Учёт и аудит расчётов с поставщиками и подрядчиками в коммерческой организации

 

В момент сдачи экспедитором материалов на склад материально ответственное лицо (заведующий складом, кладовщик) проверяет соответствие количества, качества и ассортимента поступивших материалов по документам поставщика. Одни из них отражают количество отправленного груза (спецификации, отвесы, накладные), другие - качество (сертификаты, удостоверения и т. п.). При соответствии показателей документов фактическому наличию материально ответственное лицо выписывает приходный ордер (ф. № М-З и М-4). В случае централизованной доставки материалов автотранспортом со склада поставщик выписывает товарно-транспортную накладную (ф. № М-5 и М-6). Акт о приемке материалов (ф. № М-7) применяется для оформления поступивших материальных ценностей без платёжных документов и в случае расхождений (количественных и качественных) с данными сопроводительных документов.

Под неотфактурованными поставками понимаются материальные запасы, поступившие в организацию, на которые отсутствуют расчётные документы.

При неотфактурованных поставках в бухгалтерском учете производятся следующие записи (табл. 4).

Таблица 4

Отражение неотфактурованных поставок на счетах бухгалтерского учёта

№ п/п	Содержание операции	Корреспонденция счетов		Первичный документ
		Дебет	Кредит
1	2	3	4	5
1	Оприходованы материалы, поступившие без документов поставщика	10 «Материалы»	60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»	Акт о приёмке материалов ф. № М-7
2	Списана в производство часть неотфактурованных материалов	20 «Основное производство»	10 «Материалы»	Требование
3	Списана стоимость использованных в производстве неотфактурованных материалов	90-2 «Продажи» субсчёт «Себестоимость продаж»	20 «Основное производство	Справка–расчёт
4	Сторнированы ранее учтённые суммы по неотфактурованным поставкам при получении документов поставщика	10 «Материалы»	60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»	Бухгалтерская справка
5	Отражена стоимость материалов в соответствии с поступившими документами поставщика	10 «Материалы» 19 «НДС»	60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»	Накладная ТОРГ-12 Счёт-фактура
6	Принята к вычету сумма НДС	68 «Расчёты по налогам и сборам»	19 «НДС»	Книга покупок
7	Отражена разница (уценка) в стоимости материалов, списанных на расходы, в соответствии с поступившими документами поставщика	91-1 «Прочие доходы и расходы» субсчёт 1 «Прочие расходы»	60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»	Бухгалтерская справка

 

Неотфактурованные поставки приходуются и учитываются по принятым в организации учётным или рыночным ценам, которые должны быть документально подтверждены. После получения расчётных документов учётная цена корректируется с учётом поступивших расчётных документов, одновременно уточняются расчёты с поставщиком.

На неотфактурованные поставки составляется «Акт о приёмке материалов» (форма № М-7) в двух экземплярах.

Исполнение обязательств должно производиться надлежащим образом, т. е. в установленном месте и в указанный срок. Надлежащее исполнение - одна из форм прекращения обязательства организации [1]. Существуют и иные основания, перечень которых приведен в таблице 5.

Таблица 5

Формы прекращения обязательства

№ п/п	Форма прекращения	Норма законодательства	Основание прекращения обязательства
1	2	3	4
1	Отступное	Статья 409 ГК РФ	Предоставление взамен исполнения отступного (уплата денег, передача имущества и т.п.) - по соглашению сторон
2	Зачёт	Статья 410 - 412 ГК РФ	Зачёт встречного однородного требования, срок которого наступил, не указан или определён моментом востребования - по заявлению одной стороны
3	Совпадение должника и кредитора в одном лице	Статья 413 ГК РФ	Факт совпадения должника и кредитора в одном лице
4	Новация	Статья 414 ГК РФ	Замена первоначального обязательства другим обязательством между теми же лицами, предусматривающим иной предмет исполнения - по соглашению сторон
5	Прощение долга	Статья 415 ГК РФ	Освобождение кредитором должника от лежащих на нем обязанностей

 

Продолжение таблицы 5

1	2	3	4
6	Невозможность исполнения	Статья 416 ГК РФ	Форс-мажор, когда невозможность исполнения вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает
7	Акт государственного органа	Статья 417 ГК РФ	Исполнение обязательства становится невозможным в результате издания акта государственного органа
8	Ликвидация юридического лица	Статья 419 ГК РФ	Факт ликвидации должника

 

В соответствии со ст. 409 ГК РФ «по соглашению сторон обязательство может быть прекращено предоставлением взамен исполнения отступного (уплатой денег, передачей имущества и т.п.) Размер, сроки и порядок предоставления отступного устанавливаются сторонами» [1]. С предложением отступного может выйти как организация-должник, так и кредитор. Соглашение об отступном заключают только в период исполнения первоначального обязательства или по истечении указанного в нем срока.

Зачёт встречных однородных требований является одним из способов прекращения обязательств и регулируется гл.26 ГК РФ [1]. Однородными являются требования, которые качественно сопоставимы и могут быть сведены к одному эквиваленту. При проведении двустороннего взаимозачёта между двумя организациями погашаются обязательства по двум самостоятельным договорам, которые могут быть заключены как одновременно, так и в разное время. Цена этих договоров, сроки и условия оплаты могут быть разными. Каждый из участников зачёта по одному договору выступает кредитором, а по другому - должником.

Прощение долга предполагает наличие чётко выраженного волеизъявления кредитора освободить должника от исполнения обязанности. Молчание кредитора, не предъявление им требований о предоставлении должного не могут считаться прощением долга.

Условия прощения долга представлены на рисунке 4.

 

Рис. 4. Условия прощения долга

 

При поступлении на склад товарно-материальных ценностей, необходимо проверять соответствие фактического наличия товаров с данными, указанными в сопроводительных документах поставщика. Может возникнуть ситуация, когда фактическое наличие и данные накладной не совпадают. В этом случае поставщику выставляют претензию и составляют  «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (форма № ТОРГ-2), «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров» (форма № ТОРГ-3) либо специализированные акты соответствующих транспортных организаций [9, 14].

Для учёта расчёта по претензиям Планом счетов предусмотрен отдельный субсчёт 76-2, который открывается к счёту 76 «Расчёты с разными дебиторами и кредиторами». На выделенном субсчёте аналитический учёт ведётся по каждому дебитору и отдельным претензиям [13].

Бухгалтерские записи, отражающие расчёты по претензиям, представлены в таблице 6.

 

 

Таблица 6

Бухгалтерские записи, отражающие расчёты по претензиям

№	Содержание операции	Дебет	Кредит	Первичный документ
1	2	3	4	5
1	Принят к учёту товар	41 «Товары»	60 «Расчёты с поставщ. и  подрядч.»	Договор  купли-продажи,  Отгрузочные документы   поставщика, Акт о приёмке товаров
2	Отражен НДС, предъявленный поставщиком товара	19 «НДС»	60 «Расчёты с поставщ. и  подрядч.»	Счёт-фактура
3	Отражена оплата товара	60 «Расчёты с поставщ. и  подрядч.»	51 «Расчётные счета»	Выписка банка по  расчётному счёту
4	Отражен возврат некачественного товара	76.02 «Расчёты по претензиям»	41 «Товары»	Акт о возврате  товаров
5	Восстановлен НДС по          возвращенному товару	76.02 «Расчёты по претензиям»	68 «Расчёты по налогам и сборам»	Счёт-фактура
7	Возвращены поставщиком       денежные средства, уплаченные за бракованный товар	51 «Расчётные счета»	76.02 «Расчёты по претензиям»	Выписка банка по расчётному счёту

 

Если товар был оприходован, а сумма НДС принята к вычету, то при предъявлении претензии поставщику, сумму НДС следует восстановить.

При погашении кредиторской задолженности уменьшается валюта баланса с одновременным уменьшением, как суммы задолженности, так и размера имущества организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Бухгалтерский учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками в ООО «ЕвроАзия-АП».

2.1. Документальное оформление операций по расчётам с поставщиками и подрядчиками в ООО «ЕвроАзия-АП»

ООО «ЕвроАзия – Автомобильный Партнер» осуществляет свою деятельность с 13 ноября 2010 года. Целью работы Общества -  является осуществление коммерческой деятельности для извлечения прибыли.

Основным видом экономической деятельности является торговля автотранспортными средствами. Дополнительными видами деятельности являются:

• техническое обслуживание и ремонт легковых автотранспортных средств;
• торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями.

Общество осуществляет свою деятельность по адресу: г. Москва, ул. Осенняя, 23. Помещение, в котором осуществляется деятельность, принадлежит Обществу на основании договора аренды. Общество является официальным дилером производителя автомобилей «SsangYong».

Основными поставщиками являются: ООО ДЦ «Соллерс», ООО «АвтоЛюкс», ООО «Ювелайн», ООО «АВТОЕВРО», ООО «ФАНТОМ».

Разработка миссии организации является важным этапом стратегического планирования деятельности фирмы. Организация существует для того, что бы получать прибыль, приобрести известность, удовлетворить потребности потребителей в данном виде услуг.

Эффективным механизмом конкретизации и взаимной увязки целей является дерево целей (рис. 5).

 

 

 

Получение прибыли

Увеличить объем продаж

Эффективность рекламных компаний

Долговременное сотрудничество с поставщиками

Повысить популярность предприятия среди потребителей

Расширить ассорти-мент

Повысить навыки продаж у сотрудни-ков

Выйти на новые географические территории

Снижение цен на рекламу

Взаимовыгод-ные условия сотрудни-чества, бонусы, акции

 

Рис. 5. Дерево целей ООО «ЕвроАзия – АП»

 

 Организационная структура ООО «ЕвроАзия-АП» представлена на рисунке 6.

Рис. 6. Организационная структура ООО «ЕвроАзия – Автомобильный партнер» линейно-функциональная

Исследования организации управленческой деятельности в данной организации позволяют сделать выводы об эффективности управленческого процесса. Среди сотрудников организации налажены доброжелательные связи, мотивационные процессы построены таким образом, чтобы обеспечить добросовестное отношение к труду сотрудников у данной компании, снижении текучести кадров и повышения конкурентоспособности организации на рынке торговли.

В ООО «ЕвроАзия - АП» сложилась линейная структура бухгалтерии: все работники бухгалтерии подчиняются непосредственно главному бухгалтеру. Организационная структура бухгалтерии представлена на рисунке 7.

 

Рис. 7. Организационная структура бухгалтерии ООО «ЕвроАзия – Автомобильный партнер»

 

Должностные обязанности работников бухгалтерии распределены следующим образом:

• главный бухгалтер отвечает за формирование учётной политики организации,  ведет учёт по налогам, занимается составлением бухгалтерской отчётности;
• заместитель главного бухгалтера отвечает за правильность расчётов с организациями, подотчетными лицами, в том числе расчётов по оплате труда, осуществляет учёт и ведение первичных документов по товарам и товарным операциям;
• бухгалтер-кассир ведет учёт операций по наличным и безналичным расчётам, принимает и сдает выручку организации, выдает деньги подотчётным лицам;
• бухгалтер-делопроизводитель осуществляет учёт и ведение кадрового производства и одновременно учёт по основным средствам.

Бухгалтерский учёт в ООО «ЕвроАзия - АП» ведётся в соответствии с Федеральным законом "О бухгалтерском учёте" от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ.

Ответственность за организацию бухгалтерского учёта в организации несёт генеральный директор.

Ежегодно до 31 декабря в организации разрабатывается и утверждается учётная политика, которая имеет две части: для целей бухгалтерского учёта и для целей налогового учёта и налогообложения прибыли организации. Приказ об утверждении «Положения об учётной политике для целей бухгалтерского учёта» и «Положения об учётной политике для целей налогового учёта» был подписан генеральным директором и вступил в силу 01 января 2013 года.

Для ведения бухгалтерского учёта в ООО «ЕвроАзия - АП» используется рабочий План счетов, утверждённый генеральным директором и разработанный на основании  "Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности предприятий", утвержденной приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. №94н.