Учет и анализ расчетов с покупателями и заказчиками

Коэффициент соотношения заёмных и собственных средств показывает, что в 2009 году на один рубль вложенных в активы собственных источников приходилось 6,05 руб. заёмных, в 2011 году приходилось 1,06 коп. Такое соотношение представляет высокую степень риска для кредиторов, банков и лиц.

Коэффициент обеспеченности материальных запасов собственными оборотными средствами указывает на высокую зависимость организации от внешних источников финансирования при формировании материальных запасов и критическое соотношение.

Коэффициент обеспеченности текущих активов собственными оборотными средствами указывает на критический уровень обеспеченности, зависимость от заёмных источников велика.

Значение коэффициента маневренности указывает на отсутствие собственных оборотных средств.

Коэффициент финансовой зависимости означает, насколько активы организации финансируются за счет заёмных средств, является обратным к коэффициенту финансовой независимости. Наблюдается слишком большая доля заёмных средств, что снижает платёжеспособность организации, подрывает её финансовую устойчивость, снижает доверие контрагентов и уменьшает вероятность получения кредита.

 

2.4 Организация бухгалтерского  учёта в ООО «Темп»

покупатель дебиторский задолженность оборачиваемость

Бухгалтерский учёт организации осуществляется бухгалтерией предприятия. Учёт организован по централизованной системе. Структура бухгалтерской службы, численность работников отдельных бухгалтерских подразделений определяется внутренними правилами и должностными инструкциями организации (см. таблицу 6).

 

Таблица 6 - Должностные обязательства бухгалтерского отдела в ООО «Темп»

ДолжностьФункцииГлавный бухгалтерВозглавляет бухгалтерскую службу предприятия и отвечает за весь процесс ведения бухгалтерского учёта на предприятии, обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов и финансовой отчетностиБухгалтер по расчётам с персоналом и контрагентамиРасчёт заработной платы, учет расчетов с работниками, контрагентами; отвечает за своевременное отражение в бухгалтерском учёте первичной документацииБухгалтер - кассирВедение кассовых операций

Главный бухгалтер организации подписывает совместно с руководителем организации документы, служащие основанием для приёмки товарно- материальных ценностей, денежных средств, расчётно-кредитных и финансовых обязательств.

Основой организации первичного учёта на предприятии является утвержденный главным бухгалтером график документооборота, то есть прохождения документов от момента их выписки до сдачи на хранение в архив.

В графике документооборота определяются лица, ответственные за оформление документов, а также порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

Организация ООО «Темп» использует типовые формы первичных учётных документов. Все формы первичных учётных документов составляются с соблюдением требований, предусмотренных Положением по бухгалтерскому учёту и отчётности.

На предприятии ведётся автоматизированный бухгалтерский учёт с использованием персональных компьютеров. Регистры по учёту материальных ценностей в ООО «Темп» формируются автоматически в программе «1С:Бухгалтерия 7.7». Электронные документы на хозяйственные операции отражаются в программе в двух экземплярах: в журнале документов и в журнале хозяйственных операций. Для более полного и правильного ведения учёта применяет две правовые базы: «Гарант» и «Консультант», которые обновляются каждую неделю, что позволяет своевременно узнавать об изменениях в законодательстве РФ.

При формировании учётной политики ООО «Темп» предполагаются имущественная независимость и непрерывность деятельности.

Учётная политика на текущий год утверждается приказом по организации в конце предшествующего года, вводится с 1 января текущего года.

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЁТА РАСЧЁТОВ  С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ  В ООО «ТЕМП»

 

3.1 Первичный учёт расчетов  с покупателями и заказчиками

 

Согласно п. 1 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учёте» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учёт.

Все сделки ООО «Темп» оформляются соответствующим договором, в котором оговариваются: виды продаваемых изделий, выполняемых работ и услуг, коммерческие условия продажи, количественные и стоимостные показатели готовой продукции или услуг, порядок расчётов, размер и сроки оплаты, форма оплаты, условия доставки отгружаемой продукции, штрафные санкции. Договор составляется юристом организации в соответствии с законодательством РФ. Если же сделка совершается с физическим лицом, то договор не составляется. После того, как договор подписан обеими сторонами, начинается его исполнение. В рассматриваемой организации заключено много договоров с покупателями (см. Приложение 3).

Если по условиям договора предусмотрена предоплата, то покупателю выписывается счёт на оплату. После поступления денежных средств на счёт Общества, осуществляется отгрузка продукции.

Организация в основном работает по предоплате, поэтому при приобретении продукции покупатель ООО «Темп» получает на месте от бухгалтера накладную (форма № 116-а), выписанную в двух экземплярах. Один остается у покупателя, другой, направляется в бухгалтерию, на основании которого выписывается счёт-фактура (см. Приложение № 1 к правилам учёта полученных и выставленных счетов-фактур). С отрицательной стороны характеризует Общество, что в накладных часто отсутствуют обязательные реквизиты, в частности наименование должностных лиц. Учёт выписанных накладных и выданных счёт-фактур организация ведёт в автоматическом режиме. В основном, по условиям договора доставка входит в обязанности Общества, дополнительно выписывается товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т). Отгруженная со склада продукция направляется с водителем - экспедитором к покупателю, который при получении продукции на месте расписывается в квитанции. Один экземпляр накладной и счёт-фактуры остается на складе, на его основании кладовщик отпускает продукцию, второй экземпляр документов остаётся у покупателя.

Если покупателем является физическое лицо, то договор не заключается, оплата производится тут же в кассу организации. Счёт-фактура на эту операцию не выписывается, а накладная выписывается в двух экземплярах. На основании накладной и приходного кассового ордера (форма № КО-1), который выписывает бухгалтер, кассир принимает деньги от покупателя. С чеком, корешком к приходному кассовому ордеру и накладными покупатель - физическое лицо направляется на склад, где получает продукцию. Один экземпляр накладной остаётся у покупателя, один на складе, откуда передаётся в бухгалтерию.

Еженедельно с понедельника и до четверга документы со склада поступают в бухгалтерию.

Бухгалтер, основываясь на полученных документах, делает записи в учёте в автоматическом режиме. В базу данных заносится номер и дата документа, делается отметка об оплате, указывается сумма реализации, включая налог, при этом указывается сумма налоговой ставки: 10% или 18%. На основании этих операций программа автоматически формирует соответствующие проводки по продаже.

Если же Общество предоставляет какие-либо услуги, например, предоставление автотранспортных услуг, то на данную сумму выписывается акт о выполнении этапа работ и счёт-фактура, также в двух экземплярах. Один экземпляр остаётся у бухгалтера, второй отправляется заказчику. Аналогично делаются записи в бухгалтерском учёте.

Все первичные документы бухгалтерией подшиваются в дела. Причем накладные и счёт-фактуры учитываются отдельно по видам производств.

Правила ведения полученных и выставленных счёт-фактур говорят, что экземпляры счёт-фактур, выданных покупателям (заказчикам) ежемесячно или ежеквартально должны сшиваться в хронологическом порядке в «Журнал учёта выданных счёт-фактур». Все листы журнала должны быть пронумерованы, а сам журнал прошнурован. В организации же счета фактуры подшиваются вместе с накладными в общий журнал - дело.

Порядок расчётов по внутренним поставкам на территории России между покупателями и поставщиками определяется в соответствии с Положением о безналичных расчётах в РФ. В соответствии с этими условиями чётко определяется, кто организует и оплачивает перевозку товара от продавца к покупателю, несёт риск и ответственность при осуществлении этих функций и при гибели или порче продукции. Так в ООО «Темп» передачу продукции можно осуществлять двумя вариантами. При первом варианте для отгрузки продукции организация - покупатель назначает своё доверенное лицо. Ему выдают подотчёт наличные деньги с правами получения продукции и немедленной оплаты за неё, либо доверенность, по которой можно получить изделия, в счёт договорённости, имеющей место между организациями в виде договора поставок или гарантийного письма (независимо, оплачена продукция предварительно или нет). При втором варианте (отдалённость поставщика от покупателя, или постоянство поставок) поставки осуществляет непосредственно ООО «Темп». Все доверенности регистрируются в специальном журнале.

Согласно учетной политике ООО «Темп», счет 63 «Резерв по сомнительным долгам» не используется, то есть резерв не создаётся. Дебиторская задолженность, нереальная к взысканию, списывается по каждому обязательству на основании данных инвентаризации, письменного обоснования бухгалтерии и приказа руководителя. Списанная в убыток из-за неплатёжеспособности должника сумма дебиторской задолженности учитывается на забалансовом счёте 007 «Списанная в убыток задолженность неплатёжеспособных дебиторов» в течение пяти лет для наблюдения за финансовым состоянием и появлением возможности её взыскания. Анализ финансовых показателей Общества за последние три года говорит о том, что организация выбралась из убытков, хотя прибыль её ещё не настолько велика. При этом доля дебиторской задолженности в общем объёме оборотных активов носит массивный характер, а значит большое значение имеет неполучение части доходов организации. В ООО «Темп» выгоднее создавать резерв по сомнительным долгам, тем самым заранее уменьшая свою прибыль, чем рисковать и списывать нереальные для взыскания долги за счёт прибыли текущего года.

Немаловажное значение имеет инвентаризация расчетов с покупателями и заказчиками. Согласно учётной политике на 2011 год ООО «Темп» проводит инвентаризацию расчётов ежемесячно с каждым контрагентом, по состоянию на первое число месяца, следующего за отчётным. При проведении инвентаризации используется документ «Акт сверки взаимных расчётов» за определённый период. Данный документ формируется в автоматическом режиме на основе бухгалтерских записей, занесённых в программу. Во вкладке «Отчёты программы «1С:Бухгалтерия» открывается вкладка «Специализированные», где и находится Акт сверки взаимных расчётов, определяется период и контрагент, затем данный документ выводится на бумажный носитель и посылается в бухгалтерию покупателя для проведения сверки расчётов.

Инвентаризация расчётов с покупателями и заказчиками должна быть оформлена в акте инвентаризации унифицированной формы № 17-ИНВ.

 

3.2 Синтетический и аналитический  учёт расчётов с покупателями  и заказчиками

 

ООО «Темп» расчёты с покупателями и заказчиками за проданную продукцию учитывает согласно рабочего плана счётов на балансовом счёте 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками». На этом счёте отражается дебиторская задолженность покупателей и заказчиков за реализованные (отгруженные) им, но ещё не оплаченные товары, продукцию (работы, услуги), основные средства, материалы и прочее имущество организации. Дебиторская задолженность образуется в результате несовпадения момента отгрузки товара и оплаты продукции, оказания услуги, выполнения работы. В ООО «Темп» к счёту 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» открыты следующие субсчета:

-1 «Расчёты с покупателями  и заказчиками»;

-2 «Расчёты по авансам  полученным».

Выручка от продажи продукции и товаров, а также поступления, связанные с выполнением работ, оказанием услуг представляют собой доходы организации от обычных видов деятельности. Поступления от продажи основных средств, материалов и иных активов, отличных от денежных средств (кроме иностранной валюты), продукции, товаров относится к операционным доходам организации.

При этом выручка за отгруженные товары, продукцию, работы, услуги отражается в учёте по дебету счёта 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» в корреспонденции со счётом 90 «Продажи» к которому в Обществе открыты субсчета:

-1 «Выручка от продаж»;

-2 «Себестоимость продаж»;

-3 «НДС»;

-8 «Управленческие расходы»;

-9 «Прибыль/убыток от продаж», также 62 счёт корреспондирует со  счётом 91 «Прочие доходы и расходы» (в случаях реализации прочего  имущества организации); со счётом 76 «Расчёты с разными дебиторами  и кредиторами»:

-5 «Расчёты с прочими  дебиторами и кредиторами»: 76-Н  «НДС по отгруженным, но не  оплаченным продукции, товарам, работам, услугам», проводки по этому счёту  формируются в автоматическом  режиме.

Для обобщения информации о налоге на добавленную стоимость (НДС) используется счёт 68 «Расчёты по налогам и сборам»: 68-2 - НДС.

Схема бухгалтерских проводок приведена в Приложении 1.

Аналитический учёт по счёту 62 «Расчёты с покупателями и заказчиками» в организации ведётся по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счёту в разрезе контрагентов и товаров, облагаемых по ставке налога на добавленную стоимость 18%.

В конце каждого месяца бухгалтер на основании данных бухгалтерского учёта проводит сверку расчётов с покупателями и заказчиками, для этого в программе формируются учётные регистры по каждому контрагенту и корреспондирующему счёту. Наиболее удобный регистр, использующийся Обществом - карточка счёта, в которой отражены дата операции по продаже продукции, её оплата, правильное начисление налогов. Эти данные позволяют проследить, когда и кому были проданы продукция (выполнены работы, оказаны услуги), в каком количестве и какого именно наименования товара, продукции, вида работ и услуг. На основании данных взаимных расчётов с контрагентами бухгалтер отслеживает движение расчётов по каждому покупателю и заказчику, отмечает суммы непогашенной дебиторской задолженности, контролирует правильность начисления налога к уплате в бюджет.

Для получения данных только об одном покупателе бухгалтер выбирает в субконто данного контрагента. Этот отчёт в автоматизированном режиме можно сформировать за любой промежуток времени. Документ удобно использовать когда, например, бухгалтер со стороны покупателя выясняет вопросы по отгрузке, оплате или сверке расчётов.