Учёт и аудит расчётов с поставщиками и подрядчиками в коммерческой организации

Однако спорить вплоть до суда готовы далеко не все. И тем, кто хочет избежать подобных проблем, нужно постараться всё же каким-то образом получить от поставщика необходимые документы. Если же документы были утрачены или испорчены, то нужно позаботиться о дубликатах. Причём чем раньше поступят документы, тем лучше. Часто, чтобы ускорить этот процесс, бухгалтеры поступают следующим образом: самостоятельно заполняют документ от имени поставщика так, как нужно, а потом получают от него подписи и печати. Если поставщик находится в другом городе, документы лучше послать почтой и вложить конверт с собственным адресом. Тогда, возможно, представители контрагента быстрее отреагируют на просьбу прислать нужные документы.

Бывает, что получить документы от поставщика не представляется возможным. Например, он прекратил деятельность или изменил адрес, и контакты с ним потеряны. Ситуация неприятная, но здесь можно предпринять некоторые действия. В частности, подготовить документы, подтверждающие факт того, что первичная документация была утрачена по объективным причинам. Можно составить и собственный акт об утрате документов. Для этого создается специальная комиссия, в акте указываются причины утраты, место хранения, а также лица, виновные в утрате. Акт будет лишним подтверждением того, что расходы без документов учтены правомерно, и поможет при проверке.

Может возникнуть ситуация, что бухгалтерия организации отразила расходы на основании договора, платежного поручения и самостоятельно составленного акта по форме N М-7. Оригиналы документов были получены в следующем отчётном периоде. Повлияет ли как-либо данный факт на учёт?

Повлияет, только если в документах поставщика будут указаны суммы, отличные от тех, которые организация отразило в учёте ранее. Если цены в накладной от поставщика те же, что и в акте, то все в порядке, никаких изменений вносить не придется. Документы нужно лишь подшить в нужную папку. Если же цены отличаются от тех, что были приняты к учёту, следует скорректировать расходы.

Вообще, отсутствие нужных документов - проблема, актуальная не только для бухгалтера. Но и для кладовщика, материально ответственного лица и, в конечном счете - для руководителя организации. И все заинтересованы в том, чтобы от подобных проблем подстраховаться. Это можно сделать, сразу включив в договор поставки условие о штрафах, взимаемых с поставщика за несвоевременную выдачу необходимых документов. Причём размер штрафа можно привязать к сроку опоздания с предоставлением нужных бумаг. Чем позже поставщик выдаст документы, тем больше сумма штрафа. При этом лучше указать полный комплект документов, которые должен выдать поставщик или подрядчик. В этом случае поставщик или подрядчик будут заинтересованы, чтобы выписать и выдать документы вовремя.

Кроме того, в том, чтобы сразу получать все необходимые документы, можно заинтересовать и собственных работников, непосредственно сотрудничающих с контрагентами. В том числе и материально. Например, ввести штрафы для экспедиторов за несвоевременную передачу документов на товары либо материалы. Либо, наоборот, премии за передачу бухгалтерии в нужный срок полного пакета документов.

 

 

2.3. Формирование показателей по расчётам с поставщиками и подрядчиками в бухгалтерской отчетности в ООО «ЕвроАзия-АП»

Согласно Плану счетов выданные авансы и предварительная оплата отражаются обособленно на счёте 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками". В то же время любые активы и обязательства в бухгалтерском балансе должны представляться с подразделением на краткосрочные и долгосрочные в зависимости от срока обращения или погашения (п. 19 ПБУ 4/99).

Активы и обязательства являются краткосрочными, если срок обращения или погашения по ним составляет не более 12 месяцев после отчётной даты или продолжительности операционного цикла, если он превышает 12 месяцев. Остальные активы и обязательства признаются долгосрочными.

С 2011 г. бухгалтерская отчётность составляется по формам, утвержденным Приказом Минфина России от 02.07.2010 N 66н «О формах бухгалтерской отчётности организаций» (далее - Приказ N 66н). Согласно разъяснениям контролирующих органов эти формы следует применять и при составлении промежуточной бухгалтерской отчётности за 2011 г. (Письма Минфина России от 24.01.2011 N 07-02-18/01 и ФНС России от 18.04.2011 N КЕ-4-3/6116). Детализацию показателей по статьям отчетов организации определяют самостоятельно (п. 3 Приказа N 66н).

Дебиторская задолженность в разд. II "Оборотные активы" бухгалтерского баланса (по форме, приведенной в Приложении 6 к Приказу N 66н) представлена только одной строкой. Но для правильного отражения в балансе выданных авансов с разбивкой на долгосрочные и краткосрочные нужно исходить, прежде всего, из принципа структурного построения бухгалтерского баланса.

Так, строки актива баланса располагаются по принципу возрастания ликвидности: начиная с внеоборотных активов и заканчивая ликвидными оборотными активами. Ликвидность - это способность активов быстро и с наименьшими издержками быть проданными на рынке.

С учётом принципа возрастания ликвидности баланса выданные авансы, связанные с вложениями во внеоборотные активы (например, со строительством основных средств), нужно показывать в разд. I "Внеоборотные активы", причем даже если сами авансы выданы на срок менее одного года. Для этого в разд. I баланса нужно (п. 19 ПБУ 4/99, Письмо Минфина России от 24.01.2011 N 07-02-18/01):

- либо включить дополнительную  строку "Авансы, выданные на строительство  объектов основных средств", если  сумма выданного аванса является существенным показателем;

- либо отразить данные  авансы по строке "Прочие внеоборотные активы" этого раздела бухгалтерского баланса, если показатель является несущественным.

В свою очередь, авансы, выданные под оборотные активы, независимо от срока исполнения обязательств отражаются по строке «Дебиторская задолженность» в разд. II "Оборотные активы" бухгалтерского баланса.

Одновременно информация о дебиторской задолженности по видам и срокам погашения должна отражаться в подразделе 5.1 "Наличие и движение дебиторской задолженности" разд. 5 "Дебиторская и кредиторская задолженность" пояснений к балансу и отчёту о прибылях и убытках (Приложение N 7 к Приказу N 66н).

В названном подразделе пояснений дебиторская задолженность подразделяется по срокам погашения на долгосрочную и краткосрочную.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Аудит операций по расчётам с поставщиками и подрядчиками в ООО «ЕвроАзия-АП».

3.1. Цель, задачи и информационная база аудита расчётов с поставщиками и подрядчиками

Целью аудита расчётов с поставщиками и подрядчиками является выражение мнения аудитора о достоверности отражения в учёте и отчётности показателей дебиторской, кредиторской задолженности [8, п.5]. Решение о проведении аудиторской проверки руководством ООО «ЕвроАзия - АП» обычно принимается по нескольким причинам:

- подтверждение достоверности  отражения показателей дебиторской  и кредиторской задолженности в отчётности;

-ограничение рисков наложения  штрафных санкций в случае  проведения налоговых проверок, в частности для определения расходной части при расчёте налогооблагаемой прибыли в организации.

Задачи данного вида аудита - установление правильности определения и отражения в учёте расчётов с поставщиками, покупателями, дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами.

Проведение внутреннего аудита можно разделить на несколько этапов:

- планирование аудиторской проверки (с помощью рабочего документа «Задание на аудит»);

- проведение аудиторских процедур (с помощью рабочего документа «Аудиторский тест») [14, п.34];

- формирование результатов аудита (с помощью рабочего документа «Аудиторский отчет») [15, п.3].

В сфере аудита расчётов с поставщиками и подрядчиками можно выделить задачи по детальной проверке следующих учетных моментов:

1. Договоры поставки продукции (выполнения работ, оказания услуг), их соответствие действующему гражданскому кодексу, наличие условий договора не увеличивающих налоговую нагрузку.

2. Накладные, счета-фактуры  оцениваются аудиторами, прежде  всего на предмет правильного  оформления. Ведь от правильного  оформления этих первичных документов  зависит вопрос возмещения налога на добавленную стоимость по приобретаемым ценностям в случае, если эти товары и сырье используется для деятельности, облагаемой НДС. Сопутствующей задачей аудитора является проверка правильности ведения раздельного учёта поступающих товаров с целью разделить товар, реализуемый в торговых точках, попадающих под режим налогообложения в виде единого налога на вмененный доход (ЕНВД).

3. Принятая в организации  учётная политика и объём отраженных в ней  особенностей, касающихся деятельности организации, ведущего несколько направлений деятельности.

4. Задача аудита в области  проверки актов сверок всегда  является актуальной в плане  подтверждения остатков по счету 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками», отражаемых в отчетности  предприятия. Таким образом, Задача аудита актов сверок с поставщиками поставлена как перед внутренними аудиторскими проверками, так и перед проверками независимыми аудиторами отдельно участка расчётов и подтверждения отчётности организации в целом.

5. Акты о зачёте взаимных требований устанавливают аудиторскую задачу по проверке правильности и своевременности отражения зачёта взаимных требований организации и его поставщиков в учётных регистрах по счёту 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» и других счетах.

6. Дополнительной задачей аудита расчётов с поставщиками является проверка наличия регистрации договоров, по которым организация использует в своей деятельности нематериальных активов в виде программных продуктов для учёта продаж в оптовой и розничной торговле.

Во избежание рисков в отношениях проверяемого экономического субъекта и контролирующих органов задачей аудитора при проверке операций по расчётам входит обязательное изучение лицензий на применяемые организацией лицензируемые виды деятельности.

Обязанность аудитора планировать свою работу установлена п. 2 Федерального правила (стандарта) аудиторской деятельности №3 «Планирование аудита», утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 23 сентября 2002 г. №696. [19].

Для фиксации информации об арендных отношениях, полученной на этапе предварительного планирования аудита, можно использовать форму документа «Рабочий документ по сбору информации об арендованном имуществе». Такой документ составлен аудитором в ходе проверки деятельности по сдаче имущества в аренду (приложение 4).

Планирование проверки расчётов с поставщиками и подрядчиками включает:

а) планирование проверки по существу - составление детализации проверки, то есть насколько детально будет проверятся данный участок. На этом этапе планирования аудита расчётов с поставщиками и подрядчиками при большом количестве учётного материала ООО «ЕвроАзия - АП» аудиторы должны определить нужно ли проверить расчёты с каждым контрагентом, или достоверность аудиторского заключения не пострадает, если осуществить выборочную проверку;

б) планирование персонального состава, т.е. кто именно проверяет отдельные участки;

в) составление календарного графика проверки, т.е. когда и с какими затратами времени будут проводиться отдельные аудиторские процедуры.

Среди задач, решаемых при аудиторской проверке, особое место занимает анализ обнаруженных искажений и выявление их причин с использованием терминологии Положения по бухгалтерскому учёту "Исправление ошибок в бухгалтерском учёте и отчётности" (ПБУ 22/2010) могут послужить обоснованием факторов модифицирования аудиторского заключения, что отражено в соответствующих стандартах (рис. 12).

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Суждение аудитора о степени распространения влияния (возможного влияния)│

│            искажения на бухгалтерскую (финансовую) отчетность           │

└────────────────┬───────────────────────────────────────┬────────────────┘

/│\                                     /│\

┌────────────────┴─────────────────┐ ┌───────────────────┴────────────────┐

│Искажение отчетности как следствие│ │  Искажение отчетности в результате │

│ ошибки в классификации имущества │ │      недобросовестных действий     │

└────────────────┬─────────────────┘ └───────────────────┬────────────────┘

/│\                                     /│\