Учёт и аудит расчётов с поставщиками и подрядчиками в коммерческой организации

 

2.2. Синтетический и аналитический учёт операций по расчётам с поставщиками и подрядчиками в ООО «ЕвроАзия-АП»

Основное направление системы направлены на обеспечение достоверности показателей бухгалтерской отчётности, отражающих в стоимостном выражении состояние расчётов организации с поставщиками и подрядчиками за приобретённую продукцию, оказанные услуги, счета по которым не оплачены в установленном порядке. Кредиторская задолженность в бухгалтерском учёте организации отражается как следствие её гражданских обязательств, возникающих в результате определённой сделки. Сделка, оформленная договором, представляет собой определённое действие участвующих в ней юридических или физических лиц, результатом которого является возникновение товарных и денежных обязательств. Для заключения договора необходимо выражение согласованной воли двух сторон (двусторонняя сделка) либо трёх или более сторон (многосторонняя сделка).

Целью учёта и контроля расчётов с поставщиками и подрядчиками является обеспечение контроля состояния кредиторской задолженности.

Контроль расчётов с поставщиками и подрядчиками в организациях осуществляется путем проверки договоров, первичных документов, отражающих фактическое поступление материалов и формирования сумм дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерском учёте.  Для реализации функций контроля применяются программные продукты для ведения бухгалтерского учёта. Контроль ведения аналитического учёта проводится на большинстве организаций при помощи справочников и перечислений в программе 1С: Предприятие типовой конфигурации. При этом у организаций есть возможность дополнять реквизитный состав справочников, изменять структуру кода, создавать дополнительные справочники, изменять (дополнять) состав значений в перечислениях.

Внутрихозяйственный контроль расчётов с поставщиками может быть реализован в виде центра контроля и внутреннего аудита. Схема организационной структуры центра контроля и внутреннего аудита расчётов с поставщиками и подрядчиками приведена на рисунке 10.

 

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│                   Центр контроля и внутреннего аудита                   │

└──────┬────────┬─────────┬─────────────┬───┬───┬─────────────┬───────────┘

       │        │        \│/            │   │   │             │

       │        │┌────────┴─────────┐   │   │   │             │

       │        ││Отдел тематических│   │   │   │             │

       │        ││ проверок основной│   │   │   │             │

       │        ││   деятельности   │   │   │   │             │

       │        │└──────────────────┘   │   │   │             │

      \│/       │       ┌───────────────┘  \│/  │             │

┌──────┴───────┐│       │   ┌───────────────┴─┐ │             │

│   Отдел по   ││       │   │Отдел внутреннего│ │             │

│  проведению  ││       │   │      аудита     │ │            \│/

│документальных││       │   │  использования  │ │ ┌───────────┴───────────┐

│   проверок   ││       │   │   финансовых    │ │ │   Отдел внутреннего   │

│              ││       │   │                 │ │ │   аудита и контроля   │

└──────────────┘│       │   │     ресурсов   │ │ │финансово-хозяйственной│

                │       │   └─────────────────┘  │ │ деятельности филиалов  │

               \│/      │                       │ │  и других структурных  │

┌───────────────┴─┐     │                       │ │     подразделений    │

│Отдел внутреннего│    \│/                      │ └───────────────────────┘

│аудита и контроля│   ┌─┴──────────────┐       \│/

│  дебиторской        │Отдел контроля  │   ┌────┴──────────┐

│      и          │   │ состояния      │   │Организационно-│

│  кредитоской    │   │    договоров       │ аналитический │

│задолженности    │   │ с поставщками  │   │     отдел     │

└─────────────────┘   └────────────────┘   └───────────────┘

Рис. 10. Схема организационной структуры центра контроля

и внутреннего аудита расчетов с поставщиками

 

Данное подразделение осуществляет проверки и ревизии, после чего тщательно анализируются материалы проверок, принимаются соответствующие решения. Все материалы в обязательном порядке передаются руководству. Методика проверок в основном соответствует общепринятой российской практике.

 Таким образом, основу  эффективности и адекватности  системы внутреннего контроля  составляют не столько конкретные  формы, методы и приёмы, сколько действие (или бездействие) менеджмента и собственника организаций, обеспечивающее интеграцию внутреннего контроля во все бизнес-процессы, своевременную оценку рисков и эффективность мер, направленных на снижение их уровня.

Схематически элементарное развитие коллективных счетов можно представить на примере счёта 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками" (рис. 11).

 

 

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│             Счет 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"             │

└─────────────────┬─────────────────────────────────────┬─────────────────┘

                 \│/                                   \│/

┌─────────────────┴─────────────────┐ ┌─────────────────┴─────────────────┐

│60-1 "Расчеты с поставщиками       │ │60-2 "Расчеты с поставщиками и     │

│и подрядчиками по внутрихолдинговым│ │подрядчиками по внешним операциям" │

│операциям"                         │ │                                   │

└────────┬──────────────────┬───────┘ └────────┬──────────────────┬───────┘

        \│/                \│/                \│/                \│/

┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐

│60-1.1 "Авансы  │ │60-1.2 "Основные│ │60-2.1 "Авансы  │ │60-2.2 "Основные│

│выданные"       │ │расчеты"        │ │выданные"       │ │расчеты"        │

└────────┬───────┘ └────────┬───────┘ └────────┬───────┘ └────────┬───────┘

        \│/                \│/                \│/                \│/

┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐

│Наименование    │ │Наименование    │ │Наименование    │ │Наименование    │

│контрагентов    │ │контрагентов    │ │контрагентов    │ │контрагентов    │

└────────┬───────┘ └────────┬───────┘ └────────┬───────┘ └────────┬───────┘

        \│/                \│/                \│/                \│/

┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐ ┌────────┴───────┐

│Номера договоров│ │Номера договоров│ │Номера договоров│ │Номера договоров│

└────────────────┘ └────────────────┘ └────────────────┘ └────────────────┘

Рис. 11. Иерархическая структура синтетического счёта 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками"

 

Информация о задолженности поставщикам отражается в следующих формах бухгалтерской отчётности [9, 15]:

1. Бухгалтерский баланс

Сальдо по счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»  отражается в бухгалтерском балансе в развёрнутом виде: в активе баланса отражается сумма перечисленного поставщикам аванса (дебиторская задолженность), в пассиве - задолженность поставщикам за полученный товар (кредиторская задолженность).

Дебиторская задолженность отражается во II разделе актива баланса «Оборотные активы», кредиторская – в V разделе пассива баланса «Краткосрочные обязательства».

2. Отчёт о движении денежных средств

В отчёте отражается сумма погашения кредиторской задолженности денежными средствами за отчётный период.

3. Приложение к бухгалтерскому  балансу

В разделе «Дебиторская и кредиторская задолженность» отражается размер кредиторской задолженности на начало и конец отчётного периода в более детализированном виде, чем в бухгалтерском балансе.

4. Пояснительная записка 

В пояснительной записке нужно раскрыть данные о наличии на начало и конец отчётного периода и движении в течение отчётного периода отдельных видов кредиторской задолженности (в частности, перевод долгосрочной задолженности в состав краткосрочной) [24].

При журнально-ордерной форме учёта для учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками используют журнал - ордер № 6. В нем совмещены аналитический и синтетический учёт расчётов организации со своими поставщиками и подрядчиками за запасы, работы и услуги.  Основанием для записей в журнале - ордере являются:

- счета-фактуры поставщиков материальных ценностей и услуг;

- данные из ведомости  учёта неотфактурованных поставок (ф. № 6-с);

- данные из ведомости  учёта материалов в пути (ф. №6-ас);

- данные из ведомости  учёта расчётов с субподрядными организациями (ф. № 5-с используется в строительстве).

В журнале - ордере № 6 каждый счёт поставщика отражается отдельной строкой. Журнал - ордер открывают записи по счетам, не оплаченным на начало отчётного месяца, и сальдо по ним. Суммы по акцептованным счетам поставщиков записываются по мере поступления.

Между первичными документами и регистрами учёта и отчётности существует взаимосвязь: сальдо в журнале – ордере и обороты за анализируемый период должны быть равны сумме сальдо и оборотов соответствующих разработочных таблиц, ведомостей аналитического учёта, карточек, листков - расшифровок, первичных учётных документов.

В данном разделе были выявлены цель и задачи учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками, а так же проанализированы различные способы поступления товаров (материалов). В качестве основных задач учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками выделены:

1. обеспечение контроля правильности соблюдения форм расчётов, установленных в договорах, между контрагентами;

2. правильное отражение синтетического и аналитического учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерском учёте и отчётности;

3. подтверждение суммы задолженности путём сверки расчётов с поставщиками и подрядчиками;

4. своевременное выставление претензий в случае нарушений поставщиками условий хозяйственных договоров;

5. оценка правильности формирования статей баланса, содержащих сведения о дебиторской и кредиторской задолженности.

Рассмотрим отдельные ситуации, связанные с расчётами с поставщиками и подрядчиками, возникающие в практике анализируемой организации.

ООО «ЕвроАзия – АП» занимается укладкой дорожного покрытия около своего производственного помещения. На склад ООО «ЕвроАзия – АП» поступило 10 куб. м гранитного щебня. При приёмке оказалось, что документы на щебень отсутствуют. Поставщик известен, это ООО "Гранит". Но в договоре с ним цены не указаны. Цены на подобный щебень составляют в среднем 1200 руб. за 1 куб. м. Поставщик щебня применяет УСН, поэтому НДС в цену не включен. Необходимо оприходовать щебень и заполнить акт о приёмке.

Чтобы оприходовать гранитный щебень без документов, ООО «ЕвроАзия – АП» создало комиссию, в которую вошли кладовщик и водитель, работающие в ООО «ЕвроАзия – АП», а также экспедитор, работающий в ООО "Гранит". Пример заполнения акта по форме N М-7 представлен в приложении к данной работы.

Итак, на основании акта товары, материалы и прочее имущество можно оприходовать и отразить в бухгалтерском учёте, если организация ведёт его в полном объеме. А достаточно ли акта для налогового учёта расходов на покупку товаров, материалов или основного средства? Однозначно ответить на такой вопрос довольно сложно. По этому вопросу следует обратиться к п. 1 ст. 252 НК РФ. Там сказано, что все расходы, учитываемые в налоговой базе, должны быть подтверждены документами. И эти документы оформляются в соответствии с законодательством России либо иной страны (если расходы произведены за рубежом). Так что прямого запрета на учёт ценностей, когда накладных от поставщика нет, но есть договоры, платежные поручения и акты о приёмке, налоговое законодательство не содержит.

Однако есть вероятность того, что проверяющие с таким документальным оформлением не согласятся. Вполне возможно, что их не устроит акт о приёмке товаров, составленный налогоплательщиком самостоятельно как замена накладной. Что делать в этом случае? Если расходы на покупку товаров подтверждены иными документами (договором, платежными поручениями и т.п.), то есть шанс поспорить с налоговой и выиграть дело. Отметим, что суды поддерживают налогоплательщиков, которые попытались учесть расходы без оправдательных документов. По мнению судей, если факт оплаты и осуществления расходов не вызывает сомнений, расходы учтены правомерно (см., например, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 22.08.2011 N Ф03-3248/2011).