Учет и анализ расчетов с покупателями и заказчиками

Все документы Общество формирует и заполняет в определённом порядке, согласно утверждённого руководством графика документооборота. (см. рисунок 2).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рисунок 2 - Схема автоматизированного учёта расчётов с покупателями и заказчиками в ООО «Темп»

 

3.3 Формы расчётов с  покупателями и заказчиками в  организации

 

К сожалению, на практике взаимоотношений с покупателями и заказчиками в организации не редко возникают ситуации, когда одна из сторон плохо выполняет или практически не выполняет своих обязательств по договору. Случается, организация, заключив договор на приобретение необходимой готовой продукции, оплатившая её стоимость и доставку, не может получить эту готовую продукцию и разыскать закрывавшуюся фирму поставщика. Или же, напротив, поставщик, отправивший в соответствии с договором партию готовой продукции покупателю, в течении определённого времени не может вытребовать причитающиеся ему деньги. Всё это заставляет искать такие формы расчётов и договоров, которые позволяли бы избежать подобные ситуации.

Согласно учётной политике 2001 года ООО «Темп» определяет для целей налогообложения налогом на добавленную стоимость (НДС) момент определения налоговой базы по мере поступления денежных средств, день оплаты отгруженного товара. По мере поступления оплаты за отгруженный товар, бухгалтер выписывает счёт-фактуру и формирует записи в книге продаж. Заполнение книги продаж ведётся автоматически. При подтверждении оплаты покупателем отгруженной продукции, на основе выставленного счёта-фактуры происходит заполнение «Книги продаж».

При осуществлении расчётных операций с покупателями и заказчиками ООО «Темп» использует как наличные, так и безналичные формы расчётов.

При наличной форме расчётов денежные средства поступают непосредственно в кассу организации, оправдательным документом в этом случае выступает приходный кассовый ордер (№ КО-1) и чек ККМ. Покупатели могут также рассчитываться с организацией через кассу за приобретённую продукцию, оказанные услуги. При этом выписывается счёт - фактура и выдаётся кассовый чек. Выданные счета-фактуры регистрируются в книге продаж для определения НДС.

Например, ООО «Радуга» приобретает строительные материалы: 50 банок краски для пола, 30 банок олифы, 35 банок грунтовочного покрытия и рассчитывается наличными денежными средствами. При этом бухгалтерия выписывает на основании накладных счёт-фактуру, а денежные средства принимаются в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В бухгалтерском учёте делаются следующие записи (см. таблицу 7).

Однако следует помнить, что в процессе своей финансово-хозяйственной деятельности организация может иметь в кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителем организации.

Всё же большинство расчётов с покупателями и заказчиками производится в виде безналичных платежей. Рассмотрим их подробнее по данным 2011 года.

 

Таблица 7 - Схема бухгалтерских проводок по учёту расчётов с покупателями и заказчиками при наличной форме расчётов

Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.Документы, на основании которых производятся бухгалтерские записи1. Отражена отгрузка строительных материалов62-190-14529,00Накладная ф. № 116-а от 12.01.20112. Начислен НДС к уплате в бюджет (18%)90-376-Н690,86Счёт-фактура № 1 от 12.01.20113. Отражено поступление денежных средств от покупателей50-162-14529,00Приходный кассовый ордер № 8 от 12.01.20114. Списана фактическая себестоимость проданных строительных материалов90-2413500,00Отчёт склада5. Отражен финансовый результат90-999-1338,14Закрытие месяца

Расчёты авансами. При заключении договора по поставке строительных материалов с ООО «Энергия» предусмотрен аванс в размере не менее 30%. Под авансом подразумевается предоплата, осуществлённая в счёт будущей поставки продукции. При этом в бухгалтерии ООО «Темп» оформлены следующие записи, представленные в таблице 8.

Авансы не приносят организации экономической выгоды, так как ей предстоит исполнить свои обязательства - отгрузить продукцию, выполнить работу или оказать услугу. И только после исполнения обязательства можно сказать, что организация получила доход. Если же организация откажется от взятых на себя обязательств, то аванс придется вернуть.

В наши дни простаивают многие отечественные организации. А у тех, которые действуют, зачастую просто нет денег, чтобы рассчитаться со своими партнерами.

 

Таблица 8 - Схема бухгалтерских проводок по учёту расчётов с покупателями и заказчиками при безналичной форме расчётов с условием 30% предоплаты

Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.Документы, на основании которых производятся бухгалтерские записи1. Поступила предоплата за услуги по договору5162-2150000,00Выписка банка от 07.10.20112. Признана выручка от реализации услуг62-190-1477980,24Договор, накладная № 714 от 08.10.20113. Зачислен ранее полученный аванс от покупателя62-262-1150000,00Выписка банка от 07.10.20114. Начислен НДС к уплате в бюджет в части принятой суммы аванса 90-3 68-2 22881,36Счёт-фактура № 728 от 07.10.20115. Начислен НДС в части непогашенного долга покупателем90-376-Н50030,88Счёт-фактура № 729 от 07.10.20116. Поступили деньги от покупателя на расчётный счёт5162-1327980,24Выписка банка от 05.11.20117. Начислен НДС к уплате в бюджет 76-Н68-250030,88Счёт-фактура № 731 от 06.11.20118. Отражена фактическая себестоимость оказанных услуг90-243300068,00Отчёт склада, товарно-транспортные накладные, производственные отчеты9. Отражён финансовый результат услуги90-999-1105000,00Закрытие месяца

Именно поэтому распространение сегодня получили неденежные формы расчётов. В ООО «Темп» к таким формам относятся расчёты взаимозачётами.

В настоящее время распространены взаиморасчёты между организациями, в которых участвуют два, три и более партнёров. Для взаимного погашения задолженностей они составляют акты с подтверждением задолженностей и описанием порядка их погашения. Сделки по взаимозачёту задолженностей можно квалифицировать как передачу друг другу прав требования.

Гражданский кодекс допускает как полное, так и частичное погашение взаимных требований при проведении зачёта. Это значит, что величина обязательств сторон может быть различной. В подобной ситуации зачёт следует проводить на сумму наименьшей задолженности. У стороны, чья задолженность окажется больше, останется часть обязательства, не погашенная зачётом.

Взаимозачётные операции в анализируемой организации встречаются лишь двусторонние. Двусторонние взаимозачёты проводятся по соглашению обеих сторон либо по заявлению одной из них. Этот вариант зачёта предусмотрен ст. 410 ГК РФ. Общество представляет своему партнёру заявление о зачёте встречной задолженности и, не дожидаясь его согласия, отражает в учёте погашение долга. Контрагент при отсутствии обоснованных возражений также обязан зачесть имеющуюся задолженность.

Рассмотрим пример, когда за отгруженную продукцию Общество проводит оплату взаимозачётом.

ООО «Комфорт-Люкс» имеет задолженность на 27.07.2011 перед ООО «Темп» за строительные материалы на сумму 18 369,47 руб., в том числе НДС 18% - 2802,12 руб. ООО «Темп», в свою очередь, имеет задолженность на 08.09.2011 перед ООО «Комфорт-Люкс» за купленный цемент на сумму 22 541,00 руб., в том числе НДС 18% - 3438,46 руб. На основании уведомления о зачёте взаимных требований предприятия погашают задолженность друг друга. Записи на счетах бухгалтерского учёта данной операции отражены в таблице 9.

 

Таблица 9 - Схема бухгалтерских проводок по учёту расчётов с покупателями и заказчиками при проведении взаимозачёта

Содержание операцииДебетКредитСумма, руб.Документы, на основании которых производятся бухгалтерские записи1. Отражена выручка от реализации строительных материалов62-190-118369,47Накладные ф. № 461 от 11.07.2011, № 479 от 18.07.2011, № 495 от 25.07.20112. Отражена сумма НДС по отгруженной, но не оплаченной продукции 90-1 76-Н 2802,12Накладные ф. № 116-а № 461 от 11.07.2011, № 479 от 18.07.2011, № 495 от 25.07.20113. Приняты к учёту затраты на приобретение цемента 10 60 19102,54Накладная от поставщика № 2739 от 08.09.2011 Счёт-фактура № 2739 от 08.09.20114. Выделен НДС по оприходованным материалам 19-3 60 3438,46Накладная от поставщика № 2739 от 08.09.2011. Счёт-фактура № 2739 от 08.09.2011 входящая5. Проведён зачёт взаимных требований 60 62-1 18369,47Уведомление о зачёте взаимных требований от 11.10.20116. Сумма оставшегося долга оплачена с расчётного счёта60514171,53Выписка банка от 13.10.2011

3.4 Совершенствование учёта  расчётов с покупателями и  заказчиками

 

В целом существующий в организации учёт расчётов с покупателями и заказчиками ведётся в соответствии с действующим законодательством, что закреплено учётной политикой организации. Грубых нарушений по ведению учёта расчётов с покупателями и заказчиками выявлено не было. Однако, необходимо выделить ряд замечаний и предложить рекомендации, которые должны способствовать повышению уровня ведения бухгалтерского учёта расчётов с покупателями и заказчиками в данном Обществе (см. таблицу 10).

 

Таблица 10 - Совершенствование учёта расчётов с покупателями и заказчиками в ООО «Темп»

НедостаткиРекомендации1. Отсутствие на бумажных носителях учётной информацииВвести контроль за ведением бухгалтерского учёта, распечатывать регистры2. Отсутствие наименований должностных лиц в накладныхВвести контроль за заполнением первичных документов3. Отсутствие документооборота по учёту расчётов с покупателями и заказчикамиУтверждение графика документооборота, выполнение и контроль (Приложение 2)4. Большая доля просроченной дебиторской задолженностиСоздание резерва по сомнительным долгам, счёт 63 «Резерв по сомнительным долгам»5. Не оформляются результаты проведенной инвентаризации расчётов с покупателями и заказчикамиВвести контроль за оформлением результатов инвентаризации расчётов с покупателями и заказчиками (ф. ИНВ-17)6. Низкий уровень контроляВвод службы внутреннего аудита7. Отсутствие в договорах по расчётам с покупателями и заказчиками разделов обеспечения обязательствВвод в договор расчётов с покупателями и заказчиками способов обеспечения обязательств: банковская гарантия, поручительство, залог, задаток

Организация использует автоматизированную систему учёта, при этом не распечатывает на бумажных носителях необходимую учётную информацию. В частности, регистры по выписанным накладным и счетам-фактурам, которые необходимо распечатывать по окончании каждого отчётного месяца.

Общество нарушает требование п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учёте», что все первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме и содержит обязательные реквизиты, в частности наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции. Очень часто на накладной (ф. № 116-а) отсутствуют данные реквизиты.

Анализ финансовых показателей Общества за последние три года говорит о том, что дебиторская задолженность в общем объёме оборотных активов носит массивный характер, а значит большое значение имеет неполучение доли доходов организации, поэтому необходимо для ООО «Темп» создание резерва по сомнительным долгам, учитываемый на счёте 63 «Резерв по сомнительным долгам», который хоть и заранее уменьшает прибыль организации, но при этом и сокращает риск списания нереальных для взыскания долгов за счёт прибыли текущего года.

Согласно учётной политике организации инвентаризация расчётов проводится один раз в месяц, при этом составляются акты сверки расчётов с покупателями и заказчиками. Инвентаризация расчётов подразумевает составление не только актов сверки, но и на их основе составление акта инвентаризации расчётов по унифицированной форме № 17-ИНВ, чего в организации не делается.

Большинство выявленных недостатков связано с отсутствием в организации внутреннего аудита. Следовательно, предлагаем создать службу внутреннего аудита. Для этого необходимо закрепить в штатном расписании должность внутреннего аудитора, который будет осуществлять проверку:

соответствия системы организационных аспектов деятельности Общества действующим нормативным актам и учредительным документам;

правильности составления и выполнения хозяйственных договоров, первичных документов действующим правовым актам;

своевременности внесения в бюджет налога на добавленную стоимость и других налогов;

методологии и техники ведения бухгалтерского учёта в целом.

В условиях рыночной экономики возникает ситуация, когда низкая платежеспособность организаций вызывает образование больших объемов дебиторской задолженности на балансе производителей. Для недопущения подобной ситуации в ООО «Темп» рекомендуем ещё на стадии заключения договора подумать, как можно стимулировать должника к исполнению возложенных на него обязанностей по расчётам. То есть включить в договор один из следующих способов обеспечения обязательств: банковская гарантия, поручительство, залог, задаток и отразить в прочих условиях.

 

4. АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ РАСЧЁТОВ  С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ  В ООО «ТЕМП»

 

4.1 Анализ динамики и  структуры дебиторской задолженности

 

В рамках анализа расчётов с покупателями и заказчиками необходимо провести анализ дебиторской задолженности, так как именно по состоянию дебиторской задолженности можно судить о качественном уровне расчётов с покупателями и заказчиками. Анализ расчётов с дебиторами проводится по данным отчётности ООО «Темп» за 2009 - 2011 года.

Дебиторская задолженность является неотъемлемой частью оборотного капитала. Анализ дебиторской задолженности имеет большое значение в деле укрепления платёжной дисциплины, ускорения расчётов, повышения ликвидности активов, их платежеспособности, эффективности расчётов и в целом хозяйственных процессов.

Оценку общего состояния дебиторской задолженности в ООО «Темп» необходимо начинать с анализа удельного веса дебиторской задолженности в составе оборотных активов. Удельный вес дебиторской задолженности в общем объеме оборотных средств находят отношением величины дебиторской задолженности к величине оборотных средств. Чем выше этот показатель, тем менее мобильна структура имущества организации (см. рисунок 3).