Документационное обеспечение управления

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации» от 10.06.1993, стандартизация — это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения: безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей; технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции; экономии всех видов ресурсов; безопасности хозяйственных

40

 

объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Виды стандартов:

-международные (региональные) стандарты (ГОСТ);

-государственные стандарты РФ (ГОСТ Р);

-стандарты отраслей (ОСТ);

-стандарты предприятий (СТП);

-стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы (ОК) технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в России разработано 37 ОК.

Государственные стандарты и ОК технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

Унифицированная система документации (УСД) — это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В настоящее время разработаны и действуют следующие УСД:

-унифицированная система организационно-распорядительной документации;

-унифицированная система банковской документации;

-унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

-унифицированная система отчетно-статистической документации;

-унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

-унифицированная система документации по труду;

-унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

-унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую УСД разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ — за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Для каждого вида документа (приказа, акта, письма и т.д.), как уже упоминалось, характерен свой набор реквизитов. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.

41

 

Формуляр-образец документа представляет собой «модель построения документа, устанавливающую область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты».

Таким образом, в каждой унифицированной системе есть формуляр-образец, на основе которого разрабатываются единые формы документов, единые требования к оформлению реквизитов документов. В УСД также должны быть разработаны унифицированные формы документов, применяемых в данной системе.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее — документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

-федеральных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

-предприятий, организаций и их объединений независимо от 
организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам и оформлению документов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов.

В приложениях к указанному стандарту приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

Непосредственные разработчики конкретных форм документов и систем документации — министерства (ведомства); они же утверждают унифицированные формы документов.

Вопросы для самоконтроля: 1.Что понимается под системой документации? 2.Что понимают в делопроизводстве по унификацией? 3. Что понимают под стандартизацией?

4.Дайте понятие «унифицированной системе документации», «унифицированной форме документа».

Тема 2. Система организационно-распорядительной документации Тема 2.1 Организационные документы

План занятия:

1. Унифицированная система ОРД.

2.Бланки документов и требования к ним.

3. Организационные документы: устав, положение; договор учредителей.

В   систему   организационно-распорядительной   документации   входят   следующие группы и виды документов:

42

 

-организационные: устав, положения, инструкции, штатное расписание, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, памятки;

-распорядительные: постановления, приказы, указания, распоряжения, решения;

-справочно-информационные: справки, докладные (служебные) записки, объяснительные записки, акты, протоколы, телеграммы, телефонограммы, факсы, служебные письма.

С 1 июля 2003 г. во всех федеральных органах государственной власти, органах государственной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, на предприятиях, в организациях и их объединениях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности был введен государственный стандарт на оформление организационно-распорядительной документации — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который устанавливает 30 реквизитов документа и строгое месторасположение и оформление каждого из этих реквизитов на листе бумаги формата А4 (210 х270) и А5 (149 х210). Необходимо учитывать, что для каждого конкретного вида документа определен соответствующий состав реквизитов.

Бланки документов и требования к ним

Большинство документов организации, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке. Обычно под бланком понимается чистый лист бумаги, на котором указывается название учреждения — автора документа.

Под термином «бланк» понимается «стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной».

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Следует, однако, помнить, что стандартный документ, распечатанный имеете с изображением бланка на принтере, не защищен от подделки. Наличие на бланке оттиска печати организации также не является сегодня гарантией подлинности документа, так как легко имитируется стандартными офисными средствами. Поэтому для наиболее важных документов организации используются бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных журналах,

Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности — от 80 г/м² до 200 г/м² и по белизне — от 88% до 98%.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 -(210 х 297 мм) и А5 (148 х23О мм). Гораздо реже используются бланки формата A3 (297 х 420 мм), предназначенные в основном для бизнес-планов, бухгалтерских отчетов, графиков и т.д.

В соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 поля бланков документов должны соответствовать следующим размерам: левое — 20 мм; правое — 10 мм; верхнее — 20 мм; нижнее — 20 мм.

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает создание бланков организации, структурного подразделения и должностного лица. Необходимо учитывать, что бланки структурного

43

 

подразделения или должностного лица проектируются в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

В соответствии с требованиями указанного ГОСТа установлены следующие виды бланков организации: общий бланк — бланк организации или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма); бланк для письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

В ГОСТе перечисляются реквизиты, входящие в каждый из видов бланков. При использовании различных реквизитов бланков необходимо учитывать их юридическую значимость.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (уставе, положении, свидетельстве о регистрации). Если в учредительных документах организации закреплено также се сокращенное наименование, то оно пишется в скобках ниже полного.

На бланках организации выше ее наименования возможно размещение эмблемы организации (товарного знака или знака обслуживания), которые утверждаются в установленном порядке.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланка — угловое и продольное.

Организациям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием своих реквизитов на языке партнера или на английском языке.

Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно включено в учредительные документы. Наименование организации на иностранном языке пишется ниже его наименования ни русском языке. Однако на практике чаще всего в таких случаях используется продольный бланк с указанием наименования на двух языках на одном уровне.

Ниже названия организации может помещаться наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации. Название подразделения, филиала помещается в том случае, если оно является автором документа.

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В соответствии с п. 10 Положения о Государственном гербе Российской Федерации, Указом Президента Российской Федерации от ЗОЛ 1.1993 № 2050 утвержден порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, который устанавливается Правительством Российской Федерации.

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей строгому учету.

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Доступ к ним имеют только те работники организации, которые по роду своей деятельности и в рамках должностной компетенции используют их при создании документов организации. Об уничтожении испорченных или неиспользованных гербовых бланков специально создаваемой комиссией составляется акт с отметкой в учетно-регистрационной форме. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей строгому учету.