Звіт по практиці в відділу з питань внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю апарату Галицької районної державної адміністраці

На обкладинках справ, що складаються  з кількох томів (частин), проставляють дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказують число, місяць і рік. Число і рік позначають арабськими цифрами, назву місяця пишуть словом.

На обкладинці справи проставляють номер справи за описом. У разі зміни  назви структурного підрозділу виконавчих органів міської ради протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншого структурного підрозділу на обкладинці зазначають нову назву структурного підрозділу. Написи на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання роблять чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю. За результатами експертизи цінності документів складають описи справ постійного, тривалого термінів зберігання і з особового складу. Збереження документів в архіві виконавчого апарату районної ради забезпечують згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд і архівні установи".

Пропозиції, заяви, скарги громадян після  їх вирішення з усіма документами  щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної  форми мають бути повернуті у  відділ звернень громадян виконавчого комітету міської ради для централізованого формування справи. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожна пропозиція, заява чи скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщують в м'яку обкладинку. У разі одержання повторної пропозиції, заяви чи скарги або появі додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів. Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється

Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами, скаргами визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатури справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється 5-річний термін зберігання пропозицій, заяв, скарг та документів, пов'язаних з їх розглядом і вирішенням.

Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов’язковому затвердженню міським головою. Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню передаються до архівного відділу через 2 роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років), передаються до архівного відділу за рішенням міського голови.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за пропозиціями, заявами, скаргами підлягають знищенню у порядку, встановленому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Що стосується відділу, то у 2009 році віділом опрацьовано 6315 документів органів влади вищого рівня. З них взято на контроль 3864 документи. Крім цього, на контролі перебувало 513 документів, що надійшли до адміністрації у попередній період. Станом на 01.01.2009 року виконано 3761 контрольний документ, що містили завдання для райдержадміністрації. На їх виконання надіслано 4942 інформаційні документи до органів влади вищого рівня. Залишено на контролі – 503. За цей період видано 892 розпорядження голови з основної діяльності. З них на виконання актів і доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, інших центральних органів виконавчої влади - 129. Взято на контроль 137 розпоряджень голови райдержадміністрації. Протягом 2009 року виконано і знято з контролю 127 розпорядженьголови райдержадміністрації. Протягом 2009 року на особливому контролі в райдержадміністрації знаходилось виконання актів Президента України. 

8 Особливості документних потоків  та масивів.

Що стосується документних потоків  і масивів організації, то вони представлені у вигляді структурованих множин документації різного характеру відповідно до діяльності того чи іншого відділів.

Документні масиви – це множини  документів, схожих за своїми характеристиками. Такі, як замовлення; доручення; претензії; довідки тощо [36]. Слід зазначити, що ефективність розвитку документальних комунікацій значною мірою залежить від того, наскільки раціонально організовані та функціонують документні масиви.

Відділ з питань внутрішньої  політики та зв’язків з громадськістю  апарату Галицької районної державної  адміністрації характеризується наступними документними масивами:

· масив нормативно-довідкової документації – документи, які встановлюють нормативні показники, регулюють виробничу  діяльність підприємства – ГОСТи, ДСТУ, інструкції, нормативи з техніки  безпеки та охорони праці тощо;

· масив організаційно-розпорядчої документації – сюди належать документи, покликані регулювати та організовувати господарсько-виробничу діяльність підприємства – розпорядження із загальногосподарських питань, плани робіт, графіки роботи тощо;

· масив документації з кадрово-контрактових питань – документи, які стосуються особового складу підприємства – автобіографії, заяви, особові листки, розпорядження із кадрових питань, посадові інструкції тощо;

· масив бухгалтерсько-облікової  документації – рахунки-фактури, видаткові та податкові накладні, акти звірок, акти прийому-передачі матеріальних цінностей, технічного стану автомобіля, акти виконаних робіт тощо.

Документний потік - це сукупність розподілених у часі і просторі документів, які  рухаються комунікаційними каналами від створювачів та виробників до користувачів. За А.А Соляник, канал - це абстрактний шлях, яким рухаються документи. Він забезпечує розповсюдження документів у суспільстві, надає можливість доступу до них користувачам [36]. Наприклад, канали доступу до опублікованих документів - це документоторгівельні установи, бібліотеки, передплатні агентства, органи науково-технічної інформації та інші. Окремий канал може деякий час не діяти, однак документний потік рухається постійно.

Документний потік визначається як вибіркове відображення у формі документів результатів соціальної діяльності членів суспільства. Під соціальною діяльністю розуміється науково-пізнавальна, управлінська, виробнича, фінансова, літературно-художня та інші види діяльності. Документні потоки та масиви підприємства представлені у вигляді відповідної документації у вигляді первинних та вторинних документів, а саме нормативно-законодавчою базою, указами Міністерства палива та енергетики України, рішеннями райдержадміністрації, наказами керівника філії та генерального керівництва, листами і т.д. Документні потоки відділу з питань внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю апарату Галицької районної державної адміністрації наведено у додатку Б.

Термін “документний потік” мав  декілька етапів становлення. На початку XX століття, коли основним видом опублікованого документа була книга, А.Н. Сокова ввела до наукового обігу поняття “книжковий потік”. Зворот з терміном ‘документний’ вперше був застосований в архівознавстві і використовувався в межах цієї сфери у вузькому значенні, щодо функціонування лише ділових неопублікованих документів [36]. У 1960-ті роки, через бурхливий розвиток інформатики виникли та почали вживатися як синоніми терміни “інформаційний потік”, “документальний потік”, “документально-інформаційний потік”. У 1990-ті роки розвиток документознавства як міждисциплінарної узагальнюючої науки та розширення значення поняття “документ” привели до введення у науковий обіг терміна “документний потік” у широкому його значенні.

Функціонування документної комунікації у суспільстві потребує створення спеціалізованих документних систем, що забезпечують цикл життєдіяльності документів, тобто їх виробництво, транспортування, збирання, зберігання та використання. Перший досвід класифікації цих систем належить Ю.М. Столярову, який поділяє їх на генералізаційні (де створюють та виробляють документи - авторські колективи, наукові, навчальні заклади, видавництва, редакції засобів масової інформації, топографії, теле- та радіокомпанії, студії звукозапису, фото та кіностудії, відеопідприємства, виробники продуктів на оптичних дисках та ін.), транзитні (транспортують та розповсюджують документи - передплатні та посередницькі агентства, центри електронної доставки документів, документоторгівельні установи, поштові відділення, кур’єрські служби, провайдери комп’ютерних мереж та ін.), термінальні (одержують, обробляють, зберігають та організують використання документів - архіви, бібліотеки, інформаційні фірми, музеї, аудіо та відеотеки, власники комп’ютерних серверів та ін.).

Документні потоки, масиви та фонди  утворюють документні ресурси - сукупність документів, підготовлених для ефективного  їх використання членами суспільства. [36] Документні ресурси забезпечують збір, обробку, зберігання, пошук та використання документованої інформації, тому є найважливішим видом ресурсів поряд із матеріальними та енергетичними. Документні ресурси поповнюються зовнішнім документним потоком, що виникає завдяки створенню та розповсюджуванню документів. Крім зовнішнього, існують внутрішні документні потоки, що циркулюють у документних масивах та фондах внаслідок їх організації та користування ними.

Зв’язки у документних потоках  та масивах як системних об'єктах  характеризуються багатоаспектністю [36]:

· елементарні зв'язки між документами (як змістовні, так і формальні - мовні, хронологічні, видавничі, територіальні та ін.);

· зв'язки між групами документів, що дозволяє структурувати та упорядковувати документні потоки та масиви (наприклад, відокремлювати потоки та масиви періодичних видань, патентної документації, ділових документів, технічної літератури тощо);

· зв’язки між документними потоками й масивами та зовнішнім середовищем.

За напрямом розрізняють прямі  й зворотні зв’язки. Документні потоки та масиви виникають в процесі установлення прямих та зворотних зв'язків між створювачами та користувачами документів. Сукупність запитів на документовану інформацію стимулює створення нових документів, які доведені до користувачів та освоєні ними і в свою чергу приводять до виникнення нового знання, що знову фіксується та розповсюджується за допомогою документів.

Відмітними ознаками потоку, що відрізняють  його від масиву, є [36]:

· динамічність як спосіб існування  потоку, який постійно

переміщує документи від створювачів  документованої інформації до її споживачів;

· невпорядкованість документів у  потоці, який лише перемішує їх комунікаційними  каналами і за станом своєї організації, зазвичай, не пристосований для безпосереднього  використання в ньому інформаційної  складової документів споживачами [36 ].

Так, зовнішній потік, який потенційно надходить на вхід термінальних документних  систем, містить документи, що потенційно призначені для використання, але  поки вони не оброблені та не відображені  в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам. Документні масиви, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються через відбір, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, документний масив книготорговельної організації, документний масив місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього його освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.

Розрізняють атрибутивні та прагматичні  властивості документних потоків  та масивів державних установ. Атрибутивні - це необхідні, суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні - це властивості, які виявляються в процесі використання документних по-токів та масивів [36].

9 Аналіз первинних і вторинних  документів у сфері діяльності  відділу з питань внутрішньої  політики та зв’язків з громадськістю  апарату Галицької районної державної  адміністрації

Згідно Закону України «Про інформацію», в інформаційних відносинах документ - це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві. [2] Закон також наводить визначення первинного та вторинного документів.

Первинний документ - це документ, що містить в собі вихідну інформацію. [2] В даній первинними документами  є ті, що містять відомості про  та підтверджують її здійснення - організаційні документи - положення, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку, свідоцтво про державну реєстрацію, про реєстрацію платника ПДВ тощо, санітарно-гігієнічний паспорт; розпорядчі документи - розпорядження; довідково-інформаційні документи -факси, вхідні службові листи; документи з кадрово-контрактових питань - заяви, контракти з працівниками, трудові угоди, автобіографії, характеристики, особові листки тощо. Вторинний документ - це документ, що являє собою результат аналітико-синтетичної та іншої переробки одного або кількох документів [2].

Відповідно, вторинні документи - це документи, які опрацьовані і систематизовані  в процесі діяльності установи (акти, довідки, доповіді, звіти, пояснювальні записки, плани робіт, протоколи, вихідні  службові листи, факси, контракти з клієнтами тощо).

Якщо звертатись до Закону України "Про звернення громадян", то він забезпечує громадянам України  можливості для участі в управлінні державними і громадськими справами, для впливу на поліпшення роботи органів  державної влади і місцевого самоврядування, установ, організацій незалежно від форм власності, підприємств, для відстоювання своїх прав і законних інтересів та відновлення їх у разі порушення [2].

Первинними документами слід вважати  письмові звернення громадян: заяви, пропозиції, скарги. Письмові звернення адресуються районному голові, який скеровує на виконання посадовим особам, до повноважень яких належить вирішення порушених у зверненнях питань.

У зверненні має бути зазначено  прізвище, ім'я, по батькові, місце  проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне). Якщо звернення подається колективом, то обов’язково зазначається прізвище, ім’я, по батькові та місце проживання громадянина, куди буде надіслано відповідь.