Бухгалтерский учет материалов и расчетов с поставщиками

Принятые материалы доставляются на склад технических материалов организации и сдаются материально ответственному лицу. Здесь их тщательно проверяют на соответствие количества, ассортимента и качества данным, указанным в сопроводительных документах. При отсутствии расхождений поступившие материальные ценности приходуются на склад в соответствующих единицах измерения путем составления приходного ордера формы М-4. Если же материалы поступают в одной единице измерения, а опускаются в другой, то их целесообразно учитывать одновременно в двух единицах.

Когда поступают однородные грузы от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, их приходуют общей массой в целом за день.

Когда материальные ценности от поставщиков поступают прямо в цех, они отражаются в учете как принятые на склад и переданные в цех.

В случае если количество и качество прибывших материалов не совпадает с данными сопроводительных документов, то они должны приниматься комиссией по Акту о приемке материалов, разработанного на предприятии. Он также  составляется  при приемке материалов, поступивших  без документов (неотфактурованные поставки). Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации (по согласованию с поставщиком). Он утверждается руководителем организации или лицом, на то уполномоченным. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, а второй — снабженческой службе для предъявления претензии поставщику (виновнику). Данный акт о приемке материалов является первичным документом при приходовании ценностей.

На склад поступают также материалы их цехов и подразделений своей организации (отходы, полученные от ликвидации (списания) основных средств и другие). Они приходуются на склад по накладным-требованиям на отпуск (внутреннее перемещение) материалов. Накладные-требования составляются в двух экземплярах материально ответственными лицами цехов (подразделений), которые сдают ценности. Один экземпляр остается у сдатчика цеха (подразделения) и служит основанием для списания ценностей, а второй (по которому они приходуются) – у получателя (склада, цеха).

Подотчетные лица приобретают материальные ценности, в организациях торговли, других организациях за наличные деньги. Документами, подтверждающими стоимость приобретенных материалов, являются товарный чек, счет, или составляемый подотчетным лицом акт (справка), в котором излагается содержание хозяйственной операции с указанием даты покупки, наименования, количества материалов, цены и другие записи. Акт (справку) прилагают к авансовому отчету подотчетного лица. К товарному чеку обязательно прикладывается чек кассового аппарата (Приложение В). На поступившие материалы составляет приходный ордер.

Для учета поступления материальных ценностей в ОДО «Баксфил» установлена программа на ПК 1С: Предприятие 7.7, которая обеспечивает быструю разноску документов по приходу материалов – товарно-транспортных накладных, т.е. бухгалтер обрабатывает данные ТТН в компьютере, что по окончании отчетного месяца позволяет сформировать на ПК оборотно-сальдовую ведомость, реестр и вывести его на печать.

В документ ТТН на ПК вводится: номер ТТН по которой разносится приход, дата оформления ТТН, наименование организации поставщика (выбирается из справочника торговых партнеров), затем ниже в строке отмечается ФИО материально-ответственного лица получившего груз, номер доверенности и дата ее выписки.

Далее из справочника материальных ценностей выбирается соответствующее наименование материала по накладной, с указанием номера карточки складского учета на данные материальные ценности и номер счета (10/1, 10/4), затем заносится количество, цена изготовителя, учетная цена, ставка НДС, где есть НДС, после чего автоматически выбивается сумма НДС и закрывается документ, т.е. документ принят к учету.

Поступившие материальные ценности от подотчетных лиц по товарным чекам, счетам-фактурам и т.д. в магазинах, торговых организациях также подлежат разноске на ПВЭМ, аналогично ТТН, только отличается тем, что в строке «Наименование организации» выбирается из справочника «Продано за наличный расчет».

В результате поступления отходов, металлолома от списания основ, средств от др. разборки оборудования на склад техматериалов на основании оформленных накладных на внутренние перемещение материальных ценностей, поступившие в бухгалтерию, бухгалтер обрабатывает на компьютере документом «Накладная на поступления материалов на склад», в котором указываются номер документа, дата, наименование подразделения от кого передаются данные материалы. Затем указывается наименование материала, цена за единицу, количество.

Основным направлением совершенствования в ОДО «Баксфил» является заполнение документов с помощью средств автоматизации в процессе совершения хозяйственной операции. Осваивается новая версия бухгалтерской программы 1С:Предприятие 8.

Предложено также применить встроенную программу в 1С:Предприятие 7.7 программу специализированную по учету и движению материалов по местам хранения - 1С:Склад, Этот программный продукт позволяет вести учет по местам движения и хранения материалов независимо от основной программы, а в конце каждого рабочего дня сведения о материалах выгружаются в основную бухгалтерскую программу. Данный подход оптимально упрощает труд работников склада и соответственно бухгалтерии.

 

 

2.2 Учет движения материалов, сведения о поступивших материалах на складе и в бухгалтерии

 

 

Учет движения, сведения о поступивших материалах, находящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета (машинограмма - типовая форма М-17) по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материалов (сортовой учет).

На складах ведется количественный сортовой учет материалов в установленных единицах измерения с указанием цены и количества.

Карточки складского учета открываются на календарный год подразделением организации, осуществляющим снабженческо-сбытовые функции. При этом заполняются следующие реквизиты, предусмотренные в карточках: склад, наименование материала, сорт, артикул, марка, размер, номенклатурный номер, единица измерения, учетная цена, год изготовления материала.

Карточка складского учета открывается на каждый номенклатурный номер материала.

Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при автоматизированной обработке информации - на машинном носителе. При регистрации на карточке складского учета ставится номер карточки и подпись работника бухгалтерской службы.

Карточки складского учета выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре.

В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллаж, полка, ячейка и т.п.).

Учетные цены материалов, хранящихся на складах (в кладовых) организации и подразделений, проставляются на карточках складского учета организации [40, с. 415].

В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов (на ОДО «Баксфилл» в качестве учетной цены применяется фактическая себестоимость):

— открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены;

— учет ведется на одной и той же карточке складского учета независимо от изменения цены. В этом случае в строке «Цена» указывается «Цена поставщика» или «Фактическая себестоимость». Новая цена записывается по каждой операции.

Учет движения материалов (приход, расход, остаток) на складе (в кладовой) ведется материально ответственным лицом (заведующим складом, кладовщиком и др.).

После полного заполнения карточки складского учета для последующих записей движения материалов открывается второй лист и последующие листы той же карточки, которые нумеруются и брошюруются (скрепляются).

Второй и последующие листы карточки складского учета визируются работником бухгалтерской службы при очередной проверке

На основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных учетных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных и товарных накладных, других приходных и расходных документов) заведующий складом (кладовщик) делает записи в карточках складского учета с указанием даты совершения операции, наименования и номера документа и краткого содержания операции (от кого получено, кому отпущено, для какой цели).

В карточках складского учета каждая операция, отраженная в первичном учетном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех документов или составляется их реестр.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки материалов (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках складского учета выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

Первичные учетные документы передаются в бухгалтерскую службу в соответствии с установленным в организации графиком документооборота.

Прием-сдача первичных учетных документов оформляется составлением реестра, на котором работник бухгалтерской службы или иного подразделения организации расписывается в получении документов.

Заведующий складом (кладовщик) представляет в указанное подразделение организации в те же сроки ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца или квартала. Форма ведомости остатков материалов, порядок ее составления и периодичность представления устанавливаются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января года, следующего за отчетным, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются.

Также на предприятии ведется месячные материальные отчеты (Приложение Г).

В месячном материальном отчете отражаются данные (реквизиты), которые имеются в карточках складского учета, остаток материалов на начало месяца, приход и расход за месяц и остаток материалов на конец месяца. При этом для записи операций по приходу и по расходу могут отводиться несколько граф, в том числе для отражения сведений о поступлении материалов (от поставщиков, от других складов и подразделений организации и т.д.), отпуске материалов (подразделениям, обслуживающим производствам и хозяйствам, для продажи и т.д.) и (или) для каких целей.

В месячных материальных отчетах отражается информация о движении материалов (приходе или расходе) в данном месяце. В этом случае на начало каждого квартала составляется сальдовая ведомость по всей номенклатуре материалов данного склада (кладовой).

В месячных материальных отчетах указывается также стоимость (по приходу, расходу и остаткам) материалов. Стоимость материалов заполняется бухгалтерской службой организации или заведующим складом (кладовщиком).

Месячные материальные отчеты с приложением всех первичных учетных документов представляются в бухгалтерскую службу в установленные в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера.

Все первичные учетные документы по движению материалов на складах (кладовых) организации и подразделений сдаются в бухгалтерскую службу в установленные в организации сроки (последнее число месяца).

Аналитический учет материалов (количественный и суммовой учет) ведется на основе использования оборотных ведомостей.

В бухгалтерской службе ведутся карточки количественно-суммового учета, которые открываются на каждое наименование (номенклатурный номер) материалов. В карточках количественно-суммового учета отражается движение (приход, расход) материалов на основании первичных учетных документов.

В карточках количественно-суммового учета ежемесячно выводятся обороты за месяц и остатки на начало следующего месяца.

На основании карточек количественно-суммового учета в бухгалтерской службе ежемесячно составляются оборотные ведомости материалов отдельно по каждому складу и подразделению. В оборотных ведомостях указываются:

— номенклатурный номер материала (в случае его наличия);

— наименование материала с указанием отличительных признаков (сорт, артикул, размер, марка и т.д.);

— единица измерения;

— цена;

— остаток на начало месяца (количество и сумма);

— приход за месяц (количество и сумма);

— расход за месяц (количество и сумма);

— остаток на конец месяца (количество и сумма).

В каждой оборотной ведомости выводятся итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам и общий итог по складу (подразделению).

На основе указанных оборотных ведомостей составляется сводная оборотная ведомость, в которую переносятся итоги оборотных ведомостей складов и подразделений по группам, субсчетам, по складам и подразделениям в целом.