Основы кадрового делопроизводства: От приема до увольнения

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

По теме «Основы кадрового делопроизводства: От приема до увольнения»

 

 

 

 

 

 

                                                                           Выполнила: Уфимцева Л.В.

                                                                           Проверила: Крылова Е.В.

 

 

 

г. Нерюнгри

2012 г.

Оглавление

Введение. 3

Вакансия. 5

Составление резюме. 6

Собеседование. 8

Прием на работу. 12

Оформление перевода работника на другую работу. 20

Оформление отпуска работника 25

Дополнительный отпуск. 27

Дополнительные отпуска за ненормированный рабочий день 32

Дополнительные отпуска работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. 34

Оформление служебных командировок 34

Оформление прекращения трудового договора по истечении его срока. 37

Оформление расторжения трудового договора по соглашению 38

Оформление расторжения трудового договора по инициативе работника 40

Оформление прекращения трудовых отношений с работниками при ликвидации организации 41

Аттестация персонала 46

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

 Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А  человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Это установлено  психологами.   Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей. 
Главная задача отдела кадров-подбор кадров и работа с коллективом.          Что же такое кадровая работа? Проще говоря, кадровая работа – это комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника в реализации конечных целей организации. Располагая заинтересованными в работе кадрами, компания способна вести конкурентную борьбу. Обязанности и структура отдела кадров может быть различной в зависимости от вида деятельности компании.                                     Необходимость оформления трудовых отношений, закрепления фактов трудовой биографии работников, ведения учета кадров, сопровождения их движения давно уже стала аксиомой и сегодня приобретает особую актуальность. 
  Во-первых, эта потребность тесно связана с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины. 
  Во-вторых, соблюдение законности в работе с персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзорно-контрольных организаций. Обязательное ведение кадровой документации в организациях любых форм собственности и всех способов финансирования установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами. 
  Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей. 
Плохо поставленная работа по учету кадров неминуемо отражается на деятельности всего предприятия. В результате кадровых ошибок затрудняется принятие правильных решений, дезорганизуется работа подразделений, снижается эффективность работы организации в целом. 
  Хуже того, нарушения установленного порядка кадровой работы могут привести к прямым финансовым потерям, отвлечению всевозможных ресурсов. Допущенные при создании кадровых документов ошибки нередко приводят к погрешностям в оплате труда и больничных листов работников, к сокращению размера устанавливаемых работникам трудовых пенсий. 
  Зачастую итогом таких нарушений становятся трудовые споры и судебные слушания. 
При разрешении трудовых споров суд, по сложившейся практике, требует от работодателя подтверждения его правоты и опровержения заявлений работника. И нередко ошибки, допускаемые при создании кадровых документов, неверное оформление, приводят работодателей к печальному, но закономерному финалу. Наличие необходимых и надлежащим образом оформленных кадровых документов поможет избежать ошибок, проблем и ихпоследствий. 

 

 

 

 

 

Вакансия.

Любопытно, что слово «вакансия» пришло в деловой оборот из физики.

Если коротко, то «вакансия»,  на языке физики означает «дефект» или «дырка». А если более подробно, то — «дефект» или «дырка в кристалле». Как утверждают ученые, вакансии или по-простому «дырки» имеются во всех кристаллах и представляют собой «отсутствие атома или иона в узле кристаллической решетки».

Можно было бы предположить, что слово «вакансия», употребляемое уже в сфере производства и бизнеса, как раз и означает это само отсутствие или незанятость какого-то свободного рабочего места в технологическом цикле. Так часто в нашем разговорном обиходе мы и понимаем этот термин, ассоциируя его с работой, с рабочими местами и должностными ставками…

Вроде все правильно, но не совсем. Вакансия — это просто рабочее место, звено производственного цикла. А вот «свободная вакансия» — это как раз то, что ищут соискатели рабочих мест на рынке труда. Свободная вакансия появляется в результате увольнения или расширения производства. Существует два вида подбора персонала:

Внешний:

• СМИ;
• Центр труда и занятости, кадровые агенства;
• Интернет;
• По знакомству.

Внутренний:

• Перевод.

Составление резюме.

Важным моментом при поиске работы является резюме или CV (curriculum vitae) — краткая форма изложения основных личных и профессиональных данных соискателя. Этот вид самопрезентации уже прочно закрепился на российском рынке труда, но, к сожалению, грамотно составленное резюме все еще большая редкость.

Резюме — тот документ, из которого работодатель получает первую информацию о претенденте на вакансию и составляет свое мнение о нем. Ознакомление с CV занимает в среднем 2-3 минуты, поэтому сведения, содержащиеся в нем, должны быть поданы так, чтобы сразу привлечь к себе внимание. Резюме должно быть отпечатано на 1-й странице, четким, хорошо читаемым шрифтом.

Резюме должно содержать:

1. Личные данные. Ф.И.О., возраст (предпочтительнее дата рождения), семейное положение, адрес и телефон.
2. Цель. В данном пункте обычно формулируется вакансия, на которую претендует соискатель.
3. Образование. Состоит из двух разделов: основное (среднее, среднее специальное, высшее, 2-е высшее) и дополнительное (курсы, стажировки, тренинги, семинары и т.д.).
4. Опыт работы. Здесь содержатся сведения о предыдущих местах работы. Для работодателя или сотрудника кадрового агентства удобнее, если они расположены в нисходящем порядке, т.е. начиная с последнего. Указывается месяц и год поступления на работу и месяц и год увольнения, название фирмы, сферу деятельности организации и  должность.
5. Профессиональные навыки включают в себя перечень тех знаний и умений, которые  приобретены в ходе своей профессиональной деятельности. Этот пункт существенен для тех специалистов, которые выстраивали свою карьеру в одном направлении и специализировались в одной сфере. Если же опыт работы в разных организациях существенно отличается друг от друга, целесообразнее не выделять его в самостоятельный раздел, а давать краткий перечень основных функций по каждому месту работы.
6. Знание иностранных языков. Указываются все иностранные языки и степень,  владения ими. Обычно придерживаются следующих формулировок:
• «в совершенстве» — знание языка на уровне носителя, владение синхронным переводом;
• «свободно» — владение последовательным переводом, способность свободно общаться на иностранном языке в рамках любой тематики.
• «хороший» — способность грамотно выразить свои мысли на иностранном языке, а также понять собеседника.
• «разговорный» — общение на бытовом уровне, способность понять несложную речь, донести до собеседника известную информацию.
• «базовый» — знание элементарных основ языка, общение на уровне «Как дела?», «Сегодня хорошая погода», способность понять простой текст.
7. Владение компьютером содержит сведения о  навыках работы на ПК (пользователь, опытный пользователь, оператор, программист), а также программах, средах, языках, базах данных.
8. Дополнительная информация. Здесь содержатся сведения, которые кандидат считает необходимым донести до работодателя: наличие водительских прав, личного автомобиля, загранпаспорта, возможность командировок. Сюда можно также включить интересы и увлечения и личные качества, также допустимо выделить их в отдельный пункт.

Собеседование.

Задача службы персонала, осуществляющей оценку кандидатов при  приеме на работу, состоит в сущности в том, чтобы отобрать такого работника, который в состоянии достичь ожидаемого организацией результата. Фактически оценка при приеме — это одна из форм предварительного контроля качества человеческих ресурсов организации.

Несмотря на то, что существует большое количество разных подходов к оценке, все они страдают общим  недостатком — субъективностью, решение во многом зависит от того, кто использует метод, или того, кого он привлекает в качестве эксперта.

Проблему объективности  оценки можно было бы сформулировать следующим образом, в виде отдельных  требований к оценочной технологии. Она должна быть построена так, чтобы  персонал был оценен:

• объективно — вне зависимости от какого-либо частного мнения или отдельных суждений;
• надежно — относительно свободно от влияния ситуативных факторов (настроения, погоды, прошлых успехов и неудач, возможно, случайных);
• достоверно в отношении деятельности — оцениваться должен реальный уровень владения навыками — насколько успешно человек справляется со своим делом;
• с возможностью прогноза — оценка должна давать данные о том, к каким видам деятельности и на каком уровне человек способен потенциально;
• комплексно — оценивается не только каждый из членов организации, но и связи и отношения внутри организации, а также возможности организации в целом;
• процесс оценивания и критерии оценки должны быть доступны не узкому кругу специалистов, а понятны и оценщикам, и наблюдателям, и самим оцениваемым (то есть обладать свойством внутренней очевидности);
• проведение оценочных мероприятий должно не дезорганизовывать работу коллектива, а встраиваться в общую систему кадровой работы в организации таким образом, чтобы реально способствовать ее развитию и совершенствованию.

Как правило, до принятия организацией решения о приеме на работу кандидат должен пройти несколько ступеней отбора:

• предварительную отборочную беседу;
• заполнение бланка заявления;
• беседу по найму (интервью);
• тестирование; профессиональное испытание;
• проверку рекомендаций и послужного списка;
• медицинский осмотр;
• принятие решения.

Ступень 1. Предварительная отборочная беседа. Беседа может проводиться различными способами. Для некоторых видов деятельности предпочтительно, чтобы кандидаты приходили на будущее место работы, тогда ее может проводить линейный менеджер, в других случаях это не важно и ее проводит специалист отдела кадров.

Основная цель беседы —  оценка уровня образования претендента, его внешнего вида и определяющих личностных качеств. Для эффективной  работы менеджерам и специалистам целесообразно  использовать общую систему правил оценки кандидата на этом этапе.

Ступень 2. Заполнение бланка заявления. Претенденты, успешно преодолевшие предварительную беседу, должны заполнить специальный бланк заявления и анкету.

Количество пунктов анкеты должно быть минимальным, и они должны запрашивать информацию, более всего  выясняющую производительность будущей  работы претендента. Информация может  касаться прошлой работы, склада ума, ситуаций, с которыми приходилось  сталкиваться, но так, чтобы на их основе можно было бы провести стандартизированную  оценку претендента. Вопросы анкеты должны быть нейтральны и предполагать любые возможные ответы, включая  возможность отказа от ответа. Пункты должны вытекать один из другого.

Ступень 3. Беседа по найму (интервью). Существует несколько основных типов беседы по найму:

• по схеме — беседы носят несколько ограниченный характер, получаемая информация не дает широкого представления о заявителе, ход беседы не может быть приспособлен к особенностям кандидата, стесняет его, сужает возможности получения информации;
• слабоформализованные — заранее готовятся только основные вопросы, проводящий имеет возможность включать и другие, незапланированные вопросы, гибко меняя ход беседы. Интервьюер должен быть лучше подготовлен, чтобы иметь возможность видеть и фиксировать реакции кандидатов, выбирать из спектра возможных именно те вопросы, которые в данный момент заслуживают большего внимания;
• не по схеме — заранее готовится лишь список тем, которые должны быть затронуты. Для опытного интервьюера такая беседа — огромный источник информации.

Ступень 4. Тестирование, профессиональное испытание. Источник информации, который может дать сведения о личностных особенностях, профессиональных способностях и умениях кандидата. Результаты дадут возможность описать как потенциальные установки, ориентации человека, так и те конкретные способы деятельности, которыми он уже фактически владеет. Тестирование может позволить сформировать мнение о способности кандидата к профессиональному и должностному росту, специфике мотивации, особенностях индивидуального стиля деятельности.

Ступень 5. Проверка рекомендаций и послужного списка. Информация рекомендательных писем или бесед с людьми, которых кандидат назвал в качестве рекомендателей, может позволить уточнить, что конкретно и с каким успехом кандидат делал на предыдущих местах работы, учебы, жительства. Однако нецелесообразно обращаться за рекомендациями в организацию, в которой работает кандидат. Это может способствовать распространению информации, в которой кандидат не заинтересован, и вряд ли даст достоверную информацию для менеджера по персоналу: слишком велик компонент эмоционального отношения к человеку, увольняющемуся из организации. Целесообразно обращаться за рекомендациями на места предыдущей работы, если срок увольнения превышает один год, а также к коллегам из других организаций, профессиональных обществ, с которыми кандидат взаимодействовал по деловым вопросам.

Ступень 6. Медицинский осмотр. Проводится, как правило, если работа предъявляет особые требования к здоровью кандидатов.

Ступень 7. Принятие решения. Сравнение кандидатов. Представление результатов на рассмотрение руководству, принимающему решение. Принятие и исполнение решения.

Прием на работу.

Для документального оформления трудовых отношений у работника  запрашиваются следующие документы:

1) Паспорт (иной документ, удостоверяющий личность). Иным документом, удостоверяющим личность россиянина, является временное удостоверение  личности гражданина Российской  Федерации (выдается начальником  паспортного стола отдела внутренних  дел). Удостоверить личность иностранца  может его загранпаспорт. Соответственно, в трудовой договор вносятся  данные того документа, по которому  работник кадровой службы проверил  личность соискателя.

2) Трудовая книжка, за  исключением случаев, когда: а)  трудовой договор заключается  работником впервые; б) работник  поступает на работу на условиях  совместительства; в) трудовая книжка утрачена (работником или работодателем по прежнему месту работы). При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем. В случае отсутствия у соискателя, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением, работодатель обязан по письменному заявлению соискателя (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) после заключения с ним трудового договора оформить новую трудовую книжку.

3) Страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования.  При отсутствии у соискателя  страхового свидетельства ПФР  после заключения трудового договора  работодатель обязан оформить  работнику свидетельство. Если  персональные данные работника,  указанные в свидетельстве (фамилия, имя, отчество), изменились, работодатель оформляет работнику новое свидетельство.