Бухгалтерский учет расчетов с покупателями и поставщиками

      После создания комиссии Служба единого заказчика  размещает Извещение на проведение открытого аукциона по содержанию, ремонту, строительству дорог территориального значения размещаются на электронной площадке РТС-тендер.

В аукционной документации оговаривается предмет контракта, размещается проект контракта, сметная документация, требования к качеству, гарантийные обязательства. Отдельно указывается начальная ,максимальная цена контракта, сроки и иные условия выполнения работ. Процент обеспечения денежными средствами заявки на участие в торгах. Процент в соответствии с законодательством может устанавливаться от 0,5% до 5 %  от начальной цены контракта.

КГУП  « Автомобильные дороги Забайкалья»  и другие юридические лица в течении 20 дней после объявления торгов подают  заявки на участия в аукционе и перечисляют денежные средства на электронную площадку.

Заявка  на участие в конкурсе должна содержать:

1. Сведения  и документы об участнике размещения  заказа;

2.Сведения  об организационно-правовой форме,  о месте нахождения, почтовый адрес;

3. выписку  из ЕГРЮЛ, полученную не ранее  чем за шесть месяцев дор  размещения заказа ;

4. Доверенность, подтверждающая полномочия лица на осуществления действий от имени КГУП «Автомобильные дороги Забайкалья»;

5.Документы,  подтверждающие квалификацию участников размещения заказа ( свидетельство на право выполнение работ по капитальному ремонту и строительству) ;

6. копии  учредительных документов ;

7. решение  об одобрении крупной сделки  Департаментом госимущества и  земельных отношений Забайкальского края;

8..Список техники имеющейся у организации для производства работ;

9.. Баланс и форма- 2 на последнюю отчетную дату;

10. Справка из налоговой инспекции по форме № 39 ;

В срок,  назначенный комиссией проводятся электронные торги. В конкурсной документации, оговаривается  шаг  снижения. Тот из участников, который  назвал наименьшую цену, получает право на заключение контракта.

Контракт  должен быть подписан электронной подписью не позднее 10 дней после проведения торгов. Контракт подписывается  Службой Заказчика после получения банковской гарантии или договора поручительства третьего лица по обеспечению выполнения контракта

    В договоре (контракте) указываются условия выполнения работ по содержанию автомобильных дорог.

Обязательства по договору (контракту) оформляются  таким образом, чтобы они обеспечивали четкую и полную регламентацию взаимоотношений  сторон. Договор (контракт) подписывается руководителям службы заказчика и генеральным директором КГУП «Автомобильные дороги Забайкалья».

Кроме руководителя, персональную ответственность  за заключение, исполнение и закрытие договора (контракта) несут конкретные исполнители, в соответствии с их должностными инструкциями.

• Договор (контракт) содержит следующие разделы: название, номер договора (контракта), дата и место его заключения;
• преамбула (полное наименование сторон; лицо, от имени которого заключается договор (контракт) и наименование документов, которыми руководствуются стороны - Устав, доверенность и т.д.;
• предмет договора (контракта), где указывается вид продукции (работ, услуг) с точным указанием наименования, марки, сорта или выполняемой работы;
• количество и качество и объемы выполнения работ, оказания услуг;
• базисные условия приема-сдачи выполненных работ или услуг;
• цена и общая стоимость;
• порядок расчетов (определяется валюта, способ, порядок и сроки финансовых расчетов и гарантии взаимных платежных обязательств);
• форс - мажорные обстоятельства (стихийные бедствия, военные действия и другие обстоятельства, возникшие непредвиденно);
• ответственность сторон (при неисполнении договора (контракта) применяемые штрафные санкции);
• урегулирование споров (условия и порядок разрешения споров в судебном порядке);
• срок действия договора (контракта);
• юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

     . Государственный контракт по обслуживанию дорог территориального значения заключается сроком на один год. Контракты по содержанию дорог федерального значения заключаются сроком на  три года.

Служба  Единого заказчика Забайкальского края, как собственник территориальных дорог Забайкальского края определяет виды работ, которые необходимо выполнить и утверждает сметы  и планы производства работ. В течении года работы могут пересогласовываться, что связано с предписаниями ГИБДД, непредвиденными обстоятельствами ( снежной зимой, большими размывами, сгоревшими мостами и т.д).

      В соответствии с утвержденными планами  производства работ приемщики  Службы единого заказчика ежемесячно не позднее 20 числа месяца выезжают в районы принимают выполненные работ, подписывают КС-2 « Акт выполненных работ», который заполняется на основании    КС-6а «Журнал учета выполненных работ». Журнал ведет исполнитель работ (мастер, прораб) по каждому объекту, то есть по каждой дороге например Старый Царухай- Приаргунск, или Чита-Романовка  . В журнале указывают с какого по какой км производились работы ,фактические объемы выполненных работ , количество израсходованного материала. Причем по тяжелой техники записи в журнале производства работ и записи в наряд-заданиях должны быть тождественны.. В соответствии с внутренним регламентом организации КС-6а должен заполняться ежедневно. Совокупность всех журналов КС-6а находит отражение в актах КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» и КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат».

   КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» (Приложение 8 ). Составляться сразу на этап работ или на часть этапа. КС-2 составляется ежемесячно, если продолжительность этапа значительно превышает один месяц. КС-2 составляется на основе журналов КС-6а. Как видно из названия, КС-2 служит для документирования факта передачи выполненных работ Заказчику.

    КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат» (Приложение 9 ). Составляется на основании КС-2. При этом если работа сдается этапами, то КС-2 формируется только на текущий этап, а КС-3 включает в себя все предыдущие КС-2, то есть делается на все этапы нарастающим итогом с начала проведения работ. Данная форма служит для определения стоимости работ и оплаты их Заказчиком.

      Подписанные приемщиком  акты выполненных работ  КС-2 передаются в сметнодоговорной отдел  КГУП «Автомобильные дороги Забайкалья» для проверки и окончательной сдачи заказчику. Проверенные акты КС-2, по филиалам обобщаются в один акт выполненных работ и предъявляются заказчику .Общий акт КС-2 подписывает руководитель заказчика или главный инженер. На основании общего акта выполненных работ выписывается счет-фактура и предъявляется заказчику.

     КС-11 «Акт приемки законченного строительством объекта». Составляется при сдаче-приемке полностью законченного объекта, работа на котором состояла из двух и более этапов. По сути, КС-11 повторяет совокупность всех ранее составленных КС-2, если работа над объектом была длительной, и является закрывающим документом. КС-11 составляется только в том случае, если право собственности по предыдущим этапам еще не переходило к Заказчику и счета-фактуры ранее не составлялись.

  С покупателями, договоры заключены на разные сроки, в основном на год, но по некоторым производится пролонгация.

Расчеты с покупателями и заказчиками производятся платежными поручениями, в виде взаимозачетов.   КГУП «Автомобильные дороги Забайкалья» в основном реализует асфальтобетонную смесь, битум, мазут , краску разметочную. При отгрузке материалов, продукции, выполнении работ, оказании услуг покупателям и заказчикам организация выставляет товарную – накладную ТОРГ – 12. Товарная накладная (форма ТОРГ-12) утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998г. № 132. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, сдающей товарно - материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей. На основании товарной накладной через функцию действия в программе 1 –С « Предприятие» выписывается счет-фактура на реализацию материалов. Автоматически формируется книга продаж.( приложение  10)

   Материал отпускается по доверенности, предъявляемой представителем покупателя, которая не должна иметь исправлений и помарок.

   Покупатель производит оплату  за материал с соблюдением  порядка и форм расчетов, предусмотренных  в договоре. Если соглашением  сторон порядок и форма расчетов  не определены, то они  производятся  платежными поручениями.

    Оплата может проводиться в  наличной и безналичной форме.  При оплате за наличный расчет, при приеме денежных средств  от покупателей через кассовый аппарат пробивается чек и выписывается приходный кассовый ордер (форма № КО-1). В нем указывают: от кого поступают деньги, на какие цели или за что их вносят, сумму, дату.

      Приходный кассовый ордер заполняется в  бухгалтерии автоматизировано и  поступает в кассу при оформлении приема денег. После приема денег  в кассу плательщику выдают квитанцию  за подписью главного (старшего) бухгалтера и кассира. Квитанция удостоверяет, что деньги действительно внесены в кассу.

оплаты  их Заказчиком.

      КГУП  « Автомобильные дороги Забайкалья»  оказывает покупателям транспортные услуги по перевозке грузов. В этом случае покупателю предъявляется акт выполненных работ ( приложение 11 ) ,который составляется на основании товарно-транспортныхъ накладных и путевых листов, подписанных покупателем.

      В организации для получения информации о расчетах с покупателями и заказчиками используется счет 62-1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и счет 62-2 «Расчеты по авансам».  

  На счете 62-1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» отражается дебиторская задолженность покупателей и заказчиков за реализованные (отгруженные) им, но еще не оплаченные материалы, продукцию (работы, услуги), Дебиторская задолженность образуется в результате несовпадения момента отгрузки и оплаты продукции, оказания услуги, выполнения работы.  

     При этом покупатели могут погасить ее сразу после отгрузки или через определенное время, получив отсрочку платежа. Кроме того, в настоящее время они могут расплатиться путем встречной поставки материалов или выполнением работ (услуг), переступив долг другой организации, а также используя иные формы расчетов.

Обязательства возникают по разным причинам и в первую очередь:   

• при приобретении товарно-материальных ценностей;
• основных средств и прочих активов перед поставщиками;
• при осуществлении процесса производства перед работниками;
• перед покупателями и заказчиками;
• перед банками по полученным кредитам и т.д.

     Факты возникновения обязательств и их погашения представляют собой расчетные отношения. При этом любая организация может выступать как дебитором, так и кредитором.

     Если  одна организация выступает и  дебитором и кредитором, то обязательства прекращаются полностью или частично зачетом встречного однородного требования. В соответствии со статьей 410 ГК РФ  КГУП «Автомобильные дороги Забайкалья» уведомляет покупателя о проведении зачета. В уведомлении ( приложение № 11) указывается договор по которому производится зачет, счета –фактуры, акты выполненных работ. После получения уведомления  с отметкой покупателя в бухгалтерии организации через документ  «корректировка задолженности» в программе 1-С  «Предприятие»  отражается взаимозачет.

    Авансовые платежи, от заказчика поступающие на расчетный счет в соответствии с заключенными контрактами учитывается на счете 62-2 «Расчеты по авансам полученным».

      По  условиям контракта КГУП « Автомобильные  дороги Забайкалья» в течении 30 дней обязано отчитаться перед заказчиком за целевое использование аванса. К отчету прилагаются копии платежных поручений и счета на оплату за материалы.