Бухгалтерский учет материалов и расчетов с поставщиками

Как показывает практика, ошибки при документировании операций, связанные с нарушением правил оформления первичных учетных документов, с нарушением или отсутствием графика документооборота, с наличием фиктивных или ошибочно выписанных документов, зачастую вызывают ошибки в периодизации и искажают оценку отдельных объектов учета. Поэтому самым лучшим выходом из сложившейся ситуации является введение графика документооборота.  График документооборота — это документ, который устанавливает порядок (сроки и очередность) обработки документов с учетом их количества в зависимости от потребности бухгалтерии в документированной информации. Основная цель введения графика состоит в рационализации документооборота в организации с тем, чтобы каждый первичный документ как можно быстрее проходил через все необходимые подразделения и конкретных исполнителей.

 График документооборота предлагается оформить в виде приложения к учетной политике организации единожды, с последующим внесением в него новых документов, которые будет использовать организация.

Все работники организации должны соблюдать утвержденный график документооборота.

Для этого им необходимо раздать выписки из графика с указанием документов, которые они должны обработать, и сроков выполнения соответствующих работ.

Контроль над соблюдением графика осуществляет главный бухгалтер.

 

 

3.6 Пути совершенствования контрольной деятельности

 

 

Совершенствование нормативно-правовой базы является неотъемлемой частью совершенствования методики и организации проведения проверок. Незначительные шаги по пути решения данного вопроса уже сделаны. Так, Указом Президента Республики Беларусь от 16.10.2010 г. № 510 (в ред. от 09.03.2010 № 143) «О совершенствовании контрольной (надзорной) деятельности в Республике Беларусь» установлен единый порядок осуществления контрольной и надзорной деятельности в Беларуси на основе принципиально новых подходов. В данном случае:

1) впервые определен закрытый перечень всех контролирующих и надзорных органов, а также сфер их контроля (надзора). Органы, не включенные в перечень, проводить проверки субъектов хозяйствования не вправе;

2) введен запрет на проведение проверок вновь зарегистрированных субъектов хозяйствования в течение двух лет со дня их государственной регистрации (двухлетний мораторий).

По исчерпывающим основаниям, перечень которых приведен в Указе, может быть назначена только внеплановая проверка таких субъектов;

3) существующий порядок назначения плановых проверок на основе периодичности их проведения (не чаще одного раза в год) независимо от добросовестности проверяемого субъекта заменен абсолютно новым механизмом планирования на основе отнесения субъектов хозяйствования к группам риска. Такой механизм позволит реализовать принцип выборочного, а не сплошного контроля, учитывать при этом степень соблюдения законодательства проверяемым субъектом. Сам же процесс планирования проверок перестанет быть сугубо внутренней, конфиденциальной процедурой контролирующих органов, станет открытым для субъектов хозяйствования. Это позволит им самостоятельно оценивать свою деятельность и принимать меры для перехода в группу с более низкой степенью риска;

4) ограничен период проведения проверок – не более чем за 3 года, предшествующих началу проверки. Такое ограничение позволит минимизировать вмешательство контролирующих (надзорных) органов в деятельность субъектов хозяйствования. Сам же срок проверки юридических лиц не может превышать 30 рабочих дней, а индивидуальных предпринимателей – 15 рабочих дней и др.

Создание информационной аналитической системы контрольно-надзорной деятельности позволит реализовать концепцию единого информационного пространства контрольных органов.

Применения компьютерных программ бухгалтерского учета требует усовершенствования методики контроля и разработки программ ревизии финансово-хозяйственной деятельности предприятий.

Для этого современная компьютерная техника имеет широкие возможности, с ее помощью, прежде всего можно выполнять расчеты и прочие логические шаги за продолжительные периоды времени и без ошибок.

Тем не менее, не следует забывать, что компьютеры не могут мыслить или проникать в суть проблемы, которое немаловажное для компетентного контроля. Базы данных содержат полную информацию о результатах деятельности, но в них не содержится информации об учетной политике или принципы учета предприятия, нет разнообразных объяснений к отчетам и т.п. Также не всегда есть возможность сопоставить данные отчетного периода с соответствующими данными других периодов. Последние чаще всего недоступные, их базы данных архивируются.

При ведении автоматизированного учета бухгалтерская служба имеет возможность быстро обрабатывать нужную информацию и получать промежуточные результаты деятельности, необходимые для потребностей управления. Такую же возможность имеет ревизор, который осуществляет соответствующую проверку предприятия.

При этом ведения автоматизированного учета в большинстве случаев само собой исключает неправильное разнесение первичных данных на учетные регистры, поскольку корректность бухгалтерских записей контролируется программой при введении первичной документации в компьютер. Исчезает также возможность допущения ошибки при подведении итогов (оборотов) и выводе конечных результатов деятельности. Ошибки могут возникать лишь в случаях, когда неправильно определяется экономическая суть хозяйственных операций. Поэтому во время проверки финансово-хозяйственной деятельности предприятия ревизор должен сначала изучить его учетную политику и выяснить, правильно ли работники бухгалтерской службы осуществляют «признание» той или другой хозяйственной операции.

Компьютеры сохраняют огромные массивы данных и обеспечивают доступ к ним, выполняют математическую обработку данных, осуществляют отбор данных в соответствии с установленными критериями, своевременно обновляют и модифицируют данные.

Благодаря этому их используют как средство исследования при определении характеристик и установлении взаимозависимостей между разными данными. Компьютер также используется для анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Одним из основных вопросов научной организации работы является  правильная организация рабочего места ревизора, создания благоприятных для выполнения контрольных функций условий.

Творческая деятельность и высокоэффективная работа ревизоров зависит от здорового климата в коллективе: согласованность действий, взаимное уважение, доброжелательное отношение друг к другу.

Ревизор должен постоянно повышать свой профессиональный уровень и проявлять заботу о престиже своей профессии.

Научная организация работы контрольно-ревизионных работников предусматривает беспрерывный процесс совершенствования организации их работы, обеспечения наиболее эффективной их деятельности на основе достижений науки, техники и передовой практики.

В теории и практике ревизии важное место занимает профессиональная этика, которая включает ряд принципов служебного  поведения  и  отношения  к выполнению профессиональных обязанностей.

Профессиональная этика ревизора — это совокупность  обязанностей  и норм поведения, которые поддерживают его моральный престиж в обществе. Ревизор призван придерживаться высоких моральных принципов и правил культуры поведения.

Во время ревизии иногда должностные лица предприятия стараются припрятать факты корыстных преступлений. В таких случаях могут возникать конфликтные ситуации. И здесь актуальными будут деловой разговор, сдерживания эмоций, терпеливость, умения слушать собеседника. Это дает возможность ревизору правильно оценить изложенные факты и мысли и сделать процесс общения полезным и результативным. То есть ревизору следует вести себя тактично, просто, с достоинством, быть наблюдательным и интуитивным, принципиальным и компетентным, правильно и аргументировано оценивать выявленные факты.

Автоматизированное рабочее место ревизора позволяет решать задачи, поставленные перед ним в регламентном и запросном режимах (в диалоге с пользователем), контролировать результаты вычислений, осуществлять повторный расчет и пр. Обработка данных должна быть алгоритмизирована, характеризоваться многократностью выполнения расчетов в реальном масштабе времени, необходимостью информирования работника о ходе вычислений для устранения возможных ошибок и принятия конкретных мер по внесению изменений в методику проведения ревизии. Диалоговый режим позволяет исключить ручную или пакетную систему обработки информации в соответствии с задачами ревизора. Итак, на качество принятия соответствующих решений в контрольном процессе и повышение информационного обеспечения влияют:

1) увеличение количества факторов, которые массово учитываются ревизором во время исследования объекта в зависимости от вида (видов) его деятельности;

2) углубление анализа хозяйственных процессов, которые определяются ревизором;

3) повышения обоснованности выводов благодаря применению экономико-математических методов и модульных исследований;

4) четкое и обоснованное формирование выводов ревизора, составной которых является, прежде всего, финансовое прогнозирование будущей деятельности предприятия.

Это может обеспечиваться внедрением новых компьютерных технологий обработки информации и осуществлением контроля непосредственно с использованием мощных автоматизированных систем и соответствующего программного обеспечения. Таким образом, применение компьютерных технологий при проведении ревизии освобождает ревизующих от трудоемкой технической работы и позволяет больше внимания уделять проверке качества, достоверности и законности совершенных операций.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Итак, под  производственными запасами понимают различные вещественные элементы производства (материальные ценности), используемые в качестве предметов труда в производственном процессе.

Себестоимость производственных запасов полностью переносится на созданный продукт.

Согласно ст. 11 Закона Республике Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» все товарно-материальные ценности в балансе отражаются по  фактически произведенным расходам, состоящим из стоимости самого объекта имущества, таможенных пошлин, иных платежей, а также затрат на заготовку и доставку имущества, в т.ч. числе осуществляемых другими организациями. Однако при большой номенклатуре используемых материалов учитывать их по фактической себестоимости сложно. Поэтому в текущем учете  материалы оцениваются в основном по учетным ценам, в качестве которых применяются оптовые цены поставщиков или плановая себестоимость.

Международными стандартами бухгалтерского учета предусмотрена значительная свобода в выборе оценки материальных ценностей.

Важную роль в организации учета производственных запасов играют документы. По ним осуществляется предварительный, текущий и последующий контроль за движением и сохранностью производственных запасов. Производственные запасы поступают на склады из следующих источников: от поставщиков; вспомогательных производств; подотчетных лиц; ликвидации объектов основных средств и т.д. Основные документы включают, договор, счет-фактуру, ТТН-1, доверенность.

Для учета материалов используется активный счет 10 «Материалы» по дебету которого отражаются остатки ценностей на начало и конец периода и их поступление, а по кредиту - расход (выбытие).

Необходимым условием правильной организации учета материалов и обеспечения их сохранности служит надлежащее состояние складского хозяйства. Помещения складов должны быть изолированы, оборудованы сигнализацией, стеллажами, весоизмерительными приборами. Внутри склада каждая группа, подгруппа и вид материалов должны храниться в определенном месте в соответствии со строго продуманной системой. К каждому месту хранения прикрепляется материальный ярлык. Приказом руководителя устанавливается материальная ответственность лиц, работающих на складах. С ними заключаются договоры о материальной ответственности, которые обеспечивают учет материалов на складах.

Статьей 12 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» установлено, что для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка имущества и обязательств.

Инвентаризация материалов заключается в проверке их фактического наличия по местам хранения.

По результатам проведенного исследования в ОДО «Баксфил» отметим, следующее:

1) целью проверки поступления запасов является установление законности, эффективности и целесообразности совершенных хозяйственных операций. Исходя из цели, задачами проверки являются:

— проверка полноты и своевременности оприходования материально-производственных запасов;

— контроль правильности документального оформления материально-производственных запасов;

— установление правильности оценки материально-производственных запасов при их оприходовании.

2) целью проверки расчетов с поставщиками является соблюдение законодательства при совершении операций. Задачами проверки являются:

— проверка наличия договоров с поставщиками и соответствие их оформления требованиям законодательства;

— проверка соблюдения выполнения условий договоров по срокам, ассортименту, количеству, качеству и суммам, инструментам и валютам платежа и др.;

— проверка организации претензионной работы и ее эффективности;

— анализ эффективности используемых инструментов расчета и валют платежа.

3) ревизия поступления материалов и расчетов с поставщиками включает проверку:

— соответствия наличия материальных средств учету данных;

— законности использования, расходования и списания сырья и материалов;

— правильности и соответствия законодательству ведения бухучета и отчетности.