Совершенствование информационных технологий управления в администрации

Внедрение информационных технологий в деятельность органов государственной власти является сложным процессом, требующего современного подхода в управлении со стороны государства.

Практика показывает, внедрение автоматизированных систем требует оптимизации процессов, проходящих внутри соответствующих административных структур и их реформирования. Это означает, что административная реформа должна самым тщательным образом учитывать задачи информатизации органов государственной власти и присоединить их в себя.

На межведомственном уровне процесс внедрения информационных технологий требует согласованность органов государственной власти для обеспечения эффективного разделения ресурсов по приоритетным направлениям, совместной выработки оптимальных решений при внедрении комплексных информационных технологий, а также объединение создаваемых систем на межведомственном уровне.

На ведомственном уровне разработка и внедрение ИТ-стратегий ведомств, грамотное формулирование задач, и контроль за их реализацией требуют не только высокой квалификации руководителей и исполнителей, но и организационно сильных структур управления. Наделенных достаточными полномочиями для внедрения информационных технологий и преобразования соответствующих административных процессов.

Для повышения эффективности управления внедрением информационных технологий в органах власти большинство развитых государств применяют подход основанный на построении единой организационной вертикали управления информационными технологиями. Предполагающий формирование над ведомственных, стратегических и исполнительных органов управления, создание стандартных структур управления внедрением информационных технологий в каждом ведомстве и применение современных механизмов управления реализацией отдельных проектов.

Для внедрения подобного подхода в России необходимо23:

- обеспечить эффективное стратегическое руководство информатизацией федеральных органов власти. Реорганизовали Межведомственную комиссию по программам, содержащим задания по разработке и использованию ИКТ, в Совет при Президенте Российской Федерации по модернизации экономики и инновационному развитию России;

- обеспечить единое управление процессов внедрения информационных технологий в деятельность федеральных органов власти для реализации стратегических целей и задач. Для этого необходимо наделить Государственную комиссию по информатизации полномочиями координации ежегодного процесса планирования портфеля проектов, проведения экспертизы по важным проектам, и контроля за их реализацией. Также для этих целей необходимо укрепить постоянные структуры Комиссии, функции которых должны включать анализ проектов и вынесение вопросов на рассмотрение Комиссии;

- провести унификацию и укрепление структур управления внедрением информационных технологий на ведомственном уровне, так как в настоящее время они значительно различаются между ведомствами по уровню развития. Для этого необходимо создать в каждом ведомстве четкую организационную вертикаль под руководством управляющих по информационным технологиям, подчиненных первым лицам ведомств. В частности, такие управляющие должны отвечать за контроль реализации проектов и обеспечение ожидаемой отдачи на основе ключевых показателей эффективности.

 

2.2. Нормативно-правовое обеспечение

 

Основными целями правового обеспечения внедрения и функционирования ИТУ являются:

- создание системно организованной нормативно-правовой основы регулирования деятельности и отношений в сфере ИТ;

- определение порядка реализации полномочий субъектов ИТ в области создания, поиска, получения, передачи, использования и распространения информации в целях, не противоречащих правам и свободам личности, интересам государства и общества, предусмотренных и гарантированных законодательством РФ.

Нормативно правовая база регулирования вопросов создания, развития и применение информационных ресурсов в Российской Федерации в целом характеризуется слабым согласованием правового регулирования в данной сфере. В настоящее время законодательство России, регулирующее применение ИКТ в целом, характеризуется, с одной стороны, большим количеством НПА разного уровня, отсутствием данных актов которые согласованны между собой, а с другой, несоответствием содержащихся в них норм реальным потребностям участников правоотношений. Не простое положение дел объяснится тем, что и в мировой практике данная сфера регулирования возникла сравнительно недавно и многие проблемы не решены до нашего времени. То же относится и к разделению прав и ответственности между органами власти субъектов РФ и ОМСУ. Данная проблема особенно актуальна в связи с тем, достаточно много информационных ресурсы формируются на основе иерархии потоков информации с нижнего уровня, к верхнему уровню. От  ОМСУ к органам власти субъектов РФ и далее к федеральным органам.

Исходя из этого, правовое регулирование формирования и использования объединенных информационных ресурсов должно осуществляться системой правовых норм, включающей:

- законодательство Российской Федерации;

- нормативно-правовые акты субъектов РФ;

- нормативные акты органов местного самоуправления субъекта РФ.

Приоритет в правовом регулировании должен принадлежать федеральному законодательству. Осуществлять принятие правовых норм, отражающих специфику региона, необходимо только при наличии существенных для этого причин, чтобы не вступить в противоречие с требованиями создания и существования общероссийского информационного пространства.

Правовое регулирование системы ИТ управления осуществляется в соответствии со следующими правовыми и нормативными актами Российской Федерации:

- Конституция Российской Федерации (ст.29 ч.4).

системообразующие (базовые) законы в области разработки и применения информационно-коммуникационных технологий, в частности:

- Закон Российской Федерации «О государственной тайне» от 21.07.1993 г. № 5485-1;

-Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24-ФЗ.

видовые законы в сфере информационно-коммуникационных технологий, в частности:

- Закон Российской Федерации «О правовой охране программ для ЭВМ и баз данных» (1992 г.);

- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;

- Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27.07.2010 № 210-ФЗ;

- Федеральный закон "Об электронной подписи" от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

нормативные акты Правительства Российской Федерации, в частности:

- постановление Правительства Российской Федерации «Об обеспечении доступа к информации о деятельности федеральных органов исполнительной власти» от 12 февраля 2003 г. № 98;

- постановление Правительства РФ "О единой системе межведомственного электронного взаимодействия" от 08.09.2010 № 697;

- временное положение "О государственном учете и регистрации баз и банков данных", утвержденное постановлением Правительства Российской Федерации от 28 февраля 1996 г. №  226;

- распоряжение Правительства Российской Федерации «О государственной программе Российской Федерации "Информационное общество (2011-2020 годы)"» от 20 октября 2010 г. N 1815-р г. Москва

- руководящие документы Федеральной службы по техническому и экспортному контролю по технической защите информации.

Основу республиканской нормативно-правовой базы системы составляют:

- Законом Удмуртской Республики от 11 апреля 1996 года N 167-I "О республиканских целевых программах";

- Постановление Правительства УР "Об утверждении Республиканской целевой программы "Развитие информационного общества в Удмуртской Республике (2011 - 2015 годы)"  от 01.11.2010 № 322;

- иные постановления и распоряжения Правительства Удмуртской республики, регламентирующие функционирование информационно-коммуникационных технологий и использование информационных ресурсов.

 Правовое регулирование  создания, формирования и использования  информационных ресурсов местного  самоуправления осуществляется  их собственными нормативными  актами, в частности:

- устав муниципального образования "Каракулинский район"  (в ред. решений каракулинского районного совета депутатов от 15.06.2006 n 31/9-06, от 15.03.2007 n 5/4-07,   от 23.05.2008 № 15/5-08, от 14 .05.2009 №21/1-09,от 17.12.2009 №25/4-09);

- постановление Администрации Каракулинского района «Об утверждении Перечня информации о деятельности органов местного самоуправления МО «Каракулинский район», размещаемой в информационно–телекоммуникационной сети Интернет» от 17 сентября 2012 года № 998;

- распоряжение Администрации Каракулинского района «О создании и администрировании сайта Администрации Каракулинского района» от 25 января 2010 года №2.

Включение информационных ресурсов местного самоуправления Удмуртской республики осуществляется на основе соответствующих соглашений между субъектами информационного взаимодействия. В этом случае поддержка и использование информационного ресурса осуществляется в соответствии с нормативными актами, регламентирующими функционирование системы.

 

2.3. Ожидаемые эффекты от внедрения информационных технологий

 

С  ростом цивилизованности российских рыночных отношений и профессионализма российского менеджмента стали формироваться некоторые критерии оценки необходимость в ИТ - затратах. Наиболее часто встречающимся оказывается критерий достаточности размера затрат на ИТ. По аналогии с развитыми государствами получают распространение показатель ИТ-затрат как доля от оборота компании и показатель доли ИТ-затрат на одного сотрудника. Однако в этом случае ИТ остается затратной областью и средства на нее "выпрашиваются"24.

Кудушин А.В. пишет в своей статье: «на мой взгляд альтернативным такому подходу является рассмотрение ИТ - проекта, в качестве инвестиционного проекта. Если удается оценить эффективность инвестиций в ИТ в соответствии с общепризнанными критериями и показателями, ИТ-департамент перестает быть просто "просителем" средств, а трансформируется в инициатора эффективного инвестиционного проекта»25.

Задача мотивации ИТ-инвестиций встает тем острее, чем сильнее дифференцируются функции выделения и распоряжения средств на бюджет ИТ. Информационный отдел пишет и представляет ИТ-бюджет, финансовый отдел согласовывает его с остальными потребностями бюджета компании, а утверждает бюджет собственник бизнеса. Вот почему обоснование ИТ -затрат, как инвестиционных затрат становится все более и более востребованными и актуальными в наше время.

Классические методы оценки эффективности инвестиционных проектов предполагают необходимость оценки "доходной" и "затратной" части проектов с последующей их интеграцией при расчете обобщенного "денежного потока" проекта. Оценка "затратной" части не представляет существенной сложности. Основная сложность - в оценке эффектов от реализации ИТ-проекта, т. е. оценки "доходной" части.

Для полноценной, качественной оценки результата следует сделать упор на то, ради чего осуществляется внедрение ИТ-проекта. Такое целеполагание должно быть выполнено сверху донизу и органичным образом интегрировано в процесс проектирования ИТ-системы.

Например, для некоторых организаций, предприятий коммунальной сферы, одной из основных стратегических позиций является снижение затрат. Без грамотного производственного (управленческого) учета и системы бюджетирования эту задачу не решить. Предполагается, что быстрая систематизация данных о планируемых и фактических затратах позволит более эффективно регулировать процесс затратообразования, что в конечном счете снизит затраты от 4-ех до 7-ми %. Это цель высокого уровня.

На более низких уровнях управления - функциональных департаментов и служб - внедрение ИТ осуществляется для решения более локальных задач (например, ускорения оформления заявок, улучшения анализа результатов деятельности, ускорения обработки бухгалтерских данных). Естественно, что на этих уровнях и проектировщики, и лица, применяющие ИТ, рационализируя управленческие бизнес-процессы, стремятся получить такие качественные улучшения, как сокращение дублирующих функций, увеличение оперативности расчетов, увеличение возможностей по оптимизации решений и др.

Значит, для них цели должны быть сформулированы иным образом, более близким к решаемым ими задачам. А чтобы эти задачи не противоречили общей глобальной цели, целеполагание должно быть выполнено сверху донизу и органичным образом интегрировано в процесс проектирования ИТ-системы.

Если подобная процедура "структуризации" не встроена в процесс проектирования ИТ-системы, центр тяжести процедуры оценки ложится на следующий этап - "этап агрегации". Этап агрегации начинается с самого нижнего уровня детализации - ИТ-процедур, или ИТ-задач низшего уровня. На этом уровне необходимо максимально подробно выявить качественные улучшения выполняемых бизнес-процессов.

ИТ-задачи низкого уровня и ИТ-процедуры гораздо более стандартизируемы, чем цели конкретной компании. Типовые "бизнес-процессы" и обеспечивающие их исполнение типовые "ИТ-процедуры" направлены на достижение, по крайней мере на качественном уровне, типовых эффектов, описание и систематизация которых возможна в универсальной "библиотеке типовых эффектов".

Постепенное объединение таких улучшений, обобщаемых на более высоком уровне построенного дерева, позволяет добиться количественного выражения в финансово-экономических показателях локального значения - факторах экономической эффективности внедряемых ИТ.

Для сведения факторов экономической эффективности в интегральные показатели на самом высоком уровне выделяются обобщенные, значимые направления, определяющие экономическую эффективность любых инвестиций, - ключевые факторы экономической эффективности (доход, эксплуатационные затраты, административно-управленческие затраты, налоговые и внереализационные выплаты, оборотный капитал, капитальные затраты). При условии аккуратного соединения отдельных ИТ- эффектов в значимые факторы эффективности, дальнейшее построение "денежного потока" является делом техники инвестиционных аналитиков.