Учет и анализ эффективности использоания материалов

В условиях функционирования автоматизированного учета вместо карточек учета применяют систематически составляемые машинограммы-ведомости движения и остатков материалов.

Первичные документы после записи их данных в карточки учета передают в бухгалтерию. Сдачу документов оформляют реестром, в котором указывают наименование и номера сдаваемых документов.

В цехах, имеющих кладовые, а также в подотчетных подразделениях, материально-ответственные лица (заведующие пунктами и отделениями) составляют месячные отчеты об остатках и движении материалов в подотчете и представляют их в бухгалтерию. При использовании материальных отчетов, отпадает необходимость в составлении других документов на расход материалов.

Материалы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактическая себестоимость материалов складывается из фактически произведенных расходов. Так, на предприятии ГУП «Тыва-молоко» фактическая себестоимость материалов приобретенных за плату, состоит из сумм уплачиваемых в соответствии с договором поставщику, расходов по доставке, стоимости информационных и консультационных услуг, связанных с приобретением материалов, таможенных пошлин, вознаграждений, уплачиваемых посредническим организациям, затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию [32, с. 160-161].

Исчисление фактической себестоимости заготовления каждого вида сырья и материалов требует значительных затрат труда и времени. Поэтому фактическую себестоимость заготовления исчисляет лишь небольшая часть организаций по основным видам сырья или материалов. В большинстве организаций текущий учет материальных ценностей ведут по учетным ценам.

Определение фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на производство, разрешается производить следующими методами оценки запасов, приведенными на рисунке 5.

 

             по себестоимости каждой единицы;

                       по средней себестоимости;

                       по себестоимости первых по времени закупок (метод ФИФО);

                       по себестоимости последних по времени закупок (метод ЛИФО).

 

              Рис. 5. Методы оценки запасов

 

Применение одного из этих методов по виду запасов производится исходя из допущений, прописанных учетной политикой организации [32, с. 162-164; 13, с. 125].

Метод оценки запасов «по себестоимости по каждой единице» используется организациями при оценке драгметаллов, драгоценных камней, или запасов, которые не могут быть обычным образом заменены на другие. При этом используется два варианта исчисления себестоимости единицы запаса - включая все расходы, связанные с приобретением запаса; включая только стоимость запаса по договорной цене.

Применение второго (упрощенного) варианта допускается при невозможности непосредственного отнесения транспортно-заготовительных и других расходов, связанных с приобретением запасов, на себестоимость. В этом случае разница между фактической себестоимостью приобретенных запасов и их стоимостью по договорным ценам распределяется пропорционально стоимости отпущенных материалов по договорной цене  [20, с. 398].

В учетной политике ГУП «Тыва-молоко» оценка производится по средней себестоимости (прил. 1.1). Средняя себестоимость единицы материалов определяется по формуле (1.1).

 

Стоимость остатка материалов на начало отчетного периода + Стоимость материалов, поступивших в отчетном периоде

:

Количество материалов на начало отчетного периода + Количество материалов, поступивших в отчетном периоде

=

Средняя себестоимость единицы материалов

(1.1)

 

По каждой группе (виду) материально-производственных запасов в течение отчетного года применяется один способ оценки.

Оценка материально-производственных запасов на конец отчетного периода производится в зависимости от принятого способа оценки запасов при их выбытии, т. е. по средней себестоимости  [30, с. 576].

На конец отчетного года материально-производственные запасы отражаются в бухгалтерском балансе по стоимости, определяемой исходя из используемого способа оценки запасов, т. е. по средней себестоимости.

Эти два способа оценки материалов являются традиционными для отечественной учетной практики. В течение отчетного месяца материальные ресурсы списывают на производство (как правило по учетным ценам), а в конце месяца списывают соответствующую долю отклонений фактической себестоимости материальных ресурсов от стоимости их по учетным ценам.

В качестве учетных цен на материалы применяются цены, показанные на рисунке 6.

 

 

 

 

 

                Рис. 6. Виды учетных цен на материалы

 

Метод ФИФО подразумевает правило – первая партия на приход – первая в расход. Это означает, что независимо от того, какая партия материалов отпущена в производство, сначала списывают материалы по цене первой закупленной партии, затем по цене второй и т.д. в порядке очередности, пока не будет получен общий расход материалов за месяц. [32, с. 160-161].

При методе ЛИФО применяют другое правило – последняя партия на приход – первая в расход, т.е. сначала списываются материалы по себестоимости последней партии, затем по себестоимости предыдущей и т.д.

Израсходованные материалы можно оценить расчетным путем, используя следующую формулу:

P = Oн + П – Ок,

где, Р – стоимость израсходованных материалов;

 

Он и Ок – стоимость соответственно начального и конечного остатков материалов;

П – поступление за месяц.

Оценка материалов на конец отчетного периода производится в зависимости от принятого способа оценки запасов при их выбытии  [28, с. 310].

 Таким образом,  правильно организованный  учет материальных ресурсов позволяет выявить  внутренние резервы предприятия,  способствует внедрению в  производство всего нового  и прогрессивного  и, следовательно,  является важной предпосылкой повышения эффективности производства. Решению задачи  учета на  предприятии способствует четкая организация оперативного  и бухгалтерского учета  материалов,  своевременное  и  полное   документирование операций по их движению.

 

1. Документальное оформление движения материалов

 

Первичные документы  по расходу  производственных запасов  играют важную роль в организации материального учета, т.к. являются его основой. Непосредственно по первичным документам осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

В законе "О бухгалтерском учете" и "Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации», раздел «Документирование хозяйственных операций» приведены основные требования к оформлению, порядку открытия первичных документов и перенесения из них достоверной информации в бухгалтерскую отчетность  [2; 3].

Основанием для записи в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. От полноты, своевременности  и правильности оформления  первичных документов  в решающей  степени зависят  качество, достоверность и оперативность бухгалтерского учета в целом.

Все  первичные  документы  должны  содержать  следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы) и  код формы;

2) дату составления;

3) содержание хозяйственной операции;

4) измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

5) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции  и  правильность  ее  оформления,  личные подписи и их расшифровку.

В зависимости от характера операции в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты [39, с. 115].

Материальные запасы приходуются и хранятся на складах предприятия на основании соответствующих первичных документов. Вместе с отгрузкой сырья и материалов, поставщик высылает покупателю расчетные и  другие сопроводительные документы – платежное требование, товарно-транспортные накладные. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления, после чего их передают заведующему складом  [16, с. 139].

Он в свою очередь по поступающим документам проверяет соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества сырья и материалов. Проверенные расчетные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций – экспедитору для получения и доставки материалов.

Принятые кладовщиком материалы оформляют приходными ордерами. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществлять оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документах поставщика проставляют штамп, в оттисках которого содержатся основные реквизиты приходного ордера. При этом сокращается количество первичных документов [20, с. 398].

В тех случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, приемку материалов производит комиссия и оформляет акт о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. В составе комиссии должны быть представитель поставщика или представитель незаинтересованной организации. Акт также составляется при приемке поступивших на склад материалов без счета поставщика.

В связи с тем, что на рассматриваемом ГУП «Тыва-молоко» поступление материалов осуществляется только транспортом, то в качестве первичного документа применяется товарно-транспортная накладная, составляемая грузоотправителем в четырех экземплярах: первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя; второй – для оприходования материалов получателем; третий – для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей; четвертый является основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу. Товарно-транспортную накладную применяют в качестве приходного документа у покупателя в случае отсутствия расхождения количества поступивших грузов с данными накладной. При наличии такого расхождения приемку материалов оформляют актом о приемке материалов  [32, с. 166].

Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют требованиями-накладными, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах: первый является основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа.

Помимо этого, материалы поступают на склад при приобретении их подотчетными лицами в организациях торговли, у других организаций или у населения за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов является товарный счет или акт (справка), составляемый подотчетным лицом, в котором он излагает содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены, а также данных паспорта продавца товара. Акт (справку прилагают к авансовому отчету подотчетного лица [32, с. 166].

 Со склада материалы отпускаются  на производственное потребление, различные хозяйственные нужды (содержание зданий, ремонтные работы), а также на сторону для  переработки и в порядке реализации (рис. 7).

Все  хозяйственные  операции,  связанные  с  отпуском  материалов,  подлежат обязательному и своевременному документированию в момент совершения операции или непосредственно по ее окончании.

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 7. Направления расходования материалов на предприятии

Порядок документального оформления отпуска материальных ценностей на предприятиях зависит, прежде всего, от организации производства, направления расхода и периодичности отпуска  [17, с. 175].

Под отпуском в производство в ГУП «Тыва-молоко» понимается отпуск материалов с кладовых предприятия для производства молочной продукции и доставки ее до потребителей.

Отпуск материальных  запасов из центрального склада в кладовые предприятия рассматривается как внутренне перемещение материалов. При отпуске материалов в производство на исследуемом предприятии соблюдаются следующие требования:

1. они идут по весу, объему и массе в строгом соответствии с расходными нормативами на заданный объем производства;
2. отпуск заправочного топлива осуществляется в пределах предварительно установленных плановым отделом лимитов;
3. согласовываются с главным бухгалтером лица, получающие право требования материалов со склада и берутся образцы их подписей;

Эти данные сообщаются работникам кладовых. Материалы на производство выдаются с кладовых только официально выделяемым для их получения представителям отделов, хозяйств, подразделений и участков, на которых предварительно выписывается доверенность типовой формы N М - 2 (прил. 2.2).

На рассматриваемом предприятии для оформления отпуска материалов на производство используются разовые (оформляемые каждый раз при совершении очередной операции) и накопительные (заводимые на определенный период) первичные документы [21, с. 132].