Документационное обеспечение управления

56

 

Деловое письмо оформляют как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату,

второй (копия) распечатывается на чистом листе бумаги и подшивается вдело как свидетельство выполненной работы и в дальнейшем используется при необходимости как информационно-справочный материал.

Существуют следующие виды служебных (деловых) писем:

письмо-извещение — документ, являющийся ответом на запрос;

письмо-напоминание — документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия;

письмо-ответ  —  документ,  являющийся  реакцией  и  обусловленный  содержанием инициативного документа;

письмо-подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия;

письмо-претензия — документ, в котором указываются требовании, предъявляемые автором претензии, основания требований;

письмо-приглашение —документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д. Составление текста письма и его оформление требуют творческого подхода. Каждый руководитель и каждый специалист должен быть не только компетентным в своей области деятельности, но и способным формулировать свои мысли и оформлять их в рамках требований нормативных документов.

Вопросы для самоконтроля:

1.Каковы виды информационно-справочной документации?

2.Что такое служебное (деловое) письмо? Назовите виды писем, их реквизиты и структуру.

3.Из каких частей состоит акт?

4.Что понимают под «протоколом»?

5.Назовите особенности языка служебных документов.

6.Перечислите особенности составления и оформления международных писем.

7.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению телеграмм, телефонограмм и факсов?

8.Каковы особенности оформления докладной, служебной и объяснительной записок?

Тема 3.Гостиничный контракт

План:

1.Понятие контракта (договора)

2. Примерная форма договора оказания гостиничных услуг.

3.Документы на бронирование.

Договор — это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Гостиничный контракт- это контракт, по которому владелец гостиницы берет на себя обязательство перед турагентом предоставить гостиничные услуги путешественнику, являющемуся коиентом вышеназванного турагента.

Международная гостиничная конвенция применяется по отношению к гостиничным контрактам международного характера.

Конвенция регулирует два вида гостиничных контрактов:

-контракты по продаже гостиничных услуг индивидуальным клиентам;

- контракты по продаже гостиничных услуг группе клиентов.

57

 

Контракты    (договоры)    определяют    права    и    обязанности    сторон.    Условия, установленные сторонами в контракте характеризуют его содержание.

Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами, а также рядом специальных нормативных актов.

Договоры, как правило, составляются не менее чем в двух экземплярах, подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями организаций, их заключающих.

Текст договора допускается делить на разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы. Договор вступает в силу с момента подписания его сторонами.

Существует базовая структура договора, содержащая следующие основные положения:

1.Преамбула (или вводная часть):

-наименование договора;

-дата подписания договора;

-место подписания договора;

-полное фирменное наименование контрагентов (сторон);

-название сторон по договору ;

-подробное наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, подписавшего договор, а также наименование документа, удостоверяющего его полномочия на подписания документа.

2. Предмет договора. Права и обязанности сторон.

-обязанности и права первой стороны по договору;

-права и обязанности второй стороны по договору;

-срок выполнения обязательств сторонами;

-место исполнения обязательств каждой из сторон;

-способ исполнения обязательств каждой из сторон.

3.Дополнительные условия договора:

-срок действия договора;

-ответственность сторон;

-способы обеспечения обязательств;

-основания досрочного расторжения договора в одностороннем порядке, действия сторон при одностороннем расторжении договора;

-условия конфиденциальности информации по договору;

-порядок разрешения споров между сторонами по договору.

4.Прочие условия по договору:

-регулирование отношения сторон другими (кроме договора) нормативными (законодательными) актами;

-условия о согласовании связи между сторонами;

-преддоговорная работа и ее результаты после подписания договора;

-реквизиты сторон;

-количество экземпляров договора;

-порядок исправлений по договору;

-подписи представителей сторон.

Примерная форма договора оказания гостиничных услуг

Договор оказания гостиничных услуг

Регулирование вопросов договора на размещение в гостинице осуществляется на основании Международных гостиничных правил: часть I Договорные отношения, часть II Другие обязательства.

58

 

г. 

(место заключения договора) 

"__"     г.

(дата заключения договора)

 

в лице

(Ф.И.О., должность) ____, именуемое в дальнейшем

(полное наименование юридического лица) 
действующего на основании  

(Устава, Положения, Доверенности) 
"Исполнитель", с одной стороны и  

(Ф.И.О. Заказчика) именуемый в дальнейшем "Заказчик", с другой стороны, а вместе именуемые "Стороны", заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. По настоящему договору   Исполнитель обязуется   по заявке 
Заказчика о бронировании при наличии свободных мест оказать ему услуги по 
временному размещению в номерах гостиницы "   " в период

пребывания Гостя в

(наименование гостиницы) а Заказчик обязуется оплатить эти услуги.

(населенный пункт)

1.2. Срок пребывания Заказчика в гостинице -   суток

с

20

20__ г. по

1.3. Предельный срок пребывания в гостинице 2. Обязательства Сторон

 

2.1. Исполнитель обязан:

2.1.1. Своевременно    предоставить    Заказчику    необходимую   и достоверную 
информацию   об услугах,   обеспечивающую возможность их правильного выбора.

Информация размещается в помещении, предназначенном для оформления проживания, месте.

2. Обеспечить Заказчику предоставление льгот, если такие льготы предусмотрены законами и иными нормативными правовыми актами.

3. Довести до сведения Заказчика перечень услуг, которые входят в цену номера (места в номере).

2.1.4. Исполнитель должен устранить недостатки оказанной услуг в течение   часа   с момента   предъявления   Заказчиком соответствующего требования.

2.2. Исполнитель не вправе без согласия Заказчика выполнять дополнительные услуги за плату. Заказчик вправе отказаться от оплаты таких услуг, а если они оплачены - потребовать от Исполнителя возврата уплаченной суммы.

2.3. Заказчик обязан:

1. Соблюдать установленный Исполнителем порядок проживания и правила противопожарной безопасности.

2. Принять и оплатить оказанные ему Исполнителем услуги в полном объеме.

2.4. Заказчик вправе: 
2.4.1.     Расторгнуть       настоящий      договор      в      любое      время,       уплатив

Исполнителю      часть      цены     пропорционально     части     оказанной     услуги     до получения извещения о расторжении договора и возместив Исполнителю расходы, произведенные им до этого момента в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены услуги.

2.4.2.  При   обнаружении    недостатков    оказанной    услуги    по    своему  выбору 

в удобном

 

59

 

потребовать:

• безвозмездного устранения недостатков;
• соответствующего уменьшения цены за оказанную услугу.

 

3. Расторгнуть   настоящий   договор   и потребовать   полного возмещения убытков, если Исполнитель в установленный срок не устранил эти недостатки.
4. Расторгнуть   договор,   если он  обнаружил   существенные недостатки в оказанной услуге или иные существенные отступления от условий договора.
5. Потребовать полного возмещения убытков, причиненных ему в связи с недостатком <span class="dash041e_0431_044b_04