Документационное обеспечение управления

52

 

В разделе 4 определяются права, необходимые специалисту для выполнения порученных ему функций и возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 указываются меры административной, материальной и иной ответственности работника за совершение тех или иных упущении в работе.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей данного специалиста, порядок представления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Хранятся должностные инструкции в течение трех лет после их замены новыми.

Вопросы для самоконтроля:

1.Дайте определение следующим документам: постановление, решение, указание, распоряжение. Дайте им краткую характеристику.

2.Назовите виды. структуру и содержание приказа. 2.Перечислите стадии подготовки распорядительных документов.

Тема 2.3. Справочно-информационные документы

План занятия:

1.Справочно-информационные документы: акт, докладная записка, объяснительная записка, справка. Телеграмма.

2.Язык и стиль деловой корреспонденции.

3. Служебные письма. Виды служебных писем. Международные письма.

Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов.

К справочно-информационным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телефонограммы и телеграммы.

Эта группа документов носит вспомогательный характер по отношению к другим группам организационно-распорядительных документов и не является обязательной к исполнению.

Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

Справки по производственным вопросам может составляться по запросу руководства и содержать информацию по производственной тематике (см. Приложение 8).

Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя организации и не выходящие за ее пределы (внутренние), составляет и подписывает исполнитель (составитель). Справки, составляемые по запросу внешних организаций (внешние), должны быть подписаны руководителем организации. Внешние справки должны обязательно иметь заголовок к тексту, раскрывающий их содержание или указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в них.

Справки составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.

Справка с места работы, подтверждающие трудовой стаж и оплату работника, составляются на бланке предприятия формата А5. Бланк справки содержит адрес предприятия и трафаретный текст.

53

 

Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества работника, о котором даются сведения, затем его должности и зарплаты. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже (например, «Детсад № 72» или «По месту требования»).

Справка подписывается руководителем организации, его заместителями или руководителем структурного подразделения в рамках должностных полномочий, а также главным бухгалтером. Если в справке отсутствуют данные о зарплате, подпись главного бухгалтера не ставится. Справки с места работы заверяются печатью .

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию, содержащий изложение какого-либо вопроса, или факта.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию. Вторая часть должна содержать выводы и предложения (см. Приложение 9).

Внутренние докладные записки подписываются составителем (автором); внешние докладные записки (направляемые в вышестоящие органы) подписываются руководителем предприятия.

Объяснительная записка — это документ, составляемый работником (должностным лицом) организации и объясняющий вышестоящему непосредственному руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или технологической дисциплины.

Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги. Реквизиты объяснительной записки аналогичны реквизитам докладной записки (см.Приложение 10).

Акт — это документ, составленный несколькими лицами (комиссией), подтверждающий установленные факты, события или действия. Актами фиксируются результаты ревизий, инвентаризаций, приема-передачи или списания материальных ценностей, прием законченных работ и т.д.

Акт, как правило, оформляется на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов в угловом варианте исполнения. Название документа печатается от левого поля формуляра с разрешенным интервалом между символами шрифта «А К Т ».

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть включает изложение основания для составления акта и перечень лиц, присутствовавших при актировании. В необходимых случаях в состав реквизитов акта включается реквизит утверждения (см. Приложение 11).

Протокол — это документ, в котором фиксируются последовательность и содержание обсуждаемых коллегиальным органом (совещанием, конференцией, советом и т.д.) поставленных вопросов и принятых решений.

Протоколы бывают развернутыми (полными) и краткими. Развернутые протоколы, содержащие не только суть, но и характер обсуждения, являются более предпочтительными. Первая страница протокола оформляется на общем бланке организационно-распорядительного документа формата А4; последующие страницы печатаются на обычной бумаге того же цвета и формата.

В состав реквизитов протокола входят название вида документа, дата заседания коллективного органа, номер протокола, место заседания, гриф утверждения (если протокол утверждается), заголовок (наименование коллективного органа и форма проводимого заседания), текст, подписи председателя заседания и секретаря (см.Приложение 12).

Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Во вводной части приводятся данные о председателе, секретаре, присутствующих членах коллегиального органа и приглашенных на заседание, а также излагается повестка дня.

54

 

Основная часть текста протокола строится в следующей последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Вес реквизиты и их части, кроме пунктов повестки дня, разделов СЛУШАЛИ -ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, печатаются от левого поля формуляра.

В необходимых случаях оформляются выписки из протокола, которые содержат полностью все разделы протокола по отдельному вопросу повестки дня и подписи председателя заседания и секретаря. В отдельных случаях выписка из протокола заверяется печатью организации (коллегиального органа).

Для протокола совещаний, касающихся сугубо внутренних вопросов работы организации или ее подразделений, возможно оформление документов на чистом листе бумаги формата А4 с сокращенным воспроизведением постоянных реквизитов в угловом варианте исполнения.

Телеграмма — это официальное сообщение, переданное по телеграфу.

Телеграммы бывают простыми, срочными, правительственными и международными.

Разновидностями телеграмм являются фототелеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др.

Адрес телеграммы часто является условным (например, РОСТОВ-ДОН АЛМАЗ).

Текст телеграммы должен быть предельно кратким («телеграфный язык») без союзов, предлогов, знаков препинания. При необходимости используются сокращения типа: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая и др. Исправления в тексте не допускаются. Цифры и числа в тексте телеграммы, как правило, пишут прописью. Текст телеграммы печатается в двух экземплярах на одной стороне листа и заверяется печатью организации.

Текст ответной телеграммы следует начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ. Соответственно, текст инициативной телеграммы, требующей ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы.

Телетайпограммы (телексы) оформляются аналогичным образом.

Телефонограмма — это оперативная информация, передаваемая по телефону, которая записывается от руки.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются наименование учреждений адресанта и адресата: реквизит «От кого» и «Кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, который составляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 для служебного письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам — кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.

Факс (телефакс) как современный способ передачи информации является весьма распространенным. Он удобен, так как позволяет с большой скоростью передавать на любые расстояния оригинальный текст документа (сообщения) со всеми особенностями его оформления.

Любой документ формата А4 может быть отправлен адресату (или множеству адресатов) с помощью факса. Особых требований к передаваемому материалу нет, кроме одного: текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

55

 

Язык служебных документов — это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов.

Языком служебных документов факты и события освещаются объективно, кратко и ясно.

Можно выделить следующие особенности языка служебных документов: точность и ясность; лаконичность; убедительность; нейтральность тона изложения;

использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов); использование 
общепринятых сокращений.

Точность и ясность документов достигается тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом).

Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов, немногословность.

Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.

Убедительность служебных документов достигается: наличием достоверной информации; наличием веских аргументов, побуждающих получателя документа к совершению определенных действий; логикой изложения; безупречностью формулировок в юридическом отношении; обоснованностью предложений автора (со ссылками на нормативные акты).

Нейтральность тона документов предусматривает: изложение текста от 3-го лица («компания направляет», «банк не возражает»); отсутствие эмоциональной окраски фактов, событий; отсутствие личностного подхода к оценке информации, так как автор действует от имени организации.

Устойчивые словосочетания — это употребление большинства слов в служебных документах только с одним или ограниченной группой слов.

Применение устойчивых или стандартных словосочетаний (готовых языковых клише) дает возможность;   авторам — оперативно составлять документы;

адресатам — облегчить восприятие документов; создавать типовые (трафаретные) формы документов по стандартным ситуациям.

К наиболее используемым относятся следующие словосочетания: «в связи с решением (распоряжением)...», «контроль возлагается...», «выговор объявляется,..», «должностной оклад устанавливается...», «в связи со сложным положением...», «в целях обеспечения», «в соответствии с Вашей просьбой...», «считаем необходимым...», «согласно приказу...», «принимая во внимание...», «допущены просчеты...», «утвердить и ввести в действие...» и т.п.

Использование общепринятых сокращений в служебных документах позволяет; уменьшать объемы документов; ускорять восприятие информации.

Сокращению подлежат: отдельные слова (например, рубль — руб.) и словосочетания (например, и так далее — и т.д.).

При использовании сокращений необходимо учитывать, что они должны быть:

понятны адресату; одинаковы по всему тексту документа (например, недопустимо в одном тексте использовать сокращение слова «господину» как «г» и «г-ну»).

Служебные (деловые) письма

Служебные (деловые) письма оформляют на специальных бланках (бланках для писем), как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими ведомственными организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат бумаги А5 используют в тех случаях, когда текст письма не превышает восьми строк.