Бюджетирование и контроль затрат в системе управленческого учёта

 

 

Закон не предусматривает четких определений для аптеки и для аптечного пункта. Такая деятельность регулируется Федеральным законом № 61-ФЗ «Об обращении лекарственных средств», принятого 24 марта 2010 г. (Таблица 2.2). Из содержания закона следует, что лекарства, которые продаются строго по рецептам врачей, могут распространяться только через аптечные пункты и аптеки [5].

Таблица 2.2

Функции аптек и аптечных пунктов

Аптека	Аптечный пункт
Продажа лекарственных средств и гомеопатических препаратов людям, а также учреждениям здравоохранения по рецептам и без них.	Продажа любых лекарств по рецептам и без них, за исключением ядовитых, сильнодействующих, наркотических, психотропных веществ
Изготовление лекарств строго по рецептам врачей, по требованию медицинских учреждений, а также внутриаптечных заготовок, соответствующих установленным стандартам.
		Аптечные пункты выполняют любые функции, которые осуществляют аптеки, за исключением продажи сильнодействующих, психотропных и наркотических средств, а также продукции через пункты проката.
Расфасовка лекарственных средств и растительного сырья с целью реализации.
Продажа лекарственных препаратов людям, имеющим льготы на основании закона или договоров с учреждениями здравоохранения, страховыми компаниями и лечебными учреждениями.
Продажа лекарственного сырья на растительной основе в упаковках изготовителя, медицинских изделий, средств личной гигиены, противомикробных средств, минеральных вод, парфюмерии, косметической продукции, диетического, лечебного и детского питания, оптики.

 

 

 

продолжение таблицы 2.2

Аптека	Аптечный пункт
Информирование людей по условиям хранения и использованию лекарственных средств в домашних условиях, профессиональные консультации с целью эффективного и безопасного самолечения.
Продажа предметов для реализации через прокатные пункты согласно требованиям закона.
Информирование сотрудников просвещения, учреждений здравоохранения и социального обеспечения о перечне имеющихся лекарственных средств.
Оказание квалифицированной медицинской помощи при необходимости.
Консультирование с целью обеспечить правильное лечение в домашних условиях.

 

 

Для каждого аптечного учреждения предусмотрены определенные функциональные обязанности, установленные специальными правилами реализации лекарств через аптечную сеть, регулирование продаж различных препаратов по аптекам и аптечным пунктам, отражается на их ассортименте, помимо этого на ассортимент так же влияют и второстепенные факторы, такие как например функциональная площадь помещения, наличие рядом других аптек и аптечных пунктов, общее расположение на карте города [5].

В ЗАО «Аптекарь» широкий ассортимент товаров, что наглядно видно из приложения А и Б. В продаже имеется не менее 3 тысяч позиций лекарственных средств. Помимо этого в аптеках и аптечных пунктах присутствуют средства гигиены, детские товары, БАДы, косметика, медицинские изделия, парфюмерия, это показано на рис.2.1 и рис. 2.2. Розничная торговля является основным видом деятельности ЗАО «Аптекарь» и осуществляется за наличный расчет.

Рис. 2.1. Ассортиментный перечень товаров по аптекам

 

Рис. 2.2. Ассортиментный перечень товаров по аптечным пунктам

 

Численность и структура сотрудников по состоянию на 31.12.2013 г. приведена в Таблице 2.3.

Таблица 2.3

Численность и структура сотрудников по состоянию на 31.12.2013 г.

Должность	Образование	Количество сотрудников	Место работы
Руководящий персонал
Генеральный директор	Высшее	1	Офис
Заместитель директора	Высшее	1	Офис
Специалисты
Главный бухгалтер	Высшее	1	Офис
Старший бухгалтер	Высшее	1	Офис
Бухгалтер	Высшее	2	Офис
Экономист	Высшее	1	Офис
Программист	Высшее	1	Офис
Менеджер отдела закупок	Высшее	1	Офис
Заведующий складом	Высшее	1	Склад
Фармацевтический персонал
Директор отдела	Высшее	10	Аптеки и аптечные пункты
Провизор-аналитик	Высшее	3	Аптеки
Фармацевт	Средне специальное	10	Аптеки и аптечные пункты
Вспомогательный персонал
Фасовщик	Среднее	4	Склад

 

продолжение таблицы 2.3

Должность	Образование	Количество сотрудников	Место работы
Кладовщик	Высшее	1	Склад
Водитель	Среднее	2	Разъездного характера
Санитарка-мойщица	Среднее	11	Аптека и аптечные пункты

 

Организационная структура ЗАО «Аптекарь» строится по принципу подчинения нижестоящего органа высшему, является централизованной, главной функцией, а именно обеспечением аптек товаром, занимается отдел закупок, а так же частично сами аптеки, организационная структура (приложение В). Стоит отметить, что даже в условиях централизованной структуры управления оперативная бухгалтерская информация, которая крайне необходима для принятия решений по закупкам, отсутствует. Информация от аптек и аптечных пунктов передается ежедекадно, а так как это происходит с недельным опозданием, то большая часть информации лишается актуальности и это ведет за собой слеживание товара и потерю прибыли от продаж. Так же стоит отметить, что в организации отсутствует должным образом организованный обмен информацией между аптеками об излишках или дефиците тех или иных средств.

Относительные недостатки централизованной структуры управления в ЗАО «Аптекарь»:

2. Недостаточно высокие адаптационные способности (негибкость) системы.
3. Относительно низкая надежность системы.

Поскольку всем, в конечном счете, заведует центр, и он же является самым информированным, уничтожение центра, перегрузка или поломка приводят к дезорганизации и даже разрушению системы в целом.

4. Сильная зависимость поведения всей системы от поведенческих характеристик центра.

Существует ассортиментный перечень лекарственных средств и изделий медицинского назначения, который обязательно должен находиться в аптечных учреждениях всех форм собственности, перечень указан в приложении Г [7]. Данный перечень препаратов должен своевременно заказываться аптеками, а для осуществления этой задачи необходима налаженная структура закупок.

Процесс закупки товара у российских поставщиков довольно прост и ограничивается либо самостоятельным выбором поставщика, либо объявлением тендера на поставку товаров, но стоит отметить, что доля рынка у российских поставщиков в сфере медицинских товаров мала, а это значит, что основная часть закупок происходит на внешнем рынке.

Инициатором заключения договоров на централизованные валютные закупки лекарственных средств является отдел закупок. На предприятии используются преимущественно долгосрочные договоры поставки лекарственных средств за валюту на условиях поставки товара на таможенный склад в Российской Федерации, где и осуществляется его хранение. Товар перемещается с таможенного склада на склад предприятия по мере осуществления таможенных процедур и уплаты установленных сборов и пошлин (растаможивания). Распоряжение о растаможивании очередной партии товара издается генеральным директором. Отмеченные ранее проблемы в части нехватки оперативной информации для принятия решений по закупкам стоят здесь наиболее остро. Ведь процесс закупки валютного товара намного сложнее процесса закупки отечественных лекарственных средств, а значит, на его выполнение требуются большие затраты. Следовательно, товар, который куплен и не востребован, во-первых, «заморозит» оборотные средства предприятия, а во-вторых, увеличит базу по налогу на имущество.

Инициатором самостоятельных закупок является аптека. В обязанности директора входит отслеживание наличия в ней медикаментов обязательного ассортимента, а также прочего ассортимента при наличии неудовлетворенного спроса на данные товары. На практике, как уже отмечалось, не выработана технология управления этим процессом.

Один раз в 10 дней аптеки формируют товарные отчеты. Одним из самых негативных последствий функционирования описанной централизованной структуры управления ЗАО «Аптекарь» является отсутствие инициативы со стороны директоров отделов. Их функции жестко централизованы, а полномочия ограниченны. Бухгалтерией не формируется информация, пригодная для оценки эффективности их деятельности, вследствие чего директора отделов не заинтересованы в улучшении результатов своей работы. При возникновении потребности в получении аптекой на складе валютного товара также оформляется заявка, подписываемая директором отдела и направляемая на склад. Склад информирует отдел закупок о заявках аптек. В случае отсутствия (или недостатка) заявленного товара сотрудники отдела закупок или склада либо информируют таможенную группу о необходимости проведения таможенной очистки соответствующего товара (при наличии его на таможенном складе), либо отдел закупок решает вопрос о включении данного товара в ближайшую поставку, либо он принимает решение о межаптечной переброске товара, либо отказывается от заявки. В отсутствие четко налаженной системы управления сбор необходимой информации отнимает много времени, и в результате появившийся в аптеке товар теряет свою актуальность.

В процессе работы были выявлены следующие  недостатки централизованной структуры управления ЗАО «Аптекарь»:

1. Отсутствие заинтересованности директоров отделов в эффективной деятельности аптек, т.к. их полномочия ограничены.
2. Неэффективная существующая система поставок медикаментов:

• отсутствие технологии управления самостоятельными закупками аптечными пунктами и аптеками;

• длительная процедура получения аптекой на складе валютного товара, вследствие чего требуемый товар становится неактуальным;
• наличие в составе оборотных средств неликвидных товаров;
• отсутствие регулирования товарных потоков на предприятии;

3. Недостаточно эффективная система документооборота.

 

 

2. Анализ доходов, расходов и финансовых показателей деятельности ЗАО «Аптекарь»

 

 

В настоящее время ЗАО «Аптекарь» применяет централизованную систему бухгалтерского учета, используя компьютерную программу «Парус» в соответствии с законодательством и заявленной учетной политикой. Существующая ныне система позволяет точно, быстро и экономично обобщать бухгалтерскую информацию в соответствии с действующим законодательством и представлять ее заинтересованным внешним пользователям. Однако она не приспособлена для решения задач по оценке деятельности отдельных сегментов бизнеса (аптек и аптечных пунктов) и координации их деятельности.

 

В ЗАО «Аптекарь» бухгалтерский учет осуществляется в интегрированной системе, в условиях единого счетного плана для ведения финансового и управленческого учета.

В настоящее время осуществляется лишь контроль и оценка деятельности организации в целом. С этой целью разрабатывается генеральный бюджет торгового предприятия. Данные бюджета и отчета о его выполнении, являясь основными отчетными документами перед учредителями, позволяют выполнять поверхностный анализ хозяйственной деятельности организации без оценки эффективности работы отдельных структурных подразделений  - аптек и аптечных пунктов. Разработка и анализ бюджета возложены на экономиста, затрачивающего основную долю своего рабочего времени на сбор необходимой информации, тем не менее, цифры бюджета, как правило, оказываются нереалистичными. Фактически эта информация используется при принятии управленческих решений. Контролю со стороны руководства подвергаются лишь показатели выполнения плана по товарообороту, который ежемесячно доводится до аптек.