Звіт по практиці в відділу з питань внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю апарату Галицької районної державної адміністраці

- АРМБ з обліку готової продукції,  її відвантаження, реалізації  та визначення фінансового результату;

- АРМБ з обліку фінансово-розрахункових  операцій;

- АРМБ з обліку витрат на виробництво;

- АРМБ зведеного обліку та  складання звітності;

- АРМБ з обліку капітальних  вкладень [9].

Кожному з перерахованих АРМБ (комплексів задач) відповідає певний перелік задач.

Технологія організації обліку в умовах АРМ бухгалтера має три  етапи:

- підготовка інформації та її  оброблення;

- систематизація й узагальнення  облікової інформації на рахунках  за видами ресурсів, контроль, аналіз  і її аудит;

- формування інформації для  подальшого використання в управлінні  установою [9].

У процесі управління підприємством приймаються оперативні, тактичні та стратегічні управлінські рішення. Із цією метою виокремлюють три рівні управління.

На першому рівні здійснюється оперативне управління структурними підрозділами (цех, магазин, комора, відділ тощо). На цьому рівні формуються первинні дані, здійснюються їх оброблення, розрахунок і відображення інформації для прийняття управлінських рішень на місці виникнення інформації (АРМБ I категорії). АРМБ I категорії потрібне для формування й підготов-ки первинної інформації безпосередньо на місці виникнення її (у цехах, на складах та в інших підрозділах), а також для розв’я-зання потрібних облікових і аудиторських задач. Первинні дані реєструються безпосередньо на робочому місці, де вони виникають, і передаються певним ланцюжком. У процесі вирішення задач на кожному робочому місці виявляють відхилення, а також причини та винних у них, відомості для оперативного управління процесом виробництва на рівні філії, дочірніх підприємств, ділянок, цехів, відділів та інших виробничих одиниць.

На другому рівні управління інформація систематизується й узагальнюється за комплексами завдань, ділянками  обліку, виконуються контроль і внутрішній аудит. На цій стадії формується й  відображається інформація для прийняття  конкретних управлінських рішень за комплексом завдань (АРМБ II категорії). На АРМБ II категорії здійснюється контроль проходження первинної інформації та розв’язується ряд аналітичних і аудиторських задач, тут також виявляють відхилення від нормальних умов роботи по ділянках обліку (комплексах задач). На цьому етапі одер-жувана інформація підлягає логічному контролю на коректність, а також здійснюється автоматичний аудит за даними аналітичного й синтетичного обліку. Крім того, на АРМБ II категорії здійснюється моделювання облікового процесу, проведення аудиту, а також прийняття управлінських рішень з окремого комплексу задач.

На третьому рівні здійснюються формування зведених даних, контроль, аналіз і аудит фінансово-господарської  діяльності підприємства. На цьому  рівні управління здійснюється управління підприємством у цілому, визначається зовнішня політика, розробляються перспективні плани та стратегія їх виконання (АРМБ III категорії). АРМБ III категорії призначене для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, для узагальнення зведених даних, пов’язаних із розв’язанням регламентних задач із складання оперативної та періодичної звітності. На цьому АРМБ здійснюється оперативний контроль із використання трудових, матеріальних і грошових ресурсів, здійснюються аудит за виконанням показників структурними підрозділами і додержанням умов чинних норм матеріальних і трудових витрат, виявлення негативних відхилень від чинних систем нормування або планування, розв’язуються задачі управлінського обліку, моделювання облікових даних.

Тому, АРМ — це професійно-орієнтований комплекс технічних, інформаційних  і програмних засобів, призначених  для автоматизації функцій спеціаліста, що виконуються на його робочому місці. Основне призначення АРМ —  забезпечити управлінський пер-сонал новими засобами техніки та технології. Мова йде про автоматизоване діалогове виконання основних функцій управління, діалогову інформаційну взаємодію користувачів і оперативний доступ до даних, нагромаджуваних у центральній базі даних ІС, або в розподільній базі даних АРМ.

Організація АРМ змінює техніку  та методологію виконання функцій  управління. Виникли нові технологічні операції ведення екранного діалогу, використання нових форм подання  даних — електронних картотек і таблиць, графіків і діаграм, багатовіконне подання даних.

Засоби АРМ дають змогу автоматизувати розв’язання облікових задач, що формалізуються, забезпечити інформаційну підтримку важко формалізованих задач, результати яких використовуються для прийняття рішень.

5 Особливості документування інформації

Згідно з визначенням, процес документування – це складова частина діловодства, яка містить всі операції, пов’язані  з підготовкою, складанням, погодженням, оформленням і виготовленням  документа [14]. Простіше кажучм, документування – це створення документів. Даний етап передбачає наявність певних визначених вимог і норм створення (складання) документів. Ці норми закріплюються законодавчими актами, державними стандартами, інструкціями, відомчими нормативними документами про діловодство. У сучасних умовах управління відіграє надзвичайно важливу роль в забезпеченні зростання ефективності виробництва. Але ефективно управляти означає володіти інформацією, яка є необхідною для забезпечення виконання своїх функцій. Однак слід пам'ятати і про певні структурні зміни та положення в теоретичних основах цієї категорії, що зобумовлює проблеми інформаційного забезпечення підприємств. Сукупність форм документів нормативної бази та реалізованих рішень по обсягам, розміщенню і формам існування документації, яка використовується в системі документообігу називається документним забезпеченням [30].

В нашомувідділі процес документування інформації ведеться за зведеним принципом, т.б. використання як табличних редакорів, так і текстових.; введення даних  про продукцію та технології, контакти до стандартного пакету програм Microsoft Office, а саме Microsoft Excel та Microsoft Office.

6 Історія та сучасний стан  документного забезпечення

Документне забезпечення – це сукупність форм документів нормативної бази та реалізованих рішень за обсягами, розміщенням і формами існування документації, яка використовується в системі документообігу [30]. Основні принципи створення документного забезпечення [30]:

· цілісність;

· вірогідність;

· єдність і гнучкість;

· стандартизація і уніфікація;

· адаптивність.

Вимоги до документного забезпечення:

1) документне забезпечення має  бути достатнім для виконання  всіх функцій, в тому числі  тих, що автоматизуються;

2) документна база має бути  сумісною з інформаційним забезпеченням,  яке взаємодіє з ним;

3) форми документів мають відповідати  вимогам стандартів уніфікованої  системи документації [30].

Документне забезпечення відділу  складається з методичних інструктивних  матеріалів (сукупність державних стандартів), документної бази (зовнішня – нормативно-довідкові документи, інформаційні повідомлення, внутрішня - документні масиви). Основною складовою документного забезпечення установи є документний фонд, який складається із документних масивів.

Він створюється шляхом накопичення  документних масивів, серед яких можна виділити масиви [38]:

· нормативно-довідкової документації;

· організаційно-розпорядчої;

· документації з кадрово-контрактових питань;

· бухгалтерсько-облікової.

Про документні масиви установи детальніше йтиметься нижче.

Дослідження особливостей інформаційних масивів як динамічної багатофункціональної системи, спрямованої на задоволення комунікаційних потреб суспільства, дозволяє визначити основні фактори оптимізації їх функціонування. Так, подальший розвиток документно-комунікаційної сфери неможливий без інформаційної техніки та технологій, на впровадження яких та удосконалення засобів документування та розповсюдження інформації і націлені тематичні науково-дослідні роботи. В основі більшості інформаційних процесів лежить проблема раціональної організації масивів інформаційних документів. Це потребує знань про особливості створення, руху та кумуляції документів у суспільстві, що відбиваються через функціонування документних потоків та масивів.

Документні масиви – це множини  документів, схожих за своїми характеристиками [36]. Такі, як комерційні пропозиції; замовлення; доручення; претензії; довідки тощо.

Для товариства можна виділити такі основні документні масиви:

· масив нормативно-довідкової документації – документи, які встановлюють нормативні показники, регулюють виробничу діяльність підприємства – ГОСТи, ДСТУ, інструкції, нормативи з техніки безпеки та охорони праці тощо;

· масив організаційно-розпорядчої  документації – сюди належать документи, покликані регулювати та організовувати господарсько-виробничу діяльність підприємства – розпорядження із загальногосподарських питань, плани робіт, графіки роботи тощо;

· масив документації з кадрово-контрактових питань – документи, які стосуються особового складу підприємства –  автобіографії, заяви, особові листки, розпорядження із кадрових питань тощо;

· масив бухгалтерсько-облікової  документації – рахунки-фактури, видаткові  та податкові накладні, акти звірок, акти прийому-передачі матеріальних цінностей, технічного стану автомобіля, акти виконаних робіт тощо;

· масив цінової документації –  масив документів, які стосуються цінової політики підприємства –  розрахунки собівартості, прайс-листи, положення про знижку тощо.

Документні потоки – це певні  упорядковані множини документів (первинних  та вторинних), функціонуючих (створюваних, використовуваних та поширюваних) у соціальній сфері. Він визначається кількістю документів, які знаходяться в русі, динаміці. Документний потік характеризується інтенсивністю, яка визначається кількістю документних видань в установі [36].

За направленістю документні потоки нашої організації поділяються  на:

· вхідну кореспонденцію (документи, які потрапляють ззовні);

· внутрішню (документи, які циркулюють всередині організації – зверху вниз (розпорядження, приписи), знизу  вверх (доповідні, пояснюючі записки, заяви тощо) та між відділами самого підприємства);

· а також вихідні документи, які на підприємстві прийнято розділяти  за кореспондентом .

Слід зазначити, що ефективність розвитку документальних комунікацій значною  мірою залежить від того, наскільки раціонально організовані та функціонують документні масиви.

7 Аналіз особливостей документного  фонду відділу з питань внутрішньої  політики та зв’язків з громадськістю  апарату Галицької районної державної  адміністрації

Відповідно до визначення – документний фонд - це сукупність документів у бібліотеках, архівах, музеях, інформаційних центрах та ін. установах [38].

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) термінів зберігання періодично здають до архівного відділу установи для подальшого зберігання та використання.

Підготовка документів до передачі в архівний відділ включає [38]:

· експертизу цінності документів;

· оформлення справ;

· складання описів справ;

· передачу справ.

Сама експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення термінів зберігання документів. А для організації та проведенні експертизи цінності документів створюють постійні експертні комісії.

Процес експертизи цінності документів проводять на підставі номенклатури справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням термінів зберігання. За результатами експертизи цінності документів складають описи документів постійного і тривалого зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню. Формування документів на знищення і складання про це акта здійснюють після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи працівник організаційного відділу, відповідальний за архів, здає для передачі підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

Справи постійного і тривалого  зберігання підлягають такому оформленню [38]:

· підшивання в обкладинку з твердого картону;

· нумерація аркушів у справі;

· складання підсумкового напису;

· складання підсумкового напису;

· складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів;

· оформлення обкладинки справи.

Документи тимчасового терміну  зберігання, сформовані у справи, не підшивають, аркуші не нумерують, елементи оформлення обкладинки не уточнюють.

Окремі групи справ постійного терміну зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з ухвалами, рішеннями, розпорядженнями  тощо), мають містити внутрішній опис документів у справі. Опис розміщують на початку справи. Він містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі. Обкладинку справ постійного і тривалого термінів зберігання оформляють за встановленою формою. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого термінів зберігання вносять необхідні уточнення, перевіряють відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносять додаткові відомості (проставляють номери ухвал, рішень, розпоряджень, протоколів, види і форми звітності тощо). Дата на обкладинці справи має відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що містить документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою роблять напис : “є документи за ... роки”.