Основы кадрового делопроизводства: От приема до увольнения

 Шаг 4: Оформление Дополнительного  соглашения к трудовому договору. С учетом требований статьи 72 ТК РФ (изменение определенных  сторонами условий трудового  договора, в том числе перевод  на другую работу, допускается  только по соглашению сторон  трудового договора) свое окончательное  согласие на перевод работника  на другую работу работодатель  должен выразить путем составления  дополнительного соглашения к  трудовому договору. Соглашение  между работником и работодателем  об изменении определенных сторонами  условий трудового договора заключается  в письменной форме и является  неотъемлемой частью трудового  договора. Данное дополнительное  соглашение к трудовому договору должно повторять сведения о работнике и работодателе, содержащиеся в трудовом договоре, ссылаться на его основные реквизиты и обязательно фиксировать новую трудовую функцию и (или) новое структурное подразделение. Количество экземпляров дополнительного соглашения к трудовому договору должно соответствовать количеству экземпляров трудового договора.

 Шаг 5: Оформление Приказа  о переводе работника на другую  работу. Соглашение об изменении  определенных сторонами условий  трудового договора служит основанием  к изданию приказа (распоряжения) о переводе работника на другую  работу. Приказа о переводе работника  на другую работу имеет унифицированную  форму Т-5, утвержденную Постановлением  Госкомстата Российской Федерации  от 5 января 2004 года №1. С приказом  работника необходимо ознакомить  под роспись. 

Шаг 6: Внесение записи в Личную карточку работника. На основании Приказа  о переводе работника на другую работу вносится соответствующая запись в  личную карточку работника (унифицированная  форма Т-2), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. N 1. С записью работника необходимо ознакомить под роспись.

Шаг 7: Оформление трудовой книжки. На основании приказа о переводе в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. (Согласно п. 4  Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. № 225 в трудовую книжку вносятся только сведения о переводе на другую постоянную работу, сведения о временных переводах в трудовой книжке и личной карточке (форма Т-2) не отражаются).

Шаг 8: Ознакомление с должностной  инструкцией. В случае если перевод  работника на другую работу предусматривает  изменение его трудовой функции,  работника необходимо ознакомить с должностной инструкцией. Должностная инструкция составляется в двух экземплярах: один экземпляр хранится в личном деле работника, второй экземпляр передается работнику.

Шаг 9: Дополнение личного  дела работника. В личное дело работника  подшивается: 1 экземпляр дополнительного  соглашения к трудовому договору, 1 экземпляр должностной инструкции,  копия приказа о переводе на другую работу. Перечень документов для оформления перевода не одинаков, он различается в зависимости от вида перевода. 
В комплект документов "Оформление перевода работника на другую работу к другому работодателю" входят:

1.   Письмо о переводе

2.   Заявление о переводе

3.   Представление о переводе

4.   Приказ о прекращении трудового договора (форма Т-8)

5.   Записка-расчет о прекращении трудового договора (форма Т-61) Оформление перевода работника на постоянную работу к другому работодателю.

  Работник может инициировать не только внутренний перевод, но и внешний - перевод на постоянную работу к другому работодателю. Данный перевод возможен, когда существует договоренность о переводе, выраженная в письменной форме, заинтересованных сторон - нового работодателя, приглашающего на работу, самого работника и работодателя, отпускающего данного работника. Пошаговая процедура оформления перевода работника на работу к другому работодателю:

 Шаг 1: Личное заявление  работника о переводе. Работник  обращается к работодателю с  личным заявлением с изложением  причин перевода и указанием  нового места работы (нового работодателя). В дополнении к своему заявлению  работник прикладывает письмо-приглашение  на работу от нового работодателя.

 Шаг 2: Переписка нового  и прежнего работодателей о  переводе работника. Письмо или  представление о переводе составляется  в произвольной форме и направляется  на имя нового работодателя (куда  переводится работник). При необходимости  составляется и направляется  новому работодателю характеристика  на работника. На это письмо  или представление новый работодатель (куда переводится работник) отвечает  письмом о своем согласии на  перевод работника. 

Шаг 3: Оформление Приказа  о прекращении трудового договора При получении согласия на перевод работодатель, у которого еще продолжает работать работник, издает приказ о прекращении  трудового договора с работником (унифицированная форма Т-8), утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1. В нем необходимо указать основания прекращения договора в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ и со ссылкой на соответствующий пункт и статью закона. В данном случае в приказе надо указать п. 5 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ и причину увольнения – в связи с переводом работника по его просьбе к другому работодателю. Приказ составляется в одном экземпляре. После того как приказ подпишет руководитель организации, с ним под роспись должны ознакомить работника. Составляется записка-расчет о прекращении трудового договора по унифицированной форме Т-61.

Шаг 4: Запись в личную карточку работника. На основании оформленного приказа вносится соответствующая  запись в личную карточку работника (унифицированная форма Т-2), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. N 1. С записью работника необходимо ознакомить.

 
Оформление отпуска работника

 Пошаговая процедура  оформления отпусков работников:

1 шаг: Составление и  утверждение графика отпусков. График  отпусков имеет унифицированную  форму (Т-7), утвержденную Постановлением  Госкомстата России от 5 января 2004г. N 1. График отпусков составляется  и утверждается за две недели  до начала календарного года. Утвержденный график отпусков  обязателен как для работников, так и для работодателя. Работодатель  должен контролировать очередность  предоставления отпусков и соблюдение  сроков, установленных графиком. Он  обязан своевременно оформлять  документы и выплачивать отпускные.

2 шаг: Уведомление работника  о начале отпуска. О времени  начала отпуска работодатель  должен известить работника под  роспись не менее чем за  две недели до его начала.  Известить работников о начале отпуска можно уведомлением о начале ежегодного оплачиваемого отпуска. Форма уведомления не утверждена, поэтому работодатель вправе разработать ее самостоятельно. Заявление на отпуск пишут вновь принятые работники, которые не были включены в график отпусков и те, кто вправе получить отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации (ч. 3 ст. 122 ТК РФ). Заявление о предоставлении отпуска пишется работником в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном в организации.

3 шаг: Издание приказа  о предоставлении отпуска работнику.  Для оформления ежегодного отпуска  работника должен быть издан  приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска работнику (унифицированная  форма Т-6), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. N 1 и оформлена записка-расчет о предоставлении работнику отпуска (унифицированная форма Т-60) . Если в отпуск уходят несколько работников издается приказ (форма Т-6а). С приказом (распоряжением) о предоставлении отпуска работника (работников) необходимо ознакомить под роспись.

4 шаг: Внесение записи  в личную карточку работника.  Далее на основании приказа  делается отметка о предоставлении  отпуска в личной карточке  работника (унифицированная формы  Т-2), утверждена Постановлением Госкомстата  России от 5 января 2004г. N 1. Перенос  начала отпуска График отпусков  составляется и утверждается  работодателем за две неделе  до начала календарного года. К моменту начала отпуска у  работника могут измениться семейные  обстоятельства,  личные планы. Некоторые работники захотят перенести отпуск на другое время. В этом случае работник должен написать заявление в произвольной форме. В нем следует указать новую дату начала отпуска и причины его переноса. Заявление должны подписать руководитель структурного подразделения и руководитель компании. Изменения графика отпусков оформляются приказами (произвольная форма).

Если в период отпуска  работник заболел и оформил листок временной нетрудоспособности –  его отпуск продлевается на то количество дней, в течение которых работник находился на больничном. Продление отпуска оформляется приказом работодателя в произвольной форме. Отзыв работника из отпуска Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Отзыв работника из отпуска оформляется приказом работодателя в произвольной форме.

Дополнительный  отпуск.

Отпуск представляет собой  время ежегодного отдыха, оплачиваемого  организацией, в которой трудится работник. Право на ежегодный оплачиваемый отпуск относится к числу основных конституционных прав граждан, оно  гарантируется всем лицам, работающим по трудовому договору (п. 5 ст. 37 Конституции  РФ), и регулируется гл. 19 ТК РФ. В  статье мы расскажем о дополнительных отпусках.

Напомним, что основной оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику  ежегодно (ч. 1 ст. 122 ТК РФ), при этом его продолжительность составляет 28 календарных дней без учета нерабочих праздничных дней (ст. 115 ТК РФ). В то же время работники некоторых категорий имеют право на удлиненные ежегодные основные отпуска. К примеру, работникам, не достигшим возраста 18 лет, полагается ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 31 календарного дня (ст. 267 ТК РФ).

Помимо основных отпусков работникам может предоставляться  ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Статьей 116 ТК РФ предусмотрено два вида дополнительных оплачиваемых отпусков: предоставляемые в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами, а также устанавливаемые непосредственно работодателями (порядок и условия их предоставления оговариваются в коллективных договорах или локальных нормативных актах). Если работнику полагается не только основной, но и дополнительный отпуск, то при расчете общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска эти отпуска суммируются.

Продолжительность дополнительного, равно как и основного, оплачиваемого  отпуска исчисляется в календарных  днях и максимальным пределом не ограничивается. Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или дополнительного отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ст. 120 ТК РФ).

Ежегодный оплачиваемый отпуск, включающий в себя основной и дополнительный отпуска, по соглашению между работником и работодателем может предоставляться  по частям на основании ч. 1 ст. 125 ТК РФ. При этом хотя бы одна из частей ежегодного оплачиваемого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

В части 1 ст. 116 ТК РФ указано, что ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам:

– занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями (ст. 117 ТК РФ, Постановление Правительства РФ № 870)

– имеющим особый характер работы (ст. 118 ТК РФ);

– работающим на условиях ненормированного рабочего дня (ст. 119 ТК РФ,ПисьмоРоструда от 07.06.2008 № 1316-6-1);

– работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 и 322 ТК РФ, ст. 14 Закона РФ № 4520-1^[2]). Перечень районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей для целей предоставления гарантий и компенсаций утвержден Постановлением Совмина СССР от 10.11.1967 № 1029.

Кроме того, ежегодные дополнительные отпуска могут предоставляться  в других случаях, предусмотренных  трудовым законодательством. Согласно ТК РФ дополнительные оплачиваемые отпуска  полагаются также:

– работникам, выезжающим для выполнения работ вахтовым методом в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других регионов. Дополнительный отпуск им предоставляется в порядке и на условиях, предусмотренных для лиц, постоянно работающих в указанных районах (ст. 302 ТК РФ);

– спортсменам и тренерам. Продолжительность их дополнительного отпуска устанавливается в коллективных, трудовых договорах, локальных нормативных актах, она не должна быть менее четырех календарных дней (ст. 348.10 ТК РФ);

– отдельным категориям медицинских работников. Продолжительность дополнительного отпуска в этом случае определяет Правительство РФ (ст. 350 ТК РФ).

Особое место среди  дополнительных отпусков занимают отпуска, предоставляемые педагогическим работникам образовательных учреждений. Работники  данной категории не реже чем через  каждые десять лет непрерывной преподавательской  работы имеют право на длительный отпуск сроком до одного года. Порядок, условия предоставления и возможность  оплаты такого отпуска определяются учредителем и (или) уставом образовательного учреждения (ст. 335 ТК РФ).

Помимо дополнительных отпусков, установленных ТК РФ, по сути, являющихся компенсацией за тяжелые условия  труда, действующим законодательством  предусмотрены также ежегодные  дополнительные оплачиваемые отпуска  стимулирующего характера. Они предоставляются, например, за выслугу лет, длительный стаж работы в организации или  в отношении конкретной профессии. Их продолжительность, условия и  порядок предоставления установлены  федеральными законами и иными нормативными актами.

Далее рассмотрим каждый вид  дополнительного отпуска отдельно.

Дополнительные отпуска  работающим во вредных и (или) опасных условиях

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск полагается сотрудникам, занятым  на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ). К таким условиям ТК РФ относит, в частности: