Документационное обеспечение управления

Таким образом, в настоящее время основы документационного обеспечения управления регламентированы ГС ДОУ и локальными нормативно-методическими разработками, созданными на ее основе: по работе с документами в аппарате Правительства, Президента, Государственной Думы и др.

В настоящее время существует множество предприятий, учреждений и фирм с развитой системой документационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Успех принимаемых решений во многом уже зависит от состояния и качества информационной деятельности, и, чтобы справиться с мощным потоком подлежащих обработке данных, осознается необходимость приспособить к меняющимся требованиям и организацию своих делопроизводственных служб. Важно отметить, что эта организация определяется не столько размерами предприятия, сколько объемами используемой и передаваемой информации.

Каждой из основных функций организации ведает ответственное лицо. Основные решения принимает главный руководитель, но ответственные за определенные функции лица уже наделены определенными полномочиями.

С середины 1970-х годов активно осуществлялась политика насыщения офисов разнообразными техническими средствами.

Использование новых информационных технологий позволяет, усовершенствовать коммуникации, что в конечном итоге должно вести не только к повышению эффективности, но и изменению технологий ДОУ.

Ведение ДОУ на современном уровне требует комплексной системы документной 
информации, поток которой еще нужно организовать. Необходимо, чтобы потоки 
документной    информации стали    «нервной    системой»,    составляющей    основу

рациональных действий всей организации.

Усиливающаяся интеллектуализация управления ведет к увеличению численности занятых непосредственно делопроизводством работников из числа специалистов, которые все чаще сами изготавливают, оформляют и форматируют документы. Существенно изменяются требования и к секретарским должностям, современный секретарь должен лучше знать процессы управления, иметь высокую профессиональную подготовку — в электронном офисе он уже может принимать за руководителя второстепенные решения, готовить проекты важнейших документов по поручению руководителя, выполнять другие работы по ДОУ.

24

 

Вопросы для самоподготовки

1.Дайте     определение     следующим     понятиям:     «информация», «документ»,

«делопроизводство», «документооборот».

2.Перечислите основные признаки. по которым классифицируются документы.

3.Охарактеризуйте этапы становления делопроизводства в России.

Тема 1. Документирование управленческой деятельности на предприятиях гостеприимства

Тема 1.1. Государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ)

План занятия:

1.Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения управления.

2.Свод правил, устанавливающих единые требования к ДОУ.

3.Типовая инструкция по делопроизводству.

4.Состав реквизитов документов.

5. Общероссийские классификаторы.

Нормативно-правовая база организации документационного обеспечения.

В Российской Федерации приняты многочисленные нормативные акты, в том или ином отношении регламентирующие ДОУ: только законов, начиная с Конституции Российской Федерации и Закона от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации», Трудового кодекса Российской Федерации, принято в 2001 г. более двадцати, а с учетом указов и распоряжений Президента и постановлений Правительства их количество подходит к сорока.

Например, Гражданским кодексом Российской Федерации (1-я часть принята 21 октября 1994 г., 2-я часть — 22 декабря 1995 г.), регулирующим гражданские правоотношения:

• устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др.;
• устанавливаются виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица (ст. 51);
• устанавливается письменная форма сделки и требования к ней (ст. 160);
• определяются виды договоров, фиксирующих обязательства одной стороны (физического или юридического лица) в пользу другой стороны (ст. 307 ), и т. д.

В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются органами государственной власти и управления. Так, еще Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 г. «О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан» предписано государственным органам и должностным лицам принимать и в установленные этим Указом сроки рассматривать обращения граждан, давать на них ответы и принимать необходимые меры.

Более детально эти вопросы разработаны в Типовом положении о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденном совместным постановлением от 30 ноября 1981 г. № 463/162/298 трех ведомств бывшего СССР: Государственным комитетом по науке и технике, Государственным комитетом по стандартам и Главным архивным управлением. Восемнадцатого июня 1997 г. был принят новый Закон Москвы «Об обращениях граждан».

25

 

Несмотря на прекращение существования СССР, многие упоминаемые в пособии нормативы имеют юридическую силу на территории России до отмены или замены их новыми.

Президент Российской Федерации 17 марта 1994 г. подписал Указ № 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о государственной архивной службе Российской Федерации», установив этим актом заинтересованность государства в сохранении документов, отнесенных к составу историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Этим документом определены принципиальные положения по правам собственности на архивные фонды и архивные документы; организация Государственной архивной службы России для хранения государственной части Архивного фонда Российской Федерации; государственное попечительство над негосударственной частью Архивного фонда; защита прав собственности и использования архивных документов и другие вопросы.

25 января 1995 г. принят Закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», который призван регулировать отношения, возникающие при:

формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации;

-создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения;

-защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.

Законом определены и основные направления государственной политики в сфере информатизации:

-обеспечение условий для развития и защиты всех форм собственности на информационные ресурсы;

-формирование и защита государственных информационных ресурсов;

-создание и развитие федеральных и региональных информационных систем и сетей;

-обеспечение национальной безопасности в сфере информатизации, а также обеспечение реализации прав граждан, организаций в условиях информатизации;

-содействие формированию рынка информационных ресурсов, услуг, информационных систем, технологий, средств их обеспечения;

-формирование и осуществление единой научно-технической и промышленной политики в сфере информатизации с учетом современного мирового уровня развития информационных технологий;

-создание и совершенствование системы привлечения инвестиций и механизма стимулирования разработки и реализации проектов информатизации;

-развитие законодательства в сфере информационных процессов, информатизации и защиты информации.

Включены в Закон и положения, имеющие самое прямое отношение к организации делопроизводства по конфиденциальной информации.

Отнесение информации к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации «О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1 и Постановлением Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870.

Совет Министров — Правительство Российской Федерации 23 августа 1993 г. выпустило Постановление № 838 «О реализации государственной политики в архивном деле», среди других задач предписывающего: «...обеспечить качественное комплектование Архивного фонда Российской Федерации; усилить контроль за состоянием архивного дела и организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, организаций и предприятий, работой государственных и ведомственных архивов... развивать контакты с собственниками  негосударственных  архивов  и  архивных  документов,  относящихся  к

26

 

Архивному фонду Российской Федерации; оказывать им помощь в обеспечении их сохранности и использования, предоставлять возможность передачи документов в государственные архивы...»

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, «...отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение...». Они создают «память» общества, хранят ретроспективную информацию о жизни страны.

Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность и за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации как по организации делопроизводства в целом, так и по отдельным направлениям работы с управленческой документацией, в том числе и на машинных носителях записи (магнитные ленты, диски, дискеты и т. д.).

Указания Государственной архивной службы по вопросам делопроизводства распространяются на все организации независимо от системы хозяйствования и формы собственности и служат целям упорядочения создания документов,, их обработки и сохранения.

Кроме того, на Государственную архивную службу возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает: разработку общих требований к организационно-распорядительной документации, конкретных форм документов, контроль за применением организационно-распорядительных документов в различных сферах деятельности, унификацию форм документов путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

На Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований и ограничений к документам, их информационным элементам, системам документации; общая координация проводимых в стране работ по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных сферах деятельности форм документов. К задачам Госстандарта относится также участие в международной унификации и стандартизации как документов, имеющих международное значение, например, внешнеторговая документация, так и их информационных элементов, например, обозначения дат, кварталов, недель, дней.

Государственные стандарты разрабатываются как на отдельные документы, например, на отчет о научно-исследовательской работе, на группы родственных документов, например Единая система технологической документации и др.; так и на отдельные информационные элементы, например стандарт на библиографическое описание документа (ГОСТ 7.1-84).

Областью государственной стандартизации являются и методы работы с документами, например, Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Стандартизованы и технические требования к носителям и инструментарию записи документной информации, ее упаковке, например — форматы бумаги, шаг письма и размеры шрифтов, обложки дел.

Росархив и Госстандарт являлись на протяжении длительного времени основными ведомствами, регулирующими документацию в общегосударственном масштабе. Им принадлежало и определение направлений совершенствования документации и организации работы с ней, однако в настоящее время ситуация несколько изменилась.

В соответствии с действующим законодательством все нормативные акты межведомственного характера для придания им юридической силы должны пройти регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации. Это положение на сегодняшний день распространяется и на разработки в области документационного обеспечения управления. Так, зарегистрированы в Министерстве юстиции Типовые инструкция по делопроизводству 1993 г. и 2000 г.,   и др. Потребовалась и регистрация в Министерстве

27

 

юстиции стандарта на оформление реквизитов организационно-распорядительных и других управленческих документов.

Проблемам делопроизводства и информации посвящены:

-Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 №5341-1;

-Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 №5485-1 (с изм. и доп. от 06.10.1997);

- Федеральный закон «Об обязательном экземпляре документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ;