Совершенствование информационных технологий управления в администрации

 

 

 

1.4. Значение коммуникаций в разработке принятия управленческих решений

 

Принятие решения это процесс целенаправленного преобразования исходной информации об объекте управления в информацию желательного состояния объекта управления в будущем. Здесь намеренно подчеркнут информационный аспект, который составляет основу принятия решений. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация».

Коммуникация - это обмен информацией, на основе  которого  руководство  получает  данные,  необходимые  для  принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации.

Коммуникация - это сложный процесс, состоящий из взаимосвязанных шагов. Каждый из этих шагов необходим для того, чтобы сделать мысли доступными и понятными другому лицу. Каждый шаг – это пункт, в котором, если допустить оплошность, смысл может быть утрачен.

Руководитель тратит на коммуникацию от 50 до 90% всего времени.

Среди основных видов коммуникаций выделяют20:

1. горизонтальные коммуникации - коммуникации между отделами;

2. между организацией и внешней средой;

3. вертикальные коммуникации - межуровневые коммуникации (между руководителями различных уровней, между руководителем и подчиненными, между руководителем и рабочей группой). Такие коммуникации бывают по нисходящей (с высших уровней управления на низшие) и восходящей (от низшего уровня управления к высшему);

4. неформальные коммуникации - канал распространения слухов (например: наказание за опоздание, сокращение рабочих, повышение или понижение по службе). По каналам распространения слухов информация передается  быстрее  и  на 80-90% оказывается  верной (по  исследованиям Дэвиса).

В процессе коммуникации разбивают на 4 базовых элемента:

- отправитель;

- сообщение;

- канал;

- получатель.

Выделяют следующие взаимосвязанные этапы коммуникации:

- зарождение идеи (отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена). К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточно времени на обдумывание идеи;

- кодирование и выбор канала (прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова,  интонации  и  жесты (язык тела)). Такое  кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, зародившейся на первом этапе, то обмен информацией будем менее эффективным. Выбор средства сообщения не должен ограничиваться единственным каналом;

- передача (доставка (физическая передача) сообщения получателю);

- декодирование (перевод символов отправителя в мысли получателя).

 При осуществлении коммуникаций важно учитывать два основных

момента:

1. обратная связь, при которой  отправитель и получатель меняются  коммуникативными ролями. Изначальный  получатель становится отправителем  и проходит через все этапы  процесса обмена информацией  для передачи своего отклика начальному отправителю, который играет роль получателя;

2. шум - то, что искажает смысл. Источники шума могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования. И до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации.  Определенные  шумы  присутствуют  всегда,  поэтому  на  каждом этапе  процесса  обмена  информацией  происходит  некоторое  искажение смысла.

Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне структуры управления. Эта проблема усложняется тем, что информация продолжает теряться и искажаться в процессе коммуникации, что сильно снижает качество управленческого решения.

Подводя итоги по главе можно сделать вывод: Необходимость информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку информация является основой процесса управления. Современные информационные технологии управления являются основным средством оптимизации и повышения эффективности в принятии управленческих решений. Правильный,  и своевременный обмен информацией, позволяет избежать потери, искажения и коллизий информации в процессе принятия управленческих решений на любом этапе.

 

 

 

 

 

Глава 2. Информационные технологии управления  в системе государственного и муниципального управления

 

2.1 Порядок и приоритетность задач

 

Одним из успешных условий  внедрения ИТУ в деятельность органов власти является определение приоритетности отдельных задач, и порядка их выполнения. Понятная модель продвижения к целям должна учитывать логическую и технологическую взаимосвязь отдельных проектов, возможности и требования по их последовательной или параллельной реализации с учетом ожидаемой отдачи в тесной связи с общими задачами административной реформы. В соответствии с рамками этой модели государству необходимо обеспечить решение трех ключевых задач:

- довести развитие и использование общих элементов информационно-технологического обеспечения во всех  органах власти до сбалансированного уровня;

- формирование ключевых информационных ресурсов федерального значения, в частности, на базе существующих информационных ресурсов ведомств с последующей интеграцией ведомственных информационных систем для обеспечения совместного использования информационных ресурсов;

- развитие специализированных прикладных систем и элементов электронного правительства в приоритетных областях.

При этом подход к реализации задач в различных областях должен быть дифференцирован с учетом их специфики, исходных условий, ожидаемой отдачи проектов и необходимого уровня сотрудничества между ведомствами.21

В среднесрочной перспективе базовые элементы информационно-технологического обеспечения (базовая сетевая инфраструктура, рабочие станции, стандартное прикладное программное обеспечение, типовые системы документооборота и управления ресурсами) должны быть сформированы во всех органах федеральной и региональной власти.

 Формирование общих элементов информационно-технологического обеспечения во всех ведомствах принесет существенную отдачу за счет стандартизации решений, автоматизации общих функциональных процессов и облегчения межведомственного информационного взаимодействия.

С учетом того, что уровень развития отдельных ведомств существенно различается между собой, подход к формированию соответствующих систем должен включать в себя три этапа:

- в качестве первоочередной задачи (определение требуемого уровня общих элементов информационно-технологического обеспечения, которое необходимо сформировать во всех ведомствах);

- в среднесрочной перспективе (формирование соответствующих общих элементов информационно-технологического обеспечения во всех ведомствах). Расчеты показывают, что затраты на комплексную автоматизацию одного рабочего места (включая персональное и сетевое оборудование, а также необходимое программное обеспечение) в настоящее время составляют около 2-2,5 тыс. долларов США. Однако именно эти затраты принесут наибольшую экономическую отдачу;

- в долгосрочной перспективе ( дальнейшее повышение требований к общим элементам обеспечения до мирового уровня и их равномерное развитие во всех ведомствах.

Отдельной задачей в направлении работы в области формирования общих элементов информационно-технологического обеспечения является:

- создание и развитие элементов инфраструктуры: общих сетей передачи данных и средств межведомственной интеграции систем;

- создание элементов инфраструктуры общего пользования, целесообразно с точки зрения обеспечения экономии при росте масштаба и интеграции систем. Практика построения государственных информационных систем в других странах однозначно подтверждает это.

Работы по формированию общих элементов инфраструктуры уже ведутся: - построение интегрированной телекоммуникационной инфраструктуры в рамках реализации ФЦП “Электронная России” предусмотрено решением Государственной комиссии по информатизации при Минсвязи России (ГКИ), и далее это направление сохранит приоритетный характер.

В дополнение к базовым потребностям отдельным ведомствам также требуются специализированные информационно-аналитические системы для выполнения возложенных на них функций управления, таких как системы автоматизированной обработки данных, различные базы, и систем поддержки принятия решений. Для максимизации полезного эффекта создание и развитие таких систем должно происходить в соответствии с четкими принципами и приоритетами дательного отбора проектов на основе следующих критериев:

- соответствие среднесрочным стратегическим целям;

- количественная оценка ожидаемого социально-экономического эффекта и затрат для его достижения;

- учет качественных критериев, таких как степень готовности ведомства - “владельца” к его реализации , ожидаемое улучшение качества управления,  количество ведомств - участников проекта, риски, связанные с возможной неудачей внедрения.

Применение четких критериев эффективности требует подробного анализа потребностей отдельных функциональных процессов в информационных технологиях. При этом специфика предметной области такова, что фискальная оценка ожидаемого эффекта возможна далеко не всегда. Тем не менее, мировая практика внедрения информационных технологий в деятельность государственных органов власти предлагает ряд подобных перечисленным выше относительно простых критериев и практических ориентиров для дательной проверки программ и проектов. Их использование поможет качественно перестроить процесс внедрения ИТ в российских реалиях.

Концепция реформирования системы государственной службы Российской Федерации уделяет особое внимание вопросам использования информационных технологий как основополагающего рычага реформирования государственной службы и обеспечения информационной открытости органов власти, эффективного информационного обмена с обществом. В современных условиях для успешной реализации целей информационного развития общества и административной реформы органов власти необходима единая и базовая концепция использования информационных технологий в деятельности федеральных органов власти, которая в настоящее время отсутствует.

Разработка единой концепции позволит согласовать общие цели и задачи внедрения информационных технологий в деятельность федеральных органов и обеспечит согласованный набора программ и проектов, направленных на достижение этих целей, а также необходимые организационно-управленческие механизмы.

Анализ международного опыта показывает, что подобные концепции разрабатывались и успешно применялись во многих развитых и развивающихся странах (Канаде; Италии; Малайзии; Польше; Ирландии).

Подобные концепции определяют, как применение информационных технологий во внутренних процессах органов государственной власти, так и вопросы обеспечения информационной открытости, взаимодействия с бизнесом и гражданами, а также механизмы планомерного и операционного управления внедрением информационных технологий на правительственном уровне.

Содержание вышеупомянутых документов может служить полезным вектором при определении целей применения информационных технологий в деятельности органов власти.22

Концепция применения информационных технологий в деятельности органов власти также должна предусматривать:

- разработку и реализацию единой государственной научно-технической политики применения ИТ в деятельности органов власти;

- механизмы создания и корректировки общей стратегии использования ИТ;

- совершенствование механизмов управления процессом внедрения ИТ на ведомственном уровне;

- внедрение новейших механизмов финансового планирования;

- совершенствование мероприятий государственных закупок ИКТ;

- создания необходимого нормативно-правового обеспечения.

Единая государственная научно-техническая политика в области использования ИТ в деятельности органов власти является эффективным механизмом обеспечения устойчивости и масштабируемости государственных информационных систем. Такая политика направлена на обеспечение органического развития и межведомственной интегрируемости ИТ-решений, а также на повышение эффективности расходов бюджетных средств на информационные технологии, за счет стандартизации решений на основе единой информационно-технологической архитектуры федеральных органов власти.

В рамках такой архитектуры должны быть определены технические стандарты и технологические решения, обязательные к применению при использовании информационных технологий в деятельности федеральных органов власти. Такие архитектурные стандарты должны устанавливать:

- единую политику в области информационной безопасности;

- единую классификацию государственных функций и процессов;

- единые структуры данных и форматы их описания;

- единые стандарты в области информационно-технологической инфраструктуры;

- единые стандарты в области разработки и внедрения новых приложений.

Единые архитектурные стандарты должны включать в себя определение базовых информационных ресурсов и общих элементов инфраструктуры, разработка которых целесообразно для решения задач межведомственной интеграции и оптимизации затрат.