

Обычно срочность указывается в резолюции или на документе проставляется гриф «В. срочно» либо «Срочно», что означает внеочередность и незамедлительность исполнения. С несрочными документами ведут работу по общим правилам и никакого грифа на них не ставят.

По гласности документы бывают секретными, несекретными и для служебного использования.

Секретные документы имеют особую отметку секретности «Совершенно секретно», «Секретно» или «КТ». Работу с секретными документами ведут сотрудники, которые имеют к ним доступ.

Несекретные документы могут публиковаться в открытой печати. Есть несекретные документы, содержание которых предназначено для служебного пользования. На таких документах ставится гриф «Для служебного пользования».

По форме документы делятся на индивидуальные и типовые.

Индивидуальными называются документы, текст которых создается заново и не повторяется в других документах.

Типовые документы отражают однотипные производственные, управленческие и другие ситуации и составляются на основе текста, взятого в качестве образца.

Типовые документы, имеющие бланк с постоянной переменной (индивидуальной для каждого документа информацией), могут называться трафаретными. Постоянная часть этих документов обычно печатается на бланке, а переменная оформляется от руки или на пишущей машине, а также на ПК, если в памяти заложен шаблон документа.

По срокам хранения документы подразделяются на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от способа воспроизведения документы могут быть текстовыми (рукописные, типографские, отпечатанные на машинке, ПК); изобразительными (рисунки, схемы, диаграммы, чертежи); звуковыми (пластинки, магнитные ленты, электромагнитные кассеты); кино- и фотодокументы.

По стадиям создания документы можно представить в виде, черновика, оригинала, копии и дубликата.

Черновик — это документ в предварительной редакции. Оригинал (подлинник) — это первый    экземпляр    документа,    составленный    в    соответствии    с    требованиями,

17

 

предъявляемыми к документу. Подлинник имеет юридическую силу в том случае, если он подписан соответствующими должностными лицами.

Копия — это точное воспроизведение подлинника с пометкой в правом верхнем углу «Копия». Копии могут быть простыми и заверенными.

Иногда требуется воспроизвести не весь документ, а только часть его. Тогда делают выписку (например, из протокола, приказа, собрания).

Разновидность копии — дубликат, который выдается в случае утери оригинала какого-либо документа. Он обладает такой же юридической силой, что и подлинник. Например, в случае утери диплома об окончании учебного заведения дубликат выдает то учебное заведение, которое выдавало оригинал.

Учреждения ведут переписку, в результате которой остаются копии отправленных документов. Такие копии заверяются исполнителем и называются отпуском. С их помощью организуется справочный учет документов.

Обратимся к истории развития научных представлений о делопроизводстве

Информационная технология возникла на Земле несколько миллионов лет назад вместе с нечленораздельными звуками, мимикой, жестами, прикосновениями и другими первыми приемами общения наших предков. Но тогда обеспечивался лишь обмен сиюминутной оперативной информацией между индивидами. Только около 100 тысяч лет назад с развитием речи стало возможным индивидуальное накопление информации в памяти человека. Коллективную память человечеству дало возникновение письменности V-VI тысячелетий назад. Письменность позволила реализовать полный набор процессов переработки информации: сбор, передачу, хранение и другие.

Эти возможности открыла фиксация информации на материальных носителях. Первая в истории информационная символика была представлена в каменном веке образами, которые в виде рисунка на камне отражали отдельное представление, — так называемое пиктографическое письмо. В бронзовом веке появляются изображения повторяющихся систем понятий — идеографическое письмо. Эти способы записи информации превращаются с конца IV тысячелетия до н. э. в рисуночное иероглифическое письмо. Иероглифическое письмо сохранилось как усовершенствованный реликт, например, в Китае, Японии, Корее до наших дней.

Следующим заметным шагом в развитии информационных технологий стали переход на сырые глиняные таблички как компактные носители информации и создание линейного слогового «аккадского» письма. В этот период в Вавилоне и других государствах этот язык впервые в истории начинает выполнять международные функции в дипломатии и торговле, выведя информацию из узконациональных рамок и придав ей широкие коммуникационные возможности.

При этом из общего объема информации стали выделяться документы — носители с зафиксированными договорами, расписками, завещаниями и др., каждый из которых имел специфику своего оформления и доказательств правдивости информационного содержания. Новым этапом на этом пути явилось создание в X-IX вв. до н. э. финикийского алфавита. Революционный, по сути, и многоэтапный по времени переход к алфавитным системам письменности .завершается в VIII в. до н. э. созданием на основе финикийского письма греческого алфавита — основы большинства современных письменных систем.

Усовершенствованию алфавитной письменности послужило изобретение во II—I вв. до н. э. в Александрии начал пунктуации; развитие письменной символики завершается в Европе в XV в. созданием пунктуации современного вида.

Усложнение к XIV в. способа записи текста сделало ее в условиях складывающейся государственности доступной узкому кругу социально обособленных специалистов в сфере средневековых информационных технологий.

На развитие информационного взаимодействия людей всегда оказывали влияние социальные, политические и региональные факторы.

18

 

Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что развитие информационных технологий в России проходило те же этапы развития, но в более сжатые сроки. Имеются свидетельства в зарубежных источниках, что еще в VIII-IX в. русичи «четами и резами» делали надписи на надгробиях и бытовых предметах. Но культура написания документов в древнерусском государстве восходит к X в. Свидетельства этого —договоры с Византией 911 г. (князь Олег) и 945 г. (князь Игорь). Примечательно, что в обоих договорах упоминается об уже существовавшей практике составления документов. В первом случае — письменных завещаний, во втором — подорожных грамот для купеческих кораблей.

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных служителей, не случайно с XIV в. термин «дьяк» как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры.

Древнерусские документы, как и книги, длительное время писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

Документы хранились в сундуках в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей, а особо ценные вместе с казной, как правило, в церкви как наиболее надежном месте под двумя замками, т. е. под контролем двух независимых должностных или выборных лиц. Четкой единообразной системы учета документов, их сведения в комплексы еще не существовало, но появлялись установленные законами правила аннулирования и уничтожения перестававших действовать документов.

Этапы становления делопроизводст ва .

Можно выделить три этапа становления делопроизводства в России:

-приказное делопроизводство;

-коллежское делопроизводство;

-министерское делопроизводство.

С образованием централизованного государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства. Одновременно на основе обычаев формируется и система документационного обеспечения этого аппарата.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

-поступление документа на рассмотрение;

-подготовка дела к «докладу»;

-рассмотрение и решение дела;

-оформление документа, содержащего решение. Рассмотрение дела в приказе (центральном исполнительном органе) начиналось по инициативе царя или поступившему документу: жалобе, извету, челобитной или отписке.

Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через тех, кто был в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение, если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение — рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или поручал это кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими «памятями» (записками) подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа на нем на обороте поверх адресования делалась датированная запись о получении документа. При необходимости судья или дьяк делал

19

 

помету «выписать», что означало подготовить справочный материал, т. е. начать рассмотрение дела. Подготовкой дел к рассмотрению занимались столы , где в соответствии с поручением старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу) или инициативный документ по своему разумению; все последующие правки делались на этом же проекте на широком левом поле (4-5 см) или поверх писаного текста. После вынесения окончательного решения дьяк «чернил» подготовленный документ, т. е. исправлял его. Только после этого младший подьячий переписывал документ набело, подьячий «справлял»; т. е. сверял беловик с черновиком, удостоверял — справлял его своей подписью — «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого необходима была «припись», которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа. Черновик документа — «отпуск» — определялся на хранение.

В XV в. дорогостоящий пергамен вытеснила бумага, которую первоначально привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. использовалась и отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков — наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, и он почти не выцветал. Документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться книжная (тетрадная) форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись боярские списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др.

В этот период сформировались системы бухгалтерской, военной, дипломатической, статистической и других систем документации.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в этот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные, однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Отписки — документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты — это документы, посылаемые из приказов на места — боярам, воеводам, приказным людям. Царю и в Думу приказы представляли, отписки или доклады, воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы, приказы между собой сносились памятями, обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных. Личная переписка часто называлась грамотками. Но эти названия, как правило, не проставлялись над текстом документа, а взяты историками из самих текстов или из ссылок на них в других документах.