Документационное обеспечение управления

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 5 января 2008г. следует оформлять 05.01.2008.

Реквизиты 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству номенклатуре дел и распорядительных документах организации. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя организациями и более, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Ссылка используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, докладная записка, заключение и др.). Сведения в реквизит переносятся с

поступившего документа. Реквизит состоит из трафаретной части «На №____ от   »

в которую вносят регистрационный номер и дату поступившего документа.

По этому реквизиту подбирается копия инициативного письма, на которое получен ответ, и они совместно представляются руководителю для принятия решения. Реквизит 14. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления и издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Данный реквизит содержит сведения о географическом пункте, где зарегистрирована организация, место ее нахождения.

Реквизит 15. Адресат

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес, элементы которого указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

32

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Например:

При адресовании частному лицу может использоваться отечественный формат адреса (664000, г. Иркутск, ул. Сиреневая, 15, кв. 13. Краснову М. Т.) или иностранный формат (Краснову М. Т., кв. 13, ул. Сиреневая, 15, г. Иркутск, 664000). Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Документ    утверждается    должностным    лицом    (должностными   лицами)    или специально издаваемым документом.

Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, а также некоторые виды актов, протоколов, смет, расценок на проведение работ и оказание услуг приобретают юридическую силу только после их утверждения. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Документ может быть утвержден коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.). Решение об утверждении документа заносится в протокол заседания.

Утверждение документов может осуществляться распорядительными документами.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования, утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например:

А.В. Зайцевой П.С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2009

Личная подпись 05.11.2009

На документе не должно быть более четырех резолюций. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Реквизит 18. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точным. Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

Заголовок должен формулироваться, как правило, с помощью отглагольных существительных («Об отмене...», «О выделении...», «О назначении...»).

Например: «Об освобождении от должности Петрова Н.К.»

Не рекомендуется включать в заголовок только фамилию лица, по поводу которого издается документ, без указания его должности и характера предписываемых действий.

В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.

33

 

Реквизит 19. Отметка о контроле

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Например: Контроль или К (с правой стороны и в рамке, перед текстом).

Реквизит 20. Текст документа Текст является основным элементом документа.

Текст составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Текст может быть оформлен в виде анкеты, связного текста, таблицы или соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: «имеете», «владеете», «были, «находились».

В таблицах графы (столбцы) и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы (столбцы) должны быть пронумерованы и на последующих страницах печатают только номера этих граф.

Текст официальных документов на формате А4 обычно оформляется через 1 — 1,5 интервала шрифтом № 13, 14 или 15. (Для оформления табличных материалов рекомендуется использовать размер шрифта № 12.) Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается полевой и правой границам текстового поля.

Связный текст управленческих документов обычно состоит из двух основных частей.

В первой части кратко излагаются причины или основания составления документа, информация по рассматриваемому вопросу, ссылки на основополагающие документы. Она может начинаться словами «В целях», «В соответствии», «Во исполнение» и т.д.

Если документ издается на основании другого документа, тон констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например: В соответствии с Инструкцией «О порядке ведения учета военнообязанных от № ____ или в связи с поступающими запросами о порядке выдачи документов.

Во второй части текста излагаются выводы, предложения, распоряжения, которые можно разбивать на пункты и подпункты, нумеруя их арабскими цифрами. Действия или выводы однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу» и т.д.).

В документах коллегиальных органов текст излагают от 1-го лица множественного числа («постановляем», «решили» и т.д.). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили» и т. д,).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «комиссия установила» и т.д.).

34

 

В письмах используют следующие формы изложения:

-от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем»);

-от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить);

-от третьего лица единственного числа («организация не возражает», «организация считает возможным»). Постоянная информация в тексте документов различных видов может быть оформлена в виде трафаретного текста, а переменная вносится при создании определенного документа.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложения

Отметку оформляют следующим образом: «Приложение: на 5 л. в 2 экз.»

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: «Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес».

Реквизит 22. Подпись

В состав реквизита «Подпись» входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий      Личная подпись       А.А.Борисов

или на бланке:

Вице-президент Личная подпись А. А. Борисов

(при оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор института      Личная подпись М.В. Ларин

Главный бухгалтер        Личная подпись З.В. Марьин

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Личная подпись

Ю.Г. Демидов К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии       Личная подпись      В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии

Личная подпись А.Н. Соколова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

35

 

Реквизит 23. Гриф согласования документа

Гриф согласования документа стоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

При Правительстве Российской Федерации      Личная подпись А.Г. Гриднова

Реквизит 25. Печать

На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы, ставится печать организации.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Печати бывают гербовые и простые. Гербовая печать — круглая с изображением в центре Герба Российской Федерации. Печати с воспроизведением Герба России могут иметь федеральные органы государственной власти, иные государственные органы и организации в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.11.1993 № 2050.

Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органов представительной и исполнительной власти субъектов федерации. Герб города, района Российской Федерации размешается на печатях органов представительной и исполнительной власти города, района в соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 28.08.1995 № 154-ФЗ.