Учёт и аудит расчётов с поставщиками и подрядчиками в коммерческой организации

В случаях, когда обязательство не предусматривает срока его исполнения и не содержит условий, позволяющих определить этот срок, оно должно быть исполнено в соответствии с п. 2 ст. 314 Гражданского кодекса в разумный срок после возникновения обязательства. При этом возникает вопрос: какой срок считается разумным для погашения обязательств? Из      п. 16 Постановления Пленума ВАС РФ от 22 октября 1997 г. N 18 "О некоторых вопросах, связанных с применением положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки" следует, что при расчётах за товар, когда срок оплаты товара соглашением сторон не определён, покупатель должен оплатить товар непосредственно после получения, и просрочка с его стороны наступает по истечении предусмотренного законом или в установленном им порядке срока на осуществление банковского перевода, исчисляемого со дня, следующего за днем получения товара покупателем (получателем).

Необходимо также иметь в виду, что конкретный срок проведения расчётных операций применительно к различным формам расчётов должен быть определён Центральным банком Российской Федерации, но предельный срок не должен превышать двух операционных дней в пределах одного субъекта Российской Федерации и пяти операционных дней в пределах Российской Федерации (ст. 80 Закона от 10 июля 2002 г. N 86-ФЗ "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)").

Обязательство, не исполненное в разумный срок, должник обязан исполнить в семидневный срок со дня предъявления кредитором требования о его исполнении, если обязанность исполнения в другой срок не вытекает из закона, иных правовых актов, условий обязательства, обычаев делового оборота или существа обязательства.

Разъяснений в части разумного срока погашения обязательств в случае возмездного оказания услуг действующее законодательство не содержит. В целях избежания недоразумений рекомендуется бухгалтерам государственных учреждений в качестве подтверждения истечения разумного срока погашения обязательств направлять должнику претензионное заказное письмо с уведомлением о его получении с обязательным указанием срока погашения задолженности.

Для отдельных видов требований закон может устанавливать специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком (ст. 197 ГК). Срок исковой давности и порядок его исчисления не могут быть изменены соглашением сторон (ст. 198 ГК). С истечением срока исковой давности по главному требованию истекает срок и по дополнительным требованиям (неустойка, залог, поручительство и т.п.) (ст. 207 ГК).

Почему важно соблюдать срок исковой давности? Из-за пропуска срока исковой давности суды отклоняют судебные иски. Так, например, Постановлением ФАС Московского округа от 26 мая 2010 г. N КГ-А40/4638-10-1,2 вынесено решение об оставлении без изменения Постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 11 февраля 2010 г. по делу N А40-29792/09-136-253, где в удовлетворении требований было отказано по заявлению одного из ответчиков - Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства г. Москвы в связи с истечением срока исковой давности.

Списание дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности может быть произведено, если этот срок не прерывался и не приостанавливался. В соответствии со ст. 203 Гражданского кодекса течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.

 

 

1.2. Понятие дебиторской и кредиторской задолженности, формы расчётов и их классификация

Исследование экономической сущности дебиторской и кредиторской задолженности, а также порядка ее учета и анализа не теряют свою актуальность. Несмотря на то, что понятия дебиторской и кредиторской задолженности используются бухгалтерами достаточно часто, в настоящий момент отсутствует законодательное закрепление определения этих терминов.

В общем виде дебиторская задолженность - это сумма долгов, причитающихся организации, фирме, компании со стороны других организаций, фирм, компаний, а также граждан, являющихся их должниками, дебиторами.

Самыми распространёнными примерами возникновения дебиторской задолженности являются: невыполнение договорных обязанностей заказчиками; не поставленные под оплаченный ранее аванс активы; суммы излишне уплаченных налогов или излишне взысканных сборов и пеней и пр.

Образование дебиторской задолженности объективно объясняется двумя существенными факторами: для организации-дебитора это бесплатный источник дополнительных оборотных средств, а для организации-кредитора это возможность сохранения и расширения рынка распространения товаров, работ, услуг.

Понятие кредиторской задолженности найти в нормативно-правовых актах еще сложнее. В общем виде она представляет собой задолженность субъекта (предприятия, организации, физического лица) перед другими лицами, которую этот субъект обязан погасить. Возникает такая задолженность в случае, если дата поступления услуг (работ, товаров, материалов и т.д.) не совпадает с датой их фактической оплаты. К ней относят: задолженность перед поставщиками за поставленные материальные ценности; невостребованные суммы депонентов; непогашенные виновными лицами суммы недостач и др.

Все организации должны формировать свою учётную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей своей деятельности и полномочий, выполняемых ими в соответствии с законодательством. При этом в ходе формирования учётной политики учреждение должно разработать и утвердить своими актами (приказами, распоряжениями и т.п.) в числе прочих порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств (включая расчёты с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами), а также порядок организации и обеспечения (осуществления) субъектом учёта внутреннего финансового контроля (одним из методов которого может быть мониторинг задолженности учреждения).

Рост дебиторской задолженности с одновременным ростом кредиторской задолженности может приводить к кризису неплатежей в масштабах организации, отрасли, региона. Кроме того, в результате возникновения дебиторской задолженности происходит отвлечение средств из хозяйственного оборота, а наличие просроченной кредиторской задолженности чревато прекращением трудовых отношений с руководителем учреждения. Поэтому необходимо принимать все возможные меры по своевременному выявлению и взысканию задолженности.

В настоящий момент отсутствует единая законодательно утвержденная методика выявления и анализа задолженности. Однако ряд субъектов РФ утвердил методические рекомендации по порядку мониторинга дебиторской задолженности и её сокращению. Целью таких документов является осуществление контроля за расходованием средств бюджета города, области или края, контроль за своевременным проведением расчётов по обязательствам, недопущение возникновения просроченной задолженности у государственных и муниципальных учреждений, создание условий для оперативной ликвидации просроченной задолженности в случае её возникновения, а также повышение финансовой устойчивости, повышение платежеспособности и кредитного рейтинга, создание условий для оздоровления финансов.

Результатами исследования задолженности по расчётам с поставщиками и подрядчиками могут стать следующие документы:

- пояснительная записка с анализом динамики, структуры и причин возникновения дебиторской задолженности, в которой отдельно должны быть даны пояснения к суммам просроченной дебиторской задолженности с указанием даты возникновения, причин образования, а также приведен перечень дебиторов, имеющих наибольший удельный вес в общем объеме задолженности;

- предложения в письменном  виде о мерах, направленных на  снижение просроченной дебиторской задолженности;

- сводный график погашения  просроченной дебиторской задолженности.

Проведение анализа дебиторской и кредиторской задолженности состоит из следующих этапов:

- инвентаризация дебиторской  задолженности;

- определение объема задолженности;

- выявление структуры  дебиторской задолженности;

- сведения о дебиторе  и причины возникновения дебиторской  задолженности;

- размер дебиторской задолженности  в разрезе сроков её возникновения и погашения;

- принятие управленческих решений, в том числе проведение работы по взысканию дебиторской задолженности.

При этом инвентаризация должна проводиться в полном соответствии с Приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Методические указания N 49) и другими нормативно-правовыми актами Минфина России не реже одного раза в год. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем учреждения, а перед составлением годовой бюджетной отчётности проведение инвентаризации дебиторской задолженности обязательно. Предметом инвентаризации дебиторской задолженности являются: объем, подтверждение реальности, обоснованность наличия, выявление сроков возникновения (последнего подтверждения).

Для подтверждения обоснованности числящихся на соответствующих счетах учёта сумм дебиторской задолженности в ходе инвентаризации применяются акты сверки расчётов. Организация-дебитор, получившая акты сверки расчётов, должна подтвердить сумму задолженности, а в случае расхождения сумм указать свою сумму и вернуть один экземпляр акта, подписанный должностными лицами.

На основании указанной выше формы принимаются управленческие решения о проведении соответствующих мероприятий, направленных на погашение дебиторской задолженности. При принятии решений по управлению и урегулированию дебиторской задолженности учреждений следует принимать во внимание, что финансовыми способами воздействия на дебиторов по взысканию просроченной дебиторской задолженности являются:

- предъявление претензионных  писем, напоминаний об оплате  с указанием общей суммы задолженности, срока и порядка уплаты;

- составление актов сверки расчётов;

- применение штрафных  санкций;

- предложения о проведении  взаимозачётов;

- продажа задолженности;

- уступка прав требования;

- предъявление иска к  должнику в арбитражный суд;

- инициация процедуры  банкротства неплатежеспособного дебитора.

Управление задолженностью является важной, но в недостаточной мере реализуемой на практике функцией руководителя государственного учреждения, основной целью которой является повышение эффективности использования средств. В общем виде процесс управления задолженностью можно разделить на несколько этапов.

На первом этапе осуществляется проверка надежности контрагента, определяются его цели в отношении своевременного возврата денежных средств или оказания услуг (поставки товара), составляется контракт с обязательным закреплением мер ответственности за несоблюдение условий договора (в частности, сроков поставки и оплаты). На втором этапе систематически отслеживается правильность заполнения первичных документов, контролируются факты оплаты, начисляются штрафы за просрочку платежей, отслеживается текущая платежеспособность стороны контракта. Этап образования просроченной задолженности - это время выявления причин и характера задолженности. И последний этап - принятие решения, имеющего юридические последствия: на этом этапе решается, каким образом истребовать задолженность, а именно в судебном порядке, в страховом порядке, в порядке уступки права требования (цессии), в порядке перевода долга, в порядке договора-поручения об истребовании долгов.

Среди наиболее часто используемых механизмов управления в настоящий момент применяется инвентаризация задолженности. Рассмотрю этот механизм подробнее. Инвентаризация расчётов проводится в соответствии с Методическими указаниями N 49.

При инвентаризации расчётов проверяются расчёты с (п. 3.44 методических указаний):

- покупателями;

- поставщиками;

- бюджетом;

- работниками, в том числе  с подотчетными лицами и депонентами;

- другими дебиторами и  кредиторами.

Инвентаризация заключается в проверке обоснованности и полноты отражения сумм, указанных на счетах бухгалтерского учёта. Для подтверждения сальдо расчётов с покупателями и поставщиками бухгалтерской службе необходимо организовать работу по проведению сверок расчётов. Для этого составляются акты сверки расчётов с контрагентами, которые необходимы для подтверждения существующей задолженности и сверки ее объемов. Сотрудники бухгалтерии государственного учреждения высылают акты сверки в двух экземплярах организациям, по которым в регистрах бухгалтерского учёта числится задолженность. Организация, получившая акты, должна подтвердить сумму задолженности или указать свою сумму и вернуть один экземпляр акта, подписанный должностными лицами.

В ходе проверки расчётов с контрагентами оформляется справка о дебиторской и кредиторской задолженности (Приложение к форме N ИНВ-17), в которой отражают: реквизиты каждого дебитора или кредитора организации, причину и дату возникновения задолженности, сумму задолженности (пример представлен в Приложении 1 к данной работе).

Справка и акты сверки взаиморасчётов являются основанием для составления акта инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме N ИНВ-17 "Акт инвентаризации расчётов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами" (утв. Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88).

В акте сверке должны быть указаны:

- счета бухгалтерского  учёта, на которых числятся задолженности;

- суммы задолженностей, согласованные  и не согласованные с дебиторами (кредиторами);

- суммы задолженностей, по  которым истёк срок исковой давности.

Акт заполняется в двух экземплярах: один передается в бухгалтерию учреждения, второй остается в комиссии. Согласно показателям данной формы задолженность делится на подтвержденную, неподтвержденную и задолженность с истекшим сроком исковой давности. К сожалению, в акте не отведено место для указания сумм задолженности с еще не истекшим сроком давности, но которую, тем не менее можно признать нереальной к взысканию. На основании составленного акта руководитель издает приказ о списании безнадёжной задолженности.