Організація обліку і аудиту грошових коштів і аналіз грошових потоків підприємства

 

РОЗДІЛ 2. Облік  грошових  коштів  підприємства „СЛАВ`ЯНА-СТИЛЬ”

2.1. Управлінський  облік  грошових  коштів

 

Управління  грошовими потоками є важливим  напрямом  діяльності головного бухгалтера      ТОВ „ Слав`яна Стиль” і містить у собі:

 розрахунок часу обороту   коштів (фінансовий цикл);

 аналіз грошового потоку;

 прогнозування грошового потоку.

Ключовим моментом управління  ліквідністю бізнесу є цикл грошового потоку (фінансовий цикл).  Фінансовий цикл являє собою час, протягом якого грошові кошти відвернені з обороту.  

Іншими словами, фінансовий цикл  ТОВ „ Слав`яна Стиль”   містить у собі:

1. інвестування коштів у сировину, матеріали, комплектуючі   й інші активи для виробництва продукції;
2. реалізація продукції, надання послуг і виконання робіт;
3. одержання виручки  від реалізації продукції, надання послуг, виконання робіт.

У силу того порядку, у якому проходять ці види діяльності, ліквідність ТОВ „ Слав`яна Стиль”   знаходиться під безпосереднім впливом тимчасових розходжень у проведенні операцій із грошовими  коштами  для кожного виду діяльності.

Якщо  витрата грошей, реалізація продукції і надходження грошей не збігаються в часі  -  виникає потреба або в більшому обсязі грошового потоку, або у використанні інших джерел засобів (капіталу і позик) для підтримки ліквідності.

Важливим моментом   управління  грошовими потоками ТОВ „ Слав`яна Стиль” є визначення тривалості фінансового циклу (рис.2.1).

 

 

Рис.2.1.   Етапи обороту  грошових  коштів   ТОВ „ Слав`яна Стиль”

 

Зі схеми  видно, що через можливу неузгодженість по всьому технологічному ланцюжку фізичного руху виробничих ресурсів і коштів необхідно стежити за співвідношеннями компонентів операційного і фінансового циклів і всього циклу ділової активності підприємства.

Операційний цикл характеризує загальний  час, протягом якого фінансові ресурси  зосереджені   в запасах і дебіторській заборгованості. Оскільки підприємство оплачує рахунки з тимчасовим лагом, час, протягом якого грошові кошти відвернені з обороту, тобто фінансовий цикл, менше на середній час обороту кредиторської заборгованості.

 Скорочення операційного і фінансового циклів у динаміці розглядається як позитивна тенденція. Якщо скорочення операційного циклу може бути здійснене  за рахунок прискорення виробничого процесу й оборотності дебіторської заборгованості, то фінансовий цикл може бути скорочений як за рахунок даних факторів, так і за рахунок деякого уповільнення оборотності кредиторської заборгованості.

Однією з головних умов нормальної діяльності підприємства є забезпеченість коштами, оцінити яку дозволяє аналіз грошових потоків.

Основна задача аналізу грошових потоків полягає у виявленні причин недостачі (надлишку) коштів, визначенні джерел їх  надходжень і напрямків використання.

Мета  аналізу – виділити, по можливості, всі операції, що торкаються рух грошових коштів.

Для того, щоб  оцінити синхронність надходжень і платежів, а також ув`язати величину отриманого фінансового результату зі станом коштів, виділимо і проаналізуємо всі напрямки надходження коштів, а також їхньої витрати.

Основна діяльність - це діяльність підприємства, що приносить йому основні доходи, а також інші види діяльності, не пов'язані з інвестиціями і фінансами. Нижче приведені основні напрямки припливу і відтоку коштів  від основної  діяльності  в ТОВ „ Слав`яна Стиль”(табл. 2.2.).

Таблиця 2.1

Основні напрямки припливу і відтоку коштів по основний

діяльності ТОВ „ Слав`яна Стиль”

ПРИПЛИВ	ВІДТІК
1. Виручка від реалізації  продукції, робіт, послуг.	1. Платежі по рахунках  постачальників і підрядчиків.
2. Одержання авансів  від покупців і замовників.	2. Виплата заробітної плати.
3. Інші надходження  (повернення сум від постачальників; сум, виданих підзвітним особам).	3. Відрахування в соцстрах  і позабюджетні фонди.
	4. Розрахунки з бюджетом  по податках.
	5. Сплата відсотків  по кредиту.
	6. Аванси видані

 

Основна діяльність є головним джерелом прибутку  і  є  основним джерелом коштів.

Однією з умов фінансового благополуччя ТОВ  „ Слав`яна Стиль” є приплив грошових коштів. Однак надмірна величина коштів говорить про те, що реально підприємство зазнає збитків, пов”язаних  зі знеціненням грошей, а також з упущеною можливістю їх  вигідного розміщення. Це говорить про те, що необхідно управляти  рухом грошових потоків, а для цього на першому етапі аналізується частка коштів у складі поточних зобов'язань, тобто визначається коефіцієнт абсолютної ліквідності. Аналіз  ліквідності  ТОВ „ Слав`яна Стиль” (табл. 1.3.) показав, що коефіцієнт абсолютної ліквідності в 2004 р. є дуже низький. Його значення свідчить про те, що тільки 7% короткострокової заборгованості підприємство може  погасити негайно. У цих умовах поточна платоспроможність  підприємства  цілком залежить  від надійності дебіторів.

Прогнозування потоку коштів  на ТОВ „Слав`яна Стиль”  дозволить передбачати дефіцит або надлишок засобів ще до їхнього виникнення і дасть можливість за визначений час скорегувати поводження підприємства.

Прогноз потоку коштів - це звіт у якому відбивають усі  надходження і витрати коштів у процесі очікуваних угод (операцій) за визначений період.

Оскільки більшість  показників досить важко спрогнозувати з великою точністю,   прогнозування грошового потоку зводиться до побудови бюджетів коштів.  Бюджет коштів – прогноз потоків наявних засобів, викликаних інкасацією і виплатами .

Він розробляється на основі планування майбутніх наявних надходжень і  виплат підприємства за різні проміжки часу і показує момент і обсяг очікуваних надходжень і виплат коштів за звітний період.

Нижче подано опис поетапного процесу   прогнозування потоку грошових коштів  в ТОВ „ Слав`яна Стиль”.

Етап 1: Наявні грошові кошти.

Ггрошові кошти наприкінці одного місяця   переносяться як стартові грошові кошти наступного місяця.

Етап 2: Облік грошових коштів.

Ведеться  облік продажу за грошові  кошти, продажу в  кредит, будь-яких доходів у вигляді відсотків. 

Етап 3: Дебіторська заборгованість.

Ведеться облік очікуваних виплат заборгованостей по місяцях їх передбачуваної сплати. Розраховується  показник обороту  дебіторської  заборгованості.  

Етап 4: Різні додаткові готівкові  прибутки.

Ведеться облік різних очікуваних грошових надходжень, включаючи нові позики від банків, чи доходи від продажу акцій, сплата за оренду і т.д.

Етап 5: Загальна сума грошових коштів

Протягом кожного місяця в  прогнозі складаються суми, отримані на етапах один - чотири. Це число – загальна сума грошових коштів в кожному місяці.

Етап 6: Витрати грошових коштів.

Оцінюються  поточні витрати. Визначаються усі витрати в тому місяці, в  якому вони будуть оплачені, а не в якому виникли. Список поточних витрат:

- Заробітна плата брутто, включаючи очікуваний понаднормовий час.

- Щомісячна плата власникам

Соціальні виплати і пільги, включаючи  оплату відпусток, лікарняних, страхування  здоров'я і соціальне страхування  по безробіттю.

- Обговорені в контракті додаткові послуги, включаючи вартість робочої сили і матеріалів.

- Закупівлі  сировини і матеріалів.

-Необхідні запаси.

- Ремонт і експлуатація.

- Витрати на упаковку, доставку і розвантаження.

- Транспортні витрати, автомобіль, витрати на паркування.

- Реклама і просування.

- Професійні послуги, такі як гонорари юристам, бухгалтерам, консультантам тощо.

- Орендна плата.

- Телекомунікації, такі як телефон, факс, доступ в Інтернет.

- Комунальні послуги: вода, опалення, електрика, газ.

- Страхування, включаючи страховку на випадок пожежі, страховку відповідальності, компенсацію робітникам тощо.

- Податки.

- Відсоток по позиках.

- Інші витрати.

Підраховується  загальна сума  поточних витрат.

Етап 7: Інші витрати.

Підраховуються  інші поточні витрати  підприємства:  

- Виплата позик.

- Капітальні витрати.

- Попередні витрати – витрати, понесені до першого місяця роботи й оплачувані протягом наступного року (років).

Етап 8: Загальна сума витрат.

Підсумовуються  всі поточні витрати. 

Етап 9: Щомісячний наявний оборот.

Віднімається  загальна  сума  витрат (Етап 8) від суми   грошових коштів (Етап 5). Різниця – щомісячний стан  грошових  коштів або потік грошових коштів.

При планування потоку грошових коштів перевіряється, щоб наприкінці місяця він був позитивним. У протилежному випадку, негайно вживаються  заходи з перекриття цих передбачуваних нестач. Обновлюється  прогноз щомісяця, вносячи зміни щоразу, коли  стикаються з несподіваною витратою чи доходом. 

 

 

 

 

2. Фінансовий  облік  грошових  коштів

 

 

Ведення   бухгалтерського  обліку  покладено  на  головного  бухгалтера   підприємства,  який  підпорядковується  безпосередньо   керівнику  підприємства.

Головний  бухгалтер  ТОВ „Слав`яна Стиль”   веде    облік    наявності   і  руху  власного  майна,  матеріальних   ресурсів;  господарських  операцій  всіх  видів   діяльності,   розрахунків  з  постачальниками   за  товари  і  послуги,  з  покупцями   за  реалізовані  товари,  складає  всі  види   періодичної  звітності   з  захистом   її  у відповідних  інстанціях  і  вирішує   інші     питання  за  вказівками  керівництва   та  запитами  структурних  підрозділів. Посадова  інструкція головного  бухгалтера ТОВ „Слав`яна Стиль”  наводиться  в  Додатку  Б.

Головний  бухгалтер   підписує  з  керівником підприємства  документи,   які є  підставою   для  приймання  і видачі  матеріальних  цінностей,   грошових  коштів,  розрахункових,  кредитних і фінансових  зобов’язань. Головним  бухгалтером підприємства  здійснюється  формування  облікової політики  підприємства  і затверджується  наказом про облікову  політику (Додаток  В). 

Основним  завданням  організації  обліку  грошових  коштів  в  умовах  ТОВ „Слав`яна  Стиль”  є:

- належний  порядок  приймання   і  видачі  готівки,  оформлення  касових  документів,  зберігання  грошей  і  ведення  касової   книги; 

- здійснення  контролю  за  дотриманням   касової  дисципліни,  в   т.ч.  за   витрачанням  отриманих   в  установах  банку  грошових  коштів;

- своєчасне   і  правильне   оформлення  документів  і   відображення  на  рахунках  бухгалтерського  обліку  операцій  з  руху  грошових коштів;

- проведення  інвентаризації  грошових  коштів  та  відображення  результатів   інвентаризації  на  рахунках  бухгалтерського обліку.

Для   узагальнення  інформації про наявність та рух  грошових коштів в касі   підприємства призначений    рахунок   30   "Каса". 

Рахунок    30    активний,    балансовий,    призначений   для    обліку  господарських засобів підприємства, має такі субрахунки:

301  "Каса  в національній валюті";

302  "Каса  в іноземній валюті".

По дебету рахунку 30 "Каса" відображається надходження грошових  коштів до каси підприємства, по кредиту - виплата готівки.

Аналітичний облік  може вестись за центрами відповідальності: кожною операційною касою, а також  за видами валют.

Облік операцій на рахунках в банках ведеться на рахунку 31 "Рахунки в банках".

Рахунок 31 "Рахунки  в банках" призначено для обліку наявності та руху грошових коштів, які знаходяться на рахунках в  банку, і які можуть бути використані  для поточних операцій.

Цей рахунок активний, балансовий, призначений для обліку господарських засобів - грошових коштів, має такі субрахунки:

311 "Поточні рахунки в національній валюті";

312 "Поточні рахунки в іноземній валюті";

313 "Інші рахунки в банку в національній валюті";

314 "Інші рахунки в банку в іноземній валюті".

По дебету рахунку 31 "Рахунки в банку" відображається надходження грошових коштів, а по кредиту - їх використання.

Субрахунки 312 "Поточні  рахунки в іноземній валюті" та 314 "Інші рахунки в банку  в іноземній валюті" призначені для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в іноземній валюті.

На субрахунку 313 обліковується рух коштів, що знаходяться  в акредитивах, на особових рахунках по вантажообігу і в чекових книжках.