Совершенствование информационных технологий управления в администрации

 

1.1. Сущность и требование  к информации

 

Информация требуется всем: сотрудникам предприятий, общественным организациям, всем государственным муниципальным служащим, и учреждениям в которых они работают. Безуспешно доверять  судьбу организации только на интуицию и на практический опыт.

 Необходимо получать и уметь применять нарастающие объемы информации, для решения возникающих вопросов в процессе управления.

Сегодня информацию относят к одной из первостепенных ресурсов, значение которой не меньше, чем значение материальных, сырьевых и или др. ресурсов. В отличие от большего количества ресурсов, для которых свойственно истощаться, информационный потенциал можно использовать много раз, как группой работников, так и сотрудником работающим индивидуально. При этом потенциал постоянно приумножается, накапливается и обогащается.

Управление целиком использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую, и передаваемую современными научными методами, при помощи технических средств. В наше время это объективная необходимость. В данном случаи обусловленная требованиями рынка, своевременно и адекватно реагировать на возникающие и развивающейся в динамичной обстановке проблемы. Нужно располагать не только своевременной и точной информацией, но и суметь осмыслить ее, сделать необходимые выводы, и результативно воплощать их в управленческих решениях. Отсюда потребность присутствия информационной составляющей в управлении весьма очевидна, поскольку она есть основа всего управленческого процесса.

Процесс обмена информацией делят на четыре базисных элемента10:

1) отправитель - это лицо генерирующие идеи для дальнейшего их накопления и преобразования в информацию, с последующей передачей;

2) сообщение - это информация, зашифрованная с помощью символов;

3) канал - это способы и методы передачи информации;

4) получатель - это лицо, которое принимает интересующею его информацию, в необходимом ему объеме.

При информационном обмене получатель и отправитель протекают  
несколько этапов связанных между собой. Их главная задача составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы  
обе стороны смогли понять и разделить исходную идею11.

 Предлагается следующая классификация информации12:

1) по объекту - это данные о качества услуг или товара, их ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и организационно-технического уровня производства др.;

2) по отношению к уровням системы управления информация принадлежит  к целевой подсистеме, функциональной и обеспечивающей подсистемам, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, управляющей подсистеме, внешней среде системы;

4) по отношению к времени - условно-переменная (недолговечная) и условно-постоянная;

5) по форме передачи - вербальная информация и невербальная;

6) по методу передачи - спутниковая, электронная (цифровая), телефонная (аналоговая), письменная и друг.;

7) по режимам передачи - в неопределенные сроки, принудительно в определенные сроки, по запросу, а также ежедневную, декадную, месячную, квартальную, годовую;

8) по направлению - техническая, организационная, экономическая, социальная, и др.;

9) по стадии жизненного цикла объекта - стадия стратегического маркетинга, организационно-технологическая подготовка производства и т.д. до полного списания;

10) по отношению объекта управления к субъекту - между организацией и внешней средой, между отделами  внутри организации по вертикали и горизонтали, между руководителем и исполнителями, неформальные коммуникации.

Основные требования к качеству информации:

- актуальность информации;

- правовая корректность информации;

- достоверность;

- своевременность;

- надежность;

- комплексность системы информации;

- достаточность;

- адресность;

- многократность использования;

- высокая скорость сбора, обработки и передачи;

- возможность кодирования.

Организация  массива  информации.  Информационный  массив - это организованная по определенным критериям совокупность всех видов информации, для  ее использования и выработки управляющего  воздействия, органами управления. Цель  создания  массива  информации: повысить эффективность управления за счет разумной систематизации информации, правильного ее перераспределения по уровням управления в соответствии  сложности и характером решаемых  задач. 

Информационный  массив  должен обеспечивать:

- прямое обращение пользователей к хранимой информации и возможность повторного ее использования;

- качественное удовлетворение  информационных  потребностей структур управления на всех уровнях;

- быстрый поиск и выдачу информации по запросу;

- защиту информации от коллизий;

- и защиту от авторизованного доступа к информации.

Организация  потоков  информации.  Потоком  информации - адресное движение информации от источников до ее потребителей. Рациональное разделение потоков информации имеет цель исключить дублирование информации, сократить маршруты ее прохождения и обеспечить разумный обмен информацией между органами управления. Информационный поток характеризуется адресностью (наличием потребителя и источника информации), порядком (регламентом) передачи от источника до потребителя и объемом передаваемой информации.

Объем информации количественная характеристика, которую можно измерить условными единицами информации (биты, сообщения, знаки, слова, буквы, листы и др.). Объем информации использует для определения информационной нагрузки на органы управления и принятия решений по автоматизации процедур управления.

Ценность полученной информации зависит от точности формулировки задачи, так как правильно поставленная задача определяет потребность в конкретной информации для принятия решения.

 

1.2. Управление как информационный процесс

 

В  управленческом  аспекте,  где  управление  рассматривается как  информационный  процесс.  Информацию определяют как  сведенье  об объектах, явлениях и процессах,  их  свойствах, параметрах и состояниях.  Это  совокупность  разнородных  сообщений  об изменениях,  происходящих  в  системе  управления. Где информационный  процесс - это  реализация  информационного взаимодействия объектов13. Управленческая  информация  всегда  адресована  на  обработку, сбор и анализ сведений для принятия управленческого решения. В  качестве  объекта,  на  который  может  быть  направлено  решение, могут  выступать  муниципальное образование,  предприятия,  процессы производства отдельного  цеха (отдела) предприятия,  социальные  процессы  внутри  организации (например, текучесть кадров). Все вышеупомянутые процессы включены в информационную систему  управления,  основной задачей  которой  является  принятие эффективных  решений  на  основе  достоверной  информации.  Здесь информация  включена  в  информационную  систему  управления  в качестве центрального компонента и  предназначена для обработки и принятия управленческих решений14.

Одними из основных принципов организации систем,  в том числе информационных, являются принципы  централизации  и децентрализации15.

В централизованной системе легче обеспечить сбалансированную деятельность подсистем, направленную на достижение единой цели. Централизованная система обладает большой живучестью за счет оперативного перераспределения функций и ресурсов. Однако централизованные системы большого размера имеют ряд недостатков: 

- задержки передачи информации между уровнями (вызывают снижение оперативности принятия и реализации управленческих решений);

- противоречия в работе  системы, связанные с естественным стремлением подсистем к самостоятельности, что не согласуется с принципом централизации. Поэтому в многоуровневых централизованных организационно-административных системах управления, как правило, присутствуют элементы децентрализации.

В децентрализованных одноуровневых системах сбор информации о состоянии системы, оценка текущей ситуации, реализация управленческих решений осуществляются более оперативно. Сбалансированное сочетание элементов централизации и децентрализации предполагает организацию информационных потоков таким образом, чтобы информация использовалась в основном на том уровне, где она создается, т.е. необходимо стремиться к уменьшению числа передач информации между уровнями системы.

 Управление - это процесс целенаправленной переработки информации, и роль информационных систем в этом процессе очень велика. В общем виде

 

Рис 1. Укрупненная схема структуры    процесса   управления

 

ее можно показать, воспользовавшись классической структурной схемой, приведенной на рис. 116.

Целевая функция управления:

- это количественно измеряемая величина, являющаяся функцией входных и выходных переменных, параметров объекта управления и времени. Система управления представляет собой совокупность объекта управления (например, организация) и субъекта управления (управленческого аппарата). Задачей объекта управления является реализация целей, поставленных управленческим аппаратом. Оба главных компонента системы связаны прямой и обратной связью.

Прямая связь — это поток информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток информации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направлении. Если обратная связь увеличивает влияние входа системы на ее выход, то она называется положительной обратной связью, если уменьшает влияние, то отрицательной. Отрицательная обратная связь способствует восстановлению равновесия в системе, когда оно нарушается внешним воздействием. Методика управления, основанная на использовании обратной связи, нашла широкое применение в системах управления техническими объектами, в организационно-административных системах. Сотрудники, выполняющие операции по переработке информации, и совокупность информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения информации представляют информационную систему управления объектом17.

 

1.3. Современные информационные технологии как средство оптимизации управленческих процессов

 

Важнейшим этапом формирования информационного обеспечения является организация технологического процесса переработки информации с помощью новых информационных технологий (НИТ)18.

Новые информационные технологии включают:

- новые технологии коммуникаций на основе локальных и распределительных сетей ЭВМ;

- новые технологии обработки  информации на основе персональных компьютеров (ПЭВМ) и специализированных рабочих мест;

- технологии, исключающие  бумагу как основной носитель  информации;

- новые технологии принятия  решений на основе средств искусственного интеллекта, экспертных систем, баз знаний, систем моделирования с различными формами представления моделируемых ситуаций и т.п.

Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность преследует не только автоматизацию однообразных методов обработки информации, но и представление информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

Это разнообразные программно-аппаратные комплексы поддержки принятия управленческих решений, в первую очередь системы автоматизации делопроизводства, документооборота и контроля исполнения документов, программы автоматизированного бухгалтерского учета и финансирования, программы офисного пакета, справочные информационные системы, специализированные базы данных и т.д.

О широких возможностях новых информационных технологий можно судить по перечню функций, которые обеспечиваются в результате их внедрения (таблица 1) 19.

Внедрение НИТ в управленческую деятельность преследует цели не только автоматизации рутинных методов обработки информации, но и организации  информационно-коммуникативного  процесса  на  качественно новом уровне.

 

 

 

 

Таблица 1

Функции новых информационных технологий

№	Функция
1	Общая обработка документов, их верификация и оформление
2	Локальное хранение документов
3	Обеспечение сквозной доступности документов без их дублирования на бумаге, дистанционная и совместная работа служащих над документом
4	Поддержка способов общения, не покидая привычной обстановки рабочего места
5	Электронная почта
6	Персональная обработка данных
7	Составление, воспроизведение и полиграфическое размножение документов
8	Объединение электронной и вербальной коммуникации
9	Обмен информацией между базами данных
10	Ввод данных или форм
11	Ведение персональных баз данных
12	Генерация отчетов по обработке данных
13	Управление ресурсами
14	Контроль исполнения
15	Управление личным временем
16	Контроль автоматической корреспонденции
17	Поддержка технического и профессионального инструктажа служащих
18	Передача данных
19	Обеспечение разнообразия в наглядном представлении материала
20	Обеспечение стилистического качества документов
21	Моделирование решений и имитация их принятия, информационная поддержка принятия решений
22	Автоматизированное обучение
23	Служба консультаций
24	Создание адаптируемых автоматизированных рабочих мест
25	Обмен локальной и персонализированной информацией
26	Служба видеотекста
27	Обмен и интеграция программных средств
28	Перенос документов с одного носителя на другой
29	Полиграфическое оформление документа
30	Телефонные и телевизионные совещания
31	Групповой контакт через терминалы