Бухгалтерский учет и аудит собственных основных средств

ГЛАВА 2. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ СОБСТВЕННЫХ ОСНОВНЫХ   СРЕДСТВ НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ОБЛСНАБСЕРВИС»

 

2.1. Документальное оформление и аналитический учет основных средств

 

Учет основных средств на любом предприятии и, в частности, в ЗАО «Облснабсервис» организуется в бухгалтерии по классификационным группам в разрезе инвентарных объектов, понятие которых было рассмотрено в первой главе дипломной работы.

Каждому инвентарному объекту присваивается определенный инвентарный номер, что обеспечивает контроль за сохранностью основных средств.   Инвентарный номер в обязательном порядке проставляется на объекте и первичных документах и сохраняется на весь период нахождения основного средства на предприятии. Важно заметить, что при выбытии из организации объекта основных средств, присвоенный ему ранее инвентарный номер нельзя передавать и присваивать вновь поступившим объектам.

Все операции по учету основных средств можно сгруппировать следующим образом: поступление, движение, амортизация и восстановление. Каждая операция должна своевременно регистрироваться соответствующими первичными документами и на их основании  отражаться на счетах и в регистрах бухгалтерского учета.

Поступление основных средств в организацию проходит при участии специально созданной комиссии по распоряжению руководителя, в которую должны входить и представители передающей стороны. При отсутствии каких-либо расхождений в технических характеристиках, комплектации и качестве поступающего основного средства комиссией составляется Акт  о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений), либо Акт о приеме-передаче здания (сооружения), в зависимости от того, какое именно имущество поступает в организацию (формы  ОС-1 и ОС-1а).

Акт составляется на каждый объект в отдельности и к нему прилагается вся техническая документация, которая после открытия бухгалтерией инвентарной карточки передается в соответствующий отдел, цех, участок по месту эксплуатации основного средства.

В том случае, если в организацию поступает несколько объектов основных средств одновременно, составляется Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) формы ОС-1б.

Акт приема – передачи основных средств составляется в двух экземплярах для обеих сторон с указанием времени поступления основного средства, даты изготовления, первоначальной стоимости и суммы накопленного износа. На основании данного Акта в бухгалтерии оформляются бухгалтерские записи по поступлению основного средства. 

При поступлении в организацию оборудования, требующего монтажа, составляется Акт о приеме – поступлении оборудования (форма ОС-14), а при его передаче в монтаж – Акт о приеме – передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15).

В случае выявления каких – либо дефектов у поступившего оборудования составляется Акт о выявленных дефектах (форма ОС-16).

Внутреннее перемещение объекта основных средств из одного структурного подразделения (филиала, цеха, участка) в другой должно оформляться Накладной на внутреннее перемещение (форма ОС-2). При этом, в Накладной обязательно должны быть проставлены подписи принимающего и передающего лиц.

Выбытие основных средств оформляется Актом на списание основных средств, кроме транспортных средств (форма ОС-4 и ОС-4б), и отражается в инвентарной карточке, которую в последствии изымают их картотеки. Акт составляется в двух экземплярах, которые так же подписываются членами специально созданной комиссии и утверждаются руководителем. По транспортным средствам при выбытии составляется Акт списания автотранспортных средств (форма ОС-4а). Первый экземпляр с документами, подтверждающими факт снятия с учета в ГАИ, передается в бухгалтерию. Второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность автотранспортных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей, либо металлолома, оставшихся от автомобиля в результате списания. Затраты по списанию и стоимость материальных ценностей, поступивших от разборки (ликвидации) автотранспортного средства, отражаются на оборотной стороне Акта в специальном разделе «справка о затратах, связанных со списанием основных средств, и о поступлении материальных ценностей от их списания».

Операции по передаче основного средства в ремонт и по приему законченного ремонта оформляются Актом приемки – сдачи отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов (форма ОС-3). В акте должна быть отражена информация о наименовании объекта с указанием его балансовой стоимости и суммы накопленной амортизации, его инвентарном номере, коде заказа для ремонта, объеме выполненных работ, сроках начала и окончания ремонта, его сметная и фактическая стоимость. Данный Акт подписывается представителями ремонтного цеха и участка, где эксплуатируется данный объект.

Аналитический учет основных средств ведется в инвентарных карточках (форма ОС-6), которые являются его основным регистром. Следует отметить, что за всеми объектами основных средств, кроме зданий и сооружений, должны быть закреплены материально – ответственные лица во избежание порчи и недостач. Карточки хранятся в картотеке основных средств, в которой их группируют по отраслевым классификационным группам, а внутри групп – по местам нахождения и видам. С целью контроля за сохранностью инвентарных карточек, они регистрируются в Описи инвентарных карточек. В местах использования основных средств материально – ответственные лица ведут инвентарные списки (форма ОС-13), в которых приводятся краткие сведения об объектах основных средств и учет их изменений. 

Таким образом, правильное документальное оформление операций, связанных с основными средствами, является важным аспектом в постановке бухгалтерского учета организации, так как позволяет вовремя и в полном объеме получить необходимую информацию о том или ином объекте (месте его нахождения, количестве выполненных ремонтов, материально ответственном лице и др.), а так же достоверно определить и отразить в учете величину амортизационных отчислений. Неверное или несвоевременное документальное оформление операций с основными средствами  приводит к искажению информации, представленной в отчетности, и как следствие, искажению налога на прибыль, налога на имущество и в некоторых случаях налога на добавленную стоимость, что влечет за собой  существенные налоговые санкции.

 

2.2. Учет поступления основных средств

 

Основные средства могут поступать в организацию разными способами: они могут быть приобретены за плату или сооружены собственными силами, внесены в счет вклада в уставный капитал или по договору простого товарищества, получены безвозмездно или по договору мены, а так же по договору лизинга.

При приобретении основных средств, не требующих монтажа, все затраты, связанные с поступлением до их ввода в эксплуатацию, отражаются по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», на котором в последствии и калькулируется их первоначальная стоимость. За плату основные средства в организацию могут поступать от контрагентов, в соответствии с договорами поставки, через подотчетных и  физических лиц по договорам купли - продажи.

Основные средства, не требующие монтажа, полученные от поставщиков за плату (в том числе и бывшие в эксплуатации), при акцепте счета-фактуры поставщика в учете отражаются следующими записями:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - на сумму покупной стоимости без НДС.

На сумму НДС, выделенную в расчетных документах поставщика, производится запись:

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Суммы, уплачиваемые за информационные, консультационные, посреднические услуги, регистрационные сборы и другие расходы, связанные с приобретением основных средств, в учете отражаются записями:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

Отражение сумм НДС, выделенных в счетах-фактурах по затратам:

Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

При оплате счета-фактуры поставщика делается запись:

Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с дебиторами и кредиторами» Кредит 50 «Касса», 51 «Расчетный счет».

При приобретении основных средств через подотчетных лиц, в первоначальную стоимость данных объектов могут быть отнесены расходы по командированию работника. Все первичные документы, подтверждающие расходы по приобретению основных средств, должны быть приложены к авансовому отчету командированного лица, после утверждения которого в учете делаются записи:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы»  Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На сумму НДС на основании первичных документов:

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При вводе в эксплуатацию основных средств на сумму первоначальной стоимости всегда производится бухгалтерская запись:

Дебет 01 «Основные средства» Кредит 08 «Вложения во внеоборотные активы».

Суммы НДС, уплаченные при покупке основных средств и учтенные в Дебете счета 19 «НДС по приобретенным ценностям», в полном объеме принимаются к возмещению из бюджета при оплате и принятии объекта к учету. Это отражается в учете следующей записью:

Дебет 68 «Расчеты с бюджетом» Кредит 19 «НДС по приобретенным ценностям».

Если при приобретении основных средств в первичных учетных документах подтверждающих стоимость их покупки, не выделены суммы налога на добавленную стоимость, то он к возмещению не принимается.

Если предприятие приобретает оборудование, требующее монтажа, то все расходы, связанные с приобретением этого оборудования, учитываются в Дебете счета 07 «Оборудование к установке». Это отражается следующими записями на счетах бухгалтерского учета:

Дебет 07 «Оборудование к установке» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

На суммы НДС, выделенные в расчетных документах:

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с  дебиторами и кредиторами».

На счете 07 «Оборудование к установке» оборудование числиться до тех пор, пока не будет передано в монтаж. Передача оборудования в монтаж отражается по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы» и кредиту счета 07 «Оборудование к установке». Всё расходы, связанные с монтажом оборудования, учитываются на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы»  в обычном порядке и включаются в первоначальную стоимость основного средства.

Основные средства могут быть приобретены за плату у физического лица. В данном случае, при составлении договора купли – продажи, необходимо в обязательном порядке проследить, чтобы в нем были указаны паспортные данные физического лица, а  с суммы получаемой им выручки удержать и перечислить в бюджет налог на доходы физических лиц.

Расчеты с физическими лицами, связанные с  приобретением основных средств отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» без выделения налога на добавленную стоимость. При удержании налога на доходы физических лиц в учете производится бухгалтерская запись по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и кредиту счета 68 «Расчеты с бюджетом».

При сооружении объектов основных средств порядок учета затрат на капительное строительство зависит от способа их строительства – подрядного или хозяйственного. При подрядном способе выполненные и оформленные в установленном порядке работы, отражаются у застройщика-заказчика на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» по договорной стоимости согласно принятым к оплате счетам подрядных организаций, аналогично операциям по приобретению основных средств за плату.

При хозяйственном способе производства указанных работ учет затрат ведется застройщиком также на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», на котором отражаются фактически произведенные им затраты.   

Все фактические затраты (стоимость израсходованных материалов, расходы по доставке, установке, монтажу, таможенные пошлины, оплата посреднических услуг и так далее) первоначально отражаются:

Дебет 08 «Вложения во внеоборотные активы» Кредит 10 «Материалы», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

На первоначальную стоимость вводимого в эксплуатацию основного средства, сооруженного собственными силами, необходимо начислить НДС:

Дебет 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит 68 «Расчеты с бюджетом».

А суммы НДС, уплаченного при приобретении строительных материалов, монтаже, транспортных и других услуг, которые не включаются в первоначальную стоимость основных средств, в общеустановленном порядке подлежат восстановлению из бюджета:

Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» Кредит 19 «НДС по приобретенным ценностям».

После ввода объекта основных средств в эксплуатацию, причитающиеся суммы НДС подлежат перечислению в бюджет и подлежат возмещению в установленном порядке.