Использование основных средств на примере бюджетного учреждения

           Таблица 4

Операции  по приобретению, движению, выбытию основных средств

     Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках учета основных средств и группового учета основных средств.

     Инвентарная карточка учета основных средств  открывается на каждый объект основных средств. Записи в ней производятся на основании первичных учетных документов: актов о приемке-передаче основных средств, технических паспортов заводов-изготовителей и других документов.

     Инвентарная карточка группового учета основных средств открывается на группу объектов основных средств и предназначена  для учета библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря.

     Для библиотечных фондов открывается одна карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.

     Инвентарные карточки регистрируются в Описи  инвентарных карточек по учету основных средств. В ней записываются наименование классификационной группы и код по Общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ), номер карточки, наименование и инвентарный номер объекта, отметка о выбытии объекта (дата и номер журнала операций).

     Опись инвентарных карточек сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании инвентаря по последней инвентарной карточке. Регистрация производится в разрезе соответствующих счетов бюджетного учета. По каждому счету нумерация начинается с номера 1. При выбытии и перемещении основных средств указываются дата (число, месяц, год) и номер журнала операций. Опись ведется в одном экземпляре.

     Инвентарный список нефинансовых активов применяется  для учета основных средств (кроме  библиотечных фондов) и непроизведенных активов в местах их хранения (эксплуатации). Список ведется материально ответственным лицом. В него записывается каждый объект с указанием номера инвентарной карточки, заводского номера, инвентарного номера, наименования объекта. При выбытии объектов указываются дата и номер документа и причина выбытия.

     Оборотная ведомость по нефинансовым активам  применяется для обобщения данных по наличию и стоимости основных средств, нематериальных, непроизведенных  активов, материальных запасов и  проверки правильности записей, произведенных по счетам аналитического учета с данными счетов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов, материалов Главной книги. Составляется ежеквартально (по материальным запасам ежемесячно) по материально ответственным лицам с указанием наименования объекта, инвентарного номера объекта, единицы измерения, количества и суммы на начало месяца, оборотов по дебету и кредиту, количества и суммы на конец месяца.

     Движение  основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств. Указанные операции оформляются следующими формами первичной учетной документации.²⁷

     Поступление и внутреннее перемещение основных средств оформляются первичными документами:

     актом о приемке-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), кроме объектов основных средств стоимостью до 1000 руб. и библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости;

     актом о приемке-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030), с приложением документов, подтверждающих государственную регистрацию объектов недвижимости в установленных законодательством случаях;

     актом о приемке-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031);

     накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032);

     актом о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных  объектов основных средств (ф. 0306002);

     требованием-накладной (ф. 0315006);

     ведомостью  выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

     В актах ф. 0306001, 0306030, 0306031 указывают  наименование объекта, год постройки  или выпуска заводом, краткую  характеристику объекта, первоначальную стоимость, присвоенный объекту  инвентарный номер, место использования объекта и другие сведения, необходимые для аналитического учета основных средств.

     После оформления акты о приемке-передаче основных средств передают в бухгалтерию  учреждения. К акту прилагают техническую  документацию, относящуюся к данному  объекту (паспорт, чертежи и т.п.).

     На  основании этих документов бухгалтерия  производит соответствующие записи в инвентарные карточки основных средств, после чего техническую  документацию передают в технический  или другой отделы предприятия.

     Акт утверждает руководитель организации. При передаче основных средств другой организации акт составляют в двух экземплярах (для организации сдающей и организации, принимающей основные средства).

     Внутреннее  перемещение основных средств, а  также их передачу из запаса (со склада) в эксплуатацию оформляют накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032). Накладную выписывает в трех экземплярах работник цеха (отдела) сдатчика. Первый экземпляр передают в бухгалтерию для записи в инвентарной карточке, второй остается у сдатчика для отметки о выбытии соответствующего объекта в инвентарном списке основных средств, третий передается получателю.

     Приемку законченных работ по ремонту, реконструкции  и модернизации объекта оформляют  актом о приемке-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002). В акте указывают изменение в технической характеристике и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией (стоимость выполненных работ - по договору и фактическую). Акт подписывают работник цеха (отдела) или комиссия, уполномоченные на приемку основных средств, и представитель цеха (предприятия), производящего реконструкцию и модернизацию, после чего сдают в бухгалтерию организации, которая производит соответствующие записи в инвентарной карточке по учету основных средств. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию осуществляет сторонняя организация, акт составляют в двух экземплярах (по экземпляру обеим сторонам).²⁸

     Выдача  основных средств в эксплуатацию оформляется следующими документами: стоимостью до 3000 руб. - на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210); стоимостью свыше 3000 руб., а также библиотечного фонда, независимо от стоимости, - на основании требований-накладных (ф. 0315006) с изменением материально ответственного лица в регистрах аналитического учета объектов основных средств.

     Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды  учреждения применяется для оформления выдачи материальных ценностей в  эксплуатацию для хозяйственных научных и учебных целей, а также предметов основных средств стоимостью до 3000 рублей за единицу. Записи производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12).

     Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания материальных ценностей и предметов  основных средств стоимостью до 3000 руб. за единицу в установленном порядке с баланса учреждения.

     Выбытие основных средств оформляется следующими первичными документами:

     актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003);

     актом о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033);

     актом о списании автотранспортных средств (ф. 0306004);

     актом о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143);

     актом о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением  списков исключенной литературы.

     Разборка  и демонтаж основных средств до утверждения  актов об их списании не допускаются.

     Акты  о списании объектов основных средств  составляет комиссия, назначаемая руководителем  организации, в двух экземплярах (первый передается в бухгалтерию, второй остается у сотрудника, ответственного за сохранность  объекта).

     В актах на списание основных средств  указывают техническое состояние  и причину списания объекта, первоначальную стоимость, сумму амортизации, затраты  на списание, стоимость материальных ценностей (запасных частей, металлолома  и т.п.), полученных от ликвидации объекта (выручки от ликвидации), результат от списания.

     Акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря применяется для списания мягкого инвентаря, независимо от стоимости, и однородных предметов хозяйственного инвентаря стоимостью от 1000 до 10 000 руб.

     Акт составляется комиссией, назначенной  приказом (распоряжением), и утверждается руководителем учреждения. Списание производится при полной изношенности предметов. Акт оформляется в  двух экземплярах, первый сдается в  бухгалтерию, а второй остается у  материально ответственного лица.

     В акте указывают: наименование списываемых  объектов, их количество, время нахождения их в эксплуатации, цену, стоимость, шифры дебетуемого и кредитуемого счетов, а также наименование, единицу  измерения, количество, цену, стоимость материалов, полученных в результате списания мягкого и хозяйственного инвентаря с указанием цели их использования.

     Акт о списании исключенной из библиотеки литературы составляется постоянно  действующей комиссией, назначаемой  руководителем учреждения. Акт оформляется в двух экземплярах и утверждается руководителем учреждения. Первый экземпляр акта с приложением списка (списков) с указанием причин на исключение литературы из библиотеки передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица. Списки устаревшей по содержанию литературы, пришедшей в ветхость (изношенность книг, утеря страниц, восстановление которых не представляется возможным, и т.п.), морально устаревшей составляются раздельно. Списание литературы с баланса производится и оформляется на основании утвержденного акта и квитанции о сдаче ее в макулатуру.

     В списках на исключение из библиотеки литературы, устаревшей по содержанию (пришедшей в ветхость), указываются  инвентарный номер издания, автор  книги, ее название, цена, количество списываемых книг и их стоимость.²⁹