Облік, аналіз та контроль операцій з основними засобами на ДП “Житомирський лікеро-горілчаний завод.Чуднівська філія”

   Аналіз наукової та економічної літератури показав, що визначення контролю науковцями дається по-різному, але, на нашу думку, найбільш повним є таке: внутрішній контроль – це система заходів, визначених управлінським персоналом підприємства та здійснюваних на підприємстві з метою найбільш ефективного використання усіма працівниками своїх обов'язків по забезпеченню та здійсненню господарських операцій [5, с.46]. Внутрішній контроль визначає закономірність цих операцій і їх економічну доцільність для даного підприємства.

Система внутрішнього контролю – це політика і процедури внутрішнього контролю, прийняті управлінським персоналом суб'єкта господарювання з метою забезпечення правильного та ефективного ведення господарської діяльності, збереження активів, запобігання шахрайству та помилкам, а також виявлення їх, забезпечення точності і повноти облікових записів, своєчасної підготовки достовірної фінансової інформації. Слід зазначити, що ступінь складності щодо організації внутрішнього контролю відповідає організаційній структурі підприємства, чисельності управлінського персоналу та іншого персоналу, розгалуженості мережі відокремлених підрозділів, ступеню централізації бухгалтерського обліку та інших характеристик підприємства. Об’єктами внутрішнього контролю є функціональні цикли діяльності підприємства – постачання, виробництво і реалізація. Суб’єктами внутрішнього контролю є окремі посадові особи і працівники структурних та функціональних підрозділів підприємства [ 96].

 Саме внутрішньогосподарський  контроль має превентивний характер, сприяє збереженню ресурсів та  зниженню витрат, формуванню надійної  інформаційної основи для прийняття  управлінських рішень. Прийняття  управлінських рішень на основі  не надійного обліково-інформаційного  забезпечення може призвести  до негативних наслідків. Якщо  оцінювати достовірність і доречність  даних фінансової звітності, то, по-перше, вони частіше є об’єктом  зовнішнього контролю, а, по-друге, не  настільки актуальні для менеджменту  та власників, як інформація оперативного, управлінського обліку. Внутрішньогосподарський контроль з різноманітністю застосовуваних ним методів і прийомів при належній організації здатен не тільки засвідчувати достовірність облікової інформації, а й сприяти підвищенню якості і повноти оперативних даних та даних управлінського обліку.

Практика свідчить, що на тих підприємствах, де налагоджено поточний внутрішньогосподарський контроль, інвентаризаційну діяльність, забезпечується ощадливість і збереження цінностей. З метою посилення боротьби з нестачами і розкраданням необхідно, щоб внутрішньогосподарський контроль здійснювався об'єднаними зусиллями всіх спеціалістів, керівників господарських підрозділів та бухгалтерських служб. При цьому особливе значення має щоденний контроль за переміщенням цінностей на окремих об'єктах підприємства [94, c.92].

У сучасних умовах господарювання необхідно приділяти особливу увагу контролю основних засобів, оскільки ефективність їх використання є одним із першочергових елементів оцінки виробничого потенціалу підприємства. Необхідність посилення контролю за основними засобами обумовлюється зростанням нестабільності зовнішнього середовища та ускладненням управління активами, що потребують механізму координації внутрішнього контролю; переміщенням акценту з контролю минулого на аналіз майбутнього; необхідністю безперервного відстеження змін виробничого потенціалу підприємства; необхідністю мінімізації ризиків в управлінні основними засобами та оцінки основних засобів для визначення амортизаційної політики.

Основні завдання контролю ефективного використання основних засобів зображено на рисунку 3.1.

 

 

 

 

 

Рис.3.1.Завдання контролю використання основних засобів

Отже, як бачимо одним із завдань є забезпечення належного обліку і контролю за збереженням основних засобів. З цією метою кожному інвентарному об’єктові в момент надходження на підприємство має присвоюватись відповідний інвентарний номер, який зберігається за об’єктом весь період перебування його на даному підприємстві. Якщо який-небудь об’єкт основних засобів вибуває (реалізація, ліквідація, безоплатна передача тощо), то його номер не може присвоюватись іншому об’єкту, який надійшов згодом.

Контроль основних засобів починається з перевірки правильності відображення їх в обліку й реальності балансових і звітних даних. Для цього зіставляють наявність основних засобів у балансі з даними синтетичного й аналітичного обліку. Потім перевіряють первинні документи для встановлення законності й доцільності господарських операцій і так виявляють винних осіб, які допускають порушення і зловживання.

 Під час контролю необхідно простежити, чи проставляються інвентарні номери в актах, накладних та інших первинних документах, які служать підставою для прийняття на облік або зняття з обліку окремих об’єктів.

Під час огляду об’єктів уточнюють, чи позначені на них інвентарні номери шляхом прикріплення металевих жетонів, нанесення номерів незмиваною фарбою, клеймування, випалювання або в інший спосіб [122].

До моменту перевірки первинних документів і зроблених записів на рахунку 10 “Основні засоби” слід упевнитися в тотожності сальдо за цим рахунком на останню звітну дату в балансі й Головній книзі, а сальдо Головної книги на цю ж дату звірити з даними аналітичного обліку (типовими інвентарними картками або книгами).

Також на початку перевірки слід з’ясувати, чи всі основні засоби за місцями зберігання й експлуатації закріплені за конкретними особами, які відповідають за їх збереження.

Контролер перевіряє правильність ведення карток обліку руху основних засобів (ф. № ОЗ-8), своєчасність заповнення всіх реквізитів у них на підставі даних інвентарних карток основних засобів і звіряє з даними синтетичного обліку основних засобів. Якщо карток на об’єкти немає, то необхідно відновити аналітичний пооб’єктний облік основних засобів. Інвентарні картки підлягають обов’язковій реєстрації. Сукупність карток утворює картотеку, яка забезпечує аналітичний облік основних засобів.

Якщо основні засоби ліквідовано, то в картці обліку руху основних засобів необхідно зробити запис про вибуття на підставі актів про списання основних засобів (ф. № 03-3) або автотранспортних засобів (ф. № 03-4).

Контролер також перевіряє, чи застосовується для пооб’єктного обліку основних засобів у місцях їх знаходження (експлуатації) інвентарний список основних засобів (ф.№ 03-9) за матеріально відповідальними особами. Слід також з’ясувати, чи проводилась періодична звірка інвентарних списків (не рідше ніж два рази на рік) із записами в інвентарних картках обліку основних засобів (ф. № 03-6).

Перевірці також підлягають орендовані основні засоби, які записуються в балансі орендодавця чи орендаря так, аби уникнути подвійного врахування основних засобів. Якщо виявлено нестачу або лишки, встановлюють причини й винних осіб [56, c. 163].

Щодо основних засобів, які стали непридатними, але не списані, необхідно також встановити причини передчасного спрацювання чи псування й винних у цьому осіб.

Контроль операцій з основними засобами невід’ємно пов'язаний з інвентаризацією. Під час її проведення можливо розробити подальший план контролю, виявити проблемні пункти в організації використання та руху основних засобів. Часто в практичній діяльності недооцінюється вагомість правильного проведення інвентаризації та дотримання її принципів, незважаючи на те, що вона є одним із найважливіших моментів діяльності будь-якого підприємства.

Основна мета інвентаризації основних засобів полягає у виявленні фактичної наявності основних засобів, перевірці правил їх утримання та експлуатації, відповідності облікової і справедливої вартості таких активів.

До початку інвентаризації слід перевірити:

- наявність і стан реєстрів  обліку (карток, книг, описів та ін.);

- наявність і стан технічних  паспортів та іншої технічної  документації;

- наявність документів на основні засоби, що здані чи прийняті 
підприємством в оренду, на зберігання чи в тимчасове користування. При відсутності документів необхідно забезпечити їх отримання та оформлення [63, c.142]. 

Під час інвентаризації комісією перевіряються дані про наявність основних засобів, вивчаються записи про рух і технічний стан окремих об’єктів в інвентаризаційних картках або інших документах, а також перевіряється наявність документів, що характеризують окремі об’єкти основних засобів (технічні паспорти, плани по кожному поверху будівель тощо), наявність документів на земельні ділянки, водоймища та інші об’єкти природних ресурсів, що підтверджують право власності підприємства на них.

При проведенні інвентаризації основних засобів слід пам’ятати, що:

- обов’язковій перевірці  підлягає наявність не тільки  самих об’єктів 
основних засобів, але й технічної документації на них (наприклад, 
технічного паспорту, технічних умов експлуатації тощо);

- необхідно перевіряти  власні основні засоби та ті, що прийняті або 
здані в оренду, на зберігання або у тимчасове користування;

- відповідно до законодавства  інвентаризація будівель, споруд  та 
інших нерухомих об’єктів основних фондів може проводитись раз на три 
роки.

Документи, в яких реєструються наслідки інвентаризаційного процесу, можна згрупувати в п’ять груп: акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльна відомість, інвентарний ярлик, протокол інвентаризаційної комісії [65, c.74].

Однією з найгостріших проблем в Україні є визначення реального розміру амортизаційних відрахувань сьогодні. Амортизаційні відрахування є важливим елементом витрат на виробництво і основним джерелом капітальних вкладень. Тому правильність нарахування амортизації впливає на розмір прибутку, суму податкових платежів, собівартість продукції та цінову політику підприємства.

 Контроль амортизації основних засобів проводиться за бухгалтерським і податковим обліком, що обумовлено відмінностями у відображенні цих операцій  [119].

Мета контролю амортизації неосновних засобів за бухгалтерським обліком — встановити дотримання підприємством вимог П(С)БО 7 “Основні засоби” щодо нарахування та відображення в обліку амортизації необоротних активів.

 Завдання контролю — перевірити правильність:

• визначення вартості, що амортизується;

• встановлення підприємством строку корисного використання (експлуатації) об'єктів основних засобів;

• розрахунку річної та місячної суми амортизації за обраним підприємством методом;

• початку та закінчення нарахування амортизації основних засобів;

• відображення у складі витрат підприємства амортизації основних засобів через систему бухгалтерських рахунків.

При здійснені контролю нарахування амортизації слід ураховувати такі обставини:

• об’єктом амортизації є основні засоби (крім землі);
• нарахування амортизації здійснюється протягом терміну корисного використання об’єкта, який установлюється підприємством;
• амортизація основних засобів (крім інших необоротних активів) нараховується із застосуванням таких методів, які передбачені податковим законодавством.
• метод амортизації обирається підприємством самостійно;

Для подовження строку експлуатації й підвищення ефективності використання основних засобів велике значення має своєчасне проведення ремонтних робіт.

Перевіряючи операції з ремонту основних засобів, слід встановити, чи не було приписок виконаних робіт з метою завищення суми заробітної плати та понаднормативного списання будівельних матеріалів і запасних частин. Тому контроль операцій з капітального ремонту слід починати з перевірки правильності складання плану і кошторису капітального ремонту і реальності їх показників. Такі плани і кошториси мають складатися за даними актів технічного огляду й відомості дефектів, у яких конкретно вказані ті частини основних засобів (вузли, агрегати), які підлягають ремонту, заміні або відновленню [104].