Звіт по практиці в відділу з питань внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю апарату Галицької районної державної адміністраці

Для нашого відділу вагомим пошуковим  джерелом є глобальна мережа Інтернет, а також фахові періодичні та неперіодичні видання. Спеціаліст відділу здійснює тематичний пошук потрібних даних  за запитом керівника, постійно оновлює законодавчу базу відділу. Також щороку адміністрація виписує періодичні видання, що містять інформацію, яка є необхідною для прийняття управлінських рішень, а також для загального ознайомлення з подіями, фактами, що відбуваються в суспільстві.

За профілем та географічним навантаженням  існують такі періодичні видання:

· загальнодержавного рівня: "Урядовий кур'єр", "Офіційний вісник України", "Вісник Верховного Суду України", "Вісник державної служби України", "Відомості Верховної Ради України".

· професійно-орієнтовні: "Освіта", "Літературна Україна", "Дзвін", "Визвольний шлях" (департамент  гуманітарної та соціальної політики); "Ділова українська мова", "Вечірні  вісті" (організаційний відділ); "Праця  і зарплата" (управління праці  та соціального захисту); "Регіональна економіка", "Фінансовий контроль", "Баланс-бюджет", "Економіка України" (департамент економічної політики та підприємництва).

· регіональні видання: "Галицька зоря", "Високий замок", "Поступ", "Експрес", "Вільне слово" та ін.

12 Аналіз інформаційних потреб та методика їх забезпечення

Згідно з діяльністю установи і  її відділів загалом в процесі  роботи виникають різноманітного роду потреби. Саме ці потреби вимагають  конкретного та раціонального вирішення  для їх задоволення та подальшої реалізації в процесі роботи підприємства загалом.

Потреба – внутрішній стан, який змішує індивіда вважати деякі результати привабливими. Інформаційна потреба  – за запит організації, підприємства чи установи, на одержання певної необхідної інформації чи даних [35]. Функціонування будь-якої системи управління повязано з циркуляцією в ній інформації. Будь-який процес управління - перш за все, інформаційний процес, який передбачає виконання функцій: збору; передачі; обробки; аналізу інформації; прийняття відповідних рішень.

Забезпечення якісного інформаційного обслуговування користувачів шляхом видачі вірогідної, своєчасної та достатньої для прийняття управлінських  рішень інформації у формі, яка є  зручною для використання, є основним призначенням інформаційного забезпечення.

Дуже часто від надійності та достовірності джерела інформації, залежить можливість задоволення тієї чи іншої інформаційної потреби. Інформаційні потреби установи можна  погрупувати наступним чином: нормативні, виробничо-технологічні, маркетингові, економічні тощо. Основними документами для задоволення нормативних інформаційних потреб є нормативно-технічні документи (НТД) в залежності від рівня їх затвердження, що визначає сферу їх дії, підрозділяють на такі категорії:

1. Державні стандарти України – ДСТУ - Державні стандарти обов'язкові для всіх підприємств і організацій, що випускають і споживають продукцію. Об'єктами стандартизації є: сировина, матеріали, прилади та інші предмети виробництва і застосування; окремі види, марки, типи продукції масового або серійного виробництва; окремі роботи і послуги по обслуговуванню населення і організацій; правила і норми, специфічні для галузей народного господарства; національні і марочні вироби, що випускаються підприємствами державного і місцевого підпорядкування.    

2. Галузеві стандарти України  – ГСТУ - Галузеві стандарти обов'язкові  для всіх підприємств і організацій  даної галузі, а також для підприємств  і організацій інших галузей,  що застосовують продукцію даної  галузі. Галузеві стандарти організаційно-методичного характеру обов'язкові тільки для підприємств і організацій міністерства, що їх затвердило.    

Галузеві стандарти встановлюють на ті види продукції, які не є об'єктами державної стандартизації, на норми, правила, вимоги, поняття і обозначення, регламентація яких необхідна для взаємозв'язку, виробничо-технічної діяльності підприємств і організацій галузі, а також на технологічні норми і типові технологічні процеси галузевого застосування.    

3. Стандарти науково-технічних  та інженерних товариств і спілок України – СТТУ - Стандарти науково-технічних та інженерних товариств і спілок розробляють у разі необхідності поширення результатів фундаментальних і прикладних досліджень, одержаних в окремих галузях знань чи сферах професійних інтересів. Ці стандарти не повинні суперечити обов'язковим вимогам державних стандартів і підлягають державній реєстрації..    

4. Технічні умови України –  ТУУ - Технічні умови діють  на окремі види продукції, затверджуються  по галузевому принципу відповідними  міністерствами, відомствами, центральними органами. Технічні умови обов'язкові для підприємств, організацій, що виготовляють, поставляють, зберігають і транспортують продукцію..    

5. Стандарти підприємств – СТП  -  Крім цих нормативних документів Державною системою стандартизації передбачена ще категорія стандартів підприємств – СТП – Стандарти підприємства встановлюють норми, правила, методи і інші вимоги, які стосуються тільки даного підприємства.

Інформаційна потреба нашої  установи включає:

· статистичні дані (скільки відбулось продаж продукції);

· фінансові дані (дебіторська та кредиторська заборгованість, заборгова-ність  із зарплатні, використання прибут-ку, рентабельність);

· інформаційно-аналі-тичні дані (довідки, прогнозні розрахун-ки, аналітичні зрізи);

· дані маркетингових досліджень (з  сегментації ринку, стиму-лювання  збуту, з реклами, з удоскона-лення  системи збуту) та нормативна до-кументація;

· дані засо-бів масової інформації, листування з виз-начених проблем  тощо.

Ще одним важливим питанням є  використання пошукової бази або пошукового алгоритму для забезпечення релевантною і вчасною інформацією управління організацією на основі як внутрішньої бази, так і за допомогою інтернет-сторінки установи. (додаток Г).

Отже, нашій організації необхідно  знати своє зовнішнє середовище, внесені зміни у законодавство, що безпосередньо стосуються її діяльності.

13,14 Основні принципи організації  збору, зберігання та обробки  інформації в установі. Аналіз  ефективності документообігу та  інформаційних систем

Робота, що повязана зі збором, зберіганням та обробкою інформації в установі (відділі), основана як на традиційному способі, так і на сучасних засобах, що базуються на сучасних інформаційних технологіях, т.б. зібрана з різних джерел інформація занотовується у спеціальних журналах та на спеціалізованому програмному забезпеченні, яке розроблено суто для установи та її відділів.

Якщо говорити про документообіг, то під ним розуміють рух документів з моменту їх одержання чи створення  до відправлення чи виконання. Правильна організація документообігу на підприємстві – основа успіху в управлінській діяльності, адже прийняття і виконання управлінських рішень в багатьох випадках залежить від своєчасного забезпечення їх документами.

Документообіг у відділі здійснюється ефективно, працівники дотримуються правила оформлення документів, аналізується шлях, який проходять документи, усуваються причини їх затримки, необґрунтоване погодження і візування, дублювання операцій. Роботу з організації обробки та збору інформації здійснюють спеціальні служби з діловодства, які відрізняються за формою, кількістю працівників, організаційною структурою для різних типів організацій і підприємств. У нашому випадку діють такі служби документаційного забезпечення: управління справами, загальний відділ, канцелярія.

Управління справами. В склад  управління справами включаються канцелярія, інспекція при керівникові, секретаріат, відділ раціоналізації діловодства, відділ листів (скарг) і центральний архів. Загальний відділ. В склад загального відділу включаються підрозділи з обліку і реєстрації документів, група контролю, протокольна частина, копіювально-розмножувальна служба і архів. Канцелярія. На невеликих підприємствах та в установах усі функції ї організації документообігу виконує секретар керівника. Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату в цілому та від системи організації діловодства. Діловодство є самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її керівнику, який і здійснює загальне керівництво організацією діловодства.

Підставами, які визначають організаційну  побудову служби діловодства, є її основні  функції, обсяг робіт по кожній із них, а також розмір підприємства, т.б. кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень, норми управління, прийнята система документування й організації роботи з документами, рівень механізації і автоматизації документацій них процесів тощо. Рух документів всередині великих підприємств здійснюється шляхом кур’єрського зв’язку, який охоплює усі підрозділи. Кількість доставок документів протягом дня залежить від обсягу документообігу і оперативності діяльності підприємства.

Вхідні документи в цій організації, як і на кожному підприємстві, оформляються централізовано спеціальною службою приймає документацію посадова особа (інспектор, акспедитор), яка у своїй роботі керується посадовою інструкцією та інструкцією з діловодства. При прийнятті документів здійснюється ряд операцій: перевірка правильності надходження, доставки, цілісності вкладення, штемпелювання, реєстрація, сортування та відправлення за призначенням.

Документи після первинного перегляду  передаються керівникові або  в структурні підрозділи. Документи  можуть реєструватись і після розгляду їх керівником чи іншими посадовими особами.

Вхідні документи реєструють у  день надходження, вихідні та внутрішні  – в день підписання. Документи  реєструються у канцелярії. При реєстрації документів на лицевій стороні справи на нижньому полі проставляється реєстраційний штамп, дата та індекс документа. Вхідні і внутрішні документи після реєстрації передаються інспектору з контролю виконання, який після перегляду на документах, обов’язкових до виконання, ставить відмітку про контроль у вигляді букви «К». Результати контролю виконання узагальнюються у зведеннях на перше число кожного місяця і додається керівництву. Правильна організація документообігу допомагає оперативній роботі з документами, економить робочий час на їх вивчення, опрацювання та технічну обробку. Рух документів в організації вироблений раціональною практикою і забезпечується дотриманням основних принципів:

· прямоточність;

· пропорційність;

· паралельність;

· ритмічність;

· безперервність;

· спеціалізація;

· одноразовість.

Використання передових інформаційних систем в управлінні веде до зростання ефективності праці, зниження трудоємкості робіт, зменшення чисельності працівників. Крім того, раціональне документування і документацій не забезпечення сприяє економії фонду заробітної плати і підвищенню якості робіт.

15 Аналіз стану технічного забезпечення  інформаційної діяльності

Відділ з питань внутрішньої  політики та зв’язків з громадськістю  апарату Галицької районної державної  адміністрації в достатній мірі обладнаний технічними засобами обробки інформації для забезпечення інформаційної діяльності організації. В першу чергу це стосується настільних та кишенькових комп’ютерів, які безпосередньо використовуються спеціалістами у своїй повсякденній роботі, а саме: настільних комп’ютерів, ноутбуків та нетбуків, КПК, периферії (факси, факс-модеми, настільні сканери, принтери та ін ).

Всі ці технічні засоби в процесі  розвитку технічного прогресу та налагодження системи інформаційного суспільства  відіграють важливу роль, а в деяких випадках є невід’ємним інструментом в поточній роботі за фахом. Наприклад, фахівець з конкретного профілю або спрямування здійснює оперативний і централізований доступ до банку реєстраційних даних відділу і установи, т.б. усі записи зроблені у електронному вигляді, але при цьому використовується простий текстовий редактор, за допомогою якого і формується документний масив конкретного відділу.

Автоматизована база даних забезпечує інформацією у вигляді даних  і перетворення їх в подальшому в  належні архівні документи установи, а також їх місцезнаходження за допомогою виведення інформації на екран комп'ютера, а у разі потреби - на принтер. У цьому випадку інформація зберігається на даний час тільки в електронному варіанті на жорстких дисках комп’ютера, роздруковується, при чому затрачається немало часу для безпосереднього пошуку інформації про певну особу чи певне питання.

16 Зразок презентації Галицького  району

Практична частина звіту переддипломної практики доповнена розробленою  презентацією Галицького району. Зразок презентації наведено у додатку Д.

17 Узагальнення, систематизація, закріплення  та поглиблення знань з основних  дисциплін

В період проходження переддипломної практики у відділі з питань внутрішньої  політики та зв’язків з громадськістю  апарату Галицької районної державної адміністрації отримано детальну інформацію про організаційну структуру установи, ознайомлено з посадовими обв’язками, видом діяльності відділу і установи, поточним станом ведення електронного діловодства. Було узагальнено знання з діловодства, ділової мови, процесу документування, стилістики та редагування щодо складання та оформлення заяв, наказів прийому на роботу, довіреностей, журналів реєстрації посвідчень, посвідчень про відрядження, звітів про використання коштів, заяв на відпустки, заповнення реєстраційно-контрольних карток, оформлення відповідних реквізитів, грамотного викладення змісту документів і т.п. Здобуто глибокі знання з інформатики, інформаційного менеджменту, правознавства, зокрема законодавчої бази щодо використання електронного цифрового підпису та застосування програмного забезпечення, закріплено знання з інформаційного та конституційного законодавства України.