Бухгалтерский учет материалов и расчетов с поставщиками

При проверке установлено, что в товарно-транспортной накладной № 0036848 от 14.02.12 была исправлена дата отгрузки продукции, однако исправление не было оформлено надлежащим образом (печать, подпись, дата), на накладной отсутствует подпись и дата.

Накладная № 0036859 от 01.03.2012 выявлены следующие недостатки в оформлении: отсутствует путевой лист и основание отпуска.

Отсутствует  экземпляр  товарно-транспортной  накладной  № 0036966  от 13.04.2012 г.  с  подписью  и   печатью   поставщика о   получении   товара.

Отсутствуют договора на поставку от ИП Левкович, подписанные со стороны поставщика.

Проверка полноты учета поступления материалов была осуществлена путем выборочной сверки данных товарно-транспортных накладных со счетами-фактурами и данными бухгалтерского учета. При проведении этой проверки убедиться, что все товарно-транспортные накладные собраны и надлежащим образом хранятся в бухгалтерии.

При проверке достоверности данных исходным пунктом является регистр учета поступления материалов. На основе данных этого регистра делается выборка номеров счетов, которые затем сверяются с товарно-транспортными накладными и заказами на покупку, полученными от поставщиков. В результате такой проверки выяснилось, что отсутствуют подписанные счета-фактуры с контрагентов ИП Левкович, а также выяснилось, что нет ТТН 0036966  от 13.04.2012, хотя в бухгалтерском учете стоимость продукции, полученной по этим накладным отражена. Этот факт говорит о недостатках в организации документооборота на предприятии, отсутствии контроля за регистрацией и хранением входящих бланков строгой отчетности.

Подлинность документов устанавливается путем проверки реальности имеющихся в них подписей должностных лиц и соответствия составления документов датам отражения в них операций.

При чтении документов, после установления их подлинности, проверяют документы по существу, то есть с точки зрения достоверности, законности и экономической целесообразности отраженных в них хозяйственных операций.

Арифметическая (счетная) проверка сводится к проверке правильности подсчетов в документах приведенных наценок (скидок, накидок), выделения сумм налогов и т.д. По данному вопросу нарушений не обнаружено.

Арифметическая (счетная) проверка дополняется аналитической проверкой регистров бухгалтерского учета, балансов и отчетности. Изучаются соответствие показателей отчетности данным аналитического и синтетического учета, согласованность показателей в отдельных формах бухгалтерской отчетности и баланса, в учетных регистрах и первичных документах.

При проверке своевременности учета поступления сопоставляются даты, указанные в товарно-транспортных накладных, с датами соответствующих счетов-фактур, датами записей по счетам учета поступления и кредиторской задолженности. Значительные расхождения в датах свидетельствуют о потенциальных проблемах своевременности учета поступления продукции.

Проверка осуществляется по данным счетов бухгалтерского учета 10 «Материалы», 14 «Резервы под снижение стоимости запасов», 15 «Заготовление и приобретение материалов», 16 «Отклонение в стоимости материалов», 18-3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам», 002 «Имущество, принятое на ответственное хранение», 003 «Материалы, принятые в переработку», 006 «Бланки строгой отчетности». Вначале устанавливается, как выполняется соблюдение принятой учетной политики. Проверка проводится на основе изучения регистров синтетического и аналитического учета, отчетов материально ответственных лиц с приложениями; машинограмм журнала-ордера № 6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», документов по результатам проведенных инвентаризаций.

Сопоставление документов заключается в том, что достоверность и правильность отраженных в документах хозяйственных операций проверяется путем сопоставления данных разных документов, относящихся к одним и тем же или различным, но взаимосвязанным хозяйственным операциям. Оно может производиться по документам, находящимся в бухгалтерии организации или организаций, с которыми проверяемый экономический субъект вступил в хозяйственную связь. Так была проведена встречная проверка достоверности хозяйственной операции по поставке продукции от ООО «Дизапресс». Были проверены счета-фактуры, вставленные предприятию, сверены номера, даты ТТН, по которым был получен товар, суммы, указанные в документах, дату и величину перечисления денежных средств на расчетный счет ООО «Дизапресс». Нарушений не выявлено.

Встречной проверкой документальных данных или сопоставлением документов вскрываются случаи хищения, которые скрываются путем исправления данных в отдельных документах, составления новых, подложных документов и замены ими настоящих, подлинных документов, неправильного отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций или не отражения их в бухгалтерском учете.

Необходимо в указанных случаях применять сопоставление плановых и учетных, учетных и нормативных, внутренних и внешних, разовых и накопительных, первичных и сводных документов, что обеспечивает наиболее глубокое изучения объекта контроля.

Складской учет материалов, как правило, ведут по видам, сортам и местам хранения в натуральных, условно-натуральных и стоимостных показателях. На ОДО «Баксфил» на каждое наименование продукции бухгалтерия открывает карточку складского учета и выдает ее работнику склада под расписку в реестре карточек. Карточки размещаются в картотеке склада по номенклатурным номерам продукции. Материально ответственное лицо  производит записи в карточках по каждому приходному и расходному документу отдельной строкой.

Работник бухгалтерии ОДО «Баксфил» периодически проверяет правильность оформления приходных документов и записей в карточках складского учета. Проверка производится в присутствии материально ответственного лица. Правильность записей в карточках бухгалтер подтверждает своей подписью в графе «контроль» с указанием даты проверки. Обнаруженные расхождения и ошибки своевременно устраняются.

Остатки материалов на начало следующего месяца переносятся из карточек складского учета в ведомость остатков (сальдовую книгу) по складу. Ее итоги сверяют с данными бухгалтерии.

В установленные сроки, заведующие складами, на  основании первичных приходных документов, составляют и представляют в бухгалтерию отчеты о движении материальных ресурсов в двух  экземплярах. В них указываются остатки материалов на начало и конец отчетного периода, а также их движение, то есть поступление и выбытие. Первый экземпляр отчета остается в бухгалтерии, а второй, с распиской бухгалтера, возвращается материально ответственному лицу и служит подтверждением сдачи отчета.

Все первичные документы, отражающие движение материалов, также периодически сдаются в бухгалтерию материально ответственными лицами. Они прилагаются к отчету о движении материалов. В бухгалтерии отчеты материально ответственных лиц, а также приходные и расходные документы о движении материалов подвергаются проверке и таксировке. При проверке обращается внимание на: правильность оформления документов; законность и целесообразность отражаемых операций; соответствие дат документов тому периоду, за который составлен отчет; правильность перенесения остатков с предыдущего отчета и так далее. Затем проверяются итоги по приходу и расходу и точность определения остатков на конец отчетного периода.

Инвентаризация сырья и материалов проводится для выявления соответствия фактического наличия этих видов активов данным бухгалтерского учета.

В 2009-2012 годах было проведено 7 внезапных проверок сохранности материальных ценностей на складе, недостач или излишков не установлено. На складе у кладовщика П.П. Подгребайкина 30.06.2012 года  была произведена внезапная инвентаризация  МЦ, на основании приказа № 376 от 30.06.2012 г. По результатам инвентаризации выявлена недостача МЦ (Приложение Е). Бухгалтерский учет сырья в ОДО «Баксфил» ведется с использованием счетов 15 и 16. Учетная стоимость недостающего сырья — 176 800 руб., сумма превышения фактической стоимости сырья над его учетной стоимостью, учтенная по дебету счета 16 «Отклонение в стоимости материалов», — 6 500 руб. В объяснительной записке П.П. Подгребайкин не смог указать причину недостачи, тем не менее недостача в полной сумме им восстановлена. Сумма недостачи восстановлена виновным лицом по приходному кассовому ордеру от 29.07.2012 №  0558241 и перечислена в доход бюджета по платежному поручению от 29.07.2012 № 1290. Имеются все инвентаризационные описи. Основные ошибки при проверке складских документов в ОДО «Баксфил» носят локальный характер (в основном есть расхождение в датах складских карточек и  документов на приход (ТТН)).

Перечень выявленных ошибок представлен в таблице 3.3.

Таблица 3.3 –  Перечень выявленных ошибок в оформлении документов

Дата и номер документа	Ошибка	Примечание
1	2	3
0036848 от 14.02.2012	Неправильное внесение изменений, не верно указан адрес поставщика
0036859 от 01.03.2012	Неправильное оформление (отсутствие путевого листа и основания отпуска)
0036966  от 13.04.2012	Отсутствие экземпляра ТТН за подписью и печатью поставщика
Генеральный договор № 12 от 13.01.2012 от ИП Левковича	Отсутствует экземпляр, есть только ссылки в ТТН на него
Счет 125, 126, 185 от ИП Левкович	Отсутствуют счета (счет 185)
0036966  от 13.04.2012	Отсутствие оригинала накладной (есть только копия)

Примечание – Источник: собственная разработка.

Проверка правильности корреспонденции счетов нарушений не выявила. По результатам проверки рекомендовано:

1) усилить контроль за оформлением  первичных документов в целях  их полного соответствия действующим  стандартам.

2) устранить недостатки в организации  документооборота ;

3) усилить контроль за регистрацией  и хранением входящих бланков  строгой отчетности;

4) усовершенствовать систему складского  контроля.

 

 

3.4 Ревизия расчетов с поставщиками за поступившие материалы

 

 

Проверка расчетов с поставщиками начинается с установления наличия и правильности оформления документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке материальных ресурсов. В период проведения выборочной проверки договоров, было установлено, что в договоре № 48 от 14.10.2011 г. не была указана цель приобретения запасов, отсутствовали все необходимые реквизиты, в частности УНП покупателя. Договором № 62 от 15.12.2010 г. не была установлена ответственность покупателя  за нарушение условий договора и также отсутствовали все необходимые реквизиты договора.

Далее в ходе проверки необходимо установить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки задолженности. Для этого сличают остатки по каждому виду расчетов на одну и ту же дату по данным аналитического учета с остатками по синтетическому счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», Главной книге и бухгалтерскому балансу. Счет  60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» предназначен для обобщения информации о расчетах с поставщиками и подрядчиками за:

1) полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы и потребленные услуги, включая предоставления электроэнергии, газа, пара, воды, и т.п., а также по доставке или переработке материальных ценностей, расчетные документы на которые акцептованы и подлежат оплате через банк;

2) товарно-материальные ценности, работы и услуги, расчеты по которым производятся в порядке плановых платежей;

3) товарно-материальные ценности, работы и услуги, на которые расчетные документы от поставщиков не поступили (так называемые неотфактурованные поставки);

4) излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемке;

5) полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа (фрахта), а также за все виды услуг связи.

Подрядные строительные и таможенные, научно-исследовательские и другие аналогичные организации, когда они являются генеральными подрядчиками (головными организациями), расчеты со своими субподрядчиками (соисполнителями) также отражают на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, проводятся по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» не зависимо от  времени оплаты предъявленного счета.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость фактически поступивших товарно-материальных ценностей, принятых работ, потребленных услуг в корреспонденции со счетами учета этих ценностей или соответствующих затрат.

За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а также по переработке материалов на стороне записи по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» производятся в корреспонденции со счетами учета произведенных запасов, товаров, издержек обращения и т. п.

Независимо от оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в синтетическом учете кредитуется согласно расчетным документам поставщика в пределах сумм акцепта. Когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приеме на склад поступивших товарно-материальных ценностей обнаружилось их недостача сверх норм естественной убыли против отфактурованного количества, а также, если при проверке счета поставщика (после того, как счет был акцептован) было обнаружено несоответствие цен, обусловленных договоров, а также арифметические ошибки, счет 60  «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 63 «Резервы по сомнительным долгам».