Анализ движения денежных средств

- если ценности закуплены в  организации – изготовителе продукции  или оптовой торговли, то при  наличии квитанции к приходному  кассовому ордеру и накладной, в которой НДС выделен отдельной  строкой, приемка их на учет  производится с отражением НДС.

Помарки в кассовых документах не допускаются. Выдача и приемка денег производится строго в день составления документов. Если допущена ошибка при оформлении, то неправильно записанная цифра должна быть зачеркнута одной чертой (чтобы была видна неправильная запись), а сверху должен быть написан верный результат. Кроме того, делается также запись «Исправленному верить», ставятся подписи ответственных лиц (кассира и главного бухгалтера или кассира и руководителя), подписи заверяются печатью ЗАО «Ленточные пилы».

ЗАО «Ленточные пилы» обязано фиксировать любой приход и расход наличных денежных средств в кассовой книге, которая должна быть единственной на предприятии. Кассовая книга шнуруется, нумеруется, опечатывается и подписывается главным бухгалтером и руководителем ЗАО «Ленточные пилы». Записи в ней ведутся в двух экземплярах под копирку. Отрывные листы служат для отчета кассира.

Кассир ЗАО «Ленточные пилы» несет полную материальную ответственность за сохранность денег в кассе. Касса проверяется ежемесячно без предварительного оповещения кассира. [33]

Наряду с наличными расчетами ЗАО «Ленточные пилы» проводит также безналичные расчеты через кассу посредством чеком, чековых книжек и кредитных карточек. [30]

При предъявлении расчетного чека в уплату за товар контролер – кассир ЗАО «Ленточные пилы» после тщательной проверки самого чека и просмотра паспорта предъявителя погашает чек штампом с надписью «Чек принят в уплату за товар».

При предъявлении в кассу покупателем вместе с личным паспортом заполненного чека в составе чековой книжки, кассир их проверяет. Затем изымает чек из книжки, ставит на его обороте дату и подпись. Этот чек сдается вместе с денежными средствами в обслуживающий банк.

В кассе ЗАО «Ленточные пилы» кроме наличных денежных средств могут храниться ценные бумаги (путевки, билеты, чеки, марки и т.п.). Для их учета открывается специальный субсчет 50 - 3 «Денежные документы» и заводится отдельная книга с выделением на каждый вид документа отдельной строки. [21]

Основные расчеты ЗАО «Ленточные пилы» проводит при помощи расчетных счетов. Расчеты через расчетные счета осуществляются преимущественно на основе приказа предприятия – плательщика или на основе его согласия. Исключения составляют платежи банком по своей инициативе за просроченные ссуды и за проценты по ссудам, а также платежи по платежным требованиям и инкассовым поручениям организаций, предоставляющих  предприятиям коммунальные услуги, обеспечивающих носителями энергии и связью. Кроме того, банки могут осуществлять платежи с расчетного счета предприятия без его согласия также по исполнительным листам судов, налоговых органов и других учреждений, которым законодательство или местные органы власти предоставляют такое право. [20]

ЗАО «Ленточные пилы» периодически получает из банка выписки из расчетного счета и в качестве приложения к ним документы, на основании которых идут зачисления или списания денежных средств. Операции в данных выписках кодируются специальными цифрами (от 01 до 13), которые и отражают характер перемещения денежных средств. Таблица условных кодов денежных операций с расчетного счета приведена ниже (см. табл. 1). При расшифровке записей следует иметь в виду, что выписка – это банковский документ, а значит, стоящая в ее дебете цифра означает списание банком с расчетного счета фирмы, а стоящая в кредите – зачисление на расчетный счет.

 

Таблица 2.1 - Условные коды денежных операций с расчетного счета ЗАО «Ленточные пилы»

 

Код	По дебету расчетного счета	По кредиту расчетного счета
01	Списано согласно платежному поручению	Зачислено по платежному поручению
02	Оплачено согласно платежному требованию	Зачислено по платежному требованию
03	Оплачен наличными денежный чек
04		Поступило наличными по объявлению на взнос наличными
05	Оплачено согласно платежному поручению	Зачислено по платежному поручению
06	Оплачено согласно инкассовому поручению	Зачислено по инкассовому поручению
07	Оплачено согласно расчетному чеку	Поступило по расчетному чеку
08	Открыт аккредитив	Зачислены суммы не использованного аккредитива
09	Списано согласно мемориальному (расходному кассовому) ордеру	Зачислено по мемориальному (приходному кассовому) ордеру
10	Списано в погашение кредита
11	Выдан кредит	Зачислен кредит на расчетный (лицевой) счет
12		Зачислено на основании авизо
13	Списано согласно расчетам с применением банковских карт

 

Расчетные документы ЗАО «Ленточные пилы» действительны в течении 10 – и дней, не считая дня выписки. Документы на бумажных носителях печатаются или на пишущей машинке, или на принтере персонального компьютера, исключение составляют чеки, бланки которых заполняются ручками с пастой или чернилами синего, фиолетового и черного цвета. Налог, подлежащий уплате, выделяется в документах отдельной строкой, иначе должна быть обязательная надпись о том, что налог по данной операции не уплачивается.

 

2.2 Синтетический и аналитический учет денежных средств

 

Все свободные денежные средства организации и другие юридические лица независимо от формы собственности и вида деятельности обязаны хранить в учреждении банка. [33]

Однако для мелких текущих производственных расходов наличными, для расчетов с работниками по оплате труда, выдачи денег под отчет и т. д. в каждой организации создается касса. Полную ответственность за сохранность денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, несет кассир. [21]

При приеме на работу с кассиром ЗАО «Ленточные пилы» заключается договор о полной материальной ответственности работника за переданные ему под отчет материальные ценности (ф. № 191).

В некоторых организациях с кассиром не заключают договор, а оформляется Обязательство кассира.

Руководителем ЗАО «Ленточные пилы» должны быть созданы необходимые условия для обеспечения сохранности денежных средств в соответствии с приложениями к Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации.

При получении денег в банке для расчетов с работниками по оплате труда кассиру ЗАО «Ленточные пилы» предоставляется автомашина, так как ему категорически запрещается производить перевозку денег общественным или попутным транспортом.

В соответствии с указанными нормативными актами руководитель ЗАО «Ленточные пилы» должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств и ценностей из учреждений банков или сдаче их, а в случае необходимости  - транспортное средство. [3, 21]

При транспортировке денежных средств кассиру ЗАО «Ленточные пилы», сопровождающим его лицам и водителю транспортного средства запрещается:

• разглашать маршрут движения и размер суммы доставляемых денежных средств и ценностей;
• допускать в салон транспортного средства лиц, не назначенных руководителем организации для их доставки;
• •следовать пешком, пользоваться попутным или общественным транспортом;
• посещать магазины, рынки и другие тому подобные места;
• выполнять какие-либо поручения и любым иным образом отвлекаться от доставки денег и ценностей по назначению.

После окончания рабочего дня кассир ЗАО «Ленточные пилы» должен пересчитать денежную наличность в кассе, сверить ее с книжным остатком и опечатать (опломбировать) сейф и помещение кассы. Ключи от сейфов и печати хранятся у кассира, а дубликаты ключе ЗАО «Ленточные пилы». Учреждением банка устанавливается лимит кассы, т.е. предельная сумма остатка денежных средств, которая может храниться в кассе организации.

Деньги сверх лимита могут находиться только в период выдачи заработной платы в течение 3 дней, включая день получения денег в банке. Утром на 4-й день не выданная (депонированная) сумма заработной платы должна быть внесена в банк. [20]

Главный бухгалтер ЗАО «Ленточные пилы» должен строго следить за соблюдением лимита кассы. Не только банки, но и органы государственного и негосударственного контроля (ведомственные и вневедомственные) систематически проверяют состояние кассовой дисциплины. При выявлении нарушений выясняется, когда, в какой сумме и по какой причине было допущено превышение лимита денежных средств в кассе.

За накопление в кассе наличных денег сверх установленного лимита на руководителя ЗАО «Ленточные пилы» может быть наложен штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности. [18]

Банки, налоговые инспекции и правоохранительные органы в обязательном порядке проводят проверки соблюдения условий работы с кассовой денежной наличностью и в случае выявления нарушений применяют штрафные санкции.

За неоприходование (неполное оприходование) в кассе денежной наличности — штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы.

Кроме того, проверяется соблюдение ЗАО «Ленточные пилы» предельных сумм налично-денежных расчетов. На руководителя организации за несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также накопление в кассах наличности сверх установленного лимита налагается административный штраф в 50-кратном размере месячной оплаты труда.

Для учета движения денежных средств в кассе ЗАО «Ленточные пилы» установлены первичная документация и отчетность, регламентированные Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Единственным документом для оприходования денежных средств в кассе является приходный кассовый ордер (ф. № КО-1). Он состоит непосредственно из приходного кассового ордера и квитанции. Одновременно с заполнением приходного кассового ордера выписывается квитанция, которая подписывается кассиром, главным бухгалтером ЗАО «Ленточные пилы», погашается штампом «ПОЛУЧЕНО» и оттиском печати организации. Квитанция выдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Денежные средства могут поступать в кассу ЗАО «Ленточные пилы»:

• со счетов в банке на выдачу заработной платы, пенсий, пособий в сумме, определенной в расчетно-платежной ведомости по графе «К выдаче», после того как будут произведены перечисления в бюджет налога с доходов физических лиц, взносы единого социального налога и др.;
• в порядке платы за жилую площадь, за пользование коммунальными услугами, за содержание детей в детских дошкольных учреждениях и т.д.;
• в виде выручки от продажи за наличный расчет товаров, готовой продукции, товарно-материальных ценностей через собственные ларьки, магазины, столовые и буфеты, выручки от предоставления услуг обслуживающими производствами и хозяйствами (банями, прачечными, парикмахерскими, ремонтно-пошивочными мастерскими и т.д.);
• в виде взносов работников в порядке погашения задолженности по ссудам на индивидуальные нужды, за товары, купленные в кредит, при возврате неиспользованных подотчетных сумм и переполученных авансов и т. д.

Единственным документом на расходование денежных средств из кассы является расходный кассовый ордер (ф. № КО-2). Он должен быть подписан главным бухгалтером ЗАО «Ленточные пилы», кассиром и погашен штампом «Оплачено».

Расходный кассовый ордер выписывается в следующих случаях:

1. На «закрытую» расчетно-платежную  ведомость при выдаче заработной  платы, пособий и т. д. По истечении  срока, установленного для расчетов  с работниками по оплате труда, в платежной ведомости против  фамилии лиц, не получивших деньги, следует поставить штамп «Депонировано» или сделать соответствующую надпись от руки. В конце платежной ведомости следует сделать запись о сумме выплаченной заработной платы, пенсий, пособий (прописью) и т. д., поставить штамп «Расходный кассовый ордер № ___».

2. При разовой выдаче заработной платы отдельным лицам, а также при выдаче депонированной суммы заработной платы.

3. При выдаче денег под отчет  должностным лицам для поездки  в командировку.

4. При выдаче денег под отчет  для приобретения материально-производственных  ценностей (непродовольственные товары) в розничной торговле за наличный расчет без зачета в лимит мелкого опта и в других случаях.

5. При взносе денег на счета  в банке кассир выписывает объявление на взнос наличными. Этот документ состоит из трех частей: объявления на взнос наличными, составляемого клиентом и остающегося в банке для бухгалтерского оформления поступивших денежных средств; квитанции, выписываемой банком для выдачи клиенту; ордера, прикладываемого к выписке банка, выдаваемой клиенту.