Учет и анализ заработной платы

Статистическая отчетность составляется главным бухгалтером и представляется по формам и в сроки, установленные органами Федеральной службы государственной статистики.

Важным элементом в организации учета является структура бухгалтерского аппарата. Учреждением руководит директор. Оперативное руководство осуществляется через аппарат управления, который организует работу, координирует и контролирует деятельность внутренних звеньев, ведет бухгалтерский учет, составляет отчетность и представляет её соответствующим органам.

Главный бухгалтер учреждения назначается на должность и освобождается от должности приказом директора учреждения по согласованию с Департаментом Смоленской области по социальному развитию.

Главный бухгалтер подчиняется непосредственно директору учреждения, несет ответственность и пользуется правами, установленными федеральным законодательством для главных бухгалтеров.

Бухгалтерская служба по учреждению имеет организационную структуру (схема 3):

- ведение бухгалтерского  учета возложено на бухгалтерию  при бюджетном учреждении, возглавляемую  главным бухгалтером;

- в штатном расписании  предусмотрена должность бухгалтера  и кассира

 

 

 

Схема 3 – Организационно-управленческая структура бухгалтерии в СОГУ «Руднянский комплексный ЦСО населения»

 

Для каждого из выше названных бухгалтеров существуют должностные инструкции, в которых изложены общие положения, должностные обязанности, права и ответственность каждого бухгалтера. Все они разрабатываются и утверждаются.

В их обязанности входит организовывать и вести по установленным формам и правилам достоверный и своевременный учет материальных ценностей, производственных затрат, выхода продукции, расчетов с рабочими и т.д.; принимать первичные документы от подразделений и материально ответственных лиц; правильно и своевременно выполнять необходимые операции; обеспечивать сохранность бухгалтерского архива.

Бухгалтера имеют право требовать своевременного представления в бухгалтерию необходимых документов и отчетов, вносить предложения по улучшению и внедрению новых форм и методов отчетности, не принимать к учету документы, содержащие какие-либо нарушения.

Бухгалтера несут ответственность за организацию и ведение правильного и своевременного учета хозяйственной деятельности, своевременное и правильное составление и оформление отчетных документов, закрепленных за каждым бухгалтером.

 

2.4. Первичный учет труда и его оплаты

 

Для учета личного состава учреждения, начисления и выплат заработной платы используют следующие унифицированные формы первичных учетных документов:

- приказ о приеме на  работу (ф. № Т-1) – составляется  на каждого члена трудового  коллектива работником отдела  кадров. На оборотной стороне  приказа руководитель подразделения, в котором будет работать новый  работник, указывает, в качестве  кого может быть использован  новый работник, его оклад, испытательный  срок. После этого приказ визируется  в соответствующей службе с  целью подтверждения оклада и  его соответствия штатному расписанию  и подписывается руководителем  организации;

- личная карточка (ф. №  Т-2) – заполняется на каждого  работника в одном экземпляре. В ней содержатся: общие сведения  о работнике, сведения о воинском  учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, отпуске, аттестации  и др.;

- приказ о переводе  на другую работу (ф. № Т-5) – составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Приказ визируется руководителями соответствующих структурных подразделений и подписывается руководителем организации;

- приказ о предоставлении  отпуска (ф. Т-6) - применяется для  оформления ежегодного отпуска  и отпусков других видов;

- Приказ о прекращении  трудового договора (ф. Т-8) – составляется  в двух экземплярах в отделе  кадров и подписывается руководителем  подразделения организации и ее руководителем. В приказе указывают причину и основание увольнения.

Для осуществления табельного учета и контроля за трудовой дисциплиной применяют табеля учета использования рабочего времени. Табельный учет охватывает всех работников. Каждому присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.

В расчетной ведомости (реестре) содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют для выплаты заработной платы. В ней указывают фамилии, инициалы работников, их табельные номера, суммы к выдаче, номер карты клиента. Расчетные ведомости (реестры) применяют для расчетов с работниками за целый месяц.

Расчеты с работниками при уходе в отпуск или увольнении производят в записке-расчете (приложение 6). Выплаты в межрасчетный период производят аналогично заработной платы. Расчетные ведомости (реестры) подписываются составившими и проверившими их работниками. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером. Поскольку есть централизованная бухгалтерия, то расчетные ведомости составляются раздельно на каждое обслуживаемое учреждение.

Выплаты по заработной плате работникам осуществляется путем перечисления на их личные карточные счета (пластиковые карты).

Лицевой счет учреждения открыт в Казначействе России, для перечисления денег оформляют заявку на кассовый расход (ф. 0531801) (заявку на кассовый расход (сокращенную) (ф. 0531851)). При заполнении заявки на нескольких сотрудников учитывают следующие особенности:

• в графе 1 раздела 3 «Наименование/фамилия, имя, отчество» (ячейке «Наименование юридического лица, Ф.И.О. физического лица» раздела 2) укажите наименование и местонахождение банка, в котором открыты счета сотрудников;

• в графе 1 раздела 1 «Сумма в валюте выплаты» (графе 2 раздела 1 «Сумма») укажите общую сумму, которую нужно перечислить на счета сотрудников;

• в графе 8 раздела 1 «Назначение платежа (примечание)» (ячейке «Назначение платежа») укажите цель платежа и сделайте ссылку на дату и номер реестра.

Такой порядок следует из абзацев 2–5 подпункта 1.1.15 Положения Банка России от 1 апреля 2003 г. № 222-П, пунктов 9.1, 9.2, 9.31 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 10 октября 2008 г. № 8н.

При переводе зарплаты на счет одного сотрудника составлять реестр не нужно. Достаточно подать заявку на кассовый расход (заявку на кассовый расход (сокращенную)).

В заявке на кассовый расход (заявке на кассовый расход (сокращенной)):

• в графе 1 раздела 3 «Наименование/фамилия, имя, отчество» (ячейке «Наименование юридического лица, Ф.И.О. физического лица» раздела 2) укажите фамилию, имя, отчество сотрудника;

• в графе 4 раздела 3 «Лицевой счет» (ячейке «Номер счета») укажите номер его индивидуального счета.

Такой порядок следует из подпункта 1.1.14 Положения Банка России от 1 апреля 2003 г. № 222-П, пунктов 9.1, 9.2, 9.31 Порядка, утвержденного приказом Казначейства России от 10 октября 2008 г. № 8н.

Если для осуществления кассовых выплат используется платежное поручение (т.е. счет учреждения открыт в финансовом органе или кредитной организации), то при его заполнении учитывают следующие особенности. При переводе зарплаты на счета нескольких сотрудников:

• в поле «Получатель» укажите наименование и местонахождение банка, в котором открыты счета сотрудников;

• в поле «Сумма» укажите общую сумму, которую нужно перечислить на счета сотрудников;

• в поле «Назначение платежа» укажите цель платежа и сделайте ссылку на дату и номер реестра (запись может выглядеть, например, так: «Перечисление заработной платы за январь 2011 года по реестру № 1 от 7 февраля 2011 г.»).

При переводе зарплаты на счет одного сотрудника в платежном поручении:

• в поле «Получатель» укажите фамилию, имя, отчество сотрудника;

• в поле «Счет получателя» укажите номер его индивидуального счета.

Такой порядок следует из подпункта 1.1.14 Положения Банка России от 1 апреля 2003 г. № 222-П.

Срок зачисления денег на карты сотрудников зависит от длительности операционного дня банка и от того, когда учреждение перечислило деньги. Конкретные сроки зачисления денег должны быть закреплены в договоре на обслуживание банковских карт. Как правило, деньги поступают на карточные счета на следующий день после того, как учреждение их перечислило.

Для учета операций по перечислению зарплаты на банковские карты сотрудников используют счет 304.03 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда» (п. 273 Инструкции к Единому плану счетов № 157н).

Порядок представления и заполнения этих документов установлен пунктом 1.1.15 Положения Банка России от 1 апреля 2003 г. № 222-П.

В организации на каждого работника открывают лицевой счет, на лицевой стороне которого записываются сведения о работнике (оклад, страховой стаж работы, время поступления на работу и др.), а на оборотной стороне – все виды начислений и удержаний за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени.

На основании платежных ведомостей и реестров составляется журнал операций № 6 (приложение 7). Прикладываются все документы, послужившие основанием для начисления заработной платы (табели, выписки из приказов и др.).

Больничные листки подшиваются в отдельную папку и нумеруются в хронологическом порядке с начала года. На каждом листке проставляется номер расчетной ведомости, в которую он включен для начисления. Расчеты с работниками по больничным листкам производят в записке-расчете (приложение 8).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. УЧЕТ И АУДИТ  ОПЛАТЫ ТРУДА В СОГУ «РУДНЯНСКИЙ  КОМПЛЕКСНЫЙ ЦСО НАСЕЛЕНИЯ»

 

3.1. Аналитический  и синтетический учет оплаты  труда

 

Аналитический учет расчетов по оплате труда ведется в Журнале операций расчетов по оплате труда № 6. Аналитический учет расчетов по оплате пенсий, пособий и иных социальных выплат ведется в Журнале по прочим операциям либо в Карточке учета средств и расчетов.

Счет 030201000 "Расчеты по заработной плате " - пассивный. По кредиту счета отражаются начисления по оплате труда, пособий за счет отчислений на государственное социальное страхование, пенсий, а по дебету – удержания из начисленной суммы оплаты труда, выдачу причитающихся сумм работникам и не выплаченные в срок суммы оплаты труда. Сальдо этого счета кредитовое и показывает задолженность организации перед рабочими и служащими по заработной плате и другим указанным выплатам.

Начисления заработной платы и пособий производится один раз в месяц и отражается в учете в последний день месяца.

Документами для начисления заработной платы являются: приказы о зачислении, перемещении и увольнении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табели учета использования рабочего времени и другие документы.

Операции по счету оформляются следующими бухгалтерскими записями:

- суммы начисленной заработной  платы отражаются по кредиту  счета 030201730 «Увеличение кредиторской  задолженности по заработной  плате» и дебету счетов 040101211 «Расходы  по заработной плате»;

- суммы начисленной оплаты  труда лицам, не состоящим в  штате учреждения по договорам  гражданско-правового характера, отражаются  по кредиту соответствующих счетов  аналитического учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (030204730, 030205730, 030206730, 030207730, 030208730, 030209730, 030218730) и дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 040101200 «Расходы учреждения» (040101221, 040101222, 040101223, 040101224, 040101225, 040101226, 040101290);

- суммы начисленной стипендии  отражаются по кредиту счета 030218730 «Увеличение кредиторской задолженности  по прочим расходам» и дебету  счета 040101290 «Прочие расходы»;

- суммы начисленных пенсий, пособий и иных социальных  выплат отражаются по кредиту  соответствующих счетов аналитического  учета счета 030200000 «Расчеты с поставщиками  и подрядчиками» (030215730, 030216730, 030217730) и дебету соответствующих счетов  аналитического учета счета 040101200 «Расходы учреждения» (040101261, 040101262, 040101263);

- суммы начисленных пособий  работникам по временной нетрудоспособности, пособий по уходу за ребенком  до достижения им возраста 1,5 лет, санаторно-курортного обслуживания  работников и членов их семей  и других выплат за счет  средств государственного социального  страхования отражаются по дебету  счета 030302830 «Уменьшение кредиторской  задолженности по единому социальному  налогу и страховым взносам  на обязательное пенсионное страхование  в Российской Федерации» и  кредиту счета 030203730 «Увеличение кредиторской задолженности по начислениям на оплату труда»;

- удержания из оплаты  труда и стипендий в установленном  порядке отражаются по дебету  счетов 030201830 «Уменьшение кредиторской  задолженности по заработной  плате», 030202830 «Уменьшение кредиторской  задолженности по прочим выплатам», 030203830 «Уменьшение кредиторской  задолженности по начислениям  на оплату труда», 030218830 «Уменьшение  кредиторской задолженности по  прочим расходам» и кредиту  счетов 030403730 «Увеличение кредиторской  задолженности по удержаниям  из оплаты труда», 030301730 «Увеличение кредиторской задолженности по налогу на доходы физических лиц»;