Основы кадрового делопроизводства: От приема до увольнения

4) Документы воинского  учета – для работников из  числа военнообязанных (лиц, подлежащих  призыву на военную службу): военный  билет либо приписное свидетельство. 

5) Документ об образовании,  о квалификации или наличии  специальных знаний – при поступлении  на работу, требующую специальных  знаний или специальной подготовки. Перечень таких работ определяется  законодательством РФ (например, для  управления автотранспортом необходимо  водительское удостоверение). В тех  случаях, когда закон не предусматривает  обязательное наличие специальных  знаний или специальной подготовки, работодатель не вправе требовать  предоставления соответствующего  документа и не может обосновывать  отказ в приеме на работу  отсутствием такого документа.  Однако потенциальный работодатель  вправе предложить соискателю  предоставить документ. Отсутствие  образования определенного уровня  и соответствующей квалификации  у соискателя может привести  к тому, что для приема на  работу будет выбран другой  претендент, с более высокой квалификацией. 

В отдельных случаях с  учетом специфики работы Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами  Президента РФ и постановлениями  Правительства РФ может предусматриваться  необходимость предъявления при  заключении трудового договора дополнительных документов (например, медицинских  книжек). II шаг: Ознакомление соискателя с локальными нормативными актами работодателя  До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить соискателя с локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с предстоящей трудовой деятельностью (ст. 22 и 68 ТК РФ). Факт ознакомления соискателя с локальными нормативными актами целесообразно зафиксировать в трудовом договоре либо в Журнале ознакомления с ЛНА.

Ознакомление соискателя с проектом трудового договора.

 Это необходимо:

1) для согласования и  конкретизации сторонами условий договора;

2) для правильного внесения  в трудовой договор сведений  о соискателе, а также иных  сведений, внесение которых предусмотрено  ст. 57 ТК РФ, в том числе:

 • фамилии, имени,  отчества работника; 

• наименования работодателя (фамилии, имени, отчества работодателя – физического лица);

• сведений о документах, удостоверяющих личность работника  и работодателя – физического  лица;

• идентификационного номера налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей –  физических лиц, не являющихся индивидуальными  предпринимателями);

• сведений о представителе  работодателя, подписавшем трудовой договор, и основании, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

• о месте и дате заключения трудового договора.

 А также в трудовой  договор должно быть включено:

1) Место работы (наименование  организации либо Ф.И.О. индивидуального  предпринимателя), а в случае, когда  работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, – место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.

2) Трудовая функция (работа  по должности в соответствии  со штатным расписанием, профессии,  специальности с указанием квалификации  или конкретный вид поручаемой  работнику работы.

3) Дата начала работы, а в случае, когда заключается  срочный трудовой договор –  также срок его действия и  обстоятельства (причины), послужившие  основанием для заключения срочного  трудового договора в соответствии  с федеральными законами.

4) Условия оплаты труда  (в том числе размер тарифной  ставки или оклада (должностного  оклада) работника, доплаты, надбавки  и поощрительные выплаты).

5) Режим рабочего времени  и времени отдыха (если для  данного работника он отличается  от общих правил, действующих  у данного работодателя).

6) Компенсации за тяжелую  работу и работу с вредными  и (или) опасными условиями  труда, если работник принимается  на работу в соответствующих  условиях, с указанием характеристик  условий труда на рабочем месте. 

7) Условия, определяющие  в необходимых случаях характер  работы (подвижной, разъездной, в  пути, другой).

8) Условие об обязательном  социальном страховании работника  в соответствии с федеральными  законами.

9) Другие условия –  в случаях, предусмотренных трудовым  законодательством и иными нормативными  правовыми актами, содержащими нормы  трудового права. 

10) Дополнительные условия,  не ухудшающие положение работника  по сравнению с установленными  трудовым законодательством и  иными нормативными правовыми  актами, содержащими нормы трудового  права, коллективным договором,  соглашениями, локальными нормативными  актами, включаются в трудовой  договор по соглашению сторон. К ним, в частности, относятся условия:

• об уточнении места  работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;

 • об испытании; 

• о неразглашении работником охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

 • об обязанности  работника отработать после обучения  не менее установленного договором  срока, если обучение проводилось  за счет средств работодателя;

 • о видах и условиях  дополнительного страхования работника;

 • об улучшении  социально-бытовых условий работника  и членов его семьи; 

• об уточнении применительно  к условиям работы данного работника  прав и обязанностей работника и  работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы  трудового права.

Подписание трудового  договора обеими сторонами означает его вступление в силу (ч. 1 ст. 61 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК РФ). В случае если должностные обязанности работника непосредственно связаны с обслуживанием или использованием денежных, товарных и иных ценностей  необходимо оформить письменный договор о полной материальной ответственности. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Перечни работ и категорий работников, с которыми могут заключаться указанные договоры, а также типовые формы этих договоров утверждаются в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

Подписание трудового  договора обеими сторонами дает работодателю основание для издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (унифицированная  форма Т-1). Такой приказ (распоряжение) должен быть объявлен работнику под  роспись в течение трех дней со дня фактического начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ). При оформлении приказа (распоряжения) о приеме работника (работников) на работу указываются:

● наименование структурного подразделения;

● должность (специальность, профессия);

● срок испытания, если работнику  устанавливается испытание при  приеме на работу;

● условия приема на работу;

● характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы, на режим неполного рабочего времени с оплатой пропорционально отработанному времени или выполненной работы и др.).

На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и  делается соответствующая запись в  Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней. На основании  заключенного трудового договора, изданного  приказа о приеме на работу, работником кадровой службы оформляется личная карточка работника (унифицированная  форма  Т-2).

Личное дело - это совокупность документов содержащих персональные данные работника, в которых наиболее полно  отражены сведения о работнике и  его деятельности. Личное дело работника  формируется из документов, предъявленных  работником при заключении трудового  договора, а также документов, образующихся в процессе работы у данного работодателя. В личное дело работника можно  включить следующие документы:

1. Копия паспорта.

2. Копия трудовой книжки.

4. Копии документов о  профессиональном образовании, профессиональной  переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени,  ученого звания (если таковые  имеются).

5. Копия страхового свидетельства  обязательного пенсионного страхования.

6. Копия свидетельства  о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.

7. Копии документов воинского  учета (для военнообязанных и  лиц, подлежащих призыву на  военную службу).

8. Экземпляр трудового  договора (с отметкой о выдаче  второго экземпляра на руки).

9. Копия приказа о приеме  на работу.

10. Личная карточка (унифицированная  форма № Т-2).

11. Копии свидетельств  о государственной регистрации  актов гражданского состояния. 

12. Копии свидетельств  о рождении детей. 

13. Копии решений о награждении  государственными наградами, присвоении  почетных, воинских и специальных  званий, присуждении государственных  премий (если таковые имеются).

14. Экземпляры письменных  соглашений к трудовому договору (с отметкой о выдаче второго  экземпляра на руки).

15. Копии приказов о  переводе на другую работу.

16. Копии приказов о  поощрении, наказании, временном  отстранении от работы, допуске  к работе и т.п. 

17. Аттестационный лист (для  работника, прошедшего аттестацию).

18. Отзыв об исполнении  работником профессиональных обязанностей (за аттестационный или иной  период).

19. Копии документов о  присвоении работнику второй (последующей)  профессии, более высокой квалификации  и т.п. 

20. Документы, связанные  с оформлением допуска к сведениям,  составляющим охраняемую законом  тайну (если исполнение работником  профессиональных обязанностей  связано с использованием таких  сведений).

21. Копия страхового медицинского  полиса обязательного медицинского  страхования граждан. 

22. Медицинское заключение  установленной формы об отсутствии  у работника заболевания, препятствующего  исполнению им профессиональных  обязанностей.

23. Документы о прохождении  конкурса на замещение вакантной  должности (если заключение трудового  договора или изменение его  условий проводилось по результатам  конкурса).

24. Характеристика.

25. Резюме 

26. Анкета 

27. Фотография.

Оформление  перевода работника на другую работу.

 Работник может инициировать  перевод на другую работу как  временного, так и постоянного  характера, а также перевод  к другому работодателю. Перевод  работника на постоянную работу  к другому работодателю осуществляется  путем увольнения с прежнего  места работы и приема на  работу к новому работодателю. Пошаговая процедура оформления  переводов работников:

Шаг 1: Личное заявление работника  о переводе. Форма заявления может  быть произвольной или трафаретной (заполняется трафаретный бланк), в зависимости от принятого у данного работодателя порядка документооборота. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя), фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: почтовый индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись. Заявление о переводе на другую работу с изложением мотивов, причин перевода и указанием работы, о которой работник ходатайствует, подписывается автором и передается работодателю для принятия решения.

Шаг 2: Визирование заявления  работника. На заявлении работника  ставятся визы согласования руководителей  структурных подразделений (откуда переводится и куда переводится  работник).

Шаг 3: Представление (или  докладная записка) на перевод непосредственного  руководителя работника. Представление  имеет произвольную форму. Составляется непосредственным руководителем работника  на имя руководителя организации. Вместе с заявлением работника передается на рассмотрение руководителю организации.