Організація і методика аудиту виробничих запасів на прикладі Дочірнього підриємства ВАТ «Славутський руберойдовий завод ВКП УМТЗ Славут

Інвентаризація МШП здійснюється шляхом огляду кожного предмету і реєстрації його в описі.

На МШП, видані в індивідуальне користування, наприклад, спецодяг, спецвзуття тощо, допускається складання групових інвентаризаційних описів (на куртки, черевики, халати тощо) із зазначенням прізвищ осіб, яким видано такі предмети. Обов'язковою умовою при цьому є ведення особистих карток  на такі предмети і наявність в інвентаризаційному описі підписів осіб, які отримали ці предмети.

Спецодяг здані в прання або чистку, заносять до інвентаризаційного опису на підставі документів, які підтверджують приймання в ремонт, прання, чистку тощо.

Якщо під час інвентаризації будуть виявлені МШП, не придатні до експлуатації, але не списані з обліку, то робоча комісія складає акт на їх списання. В акті зазначають час експлуатації, причини псування (непридатності) таких МШП та можливість їх використання в інших цілях. На них складається окремий інвентаризаційний опис.

Слід зазначити, що підприємства України зобов'язані складати графік документообігу, який теж може бути використаний аудитором для вивчення системи обліку і контролю. Проте попередньо слід переконатися, чи внесені у графік останні зміни у розподілі обов'язків, враховані нові форми документа тощо.                                     

Крім того, це забезпечить оптимальну кількость підрозділів і виконавців, через які проходить кожний документ, мінімальний термін його знаходження у підрозділах. Графік оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт створення, перевірки, обробки документів у розрізі підрозділів та виконавців із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.                                                                      

Усім працівникам підприємства, які створюютьі подають первинні документи, надається витяг із графіка документообігу, який містить перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, терміни їх подання, підрозділи, до яких передаються ці документи.

           Для своєчасного відображення господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку на ДП ВАТ „Славутський руберойдовий завод” ВКП УМТЗ СлРз” визначений графік руху документів з обліку матеріалів до бухгалтерії підприємства для відповідного їх оформлення. (таблиця 3.1.1.)

Таблиця 3.1.1.

Графік надходження до бухгалтерії первинних документів з обліку матеріалів

Найменування первинного документа	Складання і передача документу			Обробка документа		Обробка і узагальнення даних в бухгалтерії
	Відповідальний за складання і передачу документа	Строк передачі документа		Служба що прийняла документ	Коли і кому передається	Обробка документа і узагальнення данних	Кому і коли передається документ
1	2	3		4	5	6	7
Рахунок постачальника	Менеджер з постачання	В день отримання		Відділ матеріально –технічного постачання	Щодня до бухгалтерії	Оплата або підготовка відмови від оплати	На другий день після отримання матеріалів завскладом
Прибутковий ордер	Завскладом на час надходження матеріалів	Кожного 1-го,4,8 і т.д. числа.		Відділ матеріально-технічного постачання, обчислювальний центр	Бухгалтерії кожного 5,9,13 –го числа	Контроль за змістом, визначенням цін, запис до облікових регістрів	Обчислювальний центр не пізніше другого дня після одержання, поточний архів
Накладна вимога	Завідуючий складом		щодня	Відділ матеріально-технічного постачання	Бухгалтерії наступного дня після отримання	Контроль за визначенням цін, запис до облікових регістрів	Обчислювальний центр не пізніше другого дня після одержання
Лімітно-забірна картка(ярлик)	Завідуючий складом		Щодня	Відділ матеріально-технічного постачання	Бухгалтерії наступного дня після отримання	Контроль за правильністю оформлення, запис до облікових регістрів	Обчислювальний центр

 

Усі операції надходження запасів на підприємство оформляються відповідними первинними документами, незалежно від напрямів надходження запасів на підприємство. Основними напрямами надходження запасів на підприємство є:

– придбання у постачальника;

– придбання підзвітними особами;

– виготовлення на даному підприємстві;

– безкоштовне отримання;

– виявлення надлишків при проведенні інвентаризації;

– обмін на подібні і неподібні активи.

При отриманні запасів безпосередньо від постачальника, контроль за виконанням плану договорів, вчасним надходженням і оприбуткуванням виробничих запасів здійснює служба постачання на договірних засадах.

Проте внутрішній контроль не може забезпечити повну гарантію досягнення завдань, визначених керівництвом. Це обумовлюється рядом причин:

1) контроль повинен бути ефективним стосовно витрат на його здійснення.

2) основний суб'єкт контролю - це люди, якуим властиво помилятися, бути неуважними, безвідповідальними, тощо.

3) контроль не розрахований на охоплення усіх без винятку господарських операцій. Це фактично неможливо.

4) система контролю існує, у динамічному підприємницькому середовищі, тому не завжди встигає своєчасно змінитися відповідно до нових умов.

Перераховані причини і обумовлюють наявність ризику контролю - можливості того, що система  внутрішнього контролю не зможе попередити і виявити суттєві помилки або порушення.

Важливим фактором розвитку виробництва є стабільна забезпеченість підприємства матеріальними ресурсами та їх ефективне використання. Враховуючи те, що витрати сировини, матеріалів, палива, напівфабрикатів займають 80-90% серед всіх витрат на виробництво нової продукції, то головною метою аналізу є визначення забезпеченості підприємства різними видами матеріальних ресурсів та пошук резервів раціонального їх використання. Цими питаннями на досліджуваному підприємстві займається відділ матеріально-технічного постачання. Служба матеріально-технічного постачання складає графіки укладання договорів з підприємствами-постачальниками з урахуванням розрахунків планово-економічного відділу.

Важливим фактором забезпеченості підприємства виробничими запасами є правильність розрахунку потреби в них. Планування потреб у виробничих запасах здійснюється на основі наукових методів залежно від специфіки технологічних процесів виробництва продукції, призначення запасів та інших особливостей.

Загальна потреба підприємства у виробничих запасах в тому чи іншому виді можна визначити за формулою:

Пз=Пп.+Пе+Пр+Пзв-Зо , [3.]

де Пз – загальна потреба;

Пп –потреба на виробництво продукції;

Пе – потреба на експериментально – дослідні роботи;

Пр – потреба на ремонт;

Пзв – потреба на утворення нормативних залишків на кінець періоду;

Зо– запас на початок періоду.

В основу розрахунку потреби підприємства в виробничих запасах покладено нормативи та норми їх витрачання, норми складських запасів. Норма – це завдання, яке фіксує гранично допустимі витати конкретного виду матеріального ресурсу на виробництво одиниці продукції. Норми встановлюються виходячи з того, що вони повинні враховувати зростання якості продукції, її конкурентноспроможність.Стан нормативної бази на даний час ще не повністю відповідає вимогам підвищення ефективності виробництва. Більшість норм встановлюється за фактичними витратами за попередній період.

3.2. Оцінка (стан) системи внутрішнього контролю виробничих запасів та малоцінних швидкозношуваних предметів „ДП ВАТ «СЛАВУТСЬКИЙ РУБЕРОЙДОВИЙ ЗАВОД» ВКП УМТЗ СЛАВУТСЬКОГО РУБЕРОЙДОВОГО ЗАВОДУ»”

Теорія практики міжнародного досвіду аудиту, узагальнена у МСА, зобов'язує аудитора вивчити, документувати і оцінити систему внутрішнього контролю на підпримстві. Ці роботи здійснюютьсяна першому етапі планування і дають можливість підтвердити правильність попередньо обраного аудитором підходу до визначення обсягу та змісту тестів.

Після укладення договору аудитор перш за все повинен пересвідчитись у правильності визначеної стратегії і лише потім перейти до її здійснення. З цією метою проводиться детальне вивчення системи внутрішнього контролю.

Маючи у своєму розпорядженні матеріали дослідження, виконаного перед укладенням договору, попереднього аудиту, аудитор готується до опитування персоналу замовника, планує спостереження та вивчення організанійно-розпорядчої і облікової документації на місці.

Обсяг робіт цього етапу залежить від того, чи здійснюються вони для нового замовника чи постійного. У останньому випадку увага зосереджується аудитором на змінах, що відбувалися у структурі внутрішнього контролю порівняно з попереднім періодом, а також врахуванні замовником раніше висловлених зауважень до недоліків у здійсненні контролю.

МСА, професійні стандарти окремих країн вважають необхідним документування результатів вивчення системи внутрішнього контролю з таких причин:

1. це дає можливість економити витрати часу і коштів за умови продовження співпраці із замовником;  
2. складені документи розглядаютьься як важливий доказ ретельного виконання аудитором його професійних обов'язків.                       

Законодавство України і чинні стандарти АПУ не зобов'язують документувати результати вивчення системи внутрішнього контролю замовника. Доцільність такого документування вирішується на рівні аудиторської фірми.

Але процедура вивчення і оцінки системи внутрішнього контролю завжди виконується аудитором, хоча й не виділяється окремим етапом. Як правило, це здійснюється одночасно із перевіркою даних бухгалтерського обліку.

Документування результатів вивчення системи внутрішнього контролю допомагає аудитору спланувати подальші дії, правильно обрати прийоми перевірки, визначити їх обсяг. Тому застосування різних прийомів документування зарубіжними аудиторами викликає закономірну зацікавленість. У міжнародній практиці аудиту використовують такі форми документуванні отриманих знань про систему внутрішнього контролю, як опис, анкети і блок-схеми. Кожна з цих форм має свої переваги і недоліки, які враховуються під час виконання конкретного замовлення. Переваги і недоліки документування знань про систему внутрішнього контролю замовника, наведемо у таблиці 3.2.2.

 

Таблиця 3.2.2.

Переваги і недоліки документування знань про систему внутрішнього контролю замовника

Форми документування	Переваги	Недоліки
1	2	3
Опис	Відносна простота складення	Відсутність наглядності. Неприйнятність для умов складних систем контролю
Анкета	Акцентування уваги на слабких місцях контролю Можливість стандартизації бланків анкет	Передбачає лише необхідні види контролю. Значна узагальненість інформації
Блок-схема	Наглядність логічної і хронологічної послідовності здійснення обліку і контролю	Неприйнятість для дуже складних або дуже простих систем контролю. Відсутність оцінки слабких місць контролю

 

Найпростішою формою документування є опис, у якому коротко викладається характеристика контрольного середовища, системи бухгалтерського обліку та контрольних процедур. Останні можуть бути викладені у розрізі основних господарських процесів (постачання, виробництва, реалізації, інвестування). Описи застосовують у випадку перевірки малих підприємств із спрощеною структурою внутрішнього контролю. За інших умов їх використання вважається неефективним.

Під час використання анкет аудитор повинен дотримуватись певної послідовні. Спочатку заповнюється анкета середовища контролю, потім системи обліку і контрольних процедур при здійсненні певної групи господарських операцій. Такий порядок анкетування грунтується на практичному досвіді: якщо керівництво не приділяє необхідної уваги внутрішньому контролю, то навряд чи доцільно проводити подальші дослідження. У цьому, випадку аудитор оцінює ризик контролю як максимальний (CR→ 1) і приступає до виконання процедур підтвердження.

Якщо ж результати анкетування свідчать про серйозне ставлення керівництва до контролю, то аудитор продовжує його детальне вивчення з метою зменшення у подальшому обсягу процедур підтвердження. Основним недоліком анкет такого типу є їх узагальненість. Аудитор при попередній підготовці їх форми орієнтується на загальні (традиційні) види контролю, і які не завжди можуть відповідати особливостям діяльності замовника. Анкета також не містить оцінки слабких місць системи внутрішнього контролю. (Таблиця 3.2.2.)

 

Таблиця 3.2.2.

Анкета вивчення процедур контролю та системи організації обліку виробничих запасів та МШП

Господарські процеси: оптова торгівля будівельними матерілами

Вид господарських операцій: операції з запасами

Замовник: „ДП ВАТ «СЛАВУТСЬКИЙ РУБЕРОЙДОВИЙ ЗАВОД» ВКП УМТЗ СЛАВУТСЬКОГО РУБЕРОЙДОВОГО ЗАВОДУ»”                     

Період аудиту:  2007 рік

Виконавець: Фільковська С.І.                Дата: 10/02/2008

 

№ з/п	Питання	Відповідь	Примітки
1	2	3	4
1. Санкціонування
1.1.	Чи лише керівник та головний бухгалтер має право підпису документів з обліку запасів?	Так
1.2.	Доступ до комп'ютеризованих записів про запаси є тільки у осіб, для яких це пов'язано з посадовими обов'язками?	Так
2. Документування і запис
2.1.	Чи проводиться перевірка повноти і своєчасності оприбуткування запасів?	Так
2.2.	Чи ведеться облік по кожній підзвітній особі?	Так
3. Розподіл обов’язків
3.1.	Чи закріплені запаси, що знаходяться на складі і в експлуатації, за особами, відповідальними за їх зберігання і використання?	Так
3.2.	Регістри бухгалтерського обліку ведуться особами, обов'язки яких не залежать від обов'язків за вибуття, рух та зберігання запасів?	Так
4. Контрольні процедури
4.1.	Чи проводиться інвентаризація запасів перед складанням річної фінансової звітності?	Так
4.2.	Чи є служба внутрішнього аудиту, ревізійна комісія?	Ні
4.3.	Чи є постійно діюча інвентаризаційна комісія?	Так
4.4.	Чи проводиться контроль за точністю підрахунку первинних документів?	Так
4.5.	Чи здійснюється контроль за своєчасністю пред'явлення претензій щодо якості та кількості одержаних записів?	Так
5. Система організації обліку  виробничих запасів та МШП
5.1.	Чи систематично звіряються дані аналітичного і синтетичного обліку?	Так		Щомісячно
5.2.	Чи виділяється ПДВ окремим рядком у розрахункових, товарних і платіжних документах?	Так
5.3.	Чи ведуться картки складського обліку?	Так
5.4.	Чи розроблений наказ про облікову політику в частині рахунків щодо виробничих запасів?	Так		За 2005 рік
5.5.	Чи відображені в обліковій політиці методи оцінки і обліку на рахунках запасів?	Так
5.6.	Чи проведена класифікація запасів на відповідні групи для їх обліку?	Так		Робочий план рахун.
5.7.	Чи є на підприємстві графік документообігу?	Так
5.8.	Чи є на підприємстві  альбом із переліком і зразками заповнених типових первинних документів?	Ні