Бухгалтерский учет материалов и расчетов с поставщиками

При поступлении товарно-материальных ценностей на которые не полученные расчетные документы поставщиков, необходимо проверить, не числятся ли  поступившие товарно-материальные ценности как оплаченные, но находящиеся в пути или не выведенные со складов поставщиков и не числятся ли стоимость поступивших ценностей как дебиторская задолженность, а неотфактурованные поставки счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость поступивших ценностей по ценам, предусмотренным в договорах.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» дебетуется на суммы оплаты счетов (в корреспонденции со счетами учета денежных средств), на суммы зачетов по предварительно выданным авансам (корреспонденции со счетом 61 «Расчеты по авансам выданным»). Суммы задолженности поставщикам обеспеченные выданными предприятиям векселями, не списывается со счета 60  «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а учитываются обособлено в аналитическом учете.

Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому предъявленному счету, о расчетах в порядке плановых платежей — по каждому поставщику.

При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных  по: поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по неоплаченным в срок расчетным документам; поставщикам по неотфактурованным поставка; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил; поставщикам по просроченным оплаты векселям; поставщикам по полученному коммерческому кредиту.

Приступая к проверке расчетов с поставщиками, в первую очередь необходимо сверить сальдо счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», используя распечатки дебетовых и кредитовых оборотов и сальдо по счетам 60-64, аналитические ведомости и Главную книгу (оборотно – сальдовую ведомость), и при наличии расхождений — установить их причины.

Данные проверки представлены в табл. 3.4.

 

Таблица 3.4 –  Проверка правильности отражения операций по счету 60, журналу-ордеру и главной книги

Сальдо по счету 60, млн. руб.	По данным оборотно-сальдовой ведомости, руб.	По данным главной книги, руб.	Отклонение по журналу ордеру, и счету № 60
1	2	3	4
28 960 000	28 950 600	28 960 000	10 000

 

Примечание – Источник: собственная разработка.

 

Далее необходимо выявить причины данных расхождений путем сверки данных журнала-ордера с ТТН и платежными поручениями (табл. 3.5).

 

Таблица 3.5 –  Проверка правильности отражения операций по данным счета 60 и ТТН

 

Номер и дата накладной.	Приход по данным ТТН, руб.	Приход по данным регистров бухгалтерского учета, руб.	Отклонение
1285647 от 11.03.12	1 256 000	1 256 000	0
1285655 от 12.04.12	10 952 300	10 952 300	0
1443457 от 11.05.12	11 254 600	11 244 600	10 000
3564378 от 13.06.12	35 289 450	35 289 450	0
2883456 от 23.06.12	28 955 670	28 955 670	0
Итого			10 000

Примечание – Источник: собственная разработка.

Данное расхождение является следствием механической описки.

Основными задачами контроля расчетов с поставщиками являются: проверка достоверности и законности учетных данных о состоянии расчетов, соблюдения расчетно-финансовой дисциплины и ее влияния на платежеспособность предприятия установления реальности задолженности. Проверка расчетов с поставщиками начинается с установления наличия и правильности оформления документа, определяющих права и обязанности сторон по поставке материальных ресурсов и выполнению капитального строительства.

В ходе проверки необходимо установить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки задолженности. Для этого сличают остатки по каждому виду расчетов на одну и ту же  дату по данным аналитического учета с остатками по синтетическому учету 60 «Расчеты  с поставщиками и подрядчиками», Главной книги и бухгалтерского баланса.

Проверка достоверности задолженности производится в табл. 3.6.

Таблица 3.6 –  Проверка правильности задолженности

Наименование поставщика	По данным 60 счета	По данным главной книги	По данным баланса	Отклонение
1	2	3	4	5
ООО «Гоетц Групп»	14 567 000	14 567 000	14 567 000

 

 

Окончание таблицы 3.6

Наименование поставщика	По данным 60 счета	По данным главной книги	По данным баланса	Отклонение
1	2	3	4	5
ИП «РИА Принт»	5 678 300	5 678 700	5 718 700	40 000
РГ «Советская Белоруссия»	8 714 700	8 714 700	8 714 700
Итого	28 960 000	28 960 000	29 000 000	40 000

Примечание – Источник: собственная разработка.

По данным табл. 3.6 видно, что в данном случае имеется расхождение по данным учета с бухгалтерской отчетностью. Данное расхождение обусловлено округлением в бухгалтерском балансе. При наличии расхождений следует проверить реальность и документальную обоснованность задолженности по каждому поставщику. Такие расхождения могут быть следствием  запущенности учета расчетных операций, либо результатом злоупотреблений. На анализируемом предприятии в учете расчетов с поставщиками были выявлены расхождения по остаткам счета 60 и регистров бухгалтерского учета, а также в бухгалтерском балансе, обусловленные механической опиской и округлениями. Нарушений в сроках оплаты обнаружено не было, и на предприятии отсутствует просроченная кредиторская задолженность. Проверка правильности отнесения сумм на счета и их корреспонденции не выявила нарушений.

 

 

3.5 Документальное оформление материалов ревизии материалов и расчетов с поставщиками

 

 

Результаты ревизии оформляют актом. Для его составления ревизор в процессе проверки финансово-хозяйственной деятельности должен записывать в особую тетрадь, называемую рабочим дневником ревизора, все выявленные им акты нарушений законодательства, нормативных актов и устава предприятия. Акт ревизии (Приложение Н) состоит из вводной и описательной частей. В вводной части акта ревизии рекомендуется отражать следующую информацию:

1) наименование темы ревизии;

2) дату и место составления  акта ревизии;

3) кем и на каком основании проведена ревизия (номер и дата удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);

4) проверяемый период и сроки  проведения ревизии;

5) полное наименование и реквизиты  организации, идентификационный номер  налогоплательщика (УНП);

6) ведомственная принадлежность  и наименование вышестоящей организации;

7) сведения об учредителях;

8) основные цели и виды деятельности  организации;

9) имеющиеся у организации лицензии  на осуществление отдельных видов деятельности;

10) перечень и реквизиты всех  счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также лицевые счета;

11) кто в проверяемый период  имел право первой подписи  в организации и кто являлся  главным бухгалтером;

12) кем и когда проводилась  предыдущая ревизия, что сделано  в организации за прошедший период по устранению ею выявленных недостатков и нарушений.

Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии.

Описательная часть акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии.

Во втором разделе кратко перечисляют основные показатели работы предприятия в ревизуемом периоде в сравнении с планом, сметой и предыдущими периодами.

Затем излагают сведения о выявленных недостатках в работе предприятия, называют виновных лиц, указывают размер их материальной ответственности. Особо выделяют вскрытые хищения и растраты.

Результаты проверки документов и инвентаризации ценностей группируют в разделы по типам операций.

По данным ревизии, проведенной в организации ОДО «Баксфил» с ведома  директора ОДО «Баксфил», в указанной должности работает с 12.06.2008 г. и является распорядителем кредитов с правом первой подписи и главного бухгалтера, которая в данной должности работает с 12.06.2008 г.

Проверке подвергнуты следующие документы: Устав, бухгалтерские балансы, договора, регистры синтетического и аналитического учета, приказы руководителя, банковские и кассовые документы и другие.

На складе у кладовщика П.П. Подгребайкина 30.06.2012 года  была                         произведена внезапная инвентаризация  МЦ, на основании приказа № 376 от 30.06.2011г. По результатам инвентаризации выявлена недостача МЦ. Учетная стоимость недостающего сырья — 176 800 руб. В объяснительной записке     П.П. Подгребайкин не смог указать причину недостачи, тем  не менее недостача в полной сумме им восстановлена. Сумма недостачи             восстановлена виновным лицом по приходному кассовому ордеру от 29.07.2012 г. № 0558241 и перечислена в доход бюджета по платежному поручению от 29.07.2012 г. № 1290. Имеются все инвентаризационные описи (Приложение Е).

Проведена  проверка правильности учета и документального оформления поступления сырья и материалов. Для проведения полноты контроля данных бухгалтерского учета и отчетности поводилась документальная проверка. С целью установления сущности, законности, целесообразности и оценки достоверности совершаемых хозяйственных операций были использованы различные методические приемы проверки документов и регистров бухгалтерского учета:- проверка документов (формальная проверка и проверка по существу), арифметическая, счетная, проверка документов, сопоставление (сверка) документов, письменный запрос и экономический анализ.

Был выборочно сверен ряд записей в регистрах учета с данными первичных документов, с документами, свидетельствующими о приеме отгруженной продукции, были проверены условия поставки.  

В процессе были выявлены следующие виды ошибок:

1) неправильное внесение изменений;

2) неправильное оформление ТТН (не все необходимые графы заполнены);

3) отсутствие экземпляров накладных;

4) отсутствие счетов;

5) отсутствие оригиналов счетов.

В период проведения выборочной проверки договоров, было установлено, что договора оформлена ненадлежащим образом.

Проверка достоверности задолженности показала, что имеется расхождение по данным учета с бухгалтерской отчетностью. Данное расхождение обусловлено округлением в бухгалтерском балансе.

В связи с обнаруженными расхождениями была проверена реальность и документальная обоснованность задолженности по каждому поставщику. Такие расхождения свидетельствуют о запущенности учета расчетных операций, либо результатом злоупотреблений. В ОДО «Баксфил» в  учете расчетов с поставщиками были выявлены расхождения по остаткам счета 60 и главной  книги, а также в бухгалтерском балансе, обусловленные механической опиской и округлениями. Нарушений в сроках оплаты обнаружено не было. Также на предприятии отсутствует просроченная кредиторская задолженность.

По результатам проверки рекомендовано:

1) усилить контроль за оформлением  первичных документов в целях  их полного соответствия действующим стандартам.

2) устранить недостатки в организации  документооборота ;

3) усилить контроль за регистрацией  и хранением входящих бланков  строгой отчетности;

4) усовершенствовать систему складского  контроля.

Предложения ― совершенствование документооборота предприятия.