Бухгалтерский учет труда и его оплаты

Допустим, работница в 2011 году трудится в организациях А и Б. В расчетном периоде (в 2009 и 2010 годах) она работала там же. Следовательно, пособие по временной нетрудоспособности и по беременности и родам ей будет назначено и исчислено в организациях А и Б из заработка, полученного в расчетном периоде.

В данном примере ежемесячное пособие  по уходу за ребенком назначается  и выплачивается по одному месту  работы по выбору работника (например, в организации А), из заработка, полученного  у работодателя, назначающего пособие. Заработок, полученный в компании Б, не учитывается.

Заработок, исходя, из которого в 2011 году определяется размер пособия, рассчитывается за каждый календарный год расчетного периода. При этом его сумма не может превысить предельную величину базы для начисления страховых взносов, которая была установлена на 2010 год (415 000 руб.)

Если страховой случай наступил в 2011 году, в расчетный период войдут 2009 и 2010 годы.

Заработок за 2010 год, учитываемый для  расчета пособий, не может быть выше 415 000 руб. Для его расчета нужно  учесть те выплаты, на которые в 2010 году были начислены страховые взносы в соответствии со статьями 7–9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212−ФЗ.

Для определения суммы заработка  за 2009 год необходимо выбрать выплаты, на которые начисляются страховые  взносы. При этом заработок, учитываемый  за 2009 год для расчета пособий, также не может превышать 415 000 руб.

Общий алгоритм расчета суммы пособия  по временной нетрудоспособности и  по беременности и родам в 2011 году приведен на схеме 1, а расчета ежемесячного пособия по уходу за ребенком —  на схеме 2. Рассмотрим пример.

Схема 1. Общий алгоритм расчета  пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам в 2011 году

Схема 2. Общий алгоритм расчета  ежемесячного пособия по уходу за ребенком в 2011 году за полный календарный  месяц*

*За неполный  календарный месяц пособие выплачивается  пропорционально количеству календарных  дней (включая нерабочие праздничные  дни) в месяце, приходящихся на  период ухода за ребенком.

**Минимальные  размеры пособия корректируются  на районный коэффициент.

Пример

Н.Г. Шишкина  работает в ООО «Сосновый бор» с 2007 года. Она была нетрудоспособна  с 17 по 21 января 2011 года (5 календарных  дней). Расчетный период — с 1 января 2009 года по 31 декабря 2010 года.

Сумма выплат в 2010 году, на которые были начислены  страховые взносы, — 415 000 руб., в 2009 году — 150 000 руб.

Страховой стаж работницы — 7 лет. Какую сумму  пособия по временной нетрудоспособности ей необходимо начислить?

Решение

Начнем расчет с шага 2 (схема 1).

Определяем  сумму учитываемых выплат. За 2010 год учитываем 415 000 руб. Сумму выплат за 2009 год учитываем полностью. Общая  сумма учитываемых выплат составит 565 000 руб. (415 000 руб. + 150 000 руб.).

Шаг 3. Определяем сумму среднего дневного заработка. Средний дневной заработок равен 773,97 руб. (565 000 руб. ÷ 730 дн.).

Шаг 4. Определяем сумму дневного пособия. Дневное  пособие равно 619,18 руб. (773,97 руб. × 80%).

Шаг 5. Рассчитываем сумму пособия. Сумма пособия  за 5 календарных дней нетрудоспособности равна 3095,9 руб. (619,18 руб. × 5 календ. дн.). Величина пособия, выплачиваемого за счет средств работодателя за первые 3 календарных дня нетрудоспособности, составит 1857,54 руб. (619,18 руб. × 3 календ. дн.). Величина пособия, выплачиваемого за счет средств ФСС России, — 1238,36 руб. (3095,9 руб. — 1857,54 руб.).

Переходные  положения

Страховой случай начался и закончился в 2010 году. Пособия  исчисляются по правилам 2010 года, даже если работник предъявит листок нетрудоспособности в 2011 году.

Страховой случай начался в 2011 году. Пособия нужно  определять по новым правилам, установленным  с 2011 года.

Страховой случай начался в 2010−м, а закончился в 2011 году. За дни 2010 года пособия исчисляются  по правилам 2010 года. За период с 1 января 2011 года по день окончания страхового случая сумму пособия следует  рассчитать по старым и новым правилам, полученные суммы сравнить и выбрать  большую из них.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Налоговый учет расходов на  оплату труда и страховых взносов

Расходы, связанные с поощрительными, стимулирующими и компенсационными выплатами, осуществляемые на основании  трудового договора, локального нормативного акта, могут быть признаны в налоговом  учете при условии, что они  соответствуют требованиям статьи 252 НК РФ. На это указали специалисты Минфина России в письме от 03.12.2010 № 03−03−06/2/205. Если данные виды расходов не связаны с производственными результатами и не соответствуют критериям статьи 252 НК РФ, то признать их нельзя.

При этом специалисты финансового  ведомства отметили, что затраты  в виде страховых взносов на обязательное пенсионное, социальное и медицинское  страхование учитываются в составе  прочих расходов, даже если затраты  на указанные выше выплаты не уменьшают  облагаемую базу при исчислении налога на прибыль (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).

2. Бухгалтерский учет труда и  его оплаты

2.1 Порядок оформления расчетов  с персоналом по заработной плате

Заработная плата работникам организаций  в соответствии с законодательством  о труде выплачивается не реже чем каждые полмесяца в сроки, установленные коллективным договором. Применяется авансовый и безавансовый порядок расчетов по заработной плате за первую половину месяца.

В первом случае работникам выдается аванс, а окончательный расчет производится при выплате заработной платы  за вторую половину месяца. Размер аванса определяется соглашением при заключении коллективного договора. Минимальный  размер аванса должен быть не ниже тарифной ставки рабочего за отработанное время  согласно табеля.

Во втором случае в организации  вместо планового аванса рабочим  начисляется заработная плата за первую половину месяца по фактически выработанной продукции или по фактически отработанному времени. Авансы начисляются  в размере 40% или 50% оклада, но за вычетом  налогов.

Основным регистром, используемым для оформления расчетов с работниками  по заработной плате, является расчетная  ведомость. Это регистр аналитического учета, так как составляется в  разрезе каждого табельного номера, по цехам категориям работников и  по видам оплат и удержаний. Расчетная  ведомость имеет следующие показатели:

- начислено по видам оплат  - оборот по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате  труда»;

- удержано и зачтено по видам  платежей и зачетов – оборот  по дебету счета 70 «Расчеты  с персоналом по оплате труда»;

- к выдаче на руки или осталось  за организацией на конец месяца  – сальдо по счету 70 «Расчеты  с персоналом по оплате труда»;

Последний показатель расчетной ведомости  является основанием для заполнения платежной ведомости для выдачи заработной платы в окончательный  расчет.

Разработано несколько вариантов  оформления расчетов организации с  работниками по заработной плате:

путем составления расчетно-платежных  ведомостей (№ Т-49), в которых совмещаются  два регистра: расчетная и платежная  ведомости, т.е. одновременно рассчитывается сумма к оплате и производится ее выдача (выплата);

путем составления расчетных ведомостей (№ Т-51), а выплата производится отдельно по платежным ведомостям (№  Т-53);

Путем составления машинным способом листков «Расчет заработной платы» для каждого рабочего за месяц (начислено, удержано и к выдаче), на основе которых  заполняется платежная ведомость  для выплаты заработной платы.

Основой для составления расчетных  ведомостей и листков расчета  заработной платы являются следующие  первичные документы:

табель учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы (ф. № Т-12) и табель учета  использования рабочего времени (ф. № Т-13) для расчета повременной  заработной платы и всех прочих оплат, в основу которых положено время (простой, доплаты за ночное и сверхурочное время, временная нетрудоспособность и т.п.);

накопительные карточки заработной платы- для рабочих-сдельщиков;

расчетные документы бухгалтерии  по всем прочим видам заработной платы (отпуск, премии) и пособий по временной  нетрудоспособности;

расчетные ведомости за прошлый  месяц – для расчета сумм удержаний  налогов;

решения судебных органов на удержания  по исполнительным листам;

платежные ведомости на ранее выданный аванс за первую половину месяца;

расходные кассовые ордера на выдачу внеплановых авансов и др.

(Выбор варианта оформления расчетов  по заработной плате с персоналом  остается за организацией).

Выплата заработной платы производится по платежным ведомостям в установленные  в организации дни месяца. Основанием на право выдачи является наличие  в реквизитах платежной ведомости  приказа в кассу для оплаты указанной суммы в срок «с –  по» (в течении трех дней, считая день получения денег в кассе, для районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностям пять дней). Подписывают приказ руководитель и главный бухгалтер. Выдавать зарплату в крупных организациях, кроме кассира, могут раздатчики. В этом случае кассир ведет специальную книгу регистрации платежных ведомостей и сумм, выданных наличными раздатчикам. По окончании рабочего дня раздатчики обязаны сдать в кассу остатки не выданных сумм и платежные ведомости. Последующая выплата заработной платы (на второй и третий дни) осуществляется только кассиром.

По истечении трех дней кассир построчно  проверяет и суммирует выданную заработную плату, а против фамилий  лиц, не получивших ее, в графе «Расписка  в получении» проставляет штамп  или пишет от руки «Депонировано». Платежная ведомость закрывается  двумя суммами – выданными  наличными и депонированными. На депонированные суммы кассир составляет реестр не выданной заработной платы, после чего передает в бухгалтерию  платежную ведомость и реестр депонированной заработной платы для  проверки и выписки расходного кассового  ордера на выданную сумму заработной платы. Расходный кассовый ордер  передается кассиру для регистрации  в кассовой книге.

Суммы невостребованной заработной платы  кассир сдает в банк на расчетный  счет организации с указанием  «Депонированные суммы». Это необходимо для того, чтобы банк хранил их и  учитывал отдельно и не мог использовать их на прочие выплаты организации  и погашение ее задолженностей, так  как работники организации могут  потребовать их в любой день.

Своевременно не полученную заработную плату организация хранит в течении 3-х лет и учитывает ее в составе счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

В случае ухода работника в отпуск, на пенсию и увольнения заработную плату необходимо выдать не позднее  дня, предшествующего отпуску или  увольнению. Такие выплаты называются выплатами в межрасчетный период. Оформляются они расходными кассовыми ордерами или платежными ведомостями при наличии трех и более работников, одновременно уходящих в отпуск или увольняемых.

В настоящее время в организациях практикуется выдача заработной платы  через сберегательные или коммерческие банки либо с использованием пластиковых  карт.

При расчетах через банковские карты  каждый сотрудник, желающий получать заработную плату на карту, должен открыть в  банке специальный карточный  счет, получить пластиковую карту  и затем сообщить в бухгалтерию  номер своего лицевого счета в  банке для последующего перечисления на него причитающихся ему сумм.

В составе журнально-ордерной формы  счетоводства предусмотрены специальные  регистры для расчета отчетного, фактически начисленного фонда оплаты труда и для контроля за использованием планового фонда. Фонд заработной платы и выплат стимулирующего характера включает все расходы организации на оплату труда не зависимо от источника их формирования, в том числе суммы, начисленные работникам в соответствии с законодательством за неотработанное время, в течении которого за ним сохраняется заработная плата, а также стимулирующие и компенсационные выплаты. Для определения фактической суммы заработной платы и других начислений в пользу работников используется разработочная таблица № 5 «Свод начисленной заработной платы по ее составу и категориям работников и свод по расчетам с рабочими и служащими». Составляется он ежемесячно на основе расчетных ведомостей.

Первая часть разработочной  таблицы ф. № 5 содержит расшифровку  начисленных сумм, входящих в фонд оплаты труда и не входящих, оплачиваемых за счет прочих источников ( соцстраха, фонда занятости и т.п.). Внутри таблицы суммы подразделяются на виды начислений (сдельно, повременно, отпуск, б/л и т.д.). Кроме того, здесь большое значение имеет суммирование начисленных сумм по категориям работников, позволяющее анализировать отчетные показатели и использовать их при составлении отчетности по труду и заработной плате, так как данные в них приведены за отчетный месяц и с начала года. Вторая часть таблицы – сводные данные по расчетам с рабочими и служащими – содержит показатели: задолженность на начало месяца за предприятием и работниками; начислено за отчетный месяц по подразделению и предприятию – всего, без расшифровок. Затем приводится полная характеристика выплат, удержаний и вычетов из заработной платы и задолженность на конец месяца.

Фактически эта часть таблицы  позволяет анализировать показатели счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», составить справки на удержания  к журналам – ордерам № 8, 10/1, ведомости  № 7 и сверить остатки на конец  месяца с Главной книгой. Так, к  журналу – ордеру № 8 заполняется  справка по кредиту счета 68 «Расчеты с бюджетом», субсчет 1 «Налог на доходы физических лиц» на сумму удержанного  из заработной платы рабочих и  служащих НДФЛ; к журналу – ордеру № 10/1 – по кредиту счета 70 в дебет  счета 69 «Расчеты по социальному страхованию  и обеспечению» на сумму начисленных  пособий по временной нетрудоспособности в части возмещаемой ФСС, и  в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» на сумму единовременных премий начисленных сотрудникам; к  ведомости № 7 – по кредиту счета 73 «расчеты с персоналом по прочим операциям» на суммы удержаний за товары проданные в кредит и т.д., по кредиту счета 76 «расчеты с разными дебиторами и кредиторами» на суммы удержанные по исполнительным листам и т.д.