Бухгалтерский учет денежных средств

Учет поступления и  выбытия денежных документов оформляют  приходными и расходными кассовыми  ордерами. Данные кассовых ордеров  кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с данными книги движения денежных документов.

 

2.2 Бухгалтерский учет денежных средств в кассе

Все предприятия обязаны хранить денежные средства в банке, а для приема, хранения и расходования наличных денег на предприятии имеется касса. ЦБ РФ письмом от 14 мая 1997 г. № 02-14/213 сообщил, что «всем юридическим лицам Российской Федерации надлежит руководствоваться «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденным решением Совета директоров Банка России 22 сентября 1993 г. и доведенным до Главных управлений (Национальных банков) Банка России письмом Банка России от 4 октября 1993 г. № 18».

Помещение кассы для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств на ООО «Зубцовагропромэнерго» специально оборудовано (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег). Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается, а двери в кассу во время совершения операций заперты с внутренней стороны.

Всю полноту ответственности  за создание условий сохранности  денег в помещении кассы, а  также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк, несет руководитель ООО «Зубцовагропромэнерго».

Кассы предприятий могут  быть застрахованы в соответствии с  действующим законодательством.

Перед открытием помещения  кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность  замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации.

Учет кассовых операций осуществляет кассир, который под  расписку должен быть ознакомлен с правилами ведения кассовых операций. На основании заключенного с ним договора о материальной ответственности кассир несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Временная замена кассира  производится по письменному приказу  руководителя предприятия. Договор  о материальной ответственности  с ним заключается в обычном порядке.

В соответствии с правилами ООО «Зубцовагропромэнерго», как и все предприятия независимо от формы собственности должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они получены (на выдачу заработной платы, на операционные и хозяйственные нужды, на командировочные расходы).

Максимальная сумма, которая  находится в кассе, определяется лимитом. Лимит устанавливается  банком по согласованию с предприятием. Как было сказано, банком установлен лимит кассы в размере 60000 рублей.

Основанием для отражения  в бухгалтерском учете (учетных  регистрах) движения наличных денежных средств служат первичные документы.

Постановлением Госкомстата  России от 18 августа 1998 года № 88 утверждены согласованные с Минфином России и Минэкономики России унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

№ КО-1 «Приходный кассовый ордер» - применяется для оформления поступления наличных денег в кассу ООО «Зубцовагропромэнерго»;

№ КО-2 «Расходный кассовый ордер» - применяется для оформления выдачи наличных денег из кассы ООО «Зубцовагропромэнерго»;

№ КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых 
документов» - применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов;

№ КО-4 «Кассовая книга» - применяется для учета поступлений 
и выдач наличных денег ООО «Зубцовагропромэнерго» в кассе.

Документы, являющиеся основанием для совершения кассовых операций, поступают в бухгалтерию ООО «Зубцовагропромэнерго», где работники бухгалтерии в соответствии со своими должностными обязанностями производят нижеописанные действия.

Проверяют правильность оформления документов, их соответствие действующему законодательству и характеру совершаемых операций, а также наличие необходимых письменных указаний руководителя организации или лиц, уполномоченных им на совершение хозяйственных операций.

Оформляют приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы.

Квитанция приходного ордера является его частью, заполняется  одновременно с ним, а выдается только после получения денег.

Документы заполняются  в одном экземпляре, четко и  ясно чернилами, шариковой ручкой или выписываются на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

Получают необходимые  подписи уполномоченных лиц, предусмотренные бланками кассовых документов.

Приходный кассовый ордер  и квитанция к приходному кассовому  ордеру подписываются главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя ООО «Зубцовагропромэнерго» .

Расходный кассовый ордер  подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Регистрируют в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3) - до передачи в кассу организации.

Расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после их выдачи.

Передают кассиру приходные  и расходные кассовые ордера или  заменяющие их документы вместе с  приложенными к ним оправдательными и распорядительными документами.

Выдача приходных и  расходных кассовых ордеров или  заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег  по кассовым ордерам может производиться  только в день их составления.

Кассир при получении  приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов; проверяет наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе - разрешительной надписи (подписи) руководителя 
предприятия или лиц, на это уполномоченных; проверяет правильность оформления документов; проверяет наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

В случае соблюдения всех перечисленных требований и соответствия документов кассир принимает наличные деньги.

При приеме наличных денег  кассир проверяет их платежеспособность в соответствии с установленными ЦБ РФ Признаками платежеспособности банкнот и монеты Банка России (Приказ от 25 03 97 №02-101).

Полученная кассиром сумма должна соответствовать указанной в приходном кассовом ордере.

После приема денег кассир подписывает квитанцию и расшифровывает подпись (ставит фамилию и инициалы), заверяет печатью (штампом) кассира.

На руки сдавшему деньги выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера или лица, на это уполномоченного, и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Приходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью от руки «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.

В соответствии с п. 14 «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации» выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Выдача денег лицам, не состоящим в списочном составе  предприятия, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Документы на выдачу денег  должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером ООО «Зубцовагропромэнерго» или лицами, на это уполномоченными. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

В случае соблюдения всех перечисленных выше требований и соответствия документов кассир выдает наличные деньги.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир:

- требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя;

На ООО «Зубцовагропромэнерго» выдача денег может производиться по удостоверению, выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру.

- записывает наименование и номер документа, кем и когда он вы 
дан и отбирает расписку получателя;

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами.

- выдает деньги получателю;

При завершении операции кассир обязан подписать расходные кассовые ордера, а приложенные к ним расходные документы погасить штампом или надписью - «оплачено» с указанием числа, месяца и года.

Оплата труда, выплата  пособий по социальному страхованию  и стипендий производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

На титульном (заглавном) листе платежной (расчетно-платежной) ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных.

В аналогичном порядке  могут оформляться и разовые  выдачи денег на оплату труда (при  уходе в отпуск, болезни и др.), а также выдача депонированных сумм и денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, нескольким лицам.

Разовые выдачи денег  на оплату труда отдельным лицам  производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Если выдача денег  производится по доверенности, оформленной  в установленном порядке в  ведомости, перед распиской в  получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к ведомости.

По истечении установленных  сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий (не свыше 3 рабочих дней, а для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней, включая день получения денег в банке) кассир должен:

- в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии 
лиц,  которым  не  произведены указанные  выплаты,  поставить 
штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается; записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить  на ведомости  штамп:   «Расходный  кассовый  ордер №_».